Het gebruik van gegevens uit het burgerlijk register als vervanging voor papieren documenten bij de afhandeling van administratieve procedures.

Het Ministerie van Justitie heeft onlangs Besluit nr. 3458/QD-BTP uitgevaardigd betreffende de publicatie van gegevens uit het burgerlijk register en richtlijnen voor het koppelen, benutten en gebruiken van deze gegevens ter vervanging van papieren documenten bij de afhandeling van administratieve procedures. Dit vormt een belangrijke juridische basis voor de bevordering van de digitale transformatie op het gebied van burgerlijk register, waardoor de papierwinkel wordt verminderd, processen worden vereenvoudigd en de efficiëntie van de dienstverlening aan burgers wordt verbeterd.

Medewerkers van het openbare administratieve dienstencentrum ( Dak Lak ) van de wijk Tan Lap begeleiden inwoners bij administratieve procedures. Foto: Nguyen Dung/TTXVN

Volgens het besluit kunnen de gegevens in de elektronische burgerlijke stand worden gebruikt ter vervanging van papieren documenten in administratieve procedures, waaronder: geboorteakte/kopie van geboorteakte, geboorte-uittreksel; huwelijksakte/kopie van huwelijksuittreksel, verklaring van burgerlijke staat; overlijdensakte/overlijdensakte/kopie van overlijdensuittreksel.

Overige documenten van de burgerlijke stand: Uittreksels van de registratie van wijzigingen, correcties en aanvullingen op de burgerlijke standgegevens, hervaststelling van etniciteit; Uittreksels van de registratie van erkenning van vaderschap, moederschap en afstamming; Akte van adoptieregistratie; Uittreksels van de registratie van voogdij, Uittreksels van de registratie van beëindiging van voogdij, Uittreksels van de registratie van voogdijtoezicht, Uittreksels van de geboorteregistratie in het burgerlijk register, Uittreksels van de huwelijksregistratie, Uittreksels van de echtscheidingsregistratie, Uittreksels van andere documenten van de burgerlijke stand.

Het gebruik van de gegevens in de elektronische burgerlijke stand moet voldoen aan de regelgeving inzake: informatiebeveiliging, intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot gegevens, privacy; gegevensuitwisseling en de beginselen en voorschriften voor het beheer, de koppeling en het delen van digitale gegevens tussen instanties binnen het politieke systeem. In het bijzonder moet het in overeenstemming zijn met het Vietnamese raamwerk voor e-overheidsarchitectuur en het raamwerk voor e-overheidsarchitectuur van het Ministerie van Justitie .

De gegevensvelden die worden gedeeld op grond van Besluit nr. 3458 omvatten: informatie over geboorteregistratie; informatie over overlijdensregistratie; informatie over huwelijksregistratie; en informatie over de afgifte van verklaringen van burgerlijke staat. Deze gegevens worden gedeeld voor gebruik en exploitatie overeenkomstig de mate van volledigheid van de database zoals bepaald in artikel 6, lid 1, van Resolutie nr. 66.7/2025/NQ-CP van 15 november 2025 van de regering betreffende de vermindering en vereenvoudiging van administratieve procedures op basis van gegevens.

Besluit nr. 3458 stelt duidelijk dat ministers, hoofden van ministeries en volkscomités van provincies en centraal bestuurde steden verantwoordelijk zijn voor het herzien en herstructureren van de afhandeling van administratieve procedures binnen het staatsbestuur van hun respectievelijke sectoren en vakgebieden; en dat administratieve procedures onder de bevoegdheid van provinciale en gemeentelijke volkscomités, gebaseerd op het gebruik van gegevens uit de elektronische burgerlijke stand, papieren documenten in het dossier voor de afhandeling van administratieve procedures onder hun bevoegdheid vervangen, zoals bepaald in artikel 7 van Resolutie nr. 66.7/2025/NQ-CP.

Het Ministerie van Justitie heeft een document uitgebracht over het koppelen, benutten en delen van informatie tussen de elektronische burgerlijke stand en het informatiesysteem voor de afhandeling van administratieve procedures op ministerieel en provinciaal niveau, met een bijlage waarin enkele aandachtspunten voor de implementatie worden beschreven.

De elektronische database van het burgerlijk register bevat onder andere de volgende gegevens: gegevens over wijzigingen, correcties en aanvullingen op burgerlijke registratiegegevens; gegevens over de registratie van vaderschap, moederschap en afstamming; gegevens over de registratie van adoptie; gegevens over de registratie van voogdij, gegevens over de beëindiging van voogdij en gegevens over de registratie van voogdijtoezicht. Deze gegevens kunnen door ministeries, ministeries en provinciale/gemeentelijke volkscomités worden gebruikt ter vervanging van papieren documenten bij de afhandeling van administratieve procedures.

Het Ministerie van Justitie verzoekt ministeries, agentschappen op ministerieel niveau en volkscomités van provincies en steden om, alvorens gegevens te koppelen en te delen, schriftelijke overeenkomsten met het Ministerie van Justitie te sluiten over de omvang, vorm en structuur van de gegevenskoppeling, de verantwoordelijkheden van de partijen met betrekking tot het waarborgen van informatiebeveiliging en de bescherming van privacy, persoonlijke geheimen en familiegeheimen zoals voorgeschreven, en om tests uit te voeren alvorens de systemen officieel te koppelen.

Bron: https://baotintuc.vn/thoi-su/khai-thac-su-dung-du-lieu-ho-tich-thay-the-giay-to-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-20251211200434328.htm