O Ministério da Justiça anuncia que os dados do registro civil substituirão os documentos em papel no processamento de procedimentos administrativos.

O vice-ministro da Justiça, Nguyen Thanh Tinh, acaba de assinar a Decisão nº 3458/QD-BTP sobre a publicação de dados de registro civil e orientações sobre a conexão, exploração e utilização desses dados para substituir documentos em papel na resolução de procedimentos administrativos.

De acordo com a Decisão, os dados do Banco de Dados Eletrônico do Registro Civil (BDEC) que podem ser explorados e utilizados em substituição a documentos em papel em procedimentos administrativos incluem: Certidão de nascimento/cópia da certidão de nascimento, Extrato de nascimento; Certidão de casamento/cópia da certidão de casamento, Certidão de estado civil; Certidão de óbito/cópia da certidão de óbito. Outros documentos do registro civil: Extrato de registro de alterações, correções e inclusões nos registros civis, redeterminação de etnia; Extrato de registro de paternidade, maternidade e filiação; Certificado de registro de adoção; Extrato de registro de tutela, Extrato de registro de extinção de tutela, Extrato de registro de supervisão de tutela, Extrato de registro de nascimento no Livro de Registro Civil, Extrato de anotação de casamento, Extrato de anotação de divórcio, Extrato de outros registros civis.

O objetivo é substituir ou reduzir o número de documentos exigidos em procedimentos administrativos, utilizando dados correspondentes do banco de dados do governo eletrônico. Os requisitos incluem a conformidade com as normas de segurança da informação, direitos de propriedade intelectual relacionados a dados e privacidade; a observância das normas e diretrizes técnicas sobre troca de dados e princípios e regulamentos sobre gestão, conexão e compartilhamento de dados digitais entre órgãos do sistema político ; e o alinhamento com a Estrutura de Arquitetura do Governo Eletrônico do Vietnã e a Estrutura de Arquitetura do Governo Eletrônico do Ministério da Justiça.

A Decisão 3458 especifica que os campos de informação a serem compartilhados incluem: Informações sobre o registro de nascimento (Sobrenome, nome do meio, nome próprio da pessoa que está sendo registrada; Data de nascimento; Sexo, local de nascimento, cidade natal; Etnia; Nacionalidade; Número de identificação pessoal; Sobrenome, nome do meio, nome próprio, número de identificação pessoal da mãe; Sobrenome, nome do meio, nome próprio, número de identificação pessoal do pai; Número da certidão de nascimento, órgão de registro de nascimento; Data do registro); Informações sobre o registro de óbito (Sobrenome, nome do meio, nome próprio; Data de nascimento; Número de identificação pessoal; Sexo; Etnia; Nacionalidade; Local de residência; Documentos de identidade; Local do registro de óbito; Data do registro); Informações sobre o registro de casamento (Sobrenome, nome do meio, nome próprio da esposa; Sobrenome, nome do meio, nome próprio do marido; Data de nascimento; Etnia, nacionalidade, local de residência; Documentos de identidade; Data da celebração do casamento; Pessoa; Local do registro do casamento). Informações para a emissão da Certidão de Estado Civil (Sobrenome, nome do meio, nome próprio da pessoa que recebe a Certidão de Estado Civil; Data de nascimento; Número de identificação pessoal; Sexo; Etnia; Nacionalidade; Local de residência; Estado civil).

Os dados acima são compartilhados para exploração e uso de acordo com o nível de completude do banco de dados, conforme estipulado na Cláusula 1, Artigo 6 da Resolução nº 66.7/2025/NQ-CP, de 15 de novembro de 2025, do Governo, sobre a redução e simplificação dos procedimentos administrativos com base em dados.

De acordo com a Decisão, os Ministros, chefes de agências de nível ministerial e Comitês Populares das províncias e cidades administradas centralmente são responsáveis por revisar e reestruturar o processo de resolução de procedimentos administrativos no âmbito da gestão estatal de seus respectivos setores e áreas; e os procedimentos administrativos sob a autoridade dos Comitês Populares de nível provincial e municipal, com base na utilização de dados do Cadastro Civil Eletrônico, substituindo os documentos em papel nos processos administrativos sob sua jurisdição, conforme estipulado no Artigo 7 da Resolução nº 66.7/2025/NQ-CP. Com base no documento de conexão do Ministério da Justiça, os sistemas de informação para resolução de procedimentos administrativos em nível ministerial e provincial serão ajustados para garantir a conectividade adequada para a utilização dos dados do cadastro civil, conforme exigido pela gestão estatal e em conformidade com a lei.

O Ministério da Justiça publicou um documento sobre a conexão, utilização e compartilhamento de informações entre o Banco de Dados Eletrônico de Informações e o Sistema de Informação para a resolução de procedimentos administrativos nos níveis ministerial e provincial, juntamente com um anexo que destaca alguns pontos a serem observados durante a implementação.

No Apêndice, o Ministério da Justiça observa que os dados publicados pelo Ministério da Justiça podem ser usados como substitutos para cópias em papel de certidões de nascimento/cópias de certidões de nascimento, extratos de nascimento; certidões de casamento/cópias de extratos de casamento, certidões de estado civil; extratos de óbito/certidões de óbito/cópias de extratos de óbito no processo de resolução de procedimentos administrativos sob a gestão de ministérios, agências de nível ministerial e comitês populares de províncias e cidades.

Outros dados incluídos no Banco de Dados Eletrônico do Registro Civil: dados sobre alterações, correções e inclusões em registros civis, redeterminação de etnia; dados sobre registro de paternidade, maternidade e filiação; dados sobre registro de adoção; dados sobre registro de tutela, registro de extinção de tutela e registro de supervisão de tutela podem ser usados para substituir documentos em papel na resolução de procedimentos administrativos de Ministérios, órgãos de nível ministerial e Comitês Populares de províncias e cidades, de acordo com o roteiro mencionado acima.

Nos casos em que a base de dados eletrónica do registo civil não contenha informações, mas o cidadão ainda possua os documentos originais do registo civil, ou quando as informações na base de dados eletrónica sejam inconsistentes com os documentos do registo civil apresentados pelo cidadão, a entidade responsável orientará o cidadão a contactar o Comité Popular da comuna onde o registo civil foi anteriormente efetuado ou o Comité Popular da comuna onde o cidadão reside, para atualizar/corrigir as informações na base de dados eletrónica, em conformidade com a lei do registo civil.

Antes de prosseguir com a conexão e o compartilhamento de dados, solicita-se aos Ministérios, órgãos de nível ministerial e Comitês Populares de províncias e cidades que troquem informações e cheguem a um acordo por escrito com o Ministério da Justiça sobre o escopo, a forma e a estrutura da conexão de dados, as responsabilidades das partes em garantir a segurança da informação e proteger a privacidade, os segredos pessoais e os segredos familiares, conforme estipulado na Cláusula 4, Artigo 10 do Decreto Governamental nº 87/2020/ND-CP, de 28 de julho de 2020, sobre o Banco de Dados Eletrônico do Estado Civil e o registro civil online, e que realizem testes antes de conectar oficialmente os sistemas.

Fonte: https://sotuphap.camau.gov.vn/thoi-su-chinh-polit-va-tin-tuc/bo-tu-phap-cong-bo-cac-du-lieu-ho-tich-thay-the-giay-to-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-292270