Eğitim alanında hangi belgeler ve kayıtlar kalıcı olarak arşivlenir?

Milli Eğitim Bakanlığı, 2016 yılında çıkarılan eğitim sektörü mesleki belgelerinin saklanma süresini düzenleyen genelgenin yerine, eğitim ve öğretim alanındaki kayıt ve belgelerin saklanma süresini düzenleyen bir Genelge taslağı yayınladı.

Buna göre, eğitim ve öğretim alanındaki kayıt ve belgelerin saklanma süresini düzenleyen Genelge Taslağı, Eğitim ve Öğretim Bakanlığı'na bağlı ve doğrudan bağlı birimler; Eğitim ve Öğretim Daireleri; Eğitim ve Öğretim Daireleri; okul öncesi, genel eğitim, sürekli eğitim, üniversiteler, pedagoji kolejleri, uzmanlık okulları, Eğitim ve Öğretim Bakanlığı'nın devlet yönetimi sorumluluğu altında eğitim faaliyeti yürüten diğer eğitim kurumları ve ilgili kurum, kuruluş ve kişiler için geçerlidir.

200 çeşit kayıt ve belge kalıcı olarak saklanır

Buna göre, bu yönetmelikte, üniversitelerin kuruluş politikasını onaylayan veya kurulmasına izin veren kayıtlar, kâr amacı gütmeyen özel üniversiteleri tanıyan kayıtlar, eğitimin üniversite düzeyine aktarılmasına izin veren kayıtlar gibi 200'den fazla türde kalıcı olarak saklanan kayıt ve belge bulunmaktadır.

Üniversite kabul belgeleri, eğitim sektöründe kalıcı olarak arşivlenen belgeler arasında yer almaktadır.

Doktora, yüksek lisans, üniversite ve kolej düzeyindeki eğitim kurumlarına kabul ile ilgili belgeler; yıllık kabul hedeflerini belirleyen kayıtlar, kabul girdisinin kalitesini garanti altına almaya yönelik planlar geliştiren kayıtlar, kıyaslama puanları, kabul kararları ve kabul listeleri gibi.

Üniversite mezuniyet tanıma belgeleri, mezuniyet tanıma ve derece verme kararları, mezuniyet listeleri, mezuniyet tanıma kayıtları; doktora eğitimine ilişkin kayıtlar ve belgeler, eğitim izni kayıtları, kaydın dondurulması, doktora anadal ve uzmanlık dallarında eğitim verilmesine ilişkin kararın iptali; yurtiçi eğitim kurumlarıyla doktora eğitiminde işbirliği yapma izni kayıtları; öğrenim sonuçlarını yarıyıl, okul yılı, ders bazında özetleyen transkriptler; mezuniyet tanıma ve doktora derecesi verme kayıtları; temel düzeydeki doktora tezi değerlendirme kayıtları; doktora tezini okul veya enstitü düzeyinde savunma talebinde bulunma kayıtları...

20 yıl veya daha uzun süre saklanan kayıtlar ve belgeler

70 yıllık saklama süresiyle ilgili olarak, memur, öğretmen ve eğitim yöneticilerinin kadrolarına ilişkin veritabanı oluşturmak için yalnızca bir dosya bulunmaktadır. Bu, daha önce 2016 genelgesinde yer almayan yeni bir içeriktir.

Yüksek lisans tezi değerlendirme kayıtları, yüksek lisans tezi değerlendirme kayıtları ve yüksek lisans tezinin değerlendirme kurulu tarafından gerekli şartları sağladığı veya daha üst bir seviyede değerlendirildiği durumlarda şikayet halinde yüksek lisans tezi değerlendirme sonuçlarının işlenmesi olmak üzere 30 yıl süreyle arşivlenen 3 tür belge bulunmaktadır.

Okul kurulunun kurulması ve kamu üniversite kurulu başkanının atanmasıyla ilgili dosyalar; üniversite mezuniyet tanınmasıyla ilgili belgeler; kurul tarafından gerekliliklere veya daha yükseklerine uygun olarak değerlendirilen üniversite mezuniyet projeleri ve tezleri; bakanlık düzeyindeki öğretim görevlileri ve araştırmacıların program dosyaları ve bilimsel araştırma konuları; üniversite, yüksekokul ve ortaokullarda öğrenim görmek üzere üniversite öncesi öğrencilerin seçimi ve dağıtımıyla ilgili dosyalar; ilkokul öğrencilerinin öğrenme ve eğitim sonuçlarının özet tabloları vb. gibi 20 yıl süreyle saklanması gereken 80'den fazla kağıt dosya bulunmaktadır.

Kayıtlar ve belgeler 2-10 yıl süreyle saklanır

Aşağıdaki belgeler 10 yıl süreyle arşivlenir: her dersin transkriptleri (test puanları, sınav puanları, üniversite ders puanları dahil); üniversite dönem sonu sınav sonuçlarını onaylayan kayıtlar; dönem sonu sınav sonuçlarını inceleyen kayıtlar, her dersin transkriptleri (test puanları, sınav puanları, yüksek lisans düzeyindeki ders puanları dahil), vb.

5 yıl içinde; üniversite düzeyinde şartları taşımayan mezuniyet projeleri ve tezler; başvuru belgeleri ve yüksek lisans sınavları; her dersin notlarını içeren transkriptler, sınav puanları, yüksek lisans düzeyindeki ders notları; doktora düzeyinde ders sonu sınav sonuçlarının incelenmesine ilişkin belgeler...

Bu arada üniversite ve yüksekokul mezuniyet staj raporları 3 yıl süreyle arşivlenir; üniversite ve yüksekokul mezuniyet sınavları ve sınavlarla ilgili sınav kağıtları ve diğer belgeler 2 yıl süreyle arşivlenir.

Eğitim ve öğretim alanındaki kayıt ve belgelerin saklanma sürelerini düzenleyen Genelge Taslağı'nın tam metnini BURADAN inceleyebilirsiniz.

Eski ve yeni düzenlemeler arasındaki farklar

Eski genelgede 274 tür belge bulunurken, yeni taslak genelgede 387'ye kadar belge bulunuyor. Eğitim ve öğretim değişim belgelerine ilişkin eski yönetmeliğin yalnızca 10 yıl süreyle saklanması gibi bazı değişiklikler var, ancak yeni taslakta bu süre yalnızca 5 yıl; üniversite eğitiminin tüm kademeleri için öğretim materyalleri ve ders kitaplarının derlenmesi, seçilmesi, değerlendirilmesi, onaylanması ve kullanılmasına ilişkin eski yönetmeliğin süresi 20 yıldı, yeni yönetmelik ise kalıcı.

Ayrıca, Vietnam tarafından tanınan uluslararası eğitim kalitesi değerlendirme ve akreditasyon kuruluşlarının listesi eski yönetmeliklere göre 20 yıl süreyle saklanmaktadır, ancak yeni taslakta bu süre 10 yıldır. Eski genelgede yer alan eğitim kalitesi değerlendirme kuruluşları için kuruluş veya kuruluş izni, fesih, isim değişikliği, faaliyet ruhsatı verme, yeniden verme, eğitim kalitesi değerlendirme faaliyetlerini askıya alma kayıtları kalıcı olarak saklanmaktadır, ancak yeni taslakta bu süre 10 yıldır...

Kaynak: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm