Utilizarea datelor din registrul civil ca înlocuitor pentru documentele pe hârtie în gestionarea procedurilor administrative.

Ministerul Justiției a emis recent Decizia nr. 3458/QD-BTP privind publicarea datelor de înregistrare civilă și îndrumări privind conectarea, exploatarea și utilizarea datelor de înregistrare civilă pentru înlocuirea documentelor pe hârtie în soluționarea procedurilor administrative. Aceasta reprezintă o bază juridică importantă pentru promovarea transformării digitale în domeniul înregistrării civile, contribuind la reducerea birocrației, simplificarea proceselor și îmbunătățirea eficienței serviciilor pentru cetățeni.

Oficialii de la Centrul de Servicii Administrative Publice ( Dak Lak ) din districtul Tan Lap îi îndrumă pe locuitori prin procedurile administrative. Foto: Nguyen Dung/TTXVN

Conform Hotărârii, datele din baza de date electronică a registrului civil sunt eligibile pentru exploatare și utilizare ca înlocuitor pentru documentele pe hârtie în procedurile administrative, inclusiv: Certificat de naștere/copie a certificatului de naștere, Extras de naștere; Certificat de căsătorie/copie a extrasului de căsătorie, Certificat de stare civilă; Extras de deces/Certificat de deces/copie a extrasului de deces.

Alte documente de stare civilă: Extrase din înregistrarea modificărilor, corecturilor și completărilor la registrele de stare civilă, redeterminarea etniei; Extrase din înregistrarea recunoașterii paternității, maternității și filiației; Certificat de înregistrare a adopției; Extrase din înregistrarea tutelei, Extrase din înregistrarea încetării tutelei, Extrase din înregistrarea supravegherii tutelei, Extrase din înregistrarea nașterii în Registrul Civil, Extrase din înregistrarea căsătoriei, Extrase din înregistrarea divorțului, Extrase din alte acte de stare civilă.

Exploatarea sau utilizarea datelor corespunzătoare conținute în baza de date electronică a registrului civil trebuie să respecte reglementările privind: securitatea informațiilor, drepturile de proprietate intelectuală aferente datelor, confidențialitatea; schimbul de date și principiile și reglementările privind gestionarea, conectarea și partajarea datelor digitale între agențiile din cadrul sistemului politic. În special, trebuie să fie în concordanță cu Cadrul de arhitectură e-guvernare din Vietnam și cu Cadrul de arhitectură e-guvernare al Ministerului Justiției .

Câmpurile de informații partajate în temeiul Deciziei nr. 3458 includ: informații privind înregistrarea nașterii; informații privind înregistrarea decesului; informații privind înregistrarea căsătoriei; și informații privind eliberarea certificatelor de stare civilă. Aceste date sunt partajate pentru exploatare și utilizare în funcție de nivelul de completitudine al bazei de date, așa cum este stipulat în articolul 6, clauza 1, din Rezoluția Guvernului nr. 66.7/2025/NQ-CP din 15 noiembrie 2025 privind reducerea și simplificarea procedurilor administrative bazate pe date.

Decizia nr. 3458 prevede în mod clar că miniștrii, șefii agențiilor la nivel ministerial și Comitetele Populare din provincii și orașe administrate central sunt responsabili de revizuirea și restructurarea procesului de gestionare a procedurilor administrative în cadrul managementului de stat al sectoarelor și domeniilor lor respective; și a procedurilor administrative aflate sub autoritatea Comitetelor Populare la nivel provincial și comunal, bazate pe exploatarea datelor din baza de date electronică a registrului civil, utilizându-le pentru a înlocui documentele pe hârtie din dosarul de gestionare a procedurilor administrative aflate sub autoritatea lor, așa cum se prevede la articolul 7 din Rezoluția nr. 66.7/2025/NQ-CP.

Ministerul Justiției a emis un document privind conectarea, exploatarea și partajarea informațiilor între baza de date electronică a registrului civil și sistemul informațional de soluționare a procedurilor administrative la nivel ministerial și provincial, împreună cu o anexă care prezintă câteva aspecte de reținut în timpul implementării.

Alte date conținute în Baza Electronică de Date a Registrului Civil includ: date privind modificările, corecțiile și completările la înregistrările de stare civilă; date privind înregistrarea paternității, maternității și filiației; date privind înregistrarea adopției; date privind înregistrarea tutelei, date privind încetarea tutelei și date privind înregistrarea supravegherii tutelei. Aceste date pot fi utilizate pentru a înlocui documentele pe hârtie în gestionarea procedurilor administrative de către ministere, agenții la nivel ministerial și Comitetele Populare provinciale/orășenești.

Ministerul Justiției solicită ca, înainte de conectarea și partajarea datelor, ministerele, agențiile la nivel ministerial și Comitetele Populare din provincii și orașe să încheie acorduri scrise cu Ministerul Justiției privind domeniul de aplicare, forma și structura conexiunii de date, responsabilitățile părților în asigurarea securității informațiilor și protejarea vieții private, a secretelor personale și a secretelor de familie, conform prescripțiilor, și să efectueze teste înainte de conectarea oficială a sistemelor.

Sursă: https://baotintuc.vn/thoi-su/khai-thac-su-dung-du-lieu-ho-tich-thay-the-giay-to-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-20251211200434328.htm