Gemeente Vinh Binh: 100% van de dossiers correct en vóór de deadline opgelost

Mensen komen naar het administratief servicecentrum van de gemeente Vinh Binh om administratieve handelingen te verrichten.

“Het doen van papierwerk maakt me… gelukkig”

's Ochtends kwam mevrouw Tran Thi Thu Hien, woonachtig in het gehucht Hiep Hoa, met een ietwat bezorgde blik het Dienstverleningscentrum voor Openbaar Bestuur van de gemeente Vinh Binh binnen. Voorheen was ze vaak veel tijd kwijt aan het heen en weer vragen stellen als ze papierwerk moest doen, omdat ze de procedures niet kende. "Nu is er een kiosk om een nummer te krijgen en geeft het personeel aan de receptie duidelijke instructies. De procedures zijn snel en gemakkelijk... Papierwerk is niet langer een gedoe," zei mevrouw Hien. Vergeleken met voorheen is de afstand die ze moest afleggen ook met meer dan de helft verminderd, dankzij de samenvoeging van het centrum op één locatie.

Niet alleen mevrouw Hien, maar ook veel mensen uit de gemeente Vinh Binh die hier komen, hebben hetzelfde gevoel: het proces is duidelijker, de service is vriendelijker en het probleem wordt sneller opgelost. Dat is ook het doel dat de medewerkers van het centrum altijd nastreven.

Ambtenaar Bui Thanh Phuong vertelde dat ambtenaren elke dag vanaf 16.30 uur proberen alle documenten te verwerken en geen achterstand op te lopen. Als hij ziet dat mensen te laat komen, blijft hij toch wachten om ze te ontvangen. "Als mensen vragen stellen, moet ik glimlachen en een goede indruk wekken. Ik begeleid ze totdat ze het begrijpen. Ik probeer ook het aanvullende formulier in te vullen, zodat mensen niet steeds heen en weer hoeven te gaan," zei Phuong.

Medewerkers begeleiden mensen naar een nummer in de wachtrij, zodat ze de administratieve procedures kunnen afhandelen.

In de gemeente Vinh Binh wordt een vrij effectief coördinatiemodel gehanteerd: het dorpshoofd begrijpt de procedures vooraf en bespreekt deze vervolgens met het personeel van het centrum om de mensen te begeleiden. Hierdoor weten veel mensen die zich voor het eerst aanmelden al wat ze moeten voorbereiden, wat aanzienlijk veel tijd bespaart.

Achter de tevredenheid van de mensen gaan de stressvolle werkdagen van het team van 8 ambtenaren en functionarissen van het centrum schuil. Ambtenaar Vo Quoc Le zei dat er dagen waren waarop "de dossiers om 11.00 uur klaar waren en 's middags bijna 17.00 uur". Zijn huis ligt op 15 km van het kantoor, hij vertrok om 6.00 uur naar zijn werk en kwam pas na 17.00 uur terug.

De heer Vo Quoc Le werkte voorheen bij het voormalige partijcomité van de Vinh Binh Bac Commune. Toen hij naar het Public Administration Service Center verhuisde, zei hij dat hij aanvankelijk nogal in de war was. "Sommige mensen waren boos, dus ik moest het uitleggen. Administratief werk gaat tegenwoordig ook gepaard met digitale transformatie, het zoeken naar documenten, permanente educatie... dus iedereen probeert zich te verbeteren om aan de eisen te voldoen," aldus de heer Le.

De administratieve procedures zijn openbaar gemaakt bij het Openbaar Administratie Service Centrum van de gemeente Vinh Binh.

Laat de bestanden zich niet opstapelen

Kameraad Nguyen Thanh Khoa, vicevoorzitter van het Commune People's Committee en directeur van het Public Administration Service Center, zei: "Het centrum ontvangt dagelijks 50 tot 60 aanvragen. Elke aanvraag die aan de eisen voldoet, wordt in één sessie verwerkt. De leiders van de Commune volgen strikt de instructies van de bevolking op om de aanvraag onmiddellijk te ondertekenen en te voorkomen dat deze zich opstapelt."

Zelfs wanneer de leiders van het Commune People's Committee druk bezig zijn met vergaderingen, moeten de medewerkers de documenten ter ondertekening meenemen naar de vergaderzaal, zodat ze niet te laat komen. Dankzij dit initiatief is vanaf 1 juli tot nu toe 100% van de documenten op tijd en vóór de deadline afgehandeld. De meeste hebben de donkergroene status behaald - een uitstekende beoordeling in het monitoringsysteem voor administratieve hervormingen van de provincie.

Er zijn echter nog steeds problemen, zei kameraad Nguyen Thanh Khoa: "Het softwaresysteem maakt soms fouten, vooral in de fase van het innen van de kosten; of het 5-stappenbestand maakt gemakkelijk fouten bij de overdracht. Jonge medewerkers met IT-vaardigheden kunnen dit echter heel snel oplossen. Om problemen snel op te lossen, overleggen de leiders van het centrum aan het begin van elk werkuur, delen ze praktijksituaties en feedback van mensen om tot een oplossing te komen."

Het administratief servicecentrum van de gemeente Vinh Binh heeft mobiele oplaadpunten ingericht, wat handig is voor mensen die een procedure komen uitvoeren.

Kameraad Vo Thanh Xuan, plaatsvervangend secretaris van het Partijcomité en voorzitter van de Volksraad van de Vinh Binh Commune, zei dat het Partijcomité van de Commune de agentschappen, afdelingen en afdelingen van de Commune aanstuurt om de geest van de kaderleden te begrijpen en enthousiast te maken, hun professionele kennis te verbeteren, processen te standaardiseren met QR-codes en kiosken voor nummerregistratie om mensen gemakkelijker te helpen. Iedereen werkt volgens het motto: werk afmaken, niet uren afmaken.

"Het personeel komt op tijd op het werk, is zelfgedisciplineerd en zeer verantwoordelijk. Voordat het centrum in gebruik werd genomen, hebben we de werkstijl en -houding grondig uitgelegd, dus de mensen reageerden zeer positief", aldus kameraad Vo Thanh Xuan.

In de context van bestuurlijke hervormingen die steeds meer professionaliteit, transparantie en toewijding vereisen, wijzen de inspanningen van het Openbaar Administratie Service Centrum van de gemeente Vinh Binh de juiste richting uit: de tevredenheid van mensen op de eerste plaats zetten, op basis van een modern proces, verantwoordelijkheidsgevoel en liefde voor het werk van elke medewerker.

Omdat mensen beter worden bediend en procedures sneller worden afgehandeld, is de administratieve kloof die vroeger een probleem vormde in Vinh Binh geleidelijk kleiner geworden.

Artikel en foto's: TAY HO

Bron: https://baoangiang.com.vn/xa-vinh-binh-100-ho-so-giai-quyet-dung-va-truoc-han-a469115.html