Første dag med ikrafttredelse av den nye notarloven: Travelt arbeidstempo, forventninger om store endringer

Dette er den første dagen notarialloven fra 2024 og dekret 104/2025/ND-CP offisielt trer i kraft, og åpner for en periode med sterk digital transformasjon innen notarialvirksomhet, spesielt implementeringen av elektronisk notarialbekreftelse og elektronisk lagring av dokumenter.

Notariuskontor nr. 1 i Ho Chi Minh-byen har utstyrt infrastruktur og utstyr som skannere for elektronisk notarisering.

På notariuskontoret nr. 1 i Ho Chi Minh-byen (Pasteur-gaten) kommer folk for å utføre prosedyrer kontinuerlig. I rollen som folk som skal bekrefte dokumenter, var vi vitne til en morgen med presserende arbeid fra spesialister og notarer. Da vi spurte om å ta bilder når vi notariserer dokumenter, registre og bruker elektronisk notarisering, svarte spesialistene her entusiastisk og tydelig.

Om morgenen 1. juli måtte de fleste private notarkontorer gå til kompetente myndigheter for å skifte segl, mens statlige notarkontorer som Notarkontor nr. 1 begynte å utføre arbeid i henhold til nye forskrifter.

I en samtale med SGGP Newspaper sa Nguyen Ho Phuong Vinh, nestleder for notarius publicus nr. 1 i Ho Chi Minh-byen, at enheten, uten å vente til 1. juli, hadde gjennomført intern opplæring, utviklet prosedyrer for hvem som gjør hva, hvordan man lagrer og hvordan man konverterer fra papir- til elektroniske dokumenter.

I henhold til forskriftene må notariserte papirdokumenter fra 1. juli konverteres til datameldinger for elektronisk lagring av notariserte transaksjoner. Notariserte dokumenter laget før 1. juli 2025 vil bli konvertert og lagret elektronisk i henhold til de operative kravene til notarorganisasjonen som administrerer dokumentene.

Ifølge Vinh, som for tiden er i Ho Chi Minh-byen så vel som i hele landet, blir elektronisk notarisering tatt i bruk i mange retninger, og programvaren testes også på en rekke måter. Spesielt Ho Chi Minh-byens CMC- programvare har blitt opplært til Justisdepartementet, og notarkontorer har også sett demoversjonen av den elektroniske notariseringsprogramvaren. Det viktigste er imidlertid fortsatt folks faktiske behov.

«Alle notarorganisasjoner kan utstyre seg med elektroniske notariseringssystemer, men hvis folk ikke trenger dem, vil de fortsatt velge papirbasert notarisering som før. Mesteparten av elektronisk notarisering brukes for tiden bare i byråer og enheter som krever innsending av dokumenter på nett», analyserte Vinh.

Selv om det fortsatt er mye som kan forbedres, mener Vinh at elektronisk notarisering vil gi store fordeler hvis det implementeres i riktig retning. Hvis etater synkroniserer og deler data, vil falske dokumenter nesten ikke lenger eksistere. Falske eiendomspapirer , falske identitetspapirer – alt kan elimineres hvis dataene digitaliseres og verifiseres med biometri, fingeravtrykk, øyebilder ... Notarer trenger bare å se opp for å oppdage det umiddelbart.

Ifølge notar Nguyen Ho Phuong Vinh er lovendringen ment å tjene folket bedre, men for at konverteringen skal være virkelig effektiv, tar det tid for folk å venne seg til den, krever en synkron teknologisk infrastruktur og en endring i tankegang fra notarer og byråer som mottar dokumenter.

Den første dagen med implementering av den nye loven, selv om det fortsatt er mye som må justeres, viser atmosfæren på notariuskontorene et positivt signal.

Ikke alle typer dokumenter krever bilde.

Ifølge notar Nguyen Ho Phuong Vinh krever ikke alle typer dokumenter et bilde av underskriveren når de skal notariseres. Notariseringsaktiviteter hos notariusorganisasjoner er delt inn i mange typer, inkludert sertifisering av transaksjoner, sertifisering av tro kopier av originaler, sertifisering av signaturer og sertifisering av oversetteres signaturer.

Av disse er det kun sertifisering av transaksjoner, også kjent som notariserte dokumenter, som krever at man tar bilder av alle parter som signerer for å sikre transaksjonens ekthet. I tillegg krever ikke noen aktiviteter, som å sertifisere kopier fra originaler, sertifisere signaturer eller sertifisere tolkers signatur, at man tar bilder.

Imidlertid fører reguleringen av fotografering ved sertifisering av transaksjoner noen ganger til «halvt latter, halvt gråt»-situasjoner. «For eksempel blir vi invitert til å signere utenfor hovedkvarteret, men det er et interneringssenter eller et sted hvor det er forbudt å ta bilder. I så fall må det være enighet, eller notarius-enheten må være fleksibel, eller den inviterende parten må skape passende forhold. Det kan ikke være rigid, selvsagt må en av de to partene proaktivt tilpasse seg», delte Vinh.

CAM NUONG

Kilde: https://www.sggp.org.vn/ngay-dau-ap-dung-luat-cong-chung-moi-nhip-lam-viec-tat-bat-ky-vong-ve-su-thay-doi-lon-post802068.html