Unik modell för att skanna ID-kort för att skapa deklarationsformulär i Tan Hung-avdelningen

Efter sammanslagningen slipper man mödosamt skriva ut varje formulär för hand eller fråga efter adressen. De som kommer till Tan Hung Ward Public Administration Service Center (HCMC) behöver nu bara skanna sitt ID-kort i kiosken för att automatiskt fylla i formuläret och snabbt slå upp både gammal och ny adress med bara några få steg.

Anledningen är att detta center har tillämpat informationsteknik med kiosker för att stödja ifyllning av formulär och ett nytt system för att söka i grannskap för att bidra till en snabbare, bekvämare och användarvänligare administrativ upplevelse.

Människor kommer för att utföra behandlingar på Tan Hung Ward Public Administration Service Center. Foto: HUYNH THO

Snabb procedur, ingen handskrift

Tidigt på måndagsmorgonen gick fru Nguyen Ngoc Thanh (bosatt i distrikt 7) till Tan Hung-distriktets offentliga förvaltningscenter för att begära ett intyg om civilstånd.

Till skillnad från tidigare gånger då hon var tvungen att skriva för hand på pappersblanketter, blev hon den här gången vägledd av personalen att använda kiosken. Hon behövde bara sätta in sitt ID-kort i maskinen, så läste och fyllde systemet automatiskt i den tillgängliga informationen.

”Maskinen fyllde automatiskt i nästan all min information, jag behövde bara lägga till några detaljer enligt instruktionerna och maskinen skrev ut hela deklarationen. Jag skrev under och det var klart. Snabbt, bekvämt och mycket intressant. Det här är första gången jag har sett teknik tillämpas så effektivt i administrativa förfaranden” – sa Thanh.

Fru Nguyen Ngoc Thanh fick instruktioner av herr Nguyen Minh Thien, vice ordförande för folkkommittén och chef för Tan Hung-distriktets servicecenter för offentlig förvaltning, om hur man använder kiosken för att skanna sitt ID-kort och skriva ut deklarationsblanketten. Foto: HUYNH THO

Fru Vo Thi Ngoc Tram uttryckte också sin tillfredsställelse när hon kom till centret för att slutföra certifieringsproceduren. Efter att ha skannat sin legitimation instruerades hon att använda applikationen för att söka upp gamla och nya adresser i grannskapet för att uppdatera informationen efter sammanslagningen.

”Jag tycker att dessa modeller borde replikeras på andra avdelningar. Lättanvända, snabba och sparar ansträngning för både personal och tjänstemän”, kommenterade Tram.

Enligt uppgifterna är atmosfären på centret alltid livlig men ordningsam. Många äldre eller personer som inte är bekanta med teknik får entusiastiskt stöd av fackföreningsmedlemmar eller avdelningstjänstemän, ingen blir "förvirrad" av maskiner eller digitala operationer.

Tjänstemän och folk har mindre arbete

Herr Nguyen Minh Thien, vice ordförande för folkkommittén och chef för Tan Hung-distriktets offentliga förvaltningscenter, sa att centret har varit i drift sedan den 1 juli. Varje dag kommer cirka 300 personer för att utföra ingrepp.

För att förbättra servicekvaliteten har centret driftsatt två IT-applikationsmodeller, inklusive en kiosk för att stödja skapande av formulär och ett nytt system för grannskapssökning via webbplatsen.

Med kioskmodellen behöver man bara sätta i sitt ID-kort, välja procedurtyp, så hjälper maskinen dem att fylla i formuläret och skriva ut en fullständig deklaration.

”Detta sparar inte bara tid för människor utan minskar också kostnaderna eftersom det inte finns något behov av att köpa blanketter. Även om människorna kommer från andra orter kan maskinen fortfarande läsa informationen. För äldre personer eller personer som inte vet hur man använder tekniken kommer det att finnas stöd från fackföreningsmedlemmar eller personal”, sa Thien.

Enligt Thien har namnen på vissa stadsdelar, utöver stadsdelsnamnet, också ändrats efter sammanslagningen, vilket orsakat många svårigheter att bekräfta information. Därför har centret skapat webbplatsen https://phuongtanhung.com så att man kan ändra sin gamla adress till en ny adress, från det gamla grannskapet till ett nytt grannskap, och samtidigt hitta grannskapets läge.

På webbplatsen kan man också söka efter information och telefonnummer till grannskapsledaren, particellssekreteraren, ungdomsförbundets sekreterare, chefen för frontarbetskommittén...

”Den nya modellen för grannskapsförvaltning hjälper människor att söka upp information själva utan att behöva fråga stadsdelstjänstemän. Vi har också lagt ut platserna för polis, militär , partikommitté och fronthögkvarter på webbplatsen så att man enkelt kan söka upp information”, betonade Thien.

Maskiner är installerade på centret för att folk ska kunna konvertera gamla och nya stadsdelar. Man kan också använda sina telefoner eller persondatorer för att komma åt webbplatsen för att konvertera. Foto: HUYNH THO

Herr Thien sa att valkretsen förbereder sig för att integrera ytterligare funktioner i denna modell, såsom offentliggörande av bygglov, en lista över central personal, funktionen att direkt kontakta handläggare med ansvar för förfaranden, implementering av papperslösa mötesrum, hantering av pensionat, lägenheter...

Frågor och svar om virtuell assistent Tan Hung Ward

Nyligen har Vietnams fosterlandsfrontskommitté i Tan Hung Ward även lanserat applikationen "Tan Hung Ward Q&A Virtual Assistant". Man behöver bara skanna QR-koden som placeras vid vägledningspunkterna och sedan komma åt länken som leder till ChatGTP-plattformen med integrerad virtuell assistent.

Här kan man enkelt ställa frågor och få svar relaterade till valkretsens organisation; adress, kontor och verksamhetsinformation för servicecentret för offentlig förvaltning...

Inte bara det, den virtuella assistenten ger också detaljerade instruktioner om processen och dokumenten för alla administrativa förfaranden under distriktets ansvar; vilket gör det möjligt för människor att slå upp resolutioner och beslut relaterade till organisationen, bostadsgrupper, grannskap etc.

En virtuell assistent är som en Tan Hung-avdelningsvakt som arbetar dygnet runt, människor kan ställa frågor och få svar när som helst.

Den här applikationen sparar tid genom att inte behöva gå direkt till stadsdelskommittén, men får ändå stöd med administrativa förfaranden, vilket bidrar till att minska mängden repetitivt arbete för receptionsavdelningen.

Herr KHUU THIEN THANH , ständig vice ordförande för Vietnams fosterlandsfrontskommitté i Tan Hung-distriktet

Inspelat av BAO PHUONG

Källa: https://ttbc-hcm.gov.vn/doc-dao-mo-hinh-quet-can-cuoc-ra-to-khai-o-phuong-tan-hung-1019288.html