ประโยชน์จากรูปแบบ “ห้องประชุมไร้กระดาษ” ในดั๊กนง

ตั้งแต่สมัยประชุมสมัยที่ 5 ที่จะจัดขึ้นในเดือนธันวาคม 2565 เป็นต้นไป สภาประชาชนแห่งตำบลดั๊กวิล (คูจัต) สมัยที่ 5 ปี 2564-2569 จะจัดการประชุมแบบไร้กระดาษ ดังนั้น ก่อนการประชุม สภาประชาชนของตำบลและผู้แทนจะสามารถเข้าถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการประชุมผ่านกลุ่ม zalo "ผู้แทนสภาประชาชน"

เอกสารจะถูกดาวน์โหลดไปยังคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์เพื่อใช้ในการวิจัยและเตรียมการเพื่อให้มั่นใจว่าเนื้อหาการประชุมเป็นไปตามข้อกำหนด การเข้าถึงข้อมูลด้วยวิธีนี้ช่วยให้สามารถถ่ายโอนเอกสารการประชุมได้อย่างรวดเร็ว ช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เอกสารภายในองค์กร

นางสาวเหงียน ถิ ถิ เยน รองประธานสภาประชาชนตำบลดั๊กวิล (กู๋จึต) กล่าวว่า “ในการประชุมครั้งก่อนๆ การจัดเตรียมและพิมพ์เอกสารทำด้วยมือ ซึ่งใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายสูง อีกทั้งยังมีข้อผิดพลาดในเอกสารระหว่างกระบวนการจัดเตรียมเอกสาร การนำการประชุมแบบไร้กระดาษมาใช้ การใช้ซอฟต์แวร์ Zalo ในการส่งและรับเอกสาร นำมาซึ่งประโยชน์มากมาย ทั้งประหยัดต้นทุนและเวลาในการพิมพ์และจัดเตรียมเอกสาร นอกจากนี้ ผู้แทนยังมีเวลาค้นคว้าและจัดเก็บเอกสารสำหรับกิจกรรมต่างๆ ซึ่งช่วยให้การอภิปรายและการซักถามในที่ประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น”

ดัควิล(1).jpg — สภาประชาชนตำบลดักวิล (กุยจุ๊ต) ได้จัดการประชุมแบบไร้กระดาษ โดยส่งเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการประชุมล่วงหน้าผ่านระบบ Zalo ให้กับผู้แทน

ในเมือง Gia Nghia หลังจากดำเนินโครงการนำร่องรูปแบบ “ห้องประชุมไร้กระดาษ” สำหรับคณะกรรมการประชาชนในเขต Nghia Tan และ Quang Thanh เป็นเวลา 1 ปี ได้มีการจัดการประชุมผ่านรูปแบบห้องประชุมไร้กระดาษเกือบ 30 ครั้ง

ระหว่างการประชุม คณะกรรมการจัดงานได้เผยแพร่รหัส QR และรหัสผ่าน Wi-Fi ต่อสาธารณะ ผู้เข้าร่วมเพียงแค่ใช้สมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์สแกน QR Code เพื่อดาวน์โหลดเอกสารประกอบการวิจัย การดำเนินการรวดเร็ว ประหยัดเวลา ประหยัดค่าอุปกรณ์ และช่วยให้การจัดเก็บข้อมูลสะดวกยิ่งขึ้น

คุณดัง ถิ เควียน ข้าราชการสำนักงานคณะกรรมการประชาชนแขวงเหงีย ตัน (เกีย เหงีย) เปิดเผยว่า "ในการประชุม เพียงสแกนคิวอาร์โค้ดเพื่อดาวน์โหลดเอกสารให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน วิธีนี้มีประโยชน์มากมายในการเตรียมการประชุม ช่วยลดเวลาในการจัดเตรียมเอกสาร ประหยัดค่าเครื่องเขียนและเวลาในการพิมพ์ การดาวน์โหลดเอกสารจากคิวอาร์โค้ดนั้นง่ายและสะดวกมาก"

z3739116193325_d4511454da2ba8ad2fa7e9db96e0869c(1).jpg — ผู้แทนสแกนคิวอาร์โค้ดเพื่อดาวน์โหลดเอกสารการประชุมใหญ่สหภาพเยาวชนคอมมิวนิสต์โฮจิมินห์ ครั้งที่ 4 จังหวัด ดั๊กนง วาระ 2565-2570

จากสถิติพบว่าทั่วทั้งจังหวัดมีหน่วยงานและหน่วยงานมากกว่า 50 แห่งที่เริ่มปรับเปลี่ยนรูปแบบห้องประชุมแบบเดิมมาเป็น "ห้องประชุมไร้กระดาษ" หน่วยงานและหน่วยงานต่างๆ ดำเนินการปรับเปลี่ยนรูปแบบนี้อย่างยืดหยุ่นและเหมาะสมตามสถานการณ์จริง ส่งผลให้การจัดการประชุมมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า

จากการประเมินระดับท้องถิ่น พบว่าการเปลี่ยนจากห้องประชุมแบบดั้งเดิมมาเป็น “ห้องประชุมไร้กระดาษ” สอดคล้องกับข้อกำหนดในการดำเนินงานภายใต้บริบทของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ข้าราชการ พนักงานรัฐวิสาหกิจ และผู้แทนจากหน่วยงาน หน่วยงาน และท้องถิ่นต่างๆ ก็เริ่มคุ้นเคยกับรูปแบบการจัดประชุมตามรูปแบบ “ห้องประชุมไร้กระดาษ” มากขึ้นเรื่อยๆ

การนำ "ห้องประชุมไร้กระดาษ" มาใช้ยังช่วยเสริมสร้างปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้เข้าร่วมประชุม ยกระดับคุณภาพการกำกับดูแลและการดำเนินงานของหน่วยงานต่างๆ การนำ "ห้องประชุมไร้กระดาษ" มาใช้ยังช่วยยกระดับคุณภาพการปฏิรูปการบริหารและการบรรลุเป้าหมายการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล มั่นใจได้ว่าภายในสิ้นปี พ.ศ. 2566 ประชาชนและธุรกิจที่ใช้บริการออนไลน์ 100% จะได้รับการระบุตัวตนและรับรองความถูกต้องอย่างราบรื่นและเชื่อมโยงกันในทุกระบบราชการ ตั้งแต่ส่วนกลางไปจนถึงส่วนท้องถิ่น

แหล่งที่มา