Endring av ny adresse: Hva bedrifter må gjøre for å unngå å gjøre en feil og komme på villspor

Fra 1. juli innebærer konverteringen av administrative grenser til to nivåer en stor mengde arbeid, som krever nøye forberedelser fra bedrifter for å unngå risikoer og systemforstyrrelser i driften.

Endring av administrative adresser vil ha stor innvirkning på driften til etater, organisasjoner og bedrifter - Illustrasjonsfoto: HP

Fra 1. juli vil konverteringen fra administrative grenser på tre nivåer til på to nivåer skape en enorm mengde arbeid for alle relevante parter, fra statlige forvaltningsorganer, lokale myndigheter til bedrifter, spesielt tekniske systemer og tjenester som bruker kart og adresser.

Denne prosessen krever nøye forberedelser for å unngå risikoer, feil og driftsforstyrrelser.

Identifiser 6 utfordringer

Ifølge On Nhu Binh, medgründer og administrerende direktør i EMDDI Joint Stock Company (en transportplattform for selskaper som Xanh SM, Taxi Group, Lado osv.), vil endring av administrative adresser ha betydelig innvirkning på driften til mange bedrifter.

Spesielt bransjer som e-handel, transport (inkludert drosjer, samkjøring, levering, logistikk) og eiendom vil bli sterkt påvirket.

I mellomtiden vil bedrifter i andre bransjer, spesielt de som bruker administrasjonsprogramvare på menighets-/kommunenivå, trenge mer tid til å implementere disse endringene synkront.

Herr Binh spår at organisasjoner vil møte seks store grupper av utfordringer i løpet av transformasjonsprosessen.

For det første er arbeidsmengden stor, og det er risiko for feil og straffer. Det er viktig å skille mellom «bruk av adresser i den daglige driften» og «kreve konvertering og lagring av adresser i henhold til nye administrative enheter».

Uten en spesifikk plan og forutseelse av nye situasjoner er organisasjoner utsatt for systemforstyrrelser, feil og mulige straffer i henhold til regelverket.

For det andre, risikoen ved å bruke tredjeparts kart-API-er. For tiden har mange kart-API-leverandører ennå ikke bekreftet at de kan støtte nye administrative adresser fullt ut. Noen har åpnet pilotprosjekter, men nøyaktigheten er ikke bekreftet.

Derfor må applikasjoner som bruker tredjeparts kart-API-er forutse risikoer hvis adressen er feil.

For det tredje er det vanskelig for brukere å identifisere tilsvarende adresser mellom de gamle og nye. Konverteringen kan forårsake forvirring. For eksempel ga Binh et eksempel: tidligere var det lett å skille mellom "5 Quang Trung (Hoan Kiem)" og "5 Quang Trung (Ha Dong)", men i det todelte adressesystemet kan mangel på distriktsinformasjon lett forårsake forvirring i kommunikasjon, levering og reiser.

For det fjerde, standardiser adressedata. Konvertering er bare effektiv når inndataene er standardiserte. Hvis adresser legges inn tilfeldig, ikke i et standardformat, eller er håndskrevet inkonsekvent, blir behandlings- og konverteringsprosessen komplisert og kostbar.

For det femte, kravet om at fakturaer skal utstedes på den nye adressen. Gjeldende forskrifter krever at fakturaer utstedes på den nye administrative adressen. I mellomtiden kan noen operativsystemer fortsatt bruke den gamle adressen. Derfor må bedrifter gjennomgå, oppdatere informasjon og samarbeide med skattemyndighetene for spesifikke instruksjoner for å unngå feil i deklarering og fakturautstedelse.

For det sjette, skjulte kostnader under overgangen. Fra oppdatering av programvaresystemer, justering av API-er, endring av skilting, utskrift av fakturaer, kontrakter ... alle disse kostnadene oppstår. Disse kostnadene kan være betydelige, spesielt for bedrifter med store operasjoner eller mange kontaktpunkter med adressedata.

Lagre gamle og nye adresser parallelt

For å minimere kostnadene fra risikoene ovenfor foreslår Binh noen løsninger som organisasjoner kan referere til. Først og fremst er det nødvendig å planlegge datakonvertering på en kontrollert måte, inkludert kontroll, sammenligning og testing av trinn før offisiell implementering.

Å lagre både den gamle og den nye adressen samtidig i utgangspunktet er også en måte å sikre uavbrutt drift på. I tillegg bør systemer støtte visning av begge adresseformatene, eller i det minste gi brukerne muligheten til å vite den tilsvarende nye adressen.

Dette vil hjelpe brukerne med å gradvis venne seg til den nye adressen og begrense forvirring. Spesielt oppdatering av fakturaer til den nye adressen krever tett koordinering med skattemyndighetene for å sikre samsvar med regelverket og unngå juridiske risikoer.

Til slutt sa Binh at dersom myndighetene for øyeblikket kan fremme standardisering og synkron implementering av postnummer for administrative adresser på to nivåer, vil dette være en optimal grunnleggende løsning.

Dette bidrar ikke bare til å synkronisere systemene mellom partene (kart, transport, administrasjon og handel), men sparer også mye ressurser i fremtiden hvis det skjer andre endringer.

HONG PHUC

Kilde: https://tuoitre.vn/doi-dia-chi-moi-viec-doanh-nghiep-can-lam-de-tranh-sai-mot-li-di-mot-dam-20250702121709135.htm