Publicarea datelor din registrul civil pentru a înlocui documentele pe hârtie în gestionarea procedurilor administrative.

(Chinhphu.vn) - Ministrul adjunct al Justiției, Nguyen Thanh Tinh, tocmai a semnat Decizia nr. 3458/QD-BTP privind publicarea datelor de înregistrare civilă și îndrumările privind conectarea, exploatarea și utilizarea datelor de înregistrare civilă pentru a înlocui documentele pe hârtie în soluționarea procedurilor administrative.

Publicarea datelor din registrul civil pentru a înlocui documentele pe hârtie în procedurile administrative. (Imagine ilustrativă)

Conform Hotărârii, datele din Baza de Date Electronică a Stării Civile (ECDB) care sunt eligibile pentru exploatare și utilizare ca înlocuitor pentru documentele pe hârtie în dosarele de procedură administrativă includ: Certificatul de naștere/copia certificatului de naștere, Extrasul de naștere; Certificatul de căsătorie/copia extrasului de căsătorie, Certificatul de stare civilă; Extrasul de deces/Certificatul de deces/copia extrasului de deces.

Alte documente de stare civilă: Extrase din înregistrarea modificărilor, corecturilor și completărilor la registrele de stare civilă, redeterminarea etniei; Extrase din înregistrarea recunoașterii paternității, maternității și filiației; Certificat de înregistrare a adopției; Extrase din înregistrarea tutelei, Extrase din înregistrarea încetării tutelei, Extrase din înregistrarea supravegherii tutelei, Extrase din înregistrarea nașterii în Registrul Civil, Extrase din înregistrarea căsătoriei, Extrase din înregistrarea divorțului, Extrase din alte acte de stare civilă.

Scopul este de a înlocui sau reduce numărul de documente necesare în procedurile administrative prin utilizarea datelor corespunzătoare din baza de date e-Guvernare. Cerințele includ respectarea reglementărilor privind securitatea informațiilor, drepturile de proprietate intelectuală aferente datelor și confidențialitatea; respectarea reglementărilor și a ghidurilor tehnice privind schimbul de date și a principiilor și reglementărilor privind gestionarea, conectarea și partajarea datelor digitale între agențiile din cadrul sistemului politic; și alinierea cu Cadrul de Arhitectură e-Guvernare din Vietnam și cu Cadrul de Arhitectură e-Guvernare al Ministerului Justiției .

Decizia specifică, de asemenea, câmpurile de informații care urmează a fi partajate, inclusiv: informații privind înregistrarea nașterii (nume de familie, prenume, prenumele persoanei înregistrate; data nașterii; sex, locul nașterii, orașul natal; etnie; naționalitate; număr de identificare personală; nume de familie, prenume, număr de identificare personală al mamei; nume de familie, prenume, număr de identificare personală al tatălui; numărul certificatului de naștere, agenția de înregistrare a nașterii; data înregistrării); informații privind înregistrarea decesului (nume de familie, prenume, prenumele; data nașterii; număr de identificare personală; sex; etnie; naționalitate; locul de reședință; documente de identitate; locul înregistrării decesului; data înregistrării).

Informații privind înregistrarea căsătoriei (Nume de familie, prenume, prenumele soției; nume de familie, prenume, prenumele soțului; data nașterii; etnie, naționalitate, domiciliu; documente de identitate; data stabilirii relației maritale; locul înregistrării căsătoriei); Informații privind eliberarea unui certificat de stare civilă (Nume de familie, prenume, prenumele persoanei căreia i s-a eliberat certificatul de stare civilă; data nașterii; număr de identificare personală; sex; etnie; naționalitate; domiciliu; stare civilă).

Datele de mai sus sunt partajate pentru exploatare și utilizare în conformitate cu nivelul de completitudine al bazei de date, așa cum este stipulat în Clauza 1, Articolul 6 din Rezoluția Guvernului nr. 66.7/2025/NQ-CP din 15 noiembrie 2025 privind reducerea și simplificarea procedurilor administrative bazate pe date.

