Видання інструкцій щодо здійснення адміністративних процедур у сфері інтелектуальної власності, які є децентралізованими та делегованими відповідно до Декрету № 133/2025/ND-CP

31 серпня Департамент інтелектуальної власності Міністерства науки і технологій видав Рішення № 581/QD-SHTT про оприлюднення Документа, що керує механізмом координації між Департаментом інтелектуальної власності та спеціалізованими установами при Народних комітетах провінцій та міст центрального управління у здійсненні адміністративних процедур у сфері інтелектуальної власності, які є децентралізованими та делегованими відповідно до Указу № 133/2025/ND-CP.

1. Сфера застосування

Цей документ містить рекомендації щодо механізму координації між Національним управлінням інтелектуальної власності (NOIP) та спеціалізованими установами під егідою Народних комітетів провінцій та міст центрального управління у здійсненні адміністративних процедур (AP) у сфері інтелектуальної власності (IP), які є децентралізованими та делегованими відповідно до Декрету № 133/2025/ND-CP від ​​12 червня 2025 року, що регулює децентралізацію та делегування у сфері державного управління Міністерством науки і технологій .

2. Застосовувані предмети

Цей документ поширюється на установи, підрозділи та осіб, які беруть участь у здійсненні адміністративних процедур у сфері інтелектуальної власності, що є децентралізованими та делегованими відповідно до Постанови Уряду № 133/2025/ND-CP від ​​12 червня 2025 року, що регулює децентралізацію та делегування повноважень у сфері державного управління Міністерством науки і технологій.

3. Загальні принципи координації

a) Забезпечити децентралізацію та безперебійне делегування адміністративних процедур щодо інтелектуальної власності відповідно до нормативних актів.

b) Створити максимальну зручність для людей та бізнесу під час впровадження адміністративних процедур щодо інтелектуальної власності на місцевому рівні.

c) Забезпечувати повний, послідовний, оперативний та безпечний обмін інформацією та даними про інтелектуальну власність; це служить управлінським, статистичним та операційним потребам, одночасно підвищуючи прозорість та підзвітність.

d) Посилити застосування інформаційних технологій для обміну та обробки записів і даних між Національним управлінням інтелектуальної власності та місцевими органами влади, забезпечуючи безпеку мережі.

d) Підвищити потенціал та професійну компетентність державних службовців та працівників державного сектору; посилити координацію в державному управлінні між центральним та місцевим рівнями.

e) Сприяти ролі та потенціалу місцевих органів влади, одночасно підтверджуючи роль Національного управління інтелектуальної власності як координаційного центру державного управління інтелектуальною власністю.

e) Відкрито, прозоро та своєчасно.

4. Відомство інтелектуальної власності відповідає за:

a) Повідомити населений пункт про список координаторів (включаючи керівників та державних службовців) спеціалізованих підрозділів, які беруть участь у координації з Провінційним народним комітетом для впровадження децентралізованих та делегованих адміністративних процедур відповідно до Декрету № 133/2025/ND-CP.

b) Встановити канали зв'язку між координаторами Національного управління інтелектуальної власності та координаторами на місцях для надання своєчасної підтримки у сфері експертизи, професіоналізму та вирішення виникаючих ситуацій.

c) Організувати консультування та навчання для місцевих координаторів (особисто, онлайн, за окремими випадками...) з питань експертизи, професії та врегулювання виникаючих ситуацій.

d) Надавати інформацію для врегулювання адміністративних процедур спеціалізованим установам, що підпорядковуються Народним комітетам провінцій та міст центрального управління, точно та оперативно, забезпечуючи дотримання термінів врегулювання адміністративних процедур відповідно до положень.

5. Спеціалізовані установи при Народних комітетах провінцій/міст відповідають за:

a) Організувати впровадження децентралізованих та делегованих адміністративних процедур відповідно до законодавчих положень та професійних рекомендацій Національного управління інтелектуальної власності.

b) Оголосити список відповідальних осіб (включаючи керівників та державних службовців), призначених відповідальними за отримання та ведення адміністративних процедур у сфері інтелектуальної власності на місцевому рівні, а також для участі в отриманні та обробці таких процедур.

c) Повноцінно брати участь у консультаціях та навчальних сесіях Національного відомства інтелектуальної власності, забезпечуючи безперебійне, безперебійне та відповідно до правил виконання адміністративних процедур.

