Adreswijziging: wat bedrijven moeten doen om te voorkomen dat ze een fout maken en de verkeerde kant opgaan

Vanaf 1 juli brengt de omzetting van administratieve grenzen naar twee niveaus een grote hoeveelheid werk met zich mee. Dit vereist een zorgvuldige voorbereiding van bedrijven om risico's en verstoringen van de systeemwerking te voorkomen.

Het wijzigen van administratieve adressen zal een grote impact hebben op de activiteiten van instanties, organisaties en bedrijven - Illustratiefoto: HP

Vanaf 1 juli zal de overgang van administratieve grenzen met drie niveaus naar twee niveaus een enorme hoeveelheid werk opleveren voor alle relevante partijen, van overheidsinstanties, lokale overheden tot bedrijven. Dit geldt met name voor technische systemen en diensten die gebruikmaken van kaarten en adressen.

Dit proces vereist een zorgvuldige voorbereiding om risico's, fouten en operationele verstoringen te voorkomen.

Identificeer 6 uitdagingen

Volgens de heer On Nhu Binh, medeoprichter en CEO van EMDDI Joint Stock Company (een transportplatform voor bedrijven zoals Xanh SM, Taxi Group, Lado, enz.), zal het veranderen van administratieve adressen aanzienlijke gevolgen hebben voor de activiteiten van veel bedrijven.

Vooral sectoren als e-commerce, transport (inclusief taxi's, taxidiensten, bezorging en logistiek) en vastgoed zullen zwaar getroffen worden.

Bedrijven in andere sectoren, met name die welke managementsoftware op wijk-/gemeenteniveau gebruiken, zullen meer tijd nodig hebben om deze veranderingen synchroon te implementeren.

De heer Binh voorspelt dat organisaties tijdens het transformatieproces met zes grote uitdagingen te maken krijgen.

Ten eerste is de werklast groot en bestaat er een risico op fouten en boetes. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen "het gebruiken van adressen in de dagelijkse bedrijfsvoering" en "het vereisen van conversie en opslag van adressen volgens nieuwe administratieve eenheden".

Zonder een specifiek plan en anticipatie op ontstane situaties zijn organisaties gevoelig voor systeemstoringen, fouten en mogelijke sancties volgens de regelgeving.

Ten tweede, het risico van het gebruik van kaart-API's van derden. Momenteel hebben veel aanbieders van kaart-API's nog niet bevestigd dat ze nieuwe administratieve adressen volledig kunnen ondersteunen. Sommige hebben pilots gestart, maar de nauwkeurigheid is nog niet bevestigd.

Daarom moeten toepassingen die gebruikmaken van kaart-API's van derden rekening houden met risico's als het adres onjuist is.

Ten derde is het voor gebruikers moeilijk om de equivalente adressen tussen de oude en de nieuwe te onderscheiden. De omzetting kan tot verwarring leiden. Zo gaf de heer Binh een voorbeeld: vroeger was het gemakkelijk om "5 Quang Trung (Hoan Kiem)" te onderscheiden van "5 Quang Trung (Ha Dong)", maar in het adressysteem met twee niveaus kan het ontbreken van districtsinformatie gemakkelijk tot verwarring leiden bij communicatie, bezorging en reizen.

Ten vierde, standaardiseer adresgegevens. Conversie is alleen effectief wanneer de invoergegevens gestandaardiseerd zijn. Als adressen lukraak worden ingevoerd, niet in een standaardformaat, of inconsistent met de hand worden geschreven, wordt het verwerkings- en conversieproces ingewikkeld en kostbaar.

Ten vijfde, de eis dat facturen op het nieuwe adres moeten worden uitgereikt. De huidige regelgeving vereist dat facturen op het nieuwe administratieve adres worden uitgereikt. Sommige besturingssystemen gebruiken echter nog steeds het oude adres. Bedrijven moeten daarom de informatie controleren, bijwerken en contact opnemen met de belastingdienst voor specifieke instructies om fouten in de aangifte en factuuruitgifte te voorkomen.

Ten zesde, verborgen kosten tijdens de transitie. Van het updaten van softwaresystemen, het aanpassen van API's, het aanpassen van bewegwijzering, het opnieuw afdrukken van facturen en contracten... dit alles brengt kosten met zich mee. Deze kosten kunnen aanzienlijk zijn, vooral voor bedrijven met grote operaties of veel contactpunten met adresgegevens.

Oude en nieuwe adressen parallel opslaan

Om de kosten van de bovengenoemde risico's te minimaliseren, stelt de heer Binh een aantal oplossingen voor waar organisaties naar kunnen verwijzen. Ten eerste is het noodzakelijk om dataconversie op een gecontroleerde manier te plannen, inclusief het controleren, vergelijken en testen van stappen vóór de officiële implementatie.

Het in eerste instantie gelijktijdig opslaan van zowel het oude als het nieuwe adres is ook een manier om ononderbroken werking te garanderen. Bovendien zouden systemen de weergave van beide adresformaten moeten ondersteunen, of gebruikers in ieder geval de mogelijkheid moeten bieden om het bijbehorende nieuwe adres te weten.

Dit helpt gebruikers geleidelijk te wennen aan het nieuwe adres en beperkt verwarring. Met name het bijwerken van facturen naar het nieuwe adres vereist nauwe samenwerking met de belastingdienst om naleving van de regelgeving te waarborgen en juridische risico's te voorkomen.

Tot slot zei de heer Binh dat als de overheid de standaardisatie en synchrone implementatie van de postcode voor administratieve adressen op twee niveaus kan bevorderen, dit een optimale fundamentele oplossing zal zijn.

Dit helpt niet alleen om de systemen tussen de partijen (kaarten, transport, administratie en handel) te synchroniseren, maar bespaart ook veel middelen in de toekomst, mochten er andere wijzigingen nodig zijn.

HONG PHUC

Bron: https://tuoitre.vn/doi-dia-chi-moi-viec-doanh-nghiep-can-lam-de-tranh-sai-mot-li-di-mot-dam-20250702121709135.htm