Riktlinjer för att enhetliggöra digitaliseringen av handlingar och dokument i det politiska systemet

Vetenskaps- och teknikministeriet utfärdade officiell deklaration nr 7197/BKHCN-CĐSQG daterad 29 november 2025, som ger enhetlig vägledning om digitalisering av register och dokument i hela det politiska systemet. Dokumentet utfärdades för att genomföra de uppgifter som tilldelats av den centrala styrkommittén för vetenskap, teknikutveckling, innovation och digital transformation, samtidigt som det skapade en rättslig grund för myndigheter från central till lokal nivå att tillämpa dem enhetligt i processen för nationell digital transformation.

Illustrationsfoto

Riktlinjerna gäller konvertering av register och dokument från pappers- eller arkiverad form till digital form för effektiv hantering, lagring och utnyttjande. För att säkerställa korrektheten, konsekvensen och säkerheten hos digitala register fastställer ministeriet för vetenskap och teknik 10 grundläggande principer som alla myndigheter och enheter måste följa.

Följaktligen måste digitaliserade dokument säkerställa integritet, korrekt återspegla det ursprungliga innehållet och inte förlora juridiskt värde. Format, datastrukturer och metadata måste uppfylla tekniska standarder, vilket säkerställer möjligheten att ansluta och dela data. Digitalisering måste också följa bestämmelser om informationssäkerhet, skydd av statshemligheter och personuppgifter. All redigering och åtkomst måste kunna spåras fullt ut. Samtidigt kommer dokument av högt värde eller som direkt tjänar förvaltningen och tillhandahållandet av offentliga tjänster att prioriteras för digitalisering.

Dokumentet beskriver dokumenturvalsprocessen, riskbedömningen, kostnadsberäkningen och digitaliseringsprocedurerna. Mer specifikt:

1. Urval av handlingar och dokument: Dokument som prioriteras för digitalisering inkluderar permanenta arkiv, dokument som ofta konsulteras, dokument som används för administrativa reformer eller som riskerar att skadas vid direkt användning. Omvänt är dokument som redan har elektroniska dokument med digitala signaturer, tillfälliga dokument eller dokument vars lagringstid har löpt ut inte föremål för digitalisering.

2. Risk- och kostnadsbedömning: Dokument kategoriseras efter risknivå från låg till mycket hög. Dokument med hög risk kan kräva restaurering före digitalisering, eller kanske inte behöver digitaliseras alls, där endast originaldokumentet bevaras. Dessutom måste digitaliseringskostnader (förberedelse, skanning, bearbetning, lagring och personal) noggrant bedömas för att säkerställa investeringseffektivitet.

3. Digitaliseringsprocessen i 6 steg: Denna process omfattar: förberedelse – räkning – teknisk standardisering – skanning och OCR – skapande av metadata – digital signering – lagring och säkerhetskopiering – dataintegration. Det är värt att notera att skannade bilder måste vara minst 300 dpi och sparas som TIFF/PNG, och att det huvudsakliga arkiverade dokumentet måste vara i PDF/A-format. De digitaliserade dokumenten signeras digitalt och lagras i ett system som uppfyller informationssäkerhetsstandarder.

För att säkerställa konsekvens specificerar guiden DocCode-identifieringsstrukturen och filnamnen enligt standarden CODE_YYYYMMDD_DESC.EXT, vilket bidrar till att undvika dubbelarbete och underlätta långsiktig utnyttjande och hantering.

Utfärdandet av enhetliga riktlinjer för digitalisering av register och dokument i det politiska systemet skapar inte bara ett tydligt tekniskt och rättsligt ramverk, utan bidrar också till att förbättra effektiviteten i statsförvaltningen, främja datadelning och påskynda den nationella digitala omvandlingen. När myndigheter och enheter tillämpar dessa regler synkront och seriöst kommer digitaliseringsprocessen att bli mer professionell, säker, ekonomisk och hållbar. Detta är ett viktigt steg i att bygga en modern, transparent förvaltning som fungerar baserat på data och betjänar människor och företag på det mest bekväma och effektiva sättet.

Källa: https://sonnmt.camau.gov.vn/tin-hoat-dong/huong-dan-thong-nhat-viec-so-hoa-ho-so-tai-lieu-trong-he-thong-chinh-tri-292149