Digitale signaturer og tidsstempler: Stiftelsen for sikker elektronisk notarisering

Digital transformasjon skjer sterkt på alle områder, fra statlig forvaltning til sivilt liv. Notariseringsaktiviteter – som er nært knyttet til juridiske transaksjoner av høy verdi – er intet unntak fra denne trenden. Når loven om elektroniske transaksjoner 2023 trer i kraft fra 1. juli 2024 og loven om notarisering 2024 trer i kraft fra 1. juli 2025, blir elektronisk notarisering offisielt et nytt skritt fremover i reformen av administrative prosedyrer.

Foredragsholderne diskuterte på workshopen «Rollen til digitale signaturer og pålitelige tjenester i elektronisk notarisering», 19. september 2025.

Et av de mest fremtredende trekkene ved det nye rettssystemet er de spesifikke bestemmelsene om bruk av digitale signaturer og tidsstempler i den elektroniske notariseringsprosessen – to faktorer som anses som «nøkkelen» til å sikre sikkerheten, åpenheten og den juridiske verdien av transaksjoner i det digitale miljøet.

Løsninger for å overvinne situasjonen med forfalskning og tvister i notariserte transaksjoner

Notarbekreftelse er en spesiell juridisk aktivitet som krever et høyt nivå av sikkerhet og autentisering. Klausul 1, artikkel 3 i loven om notarbekreftelse bekrefter: «En transaksjon som må notariseres er en viktig transaksjon som krever et høyt nivå av juridisk sikkerhet og er foreskrevet ved lov eller lov tildelt av regjeringen for å bli notarisert.»

Faktisk har notarialbekreftelsesaktiviteter fortsatt medført mange risikoer gjennom årene. Situasjonen med dokumentforfalskning, forfalskning av signaturer fra personer som ber om notarialbekreftelse, til og med forfalskning av notarer eller notarialsegl har forekommet på en kompleks og sofistikert måte. Disse handlingene forårsaker ikke bare stor skade for folket, men reduserer også tilliten til rettssystemet. I tillegg er et annet vanlig problem tvister knyttet til ikrafttredelsesdatoen for notarialbekreftede dokumenter – en nøkkelfaktor for å bestemme rettigheter, plikter og gyldighet av transaksjoner.

Stilt overfor denne situasjonen har Justisdepartementet iverksatt mange korrigerende tiltak. I oktober 2023 utstedte Departementet for rettshjelp offisiell forsendelse nr. 1459/BTTP-CC, TPL, der det ble bedt om streng håndheving av notarisforskriftene, samtidig som ferdighetene i å identifisere forfalskninger og uredelig atferd ble forbedret. I sammenheng med den sterke utviklingen av elektroniske transaksjoner er imidlertid manuelle løsninger ikke lenger nok. Det er behov for teknologiske verktøy for å sikre autentisitet, åpenhet og uavviselighet – og det er rollen til digitale signaturer og tidsstempler i elektronisk notarisasjon.

Digital signatur – «Håndskrevet signatur» i det digitale rommet

I følge loven om elektroniske transaksjoner av 2023 er en digital signatur en form for elektronisk signatur som bruker en asymmetrisk nøkkelalgoritme, inkludert en hemmelig nøkkel for signering og en offentlig nøkkel for verifisering. En digital signatur sikrer tre faktorer: autentisitet (hvem signataren egentlig er), integritet (data endres ikke etter signering) og uavviselighet (signataren kan ikke benekte å ha signert).

Workshop om rollen til digitale signaturer og pålitelige tjenester med elektronisk notarisering

Loven bekrefter også at digitale signaturer har samme juridiske verdi som håndskrevne signaturer i elektroniske transaksjoner. Dette er et viktig skritt fremover for å bidra til at elektroniske dokumenter, kontrakter og transaksjoner – inkludert elektronisk notarisering – blir juridisk anerkjent og har samme verdi som tradisjonelle dokumenter.

Innen elektronisk notarisering fastsetter dekret 104/2025/ND-CP tydelig bruken av offentlige digitale signaturer. Dette er en type digital signatur garantert av et digitalt sertifikat utstedt av en organisasjon som tilbyr offentlige tjenester for sertifisering av digitale signaturer. Med andre ord bekreftes den digitale signatørens identitet gjennom en pålitelig tredjepart, noe som bidrar til å sikre at signatøren er ekte og signaturen er gyldig.

Det er verdt å merke seg at offentlige sertifiseringstjenester for digitale signaturer og tidsstemplingstjenester begge er klassifisert som pålitelige tjenester – betingede forretningsinvesteringssektorer, lisensiert av Vitenskaps- og teknologidepartementet . Derfor er autentisering av digitale signaturer og tidsstempler ikke bare tekniske, men har også et solid juridisk grunnlag.