Conform Deciziei, miniștrii, șefii agențiilor la nivel ministerial și Comitetele Populare din provincii și orașe administrate central sunt responsabili de revizuirea și restructurarea procesului de soluționare a procedurilor administrative din cadrul managementului de stat al sectoarelor și domeniilor lor respective; și a procedurilor administrative aflate sub autoritatea Comitetelor Populare la nivel provincial și comunal, pe baza exploatării datelor din baza de date e-guvernare, utilizându-le pentru a înlocui documentele pe hârtie din dosarul de soluționare a procedurilor administrative aflate sub autoritatea lor, așa cum se prevede la articolul 7 din Rezoluția nr. 66.7/2025/NQ-CP.

Pe baza documentului de conectare al Ministerului Justiției, sistemul informațional pentru soluționarea procedurilor administrative la nivel ministerial și provincial este ajustat pentru a asigura o conectivitate adecvată pentru exploatarea datelor de înregistrare civilă, conform cerințelor managementului de stat și ale reglementărilor legale.

Ministerul Justiției a emis un document privind conectarea, exploatarea și partajarea informațiilor între Baza de Date Electronică de Informații și Sistemul Informatic pentru soluționarea procedurilor administrative la nivel ministerial și provincial, împreună cu o anexă care prezintă câteva aspecte de reținut în timpul implementării.

În Anexă, Ministerul Justiției menționează că datele publicate de Ministerul Justiției pot fi utilizate ca înlocuitor pentru copiile pe hârtie ale Certificatelor de naștere/copiilor certificatelor de naștere, extraselor de naștere; Certificatelor de căsătorie/copiilor extraselor de căsătorie, Certificatelor de stare civilă; Extraselor de deces/copiilor certificatelor de deces/extraselor de deces în procesul de soluționare a procedurilor administrative aflate în gestionarea ministerelor, agențiilor la nivel ministerial și Comitetelor Populare din provincii și orașe.

Alte date incluse în baza electronică de date a Registrului Civil: datele privind modificările, corecturile și completările la înregistrările de stare civilă, redeterminarea etniei; datele privind înregistrarea paternității, maternității și filiației; datele privind înregistrarea adopției; datele privind înregistrarea tutelei, înregistrarea încetării tutelei și înregistrarea supravegherii tutelei pot fi utilizate pentru a înlocui documentele pe hârtie în soluționarea procedurilor administrative ale ministerelor, agențiilor la nivel ministerial și comitetelor populare din provincii și orașe, conform foii de parcurs menționate mai sus.

În cazurile în care baza electronică de date privind înregistrarea civilă nu conține informații, dar cetățeanul deține încă documentele originale de înregistrare civilă sau în cazul în care informațiile din baza electronică de date sunt incompatibile cu documentele de înregistrare civilă furnizate de cetățean, agenția receptoare va îndruma cetățeanul să contacteze Comitetul Popular al comunei în care a fost înregistrată anterior înregistrarea civilă sau Comitetul Popular al comunei în care domiciliază cetățeanul pentru actualizarea/corectarea informațiilor din baza electronică de date în conformitate cu legea privind înregistrarea civilă.

Înainte de a continua conectarea și partajarea datelor, ministerele, agențiile la nivel ministerial și comitetele populare din provincii și orașe sunt rugate să facă schimb de informații și să convină în scris cu Ministerul Justiției cu privire la domeniul de aplicare, forma și structura conexiunii datelor, responsabilitățile părților în asigurarea securității informațiilor și protejarea vieții private, a secretelor personale și a secretelor de familie, așa cum este stipulat în articolul 10, clauza 4, din Decretul guvernamental nr. 87/2020/ND-CP din 28 iulie 2020 privind baza de date electronică de stare civilă, înregistrarea civilă online și să efectueze teste înainte de conectarea oficială a sistemelor.

Dumnezeu Anh

Sursă: https://baochinhphu.vn/cong-bo-cac-du-lieu-ho-tich-thay-the-giay-to-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-102251211165032975.htm