จัดการบันทึกและเอกสารอย่างเคร่งครัดเมื่อทำการจัดเตรียม

ตามคำสั่งของประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัด เมื่อมีการดำเนินการจัดระบบและปรับโครงสร้างองค์กร หน่วยงานและหน่วยงานต่างๆ จะต้องปิดห้องเก็บเอกสารก่อนส่งมอบเอกสารและบันทึกให้แก่หน่วยงานใหม่ เอกสารที่มีคุณค่าต่อการอนุรักษ์ถาวรจะต้องส่งมอบให้แก่ศูนย์จดหมายเหตุประวัติศาสตร์ กรมกิจการภายใน ภายใน 45 วันนับจากวันที่ได้รับแจ้งการจัดระบบ การส่งมอบเอกสารและบันทึกต้องเป็นไปตามคำแนะนำในหนังสือเวียนเลขที่ 16/2014/TT-BNV ของ กระทรวงกิจการภายใน

การแลกเปลี่ยนบริการด้านเอกสารในแขวงหุ่งถั่น เมือง เตวียนกวาง

สำหรับเอกสารที่อยู่ภายใต้การเก็บรักษาของหน่วยงาน หน่วยงานเดิมจะเป็นผู้รับผิดชอบในการส่งต่อเอกสารดังกล่าวไปยังหน่วยงานใหม่ที่รับสำนักงานใหญ่เพื่อดำเนินการจัดการต่อไป ในกรณีที่หน่วยงานใหม่ไม่ได้รับสำนักงานใหญ่เดิม หน่วยงานที่รับเอกสารจะเป็นผู้ดำเนินการจัดการเอกสาร ซึ่งมีหน้าที่และภารกิจส่วนใหญ่ เมื่อส่งมอบเอกสารและเอกสารแล้ว จะต้องมั่นใจว่าเอกสารและเอกสารเหล่านั้นมีส่วนประกอบและเนื้อหาครบถ้วนตามระเบียบข้อบังคับ

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ไฟล์และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานที่กำลังดำเนินการอยู่ ทั้งไฟล์กระดาษและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ จะถูกส่งมอบโดยตรงไปยังหน่วยงานใหม่เพื่อดำเนินการต่อไป คณะกรรมการประชาชนจังหวัดได้มอบหมายให้บริษัทโทรคมนาคมเตวียนกวางประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อถ่ายโอนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ไปยังหน่วยรับ เพื่อให้มั่นใจว่าการจัดเก็บและการดำเนินงานจะไม่หยุดชะงัก

กระทรวงมหาดไทยมีหน้าที่รับผิดชอบในการติดตามและผลักดันการดำเนินการจัดการบันทึกและเอกสารให้สอดคล้องกับกฎระเบียบปัจจุบัน กระทรวงสารสนเทศและการสื่อสารให้คำแนะนำแก่หน่วยงานและหน่วยงานต่างๆ ในการใช้ประโยชน์จากข้อมูลตัวอักษรและเอกสารที่เก็บถาวรหลังจากการปรับโครงสร้างหน่วยงาน และในขณะเดียวกันก็สนับสนุนการแปลงข้อมูลบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ให้ทันเวลา

หัวหน้าแผนก สาขา และหน่วยงานต่างๆ จะต้องนำเรื่องนี้ไปปฏิบัติอย่างจริงจังเพื่อให้เกิดความต่อเนื่องและความโปร่งใสในการจัดการบันทึกและเอกสารต่างๆ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของหน่วยงานบริหารหลังการปรับโครงสร้างใหม่

ที่มา: https://baotuyenquang.com.vn/thuc-hien-nghiem-viec-quan-ly-ho-so-tai-lieu-khi-thuc-hien-sap-xep-207426.html