Siste instruksjoner om administrative prosedyrer

Regjeringskontoret har nettopp utstedt rundskriv nr. 03 som veileder implementeringen av en rekke innholdselementer i regjeringens dekret nr. 118 datert 9. juni 2025 om implementering av administrative prosedyrer under ett-steds og sammenkoblet ett-steds-mekanisme ved ett-steds-avdelingen og den nasjonale offentlige tjenesteportalen.

Rundskrivet består av 17 artikler, særlig forskriftene om interne prosedyrer og elektroniske prosedyrer for håndtering av administrative prosedyrer; fotokopiering av dokumenter til elektroniske kopier; uttrekking av data fra dokumenter; og stansing av implementeringen av administrative prosedyrer.

Siste veiledning om utførelse av administrative prosedyrer under ettsteds- og sammenkoblet ettstedsmekanisme.

Interne prosedyrer, elektroniske prosedyrer i administrativ saksbehandling

Når det gjelder utvikling av interne prosedyrer og elektroniske prosedyrer for håndtering av administrative prosedyrer, fastsetter rundskrivet:

Prinsipper for utvikling av interne prosedyrer for håndtering av administrative prosedyrer, der kvalitetsstyringssystemet anvendes i henhold til nasjonale standarder på driften av etater og organisasjoner i det statlige administrative systemet. Sikre forenkling, omstrukturering av prosedyrer, gjenbruk av data og implementering uavhengig av administrative grenser i henhold til veikartet, i samsvar med lovbestemmelser og implementeringspraksis; rettidig implementering når forskrifter om administrative prosedyrer trer i kraft.

For departementer og departementale etater vil den interne prosessen for håndtering av administrative prosedyrer implementeres som følger: Den spesialiserte enheten skal lede og koordinere med relevante enheter for å gjennomgå og utvikle interne prosesser for håndtering av administrative prosedyrer for administrative prosedyrer underlagt dens myndighet; konsultere med spesialiserte enheter om kontroll av administrative prosedyrer som skal fullføres før den sendes til ministeren eller lederen av departementale etaten for godkjenning.

For lokaliteter skal spesialiserte byråer underlagt den provinsielle folkekomiteen lede og koordinere med relevante byråer for å gjennomgå og utvikle interne prosedyrer for håndtering av administrative prosedyrer underlagt provins- og kommunenivåets jurisdiksjon; konsultere med spesialiserte byråer og enheter om kontroll av administrative prosedyrer som skal fullføres før de sendes til lederen av den provinsielle folkekomiteen for godkjenning.

Basert på de godkjente interne prosedyrene skal ministeren, lederen av etaten på ministernivå og lederen av den provinsielle folkekomiteen lede utviklingen og kunngjøringen av elektroniske prosedyrer for håndtering av administrative prosedyrer i programvaren til informasjonssystemet for håndtering av administrative prosedyrer på minister- og provinsielt nivå for ensartet anvendelse i departementer, avdelinger og lokaliteter, og oppfylle kravene til rettidig implementering når forskrifter om administrative prosedyrer trer i kraft.

Forskrift om fotokopiering til elektronisk versjon, uttrekk av papirdata

Når det gjelder fotokopiering av dokumenter til elektroniske versjoner, fastsetter rundskrivet:

Fotokopiering av dokumenter til elektroniske kopier som foreskrevet i punkt c, paragraf 1, artikkel 17 i dekret nr. 118/2025/ND-CP utføres i samsvar med bestemmelsene i paragraf 1 og 2, artikkel 8 i rundskriv nr. 01/2023/TT-VPCP datert 5. april 2023 fra ministeren, lederen av regjeringskontoret , som fastsetter en rekke innholds- og implementeringstiltak for digitalisering av dokumenter, resultater av håndtering av administrative prosedyrer og utførelse av administrative prosedyrer i det elektroniske miljøet (heretter referert til som rundskriv nr. 01/2023/TT-VPCP).

Tilfeller der det ikke er nødvendig å lage elektroniske kopier: Dokumenter som sendes inn for å gjennomføre administrative prosedyrer i det elektroniske miljøet; dokumenter og dokumenter som kun krever presentasjon ved innsending av dokumenter knyttet til administrative prosedyrer; resultater av undersøkelser, verifisering og svar på uttalelser fra etater og enheter som deltar i prosessen med å håndtere administrative prosedyrer, med mindre annet er fastsatt i spesiallover; konfidensielle dokumenter og dokumenter som foreskrevet i loven.

Når det gjelder regelverket for datauttrekk av dokumenter, krever rundskrivet:

Uttrekk og oppdatering av informasjon og elektroniske data som foreskrevet i paragraf 2, artikkel 19 i dekret nr. 118/2025/ND-CP skal utføres i samsvar med bestemmelsene i artikkel 9 i rundskriv nr. 01/2023/TT-VPCP.

Ikke uttrekk data for dokumenter og papirer: delt i dataform av nasjonale databaser, spesialiserte databaser, den nasjonale portalen for offentlige tjenester, informasjonssystemet for administrative prosedyrer på minister- og provinsielt nivå og som har juridisk verdi; dokumenter som er komponenter i administrative prosedyreforlikssaker sendt inn i form av fotokopier, bekreftede kopier, unntatt elektroniske kopier bekreftet fra originalen; dokumenter og papirer som kun krever fremvisning ved innsending av administrative prosedyresaker; konfidensielle dokumenter og papirer i henhold til lovbestemmelser.

Rundskrivet regulerer også suspensjon av administrative prosedyrer, nærmere bestemt som følger:

Umiddelbart etter å ha mottatt en forespørsel om å stoppe utførelsen av administrative prosedyrer direkte eller via post fra en organisasjon eller enkeltperson i henhold til paragraf 1, artikkel 21 i dekret nr. 118/2025/ND-CP, er ettstedsavdelingen der dokumentasjonen mottas ansvarlig for å kontrollere status og resultater av håndteringen av den administrative prosedyren.

Dersom det ikke foreligger noen beslutning om å løse administrative prosedyrer eller et dokument som varsler resultatene av forlik i administrative prosedyrer, er ettstedsavdelingen der saksbehandlingen mottas ansvarlig for å varsle om suspensjon av saksbehandling i henhold til skjemaet for varsel om suspensjon av saksbehandling som er foreskrevet i dette rundskrivet.

Den nasjonale portalen for offentlige tjenester varsler om suspensjon av administrative prosedyrer i systemet på forespørsel fra organisasjoner og enkeltpersoner og i samsvar med bestemmelsene i paragraf 2, artikkel 21 i dekret nr. 118/2025/ND-CP i henhold til meldingsskjemaet for suspensjon av saksbehandling som er foreskrevet i dette rundskrivet.

Dette rundskrivet trer i kraft fra utstedelsesdatoen (15. september 2025).

Ifølge regjeringsavisen

• Se kildelenke: https://baochinhphu.vn/huong-dan-moi-nhat-ve-thuc-hien-thu-tuc-hanh-chinh-theo-co-che-mot-cua-mot-cua-lien-thong-102250915170618205.htm

Kilde: https://baobacninhtv.vn/huong-dan-moi-nhat-ve-thuc-hien-thu-tuc-hanh-chinh-postid426525.bbg