Når de brukes til elektronisk notarisering, bidrar offentlige digitale signaturer til å forhindre risikoen for notarialforfalskning og notarialorganisasjonsforfalskning, og samtidig autentiserer de absolutt den som signerer. Hver transaksjon kan spores og verifiseres for integritet, noe som sikrer at "det som er signert er ekte, det som er signert er gyldig".

Tidsstempel – Garanterer dokumentets ikrafttredelsesdato

Hvis den digitale signaturen bidrar til å bestemme «hvem som er underskriveren», bidrar tidsstempelet til å bestemme «når signeringen fant sted». Dette er en av de viktige faktorene i løsningen av tvister om gyldigheten av elektronisk notariserte dokumenter.

I henhold til de nye forskriftene legges et tidsstempel til datameldingen ved tidspunktet for digital signering, noe som skaper et teknisk bevis på signeringstidspunktet. Tidsstempelet, utstedt av en pålitelig tjenesteleverandør, har samme juridiske verdi som en notarius publicus som bekrefter signeringstidspunktet på et papirdokument.

Notarbekreftelsesloven fra 2024 og dekret 104/2025/ND-CP fastsetter tydelig: Elektronisk notarbekreftede dokumenter er gyldige fra det tidspunktet de er signert med notarius og notarius publicus-organisasjonens digitale signatur. Digitale signaturer ved bruk av tidsstemplingstjenester er en obligatorisk betingelse for å tilby elektroniske notarbekreftelsestjenester. Deltakere i elektroniske notarbekreftelsestransaksjoner må bruke offentlige digitale signaturer som er anerkjent i Vietnam.

I tillegg brukes digitale signaturer og tidsstempler gjennom hele den elektroniske notariseringsprosessen – fra opprettelse, korrigering av tekniske feil, signering og bekreftelse til arkivering av dokumenter. Når papirbaserte notariseringsdokumenter overføres til elektronisk lagring, må notarorganisasjonen signere digitalt for å bekrefte riktig innhold før lagring, noe som sikrer integritet og ikke-redigerbarhet.

Fra det øyeblikket det notariserte dokumentet opprettes til det lagres, er dermed hver operasjon beskyttet av et dobbelt lag med autentisering – digital signatur og tidsstempel for å forhindre forfalskning, svindel og tvister.

Et stort skritt fremover i digitaliseringen av notarialaktiviteter

Tilføyelsen av bestemmelser om digitale signaturer og tidsstempler i den nye notarloven har ikke bare som mål å håndtere eksisterende risikoer, men baner også vei for et omfattende elektronisk notariseringssystem i fremtiden.

For notarorganisasjoner er dette en mulighet til å konvertere driftsmodellen sin til et digitalt miljø, noe som sparer tid, kostnader og menneskelige ressurser. For enkeltpersoner og bedrifter bidrar elektronisk notarisering til å forkorte prosessen, kan gjennomføre transaksjoner eksternt og minimere risikoen for å miste eller forfalske dokumenter.

Enda viktigere er det at de nye forskriftene også bidrar til å bygge tillit til hele e-handelsøkosystemet, og fremmer sterkere utvikling av e-handel, digital finans og relaterte felt.

Fra et statlig forvaltningsperspektiv hjelper bruken av digitale signaturer og tidsstempler myndighetene med å enkelt overvåke, hente, lagre og sammenligne informasjon, samtidig som det skaper et solid juridisk grunnlag for dannelsen av en nasjonal notardatabase.

Elektronisk notarisering er et uunngåelig steg i den nasjonale digitale transformasjonsprosessen. De klare forskriftene om bruk av digitale signaturer og tidsstempler i notariseringsloven og dens implementeringsdokumenter har ikke bare teknisk betydning, men demonstrerer også statens forpliktelse til å sikre sikkerhet, åpenhet og rettferdighet for alle transaksjoner i det digitale miljøet.

Man kan si at digitale signaturer og tidsstempler er de "digitale seglene" for hvert elektronisk notarisert dokument, som både bekrefter juridisk verdi og beskytter rettighetene til mennesker og organisasjoner. Dette er ikke bare en innovasjon innen notariseringsteknikker, men også et skritt fremover innen juridisk tenkning, som bringer vietnamesisk notarisering nærmere internasjonale standarder i den digitale tidsalderen.

Senter for vitenskaps- og teknologikommunikasjon

Kilde: https://mst.gov.vn/chu-ky-so-va-dau-thoi-gian-nen-tang-bao-dam-an-toan-cho-cong-chung-dien-tu-197251013143442608.htm