Het Ministerie van Justitie kondigt aan dat gegevens uit het burgerlijk register de papieren documenten bij de afhandeling van administratieve procedures zullen vervangen.

Staatssecretaris van Justitie Nguyen Thanh Tinh heeft zojuist Besluit nr. 3458/QD-BTP ondertekend betreffende de publicatie van gegevens uit het burgerlijk register en richtlijnen voor het koppelen, benutten en gebruiken van deze gegevens ter vervanging van papieren documenten bij de afhandeling van administratieve procedures.

Volgens het besluit omvatten de gegevens in de elektronische burgerlijke stand (ECB) die in aanmerking komen voor gebruik als vervanging van papieren documenten in administratieve procedures: geboorteakte/kopie van geboorteakte, geboorte-uittreksel; huwelijksakte/kopie van huwelijksuittreksel, verklaring van burgerlijke staat; overlijdensuittreksel/overlijdensakte/kopie van overlijdensuittreksel. Andere documenten van de burgerlijke stand: uittreksel van de registratie van wijzigingen, correcties en aanvullingen op de burgerlijke standgegevens, herberekening van etniciteit; uittreksel van de registratie van vaderschap, moederschap en afstamming; adoptieakte; uittreksel van de registratie van voogdij, uittreksel van de registratie van beëindiging van voogdij, uittreksel van de registratie van voogdijtoezicht, uittreksel van de geboorteregistratie in het burgerlijk register, uittreksel van de huwelijksakte, uittreksel van de echtscheidingsakte, uittreksel van andere inschrijvingen in de burgerlijke stand.

Het doel is om het aantal benodigde documenten in administratieve procedures te vervangen of te verminderen door gebruik te maken van de bijbehorende gegevens uit de e-overheidsdatabase. De vereisten omvatten naleving van de regelgeving inzake informatiebeveiliging, intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot gegevens en privacy; naleving van de regelgeving en technische richtlijnen voor gegevensuitwisseling en de principes en voorschriften voor het beheren, koppelen en delen van digitale gegevens tussen instanties binnen het politieke systeem; en afstemming op het Vietnamese e-overheidsarchitectuurkader en het e-overheidsarchitectuurkader van het Ministerie van Justitie.

Besluit 3458 bepaalt dat de te delen gegevensvelden het volgende omvatten: Gegevens over de geboorteregistratie (achternaam, tweede naam, voornaam van de geregistreerde persoon; geboortedatum; geslacht, geboorteplaats, woonplaats; etniciteit; nationaliteit; burgerservicenummer; achternaam, tweede naam, voornaam, burgerservicenummer van de moeder; achternaam, tweede naam, voornaam, burgerservicenummer van de vader; geboorteaktenummer, geboorteregistratiebureau; registratiedatum); Gegevens over de overlijdensregistratie (achternaam, tweede naam, voornaam; geboortedatum; burgerservicenummer; geslacht; etniciteit; nationaliteit; woonplaats; identiteitsdocumenten; plaats van overlijdensregistratie; registratiedatum); Gegevens over de huwelijksregistratie (achternaam, tweede naam, voornaam van de echtgenote; achternaam, tweede naam, voornaam van de echtgenoot; geboortedatum; etniciteit, nationaliteit, woonplaats; identiteitsdocumenten; datum van het huwelijk); plaats van huwelijksregistratie. Informatie over de afgifte van de verklaring van burgerlijke staat (achternaam, tweede naam, voornaam van de persoon die de verklaring van burgerlijke staat ontvangt; geboortedatum; burgerservicenummer; geslacht; etniciteit; nationaliteit; woonplaats; burgerlijke staat).

De bovenstaande gegevens worden gedeeld voor gebruik en exploitatie in overeenstemming met de mate van volledigheid van de database zoals bepaald in clausule 1, artikel 6 van resolutie nr. 66.7/2025/NQ-CP van 15 november 2025 van de regering betreffende de vermindering en vereenvoudiging van administratieve procedures op basis van data.

