Bac Ninh, e-devlete hizmet etmek için 'dijital bilgi deposu' oluşturuyor

İllüstrasyon fotoğrafı.

Dijital bir bilgi deposu oluşturarak belge değerini korumak

Bac Ninh İçişleri Bakanlığı, 2022-2024 döneminde Elektronik Arşiv Yönetim yazılımını devreye almak için bir danışmanlık birimiyle işbirliği yaptı. Bu yazılım, veri girişi, arama, erişim yetkilendirme ve değişiklik izleme gibi önemli özellikleri tamamladı.

Bugüne kadar 3,3 milyon A4 sayfasına eşdeğer 31.300'den fazla dosya dijital ortama aktarılmıştır. Bu belgeler, çoğunlukla 1948-2014 yılları arasındaki İl Halk Komitesi ile birim ve şubelerin direktif ve idari belgeleridir.

Sistem, bugüne kadar pratik uygulama etkinliğini kanıtlamıştır. Geçmişte kişisel bir profil, idari bir karar veya lisansüstü öğrenci verileri aramak, kağıt arşivlerde saatlerce arama yapmayı gerektirirken, artık sistem yalnızca birkaç anahtar kelime ve birkaç dakikalık işlemle doğru, eksiksiz ve yasal olarak geçerli sonuçlar üretebilmektedir. Dijital teknoloji, arama süresini geleneksel yöntemlere kıyasla 20-30 kat kısaltmaya yardımcı olmuştur. Depolama sistemi ayrıca erişimi kontrol ederek, kullanıcı haklarını atayarak ve değişiklik geçmişini kaydederek güvenliği de sağlar. Bu sayede sistem, her yıl ortalama bir milyondan fazla okuyucu ve 1.500 çevrimiçi profil kullanımı kaydetmektedir.

Belge depolama alanındaki dijital dönüşüm projesi, "geleneksel depolama" yönteminden "modern bilgi yönetimi" sistemine doğru önemli bir adım atılmasını sağlıyor. Bac Ninh Tarih Arşivleri Merkezi No. 1, ayrı bir belge deposunu sürdürmek yerine, bağlantılı bir veri ekosistemi oluşturdu. Bu sistemde, metinler, kararlar, resmi yazışmalar ve memur kayıtları gibi belgeler, zaman faktörlerine, düzenleyen kurumlara, alanlara ve konulara göre etiketlenip birbirine bağlanıyor. Bir "Bilgi Arşivi" oluşturarak, kullanıcılar belirli bağlamlardaki bilgilere erişebiliyor ve böylece verileri yönetim, araştırma, eğitim , kültür ve hukuk gibi birçok farklı amaç için kullanma fırsatı yakalarken, analitik ve istatistiksel yetenekleri de geliştiriyor.

2025 - 2029 dönemi için zorluklar ve genişleme planı

Bilim ve Teknoloji İletişim Merkezi'ne göre, birçok dikkat çekici başarıya rağmen, dijitalleştirme yolculuğu hala birçok zorlukla karşı karşıya. Bazı belgeler onlarca yıl öncesine ait ve ciddi şekilde hasar görmüş, bu da verilerin taranmasını, tanımlanmasını ve düzeltilmesini zorlaştırıyor. Birçok belgenin özetinin olmaması veya tutarsız formatları da iş süreçleri için zaman alıcı bir iş yükü yaratıyor. Dijitalleştirilmiş ürünlerin mevcut düzenlemelere göre onay, değerlendirme ve kabul süreci uzuyor ve bu da uygulama sürecini etkiliyor. Ayrıca, Bilim ve Teknoloji Bakanlığı'ndaki depolama sunucusundan kaynaklanan iletim sorunları nedeniyle veri kullanımında bazen geçici kesintiler meydana geliyor. 2020 sonu itibarıyla, dijitalleştirilmiş belgelerin oranı depoda saklanan toplam belgelerin yalnızca yaklaşık %75'ine ulaşırken, her yıl yeni belgeler alınmaya devam ediyor.

Bu eksiklikleri gidermek ve kapsamı genişletmeye devam etmek amacıyla, Bac Ninh ili Halk Komitesi, "İl Tarih Arşivlerindeki Belgelerin 2025-2029 Dönemi İçin Dijitalleştirilmesi" projesini onayladı. Yaklaşık 23 milyar VND'ye mal olması beklenen projenin amacı, İl Halk Komitesi ile departman ve şubelerden 3,8 milyon sayfa ek idari belgenin dijitalleştirilmesidir. Bu, ilin tüm dijital idari veri ambarını tamamlayarak "Elektronik hükümet - elektronik depolama - elektronik vatandaşlara hizmet" modeline yaklaşmak için önemli bir adımdır.

İçişleri Bakanlığı, Projenin uygulanmasında öncü kurum olacak ve verilerin doğruluğunu, bütünlüğünü ve güvenliğini sağlamak için ilgili kurum ve birimlerle koordinasyon sağlayacaktır. Bac Ninh Tarih Arşivleri Merkezi No. 1, saygın teknoloji ortakları seçecek, dijitalleştirme konusunda uzmanlaşmış ekipler oluşturacak ve vatandaşlara dijital verilerden nasıl yararlanacakları konusunda rehberlik etmek için iletişimi teşvik edecektir. Merkez, 2025 yılı ortalarına kadar İl Halk Komitesi ve Eğitim ve Öğretim, Bilim ve Teknoloji Dairelerine ait 330.000 sayfadan fazla belgenin dijitalleştirilmesini tamamlayarak bir sonraki aşama için sağlam bir temel oluşturmuştur.

Akıllı hükümet şekillendirme

Bac Ninh modeli, dijital depolama altyapısı ve çok katmanlı merkezi olmayan güvenliğin entegrasyonuyla öne çıkıyor. Bu sistem yalnızca hızlı veri erişimi sağlamakla kalmıyor, aynı zamanda erişim kayıtlarını izleme, anormallikleri tespit etme ve orijinal verileri mutlak surette koruma yeteneğine de sahip. Bu, Hükümet'in 2030 Ulusal Veri Stratejisi'ni desteklemesi bağlamında önemli bir faktör olup, yerel yönetimlerin depolama modelini "belge saklama"dan "veri varlık yönetimi"ne dönüştürmesini gerektiriyor.

Bac Ninh, tarihi verileri gelecek için değerli kaynaklara dönüştürmeyi hedefleyen akıllı bir depolama modeli oluşturuyor. Tarihi belgeler dijitalleştirildiğinde, birbirine bağlandığında ve güvence altına alındığında, yalnızca idari işlere hizmet etmekle kalmayacak, aynı zamanda analiz, tahmin, politika araştırması ve yerel tarih eğitimi uygulamaları için de sağlam bir temel oluşturacak.

Hien Thao

Kaynak: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967