Bilgi sistemlerinin standartlaştırılması - İki düzeyli yerel yönetim için sürdürülebilir bir temel

İki kademeli hükümet modeline göre mekanizmanın modernizasyonu sürecinde, operasyonlara hizmet eden bilgi sisteminin (elektronik belge sistemi, çevrimiçi toplantılar, resmi e-posta, kadro, memur ve kamu çalışanlarını yönetme yazılımı - CBCCVC) güncellenmesi ve standartlaştırılması yalnızca teknik bir görev değil, aynı zamanda devlet aygıtının sürekli, şeffaf ve etkili işleyişini sağlamak için acil bir ihtiyaçtır. Bu faaliyetler, Bilim ve Teknoloji sektörü ve ilgili kurumların proaktif katılımıyla, net bir yol haritasıyla eş zamanlı olarak yürütülmektedir.

İki kademeli bir yönetim modeli uygulanırken, organizasyon yapısı, görev hiyerarşisi ve idari sınırlar değişebilir ve bu da bölümler arasında parçalanmış veriler ve "düşen" kayıtlar oluşmasını önlemek için bilgi sisteminin hızla ayarlanmasını gerektirir. Bu nedenle, verilerin standartlaştırılması, birim ağaçlarının senkronize edilmesi ve dahili yazılım sistemleri ile ulusal veri tabanı arasında API'lerin entegre edilmesi temel adımlardır. 02-KH/BCĐTW Planı'nın uygulanmasına rehberlik eden belge, ulusal API'lere bağlanıp senkronize olurken, yazılımın gözden geçirilmesi, güncellenmesi ve veri tabanının yeni organizasyon modeline uygun hale getirilmesi gerekliliklerini açıkça belirtmiştir.

Modern yönetimde, belgeler artık sadece kağıt belgeler değil; elektronik belgeler ve resmi e-postalar, talimatları iletmenin, görev atamanın ve kayıt saklamanın temel aracı haline gelmiştir. İl düzeyindeki elektronik belge sisteminin yükseltilmesi ve ulusal belge portalına bağlanılması, yasallığı ve izlenebilirliği sağlamaya ve işlem süresini kısaltmaya yardımcı olur. Bununla birlikte, resmi e-posta sistemi hesap yönetimi, yetkilendirme, depolama ve güvenlik açısından standart hale getirilerek, yetkililerin dijital ortamda sorunsuz çalışmasına yardımcı olur.

Pandemi sırasındaki deneyimler, çevrimiçi toplantıların devlet yönetiminde etkili bir araç olduğunu kanıtlamıştır. Ancak, çevrimiçi toplantıların resmi ve güvenli bir yönetim kanalı haline gelmesi için toplantı platformunun bilgi güvenliği standartlarını karşılayacak şekilde güncellenmesi, tutanakların saklanması, kayıt altına alınması ve toplantı sırasında görevlerin kabulü ve atanması için elektronik belge sistemiyle entegre edilebilmesi gerekmektedir. Birçok yerel yönetim, şeffaflık ve hesap verebilirliği sağlamak amacıyla video konferans altyapısını standartlaştırmaya ve yasal düzenlemelerle uyumlu çevrimiçi toplantılar düzenlemek için düzenlemeler oluşturmaya başlamıştır.

Memur ve kamu çalışanlarının yönetimi temel bir konudur. İki aşamalı modelin doğru bir şekilde işleyebilmesi için İçişleri Bakanlığı , yeni organizasyon modeline uygun olarak Ulusal Memurlar ve Kamu Çalışanları Veritabanı'nın uygulanmasını emretmiştir. Bu, bakanlıklar, şubeler ve yerel yönetimlerdeki yönetim yazılımlarının kayıtları güncellemesini, dijital olarak imzalamasını ve verileri standart API'ye göre senkronize etmesini zorunlu kılmaktadır. Bu, pozisyonlardaki, görevlerdeki, sözleşmelerdeki ve değerlendirme sonuçlarındaki tüm değişikliklerin ortak veritabanına anında yansıtılmasını ve kamu hizmeti performansının seferberlik, rotasyon ve değerlendirilmesi çalışmalarına hizmet etmesini amaçlamaktadır.

İçişleri Bakanlığı, Memurlar ve Kamu Çalışanları Ulusal Veri Tabanı'nın yapımını tamamladı.

Sistem iyileştirilip standartlaştırıldıkça, yerel yönetimler üç farklı etki görecektir: (1) Belgeler ve kayıtlar elektronik ortamda dolaştıkça iş işleme hızı artacaktır; (2) İzlenebilirlik ve kamu ilerleme geçmişi sayesinde şeffaflık ve hesap verebilirlik artacaktır; (3) Elektronik platformlar aracılığıyla daha az evrak işi ve daha hızlı sonuçlarla vatandaş ve işletme deneyimi iyileşecektir. Bu sonuçlar, iyi yönetildiğinde teknolojinin idari bir yük olmaktan çıkıp insanlara gerçek anlamda hizmet edebileceğinin kanıtıdır.

Standardizasyona giden yol zorluklardan azade değildir: Uzak bölgelerdeki telekomünikasyon altyapısı hâlâ sınırlıdır; eski yazılımlar, standartlaştırılmamış veriler; yerel ekiplerin farklı teknolojik yetenekleri; mutlak güvenlik ve emniyet gereklilikleri garanti altına alınmalıdır. Bu zorlukların üstesinden gelmek için şunlara odaklanmak gerekir: (i) Paylaşımlı altyapı ve bulut platformlarına yatırım yapmak; (ii) verileri standartlaştırmak, standart API'ler ve veri haritaları dağıtmak; (iii) personel kapasitesini eğitmek ve dönüştürmek; (iv) veri depolama, paylaşma ve koruma için yasal çerçeveyi mükemmelleştirmek.

İki düzeydeki hükümetin yönetimine hizmet eden bilgi sisteminin iyileştirilmesi ve standartlaştırılması yalnızca teknoloji aygıtının işi değil, aynı zamanda tüm siyasi sistemin halka ve işletmelere olan bağlılığıdır: Sürekli, şeffaf, sorumlu ve etkili işleyişi sağlama taahhüdü. Belgeler, çevrimiçi toplantılar, e-postalar ve personel verileri standartlaştırılıp birbirine bağlandığında, hükümet yalnızca "işletmekle" kalmayacak, aynı zamanda daha profesyonel bir şekilde "hizmet" de verecektir.

Bilim ve Teknoloji İletişim Merkezi

Kaynak: https://mst.gov.vn/chuan-hoa-he-thong-thong-tin-nen-tang-ben-vung-cho-chinh-quyen-dia-phuong-hai-cap-19725101215075674.htm