d) Своєчасно повідомляти Національне відомство інтелектуальної власності про будь-які проблеми та труднощі в процесі отримання та обробки адміністративних процедур.

d) Регулярно надавати та оновлювати інформацію про стан отримання та обробки досьє, а також відображати проблеми, щоб Національне відомство інтелектуальної власності могло оперативно допомогти у вирішенні проблем.

e) У ситуаціях, що виникають під час процесу впровадження та не мають нормативних актів або вимагають перевірки оригінальної інформації/документів, що знаходяться під управлінням Національного управління інтелектуальної власності, місцева влада повинна надіслати запит/пропозицію щодо координації до Національного управління інтелектуальної власності для координації вирішення питання.

g) Відповідає за надання відповіді протягом 48 годин, коли Національне відомство інтелектуальної власності запитує додаткові документи та перевірку даних.

6. Створити базу даних про реєстрацію інтелектуальної власності для врегулювання децентралізованих та делегованих адміністративних процедур.

a) Національне відомство інтелектуальної власності:

a1) Створити спільну базу даних між Національним управлінням інтелектуальної власності та спеціалізованими установами під егідою провінційного Народного комітету (так звана «Спільна база даних») для обробки децентралізованих та делегованих адміністративних процедур, включаючи:

- Дані електронної реєстрації об'єктів інтелектуальної власності та дані про організації/представників інтелектуальної власності, організації/оцінювачів інтелектуальної власності;

- Синхронізувати дані із Системою управління заявками на реєстрацію інтелектуальної власності Національного відомства інтелектуальної власності (Система ВОІВ IPAS);

a2) Створіть обліковий запис для виконання професійних завдань в Інформаційній системі для обробки адміністративних процедур Національного відомства інтелектуальної власності за адресою: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn.

- Дозволяє автентифікацію сертифікатів захисту інтелектуальної власності за номером заявки, номером сертифіката, ім'ям заявника або за інформацією представника/оцінювача інтелектуальної власності.

- Забезпечити безперебійну роботу каналів зв'язку; населені пункти отримуватимуть швидку та своєчасну підтримку.

a3) Надавати інформацію/документи для врегулювання адміністративних процедур для населених пунктів протягом 48 годин з моменту отримання запиту в Інформаційній системі врегулювання адміністративних процедур, поки Спільна база даних, що знаходиться в процесі створення, ще не працює. Інформація/документи, що надаються та обмінюються Національним відомством інтелектуальної власності, повинні бути точними, повними та мати можливість відстеження даних, що забезпечує законність.

a4) Технічна підтримка, місцеві інструкції щодо використання системи та відповідний дозвіл для кожної групи адміністративних процедур.

a5) Майте резервний план на випадок технічних помилок у сфері ІТ.

b) Спеціалізовані установи при Народних комітетах провінцій/міст:

- Використовуйте призначений обліковий запис пошуку для пошуку та використання інформації SHCN у процесі обробки децентралізованих та делегованих адміністративних процедур.

- Відповідає за використання інформації про доступ з метою виконання децентралізованих та авторизованих адміністративних процедур та нерозголошення її неавторизованим сторонам під час процесу експлуатації.

- Реагувати на проблеми та пропонувати покращення системи пошуку, щоб Департамент міг виконувати свої функції місцевої підтримки.

- Обмін інформацією про VBBH, коли інформацію неможливо знайти в базі даних через засоби зв'язку (додаток для обміну повідомленнями Zalo тощо), включаючи представників відділів/відділів/підрозділів, відповідальних за відповідну галузь, після видачі VBBH.

- Народний комітет провінції/міста, що безпосередньо підпорядковується центральному уряду, може запропонувати розширити право на пошук певних функцій, якщо виникне така потреба.

- У разі відсутності даних або підозри на розбіжності, місцева влада може безпосередньо звернутися до Національного управління інтелектуальної власності через інформаційні канали, щоб запросити перевірку (із зазначенням коду заявки/запису, номера сертифіката, причини перевірки тощо).

c) Якщо спільна база даних між Національним управлінням інтелектуальної власності та Провінційним народним комітетом ще не завершена, Національне управління інтелектуальної власності встановлює канали зв'язку для обміну інформацією під час процесу обробки досьє, щоб забезпечити повне та своєчасне надання інформації Провінційному народному комітету.

