Instruksjoner for bruk av AI-chatbot for å støtte tjenestemenn og embetsmenn i arbeidet deres

Illustrasjonsfoto. (Kilde: Vitenskaps- og teknologidepartementet )

Vitenskaps- og teknologidepartementet har gitt retningslinjer for en rekke generelle prinsipper for embetsmenn, offentlig ansatte og ansatte i statlige etater som bruker store språkmodeller (AI-chatboter) i arbeidet, og utfører funksjonen som statlig forvaltning av vitenskapelig forskning, teknologiutvikling og innovasjonsaktiviteter, og oppfyller praktiske krav i anvendelsen av kunstig intelligens (KI) i statlige etater.

Veiledningsdokumentet har som mål å gi generelle, lettforståelige prinsipper for embetsmenn, offentlig ansatte og ansatte i statlige etater for bruk av store språkmodeller (AI-chatboter) for å støtte arbeidet sitt effektivt og trygt.

Etater og enheter som trenger å bruke AI-chatboter i arbeidet sitt oppfordres til proaktivt å lære og bruke dette dokumentet til å distribuere og spre det i organisasjonene sine på en måte som er tilpasset virkeligheten. Dokumentet bidrar til å sikre at AI-applikasjoner er trygge og gir praktiske fordeler.

Generaldirektør Mai Xuan Thanh, nestleder i Hanoi folkekomité Ha Minh Hai og visedirektør Vu Manh Cuong, president i Vietnams skatterådgivningsforening Nguyen Thi Cuc, og visedirektør i Hanoi skatteavdeling Phan Tien Hoa utførte knappetrykkingsseremonien for å lansere applikasjonen «Virtuell assistent for å støtte skattebetalere».

Vitenskaps- og teknologidepartementet uttalte at prinsippet for å levere data og bruke AI-chatroboter er: Ikke del data eller dokumenter på listen over statshemmeligheter, samt sensitiv informasjon som personlig informasjon, interne dokumenter eller data som kan påvirke sikkerhet eller organisering. Sørg for at dataene eller informasjonen som gis til AI-chatroboter ikke strider mot Vietnams historiske, kulturelle, etiske, geografiske, politiske, territoriale suverenitet eller skikker. Samtidig må du ikke bruke innhold som bryter med opphavsrett, immaterielle rettigheter eller andre relaterte rettigheter.

Når du bruker AI-chatboter, bør du unngå å opprette kontoer med navn eller passord som er identiske med offisielle kontoer (kontor-e-postkontoer, interne systemer osv.) for å sikre informasjonssikkerhet. Bruk AI-chatboter nøye, effektivt og ansvarlig. Samtidig må du nøye sjekke og evaluere resultatene fra AI-chatboter før du bruker dem. Sørg for at informasjonen er nøyaktig, relevant for arbeidskonteksten og ikke forårsaker misforståelser eller feil når den brukes. Ikke stol utelukkende på AI-chatboter; kombiner dem med personlig kunnskap og erfaring for å ta beslutninger.

For etater og enheter er det nødvendig å spre, formidle og veilede kadrer, tjenestemenn, offentlig ansatte og arbeidere til å bruke AI-chatboter i samsvar med funksjonene, oppgavene, fullmaktene og egenskapene til etaten eller enheten. Spesielt med fokus på å sikre nettverkssikkerhet.

Ansvaret for bruk av AI-chatboter ligger hos lederen av etaten eller organisasjonen. De er ansvarlige for å administrere og sikre kontoen ved hjelp av AI-chatboter. Dersom etatens eller enhetens konto mister kontroll eller blir tuklet med, må etaten eller enheten varsle enheten som bruker AI-chatboten for rettidig håndtering.

Administrasjon og tilgangsautorisasjon i AI-chatboter må være i samsvar med funksjonene, oppgavene og fullmaktene til deltakerne som bruker AI-chatboter.

Når en tjenestemann, tjenestemann eller offentlig ansatt har sagt opp eller blitt overført til en annen jobb, må etaten eller enheten tilbakekalle sikkerhetsnøkkelen (hvis noen) eller kansellere AI-chatbot-brukerkontoen for å sikre sikkerhet og streng styring.

Gradvis opprett din egen kunnskapsdatabase, som du kan bruke til å sette opp spesialiserte chatboter for å betjene aktivitetene til byrået eller enheten din.

Regelmessig overvåke og raskt ta tak i situasjonen for bruk av AI-chatboter av kadrer, embetsmenn, offentlig ansatte og ansatte under ledelse. Enheten som implementerer AI-chatbot er ansvarlig for å gi detaljerte instruksjoner og regelmessig teknisk støtte for å sikre at bruksprosessen er smidig og trygg.

For kadrer, tjenestemenn, offentlig ansatte og arbeidstakere er det nødvendig å selvforvalte og ta ansvar for å beskytte personopplysninger som er deklarert på plattformene og informasjonssystemene til etater og enheter; ikke utlevere innloggingskontoer eller foreta uautoriserte tilkoblinger til plattformer og informasjonssystemer til etater og enheter til AI-chatboter.

Når du utnytter og bruker chatboter generelt og AI-chatboter spesielt på offentlige internettilgangspunkter, må du absolutt ikke aktivere passordlagringsmodus under bruk. Ikke oppgi personopplysninger, identitetsinformasjon og annen sensitiv informasjon om deg selv eller andre til AI-chatboter. Ikke bruk chatboter generelt og AI-chatboter spesielt til ulovlige formål, brudd på offentlig moral eller handlinger som hacking, deep-fakes eller svindel.

Hvis det oppstår vanskeligheter, problemer eller større problemer under implementeringsprosessen ved bruk av AI-chatboter, må etater og enheter kontakte det nasjonale byrået for digital transformasjon i Vitenskaps- og teknologidepartementet for å få støtte.

Det er kjent at Vitenskaps- og teknologidepartementet bygger et nasjonalt AI-transformasjonsprogram for å anvende AI på alle felt; og bygger en felles AI-databehandlingsinfrastruktur.

Det nasjonale AI-transformasjonsprogrammet må demonstrere «alle mennesker»- og «omfattende» ånden. Sikte på at hver borger og tjenestemann skal ha en virtuell assistent.

Fristen for å sende inn det nasjonale AI-transformasjonsprogrammet til statsministeren er derfor mai 2025, og innen november 2025 må det finnes en virtuell assistent for folk.