Rola podpisów cyfrowych i usług zaufanych w notariacie elektronicznym

Szacuje się, że biorąc pod uwagę, że każdego roku poświadczanych jest około 8 milionów dokumentów notarialnych, zastosowanie notariatu elektronicznego może pomóc społeczeństwu zaoszczędzić setki miliardów dongów na kosztach przechowywania i przetwarzania dokumentów.

Przegląd konferencji.

19 września 2025 r. w Hanoi Narodowe Centrum Uwierzytelniania Elektronicznego (NEAC) przy Ministerstwie Nauki i Technologii, we współpracy ze Stowarzyszeniem Notariuszy Wietnamu, zorganizowało warsztaty na temat „Roli podpisów cyfrowych i zaufanych usług w przypadku notarialnej obsługi dokumentów elektronicznych”.

Warsztaty stanowią forum dla agencji zarządzających, Wietnamskiego Stowarzyszenia Notariuszy, zespołów notarialnych z całego kraju oraz firm świadczących zaufane usługi, służące wymianie doświadczeń i promowaniu stosowania podpisów cyfrowych i zaufanych usług w działalności notarialnej. Stanowi to ważny fundament dla wdrożenia elektronicznego poświadczania dokumentów po oficjalnym wejściu w życie znowelizowanej ustawy o notariacie z dniem 1 lipca 2025 r.

Pani To Thi Thu Huong, dyrektor NEAC, wygłosiła przemówienie otwierające warsztaty.

W swoim przemówieniu otwierającym, pani To Thi Thu Huong, dyrektor NEAC, skomentowała: „W erze, w której dane stają się nowym zasobem, a transakcje cyfrowe zyskują na popularności, zapewnienie zaufania cyfrowego jest warunkiem koniecznym. W Wietnamie uznajemy podpisy cyfrowe i zaufane usługi nie tylko za narzędzia techniczne, ale także fundament zaufania do transakcji elektronicznych, kształtując gospodarkę cyfrową, rząd cyfrowy i społeczeństwo cyfrowe”.

Warsztaty odbyły się w kontekście niedawno wydanego przez rząd dekretu 23/2025/ND-CP w sprawie podpisów elektronicznych i usług zaufanych, ustanawiającego kompleksowe ramy prawne dla usług zaufanych, takich jak podpisy cyfrowe, uwierzytelnianie wiadomości danych, znakowanie czasem, bezpieczne usługi wysyłania i odbierania danych itp. Jest to ważny pomost, który sprawia, że ​​elektroniczne dokumenty poświadczone notarialnie mają taką samą wartość prawną jak dokumenty papierowe.

Pani Nguyen Thi Tho, wiceprezes wykonawczy Stowarzyszenia Notariuszy Wietnamskich, wygłosiła przemówienie na warsztatach.

Podczas warsztatów pani Nguyen Thi Tho, wiceprezes wykonawczy Wietnamskiego Stowarzyszenia Notariuszy, potwierdziła, że ​​współpraca z NEAC jest niezbędna do wdrożenia elektronicznego poświadczania notarialnego: „Stowarzyszenie będzie wspierać NEAC w promowaniu, szkoleniu i udzielaniu notariuszom wskazówek dotyczących dostępu do nowych technologii, zapewniając w ten sposób wysoką jakość usług i przestrzegając uzasadnionych praw obywateli”.

Podpis cyfrowy i zaufana usługa – ważny fundament notariatu elektronicznego

Przedstawiciele NEAC szczegółowo przeanalizowali koncepcje podpisów cyfrowych, zaufanych usług, potwierdzenia wartości prawnej, a także rolę tych usług w działalności notarialnej w zakresie elektronicznego poświadczania dokumentów.

Zgodnie z Ustawą o obrocie elektronicznym z 2023 r. podpis cyfrowy to podpis elektroniczny utworzony przy użyciu algorytmu klucza asymetrycznego w celu uwierzytelnienia podpisującego i wykazania akceptacji podpisanej treści przez podmiot. Podpis cyfrowy zapewnia autentyczność, integralność i niezaprzeczalność. Dlatego Ustawa o obrocie elektronicznym potwierdza, że ​​podpis cyfrowy ma taką samą moc prawną, jak podpis odręczny w transakcjach tradycyjnych. Jednocześnie Ustawa o notariacie z 2024 r. wyraźnie stanowi, że elektroniczny dokument notarialny jest ważny od momentu podpisania go podpisem cyfrowym notariusza i organizacji notarialnej. Wraz ze wzrostem popularności transakcji elektronicznych powstało wiele rodzajów powiązanych usług, w tym usługi zaufane. Ustawa o obrocie elektronicznym określa 3 rodzaje usług zaufanych, w tym: Usługa znakowania czasem: usługa dodawania informacji o czasie do komunikatów danych; Usługa uwierzytelniania komunikatów danych: obejmuje usługę przechowywania i potwierdzania integralności komunikatów danych; usługę wysyłania i odbierania bezpiecznych komunikatów danych; Usługa uwierzytelniania publicznego podpisu cyfrowego: usługa polegająca na uwierzytelnianiu podpisów cyfrowych w czynnościach publicznych.

