Första dagen med tillämpning av den nya notarielagen: Högt arbetstempo, förväntningar på stora förändringar

Detta är den första dagen som notariebekräftelselagen från 2024 och dekret 104/2025/ND-CP officiellt träder i kraft, vilket inleder en period av stark digital omvandling inom notariebekräftelseverksamhet, särskilt implementeringen av elektronisk notariebekräftelse och elektronisk lagring av dokument.

Notarius publicus-kontor nr 1 i Ho Chi Minh-staden har utrustad infrastruktur och utrustning, såsom skannrar, för elektronisk notariebekräftelse.

På notariekontoret nr 1 i Ho Chi Minh-staden (Pasteurgatan) kommer folk kontinuerligt för att utföra procedurer. I rollen som personer som ska certifiera dokument bevittnade vi en morgon av brådskande arbete från specialister och notarier. När vi frågade om att ta bilder vid notariebekräftelse av dokument, register och tillämpning av elektronisk notariebekräftelse, svarade specialisterna här entusiastiskt och tydligt.

På morgonen den 1 juli var de flesta privata notariebyråer tvungna att gå till behöriga myndigheter för att byta sina sigill, medan statliga notariebyråer som Notariebyrå nr 1 började utföra arbete enligt nya föreskrifter.

I ett samtal med SGGP Newspaper sa Nguyen Ho Phuong Vinh, biträdande chef för notariekontor nr 1 i Ho Chi Minh-staden, att enheten, utan att vänta till den 1 juli, hade genomfört intern utbildning och utarbetat rutiner för vem som gör vad, hur man lagrar och hur man konverterar från pappers- till elektroniska handlingar.

Enligt föreskrifter måste notariebekräftade pappershandlingar från och med den 1 juli konverteras till datameddelanden för elektronisk lagring av notariebekräftade transaktioner. Notariebekräftade handlingar som gjorts före den 1 juli 2025 kommer att konverteras och lagras elektroniskt i enlighet med de operativa kraven från den notarieorganisation som hanterar handlingarna.

Enligt Vinh används elektronisk notariebekräftelse för närvarande i Ho Chi Minh-staden såväl som i hela landet på många sätt, och programvaran testas också på en mängd olika sätt. Särskilt Ho Chi Minh-stadens CMC- programvara har utbildats för justitiedepartementet, och notariekontor har också sett demoversionen av den elektroniska notariebekräftelseprogramvaran. Det viktigaste är dock fortfarande människors faktiska behov.

”Alla notarieorganisationer kan utrusta sig med elektroniska notariesystem, men om folk inte behöver dem kommer de fortfarande att välja pappersbekräftelse som tidigare. Elektronisk notariebekräftelse används för närvarande endast i myndigheter och enheter som kräver inlämning av dokument online”, analyserade Vinh.

Även om det fortfarande finns mycket att förbättra, tror Vinh att elektronisk notariebekräftelse kommer att ge stora fördelar om den implementeras i rätt riktning. Om myndigheter synkroniserar och delar data kommer falska dokument nästan inte längre att existera. Falska markägarhandlingar , falska identitetshandlingar, allt kan elimineras om informationen digitaliseras, verifieras med biometri, fingeravtryck, ögonfoton... Notarier behöver bara titta upp för att upptäcka det omedelbart.

Enligt notarien Nguyen Ho Phuong Vinh är lagändringen till för att tjäna folket bättre, men för att omvandlingen ska bli verkligt effektiv tar det tid för folk att vänja sig, det krävs en synkron teknisk infrastruktur och ett förändrat tänkande från notarier och myndigheter som tar emot dokument.

Den första dagen av implementeringen av den nya lagen, även om det fortfarande finns mycket att justera, visar atmosfären på notariekontoren en positiv signal.

Inte alla typer av dokument kräver ett foto.

Enligt notarien Nguyen Ho Phuong Vinh kräver inte alla typer av dokument ett foto av undertecknaren vid notariebekräftelse. Notariseringsaktiviteter hos notarieorganisationer är indelade i många typer, inklusive certifiering av transaktioner, certifiering av bestyrkta kopior av original, certifiering av underskrifter och certifiering av översättares underskrifter.

Av dessa är det endast certifiering av transaktioner, även känt som notariebekräftade dokument, som kräver att alla parter fotograferas när de skriver under för att säkerställa transaktionens äkthet. Dessutom kräver vissa aktiviteter, såsom att certifiera kopior från original, certifiera underskrifter eller certifiera tolkars underskrifter, inte att man fotograferar.

Reglerna om fototagning vid certifiering av transaktioner ger dock ibland upphov till situationer där man "halvt skrattar, halvt gråter". "Till exempel är vi inbjudna att skriva under utanför huvudkontoret, men det är ett förvar eller en plats där det är förbjudet att ta foton. I så fall måste det finnas enighet, eller så måste notarieenheten vara flexibel, eller så måste den inbjudande parten skapa lämpliga förutsättningar. Det får inte vara stelt, det är säkert att en av de två parterna proaktivt måste anpassa sig", delade Vinh.

CAM NUONG

Källa: https://www.sggp.org.vn/ngay-dau-ap-dung-luat-cong-chung-moi-nhip-lam-viec-tat-bat-ky-vong-ve-su-thay-doi-lon-post802068.html