Когда следует использовать электронную почту или телефон для работы?

Многие думают, что электронная почта и телефон выполняют одинаковую функцию в работе, но на самом деле каждый способ связи имеет свои преимущества и недостатки.

Когда использовать электронную почту

Использование электронной почты для передачи документов и документов: это полезный инструмент, если вам нужно хранить и отправлять важные файлы и документы одному или нескольким партнёрам. Кроме того, если вам нужно подготовить резюме отчёта или представить предложения своему руководителю или партнёрам, электронная почта — наиболее эффективный, полный и точный способ передачи информации.

Подтверждение: Электронная почта также может использоваться в качестве подтверждающего документа. Это немного похоже на служебную записку или письмо, но в этом случае вам нужно написать конкретное, информативное сообщение и дождаться ответа после тщательного обдумывания.

Пользователи также могут использовать электронную почту для подтверждения поездок, посещения встреч или принятия важных решений.

Обмен информацией: По мнению экспертов по карьере, электронная почта — это удобный и гибкий способ поделиться документами, ссылками, PDF-файлами, изображениями... с теми, кто в них нуждается. При этом получатель также может легко просматривать и изучать информацию.

Управление временем: Электронная почта может быть полезна, если вы работаете с людьми, находящимися в разных часовых поясах или с разным графиком работы. Получатель может прочитать сообщение в удобное время и связаться с ним в удобное для него время.

Однако следует подчеркнуть, что информация, отправленная по электронной почте, не обязательно требует немедленного ответа, а скорее создает хорошую коммуникационную ситуацию, так что и отправитель, и получатель имеют полную информацию и достаточное время для ответа.

Когда следует использовать электронную почту или телефон для работы?

Телефоны помогают пользователям быстро и точно выражать информацию и эмоции. Иллюстрация: Linkedin

Когда следует пользоваться телефоном?

Некоторые считают, что общение по электронной почте так же эффективно, как и голосовое, но исследования показывают обратное. В 2021 году исследователи Амит Кумар и Николас Эпли обнаружили, что голосовое взаимодействие, такое как телефонные звонки, голосовые чаты и видеочаты , создает более прочные социальные связи, чем другие методы. Другими словами, общение по электронной почте вместо электронных писем или текстовых сообщений имеет огромные социальные преимущества. В частности:

Быстро получайте информацию: вы можете ответить на звонок в любое время и в любом месте, чтобы подтвердить безопасность информации, обновить учетные записи, сменить пароли, вместо того чтобы ждать ответа по электронной почте.

Построение отношений: ничто не заменит личное общение и построение отношений. По телефону вы слышите голос, тон, выражение лица и интонацию собеседника. Это совершенно другой способ общения, чем электронная почта, которая представляет собой просто обмен информацией.

Уведомление о срочных рабочих графиках: Для срочных дел, требующих немедленного уведомления и выполнения, необходим телефонный звонок. Более того, вы можете принимать звонки где угодно, где есть связь.

Если вы отправляете электронное письмо, нет уверенности, что другой человек его получит, если он не в сети.

Используйте в деликатных разговорах: Иногда разговор по телефону лучше, чем отправка электронного письма, потому что вы можете высказать новую идею, довериться кому-то или принять решение, не оставляя следа в виде электронного письма или текстового сообщения.

Не говоря уже о том, что громкость, ритм и стиль речи помогают слушателям лучше понять вас, проявить доброжелательность и избежать ненужных недоразумений, если использовать только слова.

По данным VNE

Источник

Комментарий (0)