Dekret nr 23/2025/ND-CP zawiera szczegółowe regulacje dotyczące zasobów ludzkich, technologii i finansów… dla firm pragnących świadczyć usługi powiernicze. W dziedzinie notariatu elektronicznego usługi powiernicze stanowią skuteczne narzędzie, pomagając notariuszom i organizacjom notarialnym uprościć procesy biznesowe, stopniowo przekształcać tradycyjne transakcje z realnego środowiska do cyfrowego oraz zwiększać efektywność elektronicznych czynności notarialnych. Praktyczne korzyści z notariatu elektronicznego

Podczas warsztatów delegaci zgodzili się, że wdrożenie elektronicznego poświadczania notarialnego powinno przebiegać zgodnie z planem rozwoju, w którym technologia będzie wykorzystywana do uproszczenia procedur administracyjnych. Przede wszystkim elektroniczne poświadczanie notarialne pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. Niektóre rodzaje dokumentów można poświadczyć online, w domu, bez konieczności wielokrotnego udawania się do kancelarii notarialnej. Zapisy elektroniczne są przetwarzane szybko, a dokumenty poświadczone notarialnie mogą być wydawane niemal natychmiast po podpisaniu ich cyfrowo przez notariusza.

Po drugie, elektroniczne poświadczenie notarialne zwiększa bezpieczeństwo i transparentność. Każdy elektroniczny dokument notarialny opatrzony jest podpisem cyfrowym i znacznikiem czasu, które można sprawdzić online w celu potwierdzenia autentyczności. Dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej, co eliminuje ryzyko utraty, uszkodzenia lub sfałszowania.

Po trzecie, elektroniczne poświadczenie notarialne jest powiązane z wieloma innymi usługami publicznymi i transakcjami elektronicznymi. Elektroniczne dokumenty notarialne mogą być wykorzystywane bezpośrednio w procedurach rejestracji działalności gospodarczej, transakcjach dotyczących nieruchomości, bankowości itp., bez konieczności składania dodatkowych kopii papierowych, co pomaga ograniczyć powielanie i zapewnia maksymalną wygodę użytkownikom.

Szacuje się, że biorąc pod uwagę, że każdego roku poświadczanych jest około 8 milionów dokumentów notarialnych, wdrożenie notariatu elektronicznego może przynieść społeczeństwu oszczędności rzędu setek miliardów dongów na kosztach przechowywania i przetwarzania dokumentów.

Oprócz treści dotyczących polityki delegaci mieli również okazję bezpośrednio omówić i wysłuchać przedstawicieli organizacji świadczących usługi certyfikacji publicznych podpisów cyfrowych (CA), którzy przedstawili rozwiązania techniczne, podzielili się doświadczeniami wdrożeniowymi i udzielili notariuszom wskazówek, jak rejestrować i korzystać z podpisów cyfrowych oraz zaufanych usług w zakresie notariatu elektronicznego, pomagając notariuszom uzyskać dostęp do technologii stosowanych w ich codziennej pracy.

Podczas warsztatów delegaci zgodzili się, że wdrożenie elektronicznego poświadczania notarialnego musi zostać przeprowadzone zgodnie z planem rozwoju, w którym technologia odgrywa kluczową rolę w upraszczaniu procedur administracyjnych.

W najbliższej przyszłości wiele prostych transakcji będzie można przeprowadzać online, korzystając z podpisów cyfrowych i niezawodnych usług, co pozwoli zaoszczędzić czas i ograniczyć formalności. W kolejnej fazie, wraz z udoskonaleniem infrastruktury technicznej, procesów biznesowych i kompetencji cyfrowych notariuszy, zakres zastosowania zostanie rozszerzony również na bardziej złożone umowy i transakcje, takie jak transakcje dotyczące nieruchomości, spadków i kredytów hipotecznych. Takie podejście nie tylko stwarza korzystne warunki dla konsumentów, ale także zapewnia bezpieczeństwo prawne i zwiększa przejrzystość wszystkich transakcji.

Centrum Komunikacji Naukowej i Technologicznej

Źródło: https://mst.gov.vn/vai-tro-cua-chu-ky-so-va-dich-vu-tin-cay-trong-cong-chung-dien-tu-19725091916130271.htm