Ca Mau uważa, że ​​digitalizacja dokumentów musi odbywać się selektywnie pod względem czasu i czasu, a nie masowo, aby uniknąć marnotrawstwa.

Po południu 21 kwietnia 2025 r. towarzysz Nguyen Duc Hien, stały zastępca sekretarza Komitetu Prowincjonalnego Partii Ca Mau, odbył sesję roboczą z przedstawicielami kierownictwa organów doradczych i wspierających Komitetu Prowincjonalnego Partii, Komitetu Frontu Ojczyzny i organizacji społeczno-politycznych na szczeblu prowincjonalnym, komitetów powiatowych partii, komitetów miejskich partii i komitetów partyjnych bezpośrednio podległych Komitetowi Prowincjonalnemu Partii, dotyczącą prac archiwizacyjnych, zarządzania dokumentami, bazami danych dokumentów i digitalizacji dokumentów w procesie reorganizacji aparatu systemu politycznego.

Scena spotkania

Podczas sesji roboczej delegaci zostali poinformowani o Oficjalnym Depeszy Sekretariatu nr 64-CV/TW z dnia 10 kwietnia 2025 r. w sprawie archiwizacji i zarządzania dokumentami oraz bazami danych dokumentów w procesie porządkowania i organizowania aparatu ustroju politycznego i jednostek administracyjnych na szczeblu lokalnym; Oficjalnym Depeszy Centralnego Biura Partii nr 14204-CV/VPTW z dnia 9 kwietnia 2025 r., w której zawarto szereg wytycznych dotyczących digitalizacji dokumentów podczas porządkowania jednostek administracyjnych oraz szeregu dokumentów pokrewnych.

Przedstawiciele niektórych agencji i jednostek przedstawili sprawozdania z osiągniętych wyników w zakresie archiwizacji, zarządzania dokumentami, bazami danych dokumentów i digitalizacji archiwów agencji i jednostek; jednocześnie zastanowili się nad trudnościami i problemami kadrowymi, sprzętowymi i finansowymi związanymi z obsługą archiwizacji, zarządzania dokumentami, bazami danych dokumentów i digitalizacją dokumentów w procesie reorganizacji aparatu...

Przedstawiciel Komitetu Inspekcyjnego Prowincji Ca Mau poinformował o aktualnym stanie zarchiwizowanych dokumentów w Komitecie Inspekcyjnym Komitetu Partii Prowincjonalnej; wdrożeniu digitalizacji i zastosowaniu oprogramowania Centralnego Komitetu Inspekcyjnego do zarządzania dokumentacją w przeszłości: W związku z tym uporządkowano, zindeksowano dokumentację inspekcji i nadzoru przechowywaną w Agencji, zdigitalizowano 5914/9396 dokumentów przychodzących, zdigitalizowano 2700/3176 dokumentów wychodzących (kadencja 2020-2025); wyspecjalizowane działy aktualizują petycje i akta spraw do oprogramowania Centralnego Komitetu Inspekcyjnego; w przypadku komitetu inspekcyjnego na szczeblu powiatowym edytują i digitalizują dokumenty i akta spraw (jednostka 01 zakończyła edycję i digitalizację), aktualizacja petycji i plików do oprogramowania Centralnego Komitetu Inspekcyjnego na szczeblu powiatowym nie została wykonana, oprogramowanie nie działa stabilnie, a niektóre miejsca nie są połączone; Jednocześnie zgłoszono szereg trudności i problemów w procesie edycji i digitalizacji dokumentów: brak skanerów i bezpiecznych nośników USB do kopiowania poufnych dokumentów oraz początkowe trudności z aktualizacją danych w oprogramowaniu Centralnej Komisji Kontroli. „ Informacje o organizacjach partyjnych i członkach partii nie były synchronizowane z bazą danych, co utrudniało aktualizację pól kodu organizacji partyjnej i kodu członka partii, a także powodowało brak informacji; oprogramowanie do obsługi petycji nie pozwala na dołączanie plików petycji do systemu, co wymaga ręcznego wprowadzania danych, co zajmuje dużo czasu … ”.

Towarzysz Nguyen Duc Hien, stały zastępca sekretarza Komitetu Partii Prowincjonalnej Ca Mau , podsumował: „W raporcie stwierdzono, że digitalizacja zarchiwizowanych dokumentów niektórych agencji i jednostek nie spełniła oczekiwań; zwrócił się do agencji doradczych i wspierających Komitetu Partii Prowincjonalnej, agencji, jednostek i organizacji partyjnych bezpośrednio podległych Komitetowi Partii Prowincjonalnej o uznanie digitalizacji dokumentów za pilną potrzebę i priorytetowe przeznaczenie zasobów na szybką edycję i digitalizację dokumentów, aby zapewnić przewidziany czas zgodnie z wytycznymi Komitetu Centralnego; i nie obwiniać za to dokumentów poufnych, takich czy innych, aby uniknąć opóźnień w digitalizacji dokumentów. Zasugerował, aby liderzy agencji i jednostek spotkali się, aby dokładnie omówić metody, metody wdrażania, czas realizacji oraz potrzebę powołania zespołów, rekrutacji większej liczby kadr i urzędników oraz jasnego przydzielenia zadań w celu wspólnej edycji i digitalizacji dokumentów; należy pamiętać, że podczas digitalizacji konieczne jest wybranie ram czasowych i dokumentów, które należy zdigitalizować. Nie digitalizujmy masowo, ponieważ digitalizacja, która zostanie ukończona, ale nie zostanie wykorzystana, udostępniona ani wykorzystana w pracy, nie będzie efektywna, a wręcz będzie nieefektywna. Należy powierzyć Biuru Komitetu Wojewódzkiego Partii zadanie udzielania wskazówek dotyczących digitalizacji dokumentów, a jednocześnie podsumowywać trudności, problemy i propozycje agencji i jednostek oraz raportować do Stałego Komitetu Wojewódzkiego Partii o wytyczne dotyczące ich usunięcia, pomagając organizacjom, agencjom i jednostkom partyjnym w szybkim ukończeniu prac redakcyjnych i digitalizacyjnych zgodnie z ustalonym duchem i terminem.

Khanh Hung

Source: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html