Especificamente, as agências e organizações devem revisar e completar o livro de registro e o banco de dados para gerenciar documentos de entrada e saída; e, ao mesmo tempo, carimbar o conjunto completo de documentos de saída antes de submeter o selo à agência policial onde o modelo de selo está registrado.
Órgãos e organizações criados após a reorganização devem emitir regulamentos sobre o trabalho com documentos, de acordo com o Decreto 30/2020 e as instruções da Secretaria de Arquivos e Registros do Estado. Os regulamentos devem especificar o formato e as técnicas para apresentação de documentos, criação de novos registros, abertura de novos sistemas de numeração e anotação de documentos recebidos e expedidos, a partir do número 01.
Com relação ao trabalho de arquivamento, o Presidente do Comitê Popular da Cidade de Ho Chi Minh solicitou aos chefes de departamentos, filiais e setores que recebam registros, arquivos e bancos de dados dos respectivos departamentos e filiais da província de Binh Duong (antiga) e de Ba Ria - Vung Tau (antiga); os registros e documentos continuarão sendo preservados para garantir sua segurança. Em particular, foi solicitada a coordenação com o Departamento de Assuntos Internos para desenvolver e submeter ao Comitê Popular da Cidade de Ho Chi Minh o trabalho de edição, reparo, restauração e criação de um banco de dados de arquivos.
O presidente do Comitê Popular do bairro, comuna ou zona especial recebe registros e documentos da antiga unidade administrativa e possui um plano de exploração e regulamentos adequados para servir o povo e as empresas.
O Presidente do Comitê Popular da Cidade de Ho Chi Minh também solicitou ao Diretor do Centro de Transformação Digital da Cidade de Ho Chi Minh que preparasse servidores e infraestrutura de armazenamento, garantisse a segurança da informação, desenvolvesse planos de integração, utilizasse dados compartilhados e assegurasse a interconexão para servir o sistema político , agências, organizações e indivíduos.
O Presidente do Comitê Popular da Cidade de Ho Chi Minh designou o Diretor do Departamento de Polícia da Cidade de Ho Chi Minh para orientar a desclassificação, preservação e transferência de documentos confidenciais e dispositivos de armazenamento secreto; garantir a segurança e a prevenção de incêndios em depósitos de armazenamento temporário durante o processo de organização. Em particular, investigar e lidar rigorosamente com casos de apropriação indevida, destruição, compra ou transferência ilegal de documentos.
Fonte: https://www.sggp.org.vn/tphcm-siet-chat-quan-ly-so-hoa-ho-so-sau-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post802992.html
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