Volgens het besluit zijn ministers, hoofden van ministeries en de volkscomités van provincies en centraal bestuurde steden verantwoordelijk voor het herzien en herstructureren van de afhandeling van administratieve procedures binnen het staatsbestuur van hun respectievelijke sectoren en vakgebieden. Administratieve procedures onder de bevoegdheid van de provinciale en gemeentelijke volkscomités worden hierbij gebruikt om, op basis van gegevens uit de elektronische burgerlijke stand, papieren documenten in het dossier te vervangen, zoals bepaald in artikel 7 van Besluit nr. 66.7/2025/NQ-CP. Op basis van het koppelingsdocument van het Ministerie van Justitie zullen de informatiesystemen voor de afhandeling van administratieve procedures op ministerieel en provinciaal niveau worden aangepast om een adequate koppeling te garanderen voor het gebruik van gegevens uit de burgerlijke stand, zoals vereist door het staatsbestuur en in overeenstemming met de wet.

Het Ministerie van Justitie heeft een document uitgebracht over het koppelen, benutten en delen van informatie tussen de elektronische informatiedatabase en het informatiesysteem voor het afhandelen van administratieve procedures op ministerieel en provinciaal niveau, met een bijlage waarin enkele aandachtspunten voor de implementatie worden beschreven.

In de bijlage merkt het Ministerie van Justitie op dat de door het Ministerie van Justitie gepubliceerde gegevens kunnen worden gebruikt als vervanging voor papieren kopieën van geboorteakten/geboorteaktekopieën, geboorte-uittreksels; huwelijksakten/huwelijksuittreksels, verklaringen van burgerlijke staat; overlijdensakten/overlijdenscertificaten/overlijdensuittreksels bij de afhandeling van administratieve procedures onder het beheer van ministeries, ministeries en volkscomités van provincies en steden.

Andere gegevens in de elektronische burgerlijke standdatabase, zoals gegevens over wijzigingen, correcties en aanvullingen op burgerlijke registratiegegevens, herberekening van etniciteit, gegevens over vaderschap, moederschap en afstamming, gegevens over adoptie, gegevens over voogdij, beëindiging van voogdij en toezicht op voogdij, kunnen worden gebruikt ter vervanging van papieren documenten bij de afhandeling van administratieve procedures van ministeries, agentschappen op ministerieel niveau en volkscomités van provincies en steden, conform het bovengenoemde stappenplan.

In gevallen waarin de elektronische burgerlijke stand onvolledig is, maar de burger nog wel over de originele burgerlijke standdocumenten beschikt, of wanneer de informatie in de elektronische database niet overeenkomt met de door de burger verstrekte burgerlijke standdocumenten, zal de ontvangende instantie de burger doorverwijzen naar het Volkscomité van de gemeente waar de burgerlijke stand voorheen was geregistreerd of naar het Volkscomité van de gemeente waar de burger woonachtig is, om de informatie in de elektronische database te laten bijwerken/corrigeren conform de wetgeving inzake burgerlijke stand.

Voordat gegevens worden gekoppeld en gedeeld, worden ministeries, agentschappen op ministerieel niveau en volkscomités van provincies en steden verzocht om schriftelijk met het Ministerie van Justitie overeen te komen over de omvang, vorm en structuur van de gegevenskoppeling, de verantwoordelijkheden van de partijen met betrekking tot de informatiebeveiliging en de bescherming van de privacy, persoonlijke geheimen en familiegeheimen, zoals bepaald in artikel 10, lid 4, van Regeringsbesluit nr. 87/2020/ND-CP van 28 juli 2020 betreffende de elektronische database van de burgerlijke stand en online burgerlijke registratie, en om een test uit te voeren alvorens de systemen officieel te koppelen.

Bron: https://sotuphap.camau.gov.vn/thoi-su-chinh-polit-va-tin-tuc/bo-tu-phap-cong-bo-cac-du-lieu-ho-tich-thay-the-giay-to-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-292270