7. Щодо стягнення зборів та платежів за права інтелектуальної власності

а) Загальні принципи

- Стягнення зборів/плати повинно відповідати правилам (зміст, рівень зборів, повноваження щодо стягнення), як це передбачено Циркуляром № 263/2016/TT-BTC;

- Місцеві органи стягують збори в межах своїх повноважень для здійснення адміністративних процедур (децентралізовано);

- Національне відомство інтелектуальної власності стягує збори/плати, пов’язані зі змістом роботи відомства, включаючи: збори за публікацію та реєстрацію.

b) Спеціалізовані установи під егідою Народного комітету провінції/міста:

- Розрахувати та повідомити про гонорари/стягнення, що відповідають обсягу роботи, виконаної на місцевому рівні (якщо такі є);

- Інструкції для фізичних та юридичних осіб щодо сплати зборів та платежів до Провінційного народного комітету та зборів за публікацію/реєстрацію до Національного управління інтелектуальної власності відповідно до наступної інформації:

Одержувач: Відомство інтелектуальної власності

Номер рахунку: 1038988888

Банк: Акціонерний комерційний банк зовнішньої торгівлі В'єтнаму ( Vietcombank )

Спосіб оплати: банківський переказ або сканування QR-коду за посиланням: https://ipvietnam.gov.vn/huong-dan-nop-don-phi-le-phi-shcn-online.

Інструкції щодо запису вмісту переказу: TTCT [Код процедури транзакції] [Ім'я заявника]

- Надішліть інформацію про заявника до Національного управління інтелектуальної власності (через Інформаційну систему з адміністративних процедур Національного управління інтелектуальної власності за адресою: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn/), щоб підтвердити суму сплачених зборів та знайти квитанцію про сплату збору для заявника.

c) Відомство інтелектуальної власності:

- Перевірте, порівняйте та підтвердьте суму зборів та платежів, сплачених Національному відомству інтелектуальної власності, через Інформаційну систему з обробки адміністративних процедур Національного відомства інтелектуальної власності за адресою: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn/.

- Надсилати електронні квитанції заявникам електронною поштою; повідомляти або надсилати квитанції про сплату зборів спеціалізованим установам, що підпорядковуються провінційному Народному комітету (через Інформаційну систему для обробки адміністративних процедур Національного управління інтелектуальної власності).

- Періодично або на запит перевіряйте дані з місцевими органами влади, щоб уникнути дублювання/неправильного збору даних.

8. Надання результатів врегулювання місцевої адміністративної процедури

a) Протягом 1 місяця з дати видання рішення про вирішення адміністративних процедур спеціалізований орган при Народному комітеті провінції/міста повинен надіслати рішення про вирішення адміністративних процедур до Національного управління інтелектуальної власності для публікації та реєстрації відповідно до положень.

b) Адміністративні процедури, що здійснюються місцевими органами влади, пов'язані з іншими процедурами, що здійснюються в Національному відомстві інтелектуальної власності. Результати розгляду адміністративної процедури надсилаються заявнику для доповнення процедур у Національному відомстві інтелектуальної власності.

9. Надайте інформацію про стан отримання та обробки адміністративних процедур

- Періодично або раптово спеціалізовані установи при Народних комітетах провінцій/міст надають Національному управлінню інтелектуальної власності інформацію про кількість отриманих та опрацьованих досьє адміністративних процедур.

- Термін надання інформації: не пізніше 17 числа кожного місяця;

- Спосіб надання інформації: згідно з формою, зазначеною у Додатку I до Регламенту.

- Час збору щомісячної статистики: з 15-го числа попереднього місяця до 14-го числа статистичного місяця.

10. Організація координації

Національне управління інтелектуальної власності (NOIP) та спеціалізовані установи при Народних комітетах провінцій та міст центрального управління координують свої дії для вирішення адміністративних процедур з урахуванням своїх відповідних прав та децентралізації на основі цього Документа. Під час процесу впровадження, якщо виникають будь-які проблеми, підрозділи повинні негайно звітувати до NOIP для узагальнення, дослідження та пропозиції рішень.

Будь ласка, ознайомтеся з інструкцією з експлуатації тут:

Джерело: https://skhcn.laichau.gov.vn/tin-tuc/tin-kh-cn-trong-tinh/ban-hanh-tai-lieu-huong-dan-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-linh-vuc-so-huu-tri-tue-duoc-phan-cap-phan-quyen-theo-ng.html