Цифрова трансформація людських ресурсів: «вузьке місце» не в програмному забезпеченні

Хоча цифрова трансформація вважається ключем до підвищення ефективності управління, багато в'єтнамських компаній все ще борються між програмним забезпеченням та паперовою роботою, між даними та старими звичками. Технології інвестуються, але не звільняють робочу силу, а навіть створюють більший тиск на відділ управління персоналом (HR).

Підприємствам потрібно найняти багато працівників в останні місяці року.

Технології ще не дійшли до бізнесу

Цифрова трансформація в управлінні персоналом вже багато років згадується як неминуча тенденція, але при її практичному впровадженні вона стикається з багатьма перешкодами. У багатьох компаніях програмне забезпечення для управління персоналом закуповується, системи обробки даних налаштовуються, але старі робочі процеси залишаються незмінними, через що робота не лише не зменшується, а й подвоюється.

У компанії, що спеціалізується на виробництві автозапчастин у експортній переробній зоні Тан Тхуан ( Хошимін ), пані Мін Тхі, менеджер з персоналу компанії, розповіла, що компанія використовує програмне забезпечення для управління персоналом вже три роки, але всі записи все ще мають паралельно зберігатися на папері. Щомісяця відділу кадрів доводиться обробляти десятки записів про звільнення, нових співробітників, оцінювання випробувального терміну, облік робочого часу, пільги тощо, але дані, внесені в програмне забезпечення, призначені лише для «порівняння», а остаточне рішення все ще ґрунтується на папері.

«У минулому робити це вручну було важко, але тепер, з програмним забезпеченням, нам все ще доводиться робити це вручну, бо ми боїмося помилитися. Тож це вдвічі складніше», – додала пані Мін Тхі.

У компанії Hanwan Company Limited у районі Тан Бінь пані Нгуєн Ха, співробітниця відділу кадрів цієї компанії, розповіла, що бізнес хотів перейти на цифрові технології, але для економії коштів вони обрали дешеве програмне забезпечення з обмеженими функціями, не підключене до системи обліку робочого часу та нарахування заробітної плати, через що співробітникам доводилося двічі вручну вводити дані.

Крім того, керівники компанії досі звикли керувати, ґрунтуючись на почуттях, «люблять дивитися на обличчя, щоб призначати роботу», тому звіти про технології є лише формальністю. «Керівник досі більше вірить у паперову роботу, ніж у програмне забезпечення, тому цифрова система призначена лише для презентації», – поділилася пані Ха.

Працівники все ще повинні декларувати на папері під час виконання державних адміністративних процедур.

Аналогічно, пан Нгуєн Тронг Дай, директор з персоналу компанії Dai Thanh Paper Company, зазначив, що під час цифрової трансформації підприємства стикаються з труднощами у наборі досвідченого персоналу. Хоча профілів у соціальних мережах та на рекрутингових платформах багато, інформація не є достовірною.

«Багато людей мають дуже гарні профілі та вражаючі посади, але коли вони починають працювати, їхня фактична потужність становить лише близько 40%. Також важко перевірити їхнє попереднє місце роботи, оскільки компанії часто не діляться між собою даними про персонал», – додав пан Тронг Дай.

Згідно зі звітом ABeam Consulting, хоча 68% в'єтнамських підприємств планують інвестувати в систему управління персоналом (HRIS), більшість із них все ще керують за допомогою Excel, при цьому дані розпорошені та відсутні на зв'язках. Через це технології не відіграють допоміжну роль, а навпаки, є тягарем. Ці історії показують, що найбільша проблема полягає не у відсутності технологій, а в тому, що люди не змінили спосіб своєї роботи, процеси не були реструктуризовані, дані не були стандартизовані, а керівники не повністю розширили можливості цифрової операційної системи.

Змініть свій спосіб мислення, щоб служити людям

Питання цифрової трансформації в управлінні людськими ресурсами необхідно розглядати зі стратегічної точки зору. Згідно зі звітом Світового банку, 63% підприємств Південно-Східної Азії мають труднощі з наймом персоналу з потрібними навичками. Поряд з цим, рівень зміни роботи у В'єтнамі залишається на рівні 20-25% на рік, найвищий серед молодого персоналу. Це показує, що утримання людей залежить не лише від зарплати чи пільг, але й від робочого середовища, культури та механізму кар'єрного розвитку.

Щоб вирішити проблему застосування цифрових технологій в управлінні людськими ресурсами, пані Ван Хоанг, представниця ABeam Consulting, також запропонувала підприємствам застосувати модель HR-портфоліо. Це модель, яка розглядає людей як інвестиційні активи. Замість того, щоб просто зберігати записи та оцінювати ключові показники ефективності (KPI), підприємствам потрібно лише створити централізовану систему даних про навички, потенціал, витрати на навчання та планування наступності. Це не програмне забезпечення, а спосіб реорганізації мислення в управлінні людськими ресурсами.

Відповідно, деякі організації у В'єтнамі також продемонстрували ефективність використання цієї моделі. Наприклад, Techcombank застосовує дані про людські ресурси для прогнозування потреб у потужностях, тим самим систематично плануючи наступність і знижуючи рівень плинності кадрів молодих співробітників на 30%. Компанія JUKI Vietnam розгорнула програму «Smart Factory HR», стандартизуючи дані 5000 співробітників у режимі реального часу за допомогою системи SAP SuccessFactors, що допомагає зменшити кількість помилок і підвищити прозорість оцінки...

Застосування цифрових технологій допомагає зменшити робоче навантаження та розширити управлінські можливості.

«Майбутнє HR полягає у зв’язку між людьми, даними та стратегією. HR-фахівці – це вже не просто обробники файлів, а лідери змін, які використовують дані для прогнозування потреб у людських ресурсах та розвитку команд», – додала пані Хоанг Ван.

З точки зору державного управління, доцент доктор Тран Ван Мінх, експерт з державного управління Національної академії державного управління, вважає, що цифрова трансформація ефективна лише тоді, коли супроводжується реформою процесів. Якщо до старого процесу додається лише програмне забезпечення, це нічим не відрізняється від їзди на автомобілі сільською дорогою. Перед цифровізацією необхідно стандартизувати процес, чітко визначити обов'язки, навчити користувачів і, особливо, створити довіру до даних. Технології – це лише засіб, люди – рушійна сила. Для ефективної цифрової трансформації підприємства повинні здійснювати цифрову трансформацію поетапно, тестуючи її в одному відділі, а потім розширюючи на основі відгуків та практичних коригувань, замість того, щоб впроваджувати її масово.

За даними Бізнес-асоціації міста Хошимін, після об'єднання адміністративних кордонів багато справ про реєстрацію підприємств та земельних ділянок були затримані через несправне програмне забезпечення державного управління, нестачу персоналу та несинхронізовані операції. Рівень затримки з реєстрацією справ сягає 41%, що свідчить про те, що навіть державний сектор, де цифрова трансформація є пріоритетною, не може уникнути ситуації «програмного забезпечення без людей».

Отже, цифрова трансформація в управлінні людськими ресурсами — це не історія сильного чи слабкого програмного забезпечення, а історія реорганізації способів управління людьми в бізнесі. Технології справді цінні лише тоді, коли вони допомагають зменшити навантаження, підвищити продуктивність і створити прозоре робоче середовище, а не ускладнювати все. Для успішної цифрової трансформації перше, що потрібно змінити, — це менталітет і довіра до даних.

Джерело: https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm