سیاسی نظام کی تنظیم نو کے عمل میں دستاویز اور آرکائیو کے کام کے انتظام کو مضبوط بنانا۔

دستاویزات اور دستاویزات کے ڈیٹا بیس کو غیر قانونی طور پر رکھنا، منتقل کرنا، یا تباہ کرنا سختی سے منع ہے۔ آلات کو دوبارہ ترتیب دینے کے عمل کے دوران دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کو نقصان پہنچانے یا ضائع کرنے کی اجازت نہیں ہے۔

19 مارچ، 2025 کو، وزارت داخلہ نے پولیٹیکل سسٹم کے اپریٹس کو دوبارہ ترتیب دینے کے عمل میں دستاویز اور آرکائیو کے کام کو مضبوط بنانے کے لیے صوبوں اور مرکزی طور پر چلنے والے شہروں کی عوامی کمیٹیوں کو سرکاری ڈسپیچ نمبر 414/BNV-VTLTNN جاری کیا۔

دستاویزات اور دستاویزات کے ڈیٹا بیس کو غیر قانونی طور پر رکھنے، منتقل کرنے، یا تباہ کرنے کی سختی سے ممانعت ہے۔

ہموار اور مسلسل دستاویز اور آرکائیو کے کام کو یقینی بنانے کے لیے، پولیٹ بیورو کے نتیجہ نمبر 127-KL/TW مورخہ 28 فروری 2025 کے مطابق سیاسی نظام کی تنظیم نو مکمل کرنے سے پہلے، اس کے دوران اور بعد میں دستاویزات کے محفوظ انتظام کو یقینی بنائیں اور تحقیق کو لاگو کرنے اور وزارت کی دستاویز، ریاست کے انتظامی نظام کی ذمہ داریوں اور دستاویزات کی تنظیم نو کو جاری رکھنے کی تجویز پیش کریں۔ ہوم افیئرز صوبے یا مرکز کے زیر انتظام شہر کی پیپلز کمیٹی کے چیئرمین سے درخواست کرتا ہے کہ وہ مقامی حکومت کے آلات کو دوبارہ ترتیب دینے کے عمل میں دستاویز اور آرکائیو کے کام کے انتظام کو مضبوط بنانے کے لیے فوری طور پر متعدد فوری کاموں کے نفاذ کی ہدایت کریں:

سب سے پہلے، درج ذیل تقاضوں کو پورا کرتے ہوئے، دستاویزات اور آرکائیوز پر قانونی ضوابط کی صحیح اور مکمل تعمیل کریں:

سب سے پہلے، ایجنسیوں اور تنظیموں کی سرگرمیوں کے دوران بنائے گئے تمام دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کو ہر ایک آرکائیو کے مطابق مرکزی، یکساں اور محفوظ طریقے سے منظم کیا جانا چاہیے۔ کسی بھی ایجنسی یا تنظیم کے دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کو اس ایجنسی یا تنظیم کے آرکائیو کے مطابق شمار اور جمع کیا جانا چاہیے۔

دوسرا، ایجنسی یا تنظیم اپنے آرکائیوز کو آپریشن کے خاتمے کی تاریخ سے بند کر دے گی۔ ایجنسی یا تنظیم اس تاریخ سے اپنے اختیار کے تحت انتظامی دستاویزات جاری نہیں کرے گی جب سے انضمام یا آپریشن کے خاتمے کے بارے میں مجاز اتھارٹی کا فیصلہ نافذ العمل ہوگا۔

تیسرا، تنظیمی انتظامات سے پہلے اور اس کے دوران، انتظامی یونٹ کے صوبائی تاریخی آرکائیوز اور ایجنسی آرکائیوز (یا وہ جگہ جہاں انہیں محفوظ کیا جا رہا ہے) میں دستاویزات اور ڈیٹا بیس کو محفوظ کیا جانا ضروری ہے۔

چوتھا، دستاویزات اور دستاویزات کے ڈیٹا بیس کو غیر قانونی طور پر رکھنے، منتقل کرنے یا تباہ کرنے کی سختی سے ممانعت ہے۔ آلات کو دوبارہ ترتیب دینے کے عمل کے دوران دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کو نقصان پہنچانے یا ضائع کرنے کی اجازت نہیں ہے۔

دوسرا، صوبائی تاریخی آرکائیوز ایجنسیوں، تنظیموں اور انتظامی اکائیوں کے سربراہان کو موصول کرنے اور ان کے ساتھ رابطہ قائم کرنے کے ذمہ دار ہیں تاکہ صوبے میں موجود تمام آرکائیو دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کو عارضی طور پر محفوظ کیا جا سکے اور ان کے انتظامی اختیار کے مطابق دستاویزات کو نئی ایجنسیوں، تنظیموں، اور انتظامی اکائیوں کے انتظامی انتظامات کے بعد حوالے کریں۔

تیسرا، تنظیمی انتظامات کے بعد دستاویزات اور دستاویزات کے ڈیٹا بیس کی حوالگی آرکائیول مینجمنٹ اتھارٹی کے قانون کی دفعات کے مطابق کی جاتی ہے۔

چوتھا، عوامی خدمت کے لیے مہروں اور ڈیجیٹل دستخطی سرٹیفکیٹس کے انتظام اور استعمال سے متعلق قانونی ضوابط کو سختی سے نافذ کرنا۔ ریاستی رازوں کی حفاظت کریں اور اعداد و شمار کے کاموں کو انجام دیتے وقت معلومات، دستاویزات اور ڈیٹا کی حفاظت کو یقینی بنائیں، پیکجنگ، حوالے کرنے، محفوظ کرنے اور آلات کو دوبارہ ترتیب دینے کے عمل میں استعمال کرتے وقت۔

نئی ایجنسیوں اور تنظیموں کے دستاویزات، ریکارڈز اور متن کی علامتوں کے لیے شناختی کوڈز کی فہرست کو منظم کرنے والے دستاویزات جاری کرنا

صوبوں اور مرکزی طور پر چلنے والے شہروں کی عوامی کمیٹیوں کے لیے، وزارت داخلہ سفارش کرتی ہے کہ صوبائی عوامی کمیٹی کے چیئرمین فرائض اور اختیارات کے دائرہ کار میں علاقے میں آرکائیوز کے ریاستی انتظام کو نافذ کرنے میں سربراہ کے طور پر ذمہ دار ہوں گے۔ آلات کی تنظیم نو کے پورے عمل کے دوران قانون کی دفعات کے مطابق ان کے انتظامی اختیار کے تحت دستاویزات اور دستاویزات کے ڈیٹا بیس کی حفاظت کو یقینی بنانا۔

دستاویز اور آرکائیو کے کام کے ریاستی انتظام کو مضبوط بنانے سے متعلق صوبائی پیپلز کمیٹی کے چیئرمین کی ہدایت فوری طور پر جاری کریں۔

پراجیکٹ میں صوبائی سطح پر ریاست کے تاریخی آرکائیوز کو از سر نو ترتیب دینے کا منصوبہ تیار کریں تاکہ تمام سطحوں پر انتظامی اکائیوں کو از سر نو ترتیب دیا جا سکے اور دو سطحی مقامی حکومتی تنظیم کا ماڈل بنایا جا سکے، اسے تشخیص اور عمل درآمد کے لیے مجاز حکام کو پیش کیا جا سکے۔

تنظیمی انتظامات کی تکمیل کے فوراً بعد درج ذیل کاموں کو فوری طور پر انجام دینا ضروری ہے۔

سب سے پہلے، نئی ایجنسیوں اور تنظیموں کے زیر انتظام دستاویزات، ریکارڈز اور متنی علامتوں کے لیے شناختی کوڈز کی فہرست کو ریگولیٹ کرنے والی دستاویز جاری کریں۔

دوسرا، نئی ایجنسیوں اور تنظیموں کے سربراہوں کو ہدایت دیں کہ وہ اپنے انتظامی اختیار کے تحت دستاویزات اور ڈیٹا بیس وصول کریں۔ نئی نچلی سطح کے انتظامی اکائیوں کے سربراہان عارضی طور پر صوبائی تاریخی آرکائیوز کے زیر انتظام انتظامی علاقے میں کمروں اور گوداموں میں دستاویزات وصول کرنے کے لیے۔

تیسرا، سسٹم کے انتظام اور آپریٹنگ یونٹ کو تکنیکی حل کو لاگو کرنے کی ہدایت کریں تاکہ اس کے زیر انتظام ایجنسیوں اور تنظیموں کی دستاویزات کے اجراء اور کام کے تصفیہ کی سرگرمیوں کے تسلسل اور تسلسل کو یقینی بنایا جا سکے۔

چوتھا، پہلے سے مرتب شدہ دستاویزات کے لیے کاروباری کارروائیوں کو منظم کرنے اور اس پر کارروائی کرنے کے منصوبوں اور منصوبوں کی ترقی کی ہدایت کریں۔

پانچویں، تنظیمی انتظامات سے پہلے، دوران اور بعد میں کلریکل اور آرکائیو کے کاموں کو محفوظ اور آسانی سے انجام دینے کے لیے وسائل کو یقینی بنائیں۔

چھٹا، عمل درآمد کی صورتحال کی اطلاع وزارت داخلہ کو دیں تاکہ اس کی ترکیب کی جا سکے اور حکومت کو رپورٹ کریں۔

دستاویز اور آرکائیو کے کام کے انتظام کو مضبوط بنانے کے لیے صوبائی پیپلز کمیٹی کے چیئرمین کی ہدایت پر عمل درآمد کے لیے پلان جاری کرنا

محکمہ داخلہ کے لیے، صوبائی عوامی کمیٹی کے چیئرمین کو مقامی سیاسی نظام کی تنظیم نو کے عمل میں دستاویز اور آرکائیو کے کام کے انتظام کو مضبوط بنانے کے لیے ایک ہدایت جاری کرنے کا مشورہ دیں۔

مقامی سیاسی نظام کی تنظیم نو کے عمل میں دستاویز اور آرکائیو کے کام کے انتظام کو مضبوط بنانے کے لیے صوبائی پیپلز کمیٹی کے چیئرمین کی ہدایت پر عمل درآمد کے لیے ایک منصوبہ جاری کریں۔

پراونشل ہسٹوریکل آرکائیوز حکام کو ایجنسیوں، تنظیموں اور اکائیوں کو ورکنگ گروپس کو منظم کرنے کے لیے تفویض کرتا ہے تاکہ دستاویزات کو حاصل کرنے، سائٹ پر موجود دستاویزات کے تحفظ کو مربوط کرنے، اور سسٹم پر دستاویز کے ڈیٹا بیس کی حد بندی کریں۔

صوبائی تاریخی آرکائیوز کو ہدایت کریں کہ وہ مستقل طور پر محفوظ کیے گئے ریکارڈز کو جمع کرنے کے لیے فعال طور پر اقدامات کریں جو ایجنسیوں اور تنظیموں میں مکمل طور پر ترمیم کی گئی ہیں جو صوبائی تاریخی آرکائیوز کو جمع کرائی گئی دستاویزات کا ذریعہ ہیں۔

صوبائی عوامی کمیٹی کے چیئرمین کو مشورہ دیں کہ وہ کمروں اور گوداموں میں دستاویزات اور دستاویزات کے ڈیٹا بیس کی حفاظت کو یقینی بنانے کے لیے کافی وسائل کا بندوبست کریں جن کی صوبائی تاریخی آرکائیوز نے تصدیق اور سیل کر دی ہے جب تک کہ آلات کو دوبارہ ترتیب دینے کے بعد انہیں ذمہ دار انتظامی ایجنسی یا تنظیم کے حوالے نہ کر دیا جائے۔

تنظیمی انتظامات کی تکمیل کے فوراً بعد درج ذیل کاموں کو فوری طور پر انجام دینا ضروری ہے۔

صوبائی عوامی کمیٹی کے چیئرمین کو مشورہ دیں کہ وہ اپنے انتظامی دائرہ کار کے تحت آلات کی تنظیم نو کے بعد تشکیل پانے والی ایجنسیوں اور تنظیموں کے دستاویزات، ریکارڈز اور متنی علامتوں کے لیے شناختی کوڈز کی فہرست فوری طور پر جاری کریں۔

اپریٹس کو دوبارہ منظم کرنے سے پہلے ایجنسیوں اور تنظیموں کے دستاویزات کے انتظام اور پروسیسنگ کے لیے صوبائی پیپلز کمیٹی کے منصوبے اور منصوبے جمع کرائیں۔

ہینڈ اوور پلان تیار کرنے کے لیے سسٹم مینجمنٹ اور آپریشن یونٹ کے ساتھ ہم آہنگی پیدا کریں، سسٹم میں دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کو مربوط کریں۔

اگر ضروری ہو تو، تنظیمی ڈھانچے کو ترتیب دینے سے پہلے مرتب کیے گئے دستاویز بلاک اور دستاویز کے ڈیٹا بیس کے انتظام اور پروسیسنگ پلان پر اسٹیٹ ریکارڈز اور آرکائیوز ڈیپارٹمنٹ سے مشورہ کریں۔

تنظیمی تنظیم نو سے پہلے، دوران اور بعد میں دستاویزات اور آرکائیوز کے بارے میں ایجنسیوں، تنظیموں اور افراد کے سوالات کے باقاعدگی سے رہنمائی اور جواب دیں۔

آلات کو دوبارہ منظم کرنے سے پہلے ایجنسیوں اور تنظیموں کے دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کے حوالے کرنے کی تصدیق کریں۔

صوبائی تاریخی آرکائیوز کے لیے، وزارت داخلہ حکام کو گنتی، ترتیب، پیکجنگ، سیل کرنے، کاغذی دستاویزات کے حجم اور حالت کی تصدیق اور دیگر معلوماتی کیریئرز (اگر کوئی ہے) پر دستاویزات اور ایجنسیوں اور تنظیموں کے دستاویزات کو سائٹ پر محفوظ کرنے یا عارضی طور پر مرکزی تحفظ فراہم کرنے کے لیے رہنمائی کے لیے انتظام کرنے کی سفارش کرتی ہے۔

ڈیجیٹل دستاویزات کی تعداد کا تعین کرنے اور ہر ایجنسی، تنظیم، اور انتظامی یونٹ کے سسٹم پر دستاویز کے ڈیٹا بیس کو محدود کرنے کے لیے سسٹم کے انتظام اور آپریشن یونٹ کے ساتھ ہم آہنگی پیدا کریں۔

صوبائی تاریخی آرکائیوز میں اس وقت محفوظ کیے گئے تمام دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کی فہرست بنائیں۔ صوبائی تاریخی آرکائیوز میں دستاویزات اور دستاویز کے ڈیٹا بیس کی حفاظت، سالمیت اور استعمال کو یقینی بنانا جاری رکھیں جب تک کہ تنظیمی ڈھانچے کو دوبارہ ترتیب دینے کے بعد دستاویزات اور دستاویزات کے ڈیٹا بیس کو مجاز ایجنسیوں اور تنظیموں کے حوالے نہ کیا جائے۔

مقدار، دستاویزات کی حیثیت، دستاویز کے ڈیٹا بیس کی ترکیب کریں اور وزارت داخلہ کو رپورٹ کرنے کے لیے محکمہ داخلہ کو رپورٹ کریں۔

تنظیمی انتظامات کی تکمیل کے فوراً بعد درج ذیل کاموں کو فوری طور پر انجام دینا ضروری ہے۔

فوکل پوائنٹ تنظیمی انتظامات سے پہلے ایجنسیوں اور تنظیموں کے دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کو تنظیمی انتظام کے بعد مجاز انتظامی ایجنسی یا تنظیم کے حوالے کرنے کو منظم اور تصدیق کرتا ہے۔

محکمہ داخلہ کو مشورہ دیں کہ وہ دستاویز بلاک اور دستاویز کے ڈیٹا بیس کے لیے کاروباری کارروائیوں کو منظم کرنے اور ان کو سنبھالنے کے لیے منصوبے اور منصوبے تیار کرے جو ادارے یا تنظیم کے ذریعے اپریٹس کو دوبارہ ترتیب دینے سے پہلے اعدادوشمار کے مطابق مرتب کیے گئے ہوں۔

متعلقہ ایجنسیوں اور تنظیموں کے ساتھ ہم آہنگی کریں تاکہ آلات کو دوبارہ ترتیب دینے سے پہلے مرتب کیے گئے دستاویزات اور ڈیٹا بیس کو منظم کرنے اور ان پر کارروائی کرنے کے منصوبوں اور منصوبوں کے نفاذ کو منظم کریں۔
مستقل تحفظ کی مدت کے ساتھ فائلوں کو جمع کرنا جو ایجنسیوں اور تنظیموں میں پہلے مکمل طور پر ترمیم کی گئی ہیں جو صوبائی تاریخی آرکائیوز کو جمع کردہ دستاویزات کا ذریعہ ہیں۔ اگر کوئی خصوصی آرکائیو نہیں ہے تو، صوبائی تاریخی آرکائیوز محکمہ داخلہ کو مشورہ دے گا کہ وہ کمرے اور گوداموں کا بندوبست کرے تاکہ آلات کو دوبارہ ترتیب دینے کے عمل کے دوران جمع کی گئی دستاویزات کی حفاظت کو یقینی بنایا جا سکے۔

دستاویزات کے اجراء اور وصولی کو یقینی بنانے کے لیے سسٹم پر تنظیموں، رہنماؤں، اور سیکریٹریز کے نئے اکاؤنٹ کھولنے یا دوبارہ کھولنے کے لیے رجسٹر کریں۔

ایجنسیوں، تنظیموں اور انتظامی اکائیوں کے سربراہوں کے لیے، وزارت داخلہ کا مطالبہ ہے کہ وہ ایجنسیوں کے سربراہان، تنظیموں، اور ضلعی اور کمیون کی سطح پر عوامی کمیٹیوں کے چیئرمینوں سے اپنے انتظامی اختیار کے تحت دستاویزات اور دستاویز کے ڈیٹا بیس کی حفاظت کو یقینی بنانے کے لیے ذمہ دار ہوں، قانون کی دفعات کے مطابق تنظیم نو کے عمل کے دوران جب تک کہ دستاویزات کے ڈیٹا بیس کے حوالے سے ڈیٹا بیس کے حوالے نہ ہو جائیں۔ آرکائیوز اور مجاز ایجنسیاں اور تنظیمیں اپریٹس کی تنظیم نو کے بعد۔

اکائیوں اور افراد کو مکمل کام کے ریکارڈ اور دستاویزات اور نامکمل کام پر ریکارڈ اور دستاویزات مرتب کرنے اور پیک کرنے کے لیے ہدایت کریں (ہر یونٹ کے نامکمل کام کی فہرست بنائیں)۔

ایجنسی یا تنظیم کے نامکمل کام کی ترکیب اور فہرست بنانے کے لیے اکائیوں اور افراد کو تفویض کریں۔ فائلیں اور دستاویزات منسلک ہوں، الگ سے پیک کی جائیں اور ایجنسی کے آرکائیوز کو جمع کرنے کے لیے جمع کی جائیں۔

شماریاتی ایجنسی کے آرکائیوز کو ہدایت کریں، دستاویزات کو آرکائیوز میں پیک کریں اور گائیڈ یونٹس اور افراد کو آرکائیوز میں جمع نہ ہونے والی فائلوں اور دستاویزات کو مرتب اور پیک کرنے کے لیے؛ اکائیوں اور افراد سے فائلیں اور دستاویزات وصول کریں اور انہیں آرکائیوز اور مرکزی اسٹوریج رومز اور گوداموں میں جمع کریں۔ اس پر توجہ دینا، الگ سے جمع کرنا اور نامکمل کام کے بارے میں فائلوں اور دستاویزات کے لیے واضح نوٹ رکھنا ضروری ہے۔

دستاویزات کی حفاظت اور حفاظت کے لیے ضروری گوداموں، آلات اور انسانی وسائل کا بندوبست کریں جب تک کہ آلات کو دوبارہ ترتیب دینے کے بعد انہیں انتظام کے لیے مجاز اتھارٹی یا تنظیم کے حوالے نہ کر دیا جائے۔

مکمل اور نامکمل کام کے دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کی تعداد کی تصدیق کرنے کے لیے یونٹ کو شماریاتی نظام کے انتظام اور چلانے کی ہدایت کریں۔ سسٹم پر ڈیٹا کی حد بندی کریں یا اسے اسٹوریج ڈیوائسز میں نکالیں اور آلات کی تنظیم نو کے بعد صوبائی تاریخی آرکائیوز یا مجاز ایجنسیوں اور تنظیموں کے حوالے کرنے تک دستاویزات اور ڈیٹا بیس کی حفاظت اور سالمیت کو یقینی بنائیں۔

ضلعی پیپلز کمیٹی کے چیئرمین محکمہ داخلہ کو ضلعی پیپلز کمیٹی کے تحت خصوصی ایجنسیوں کے دستاویزات کو جمع کرنے اور مرکزی طور پر محفوظ کرنے کے لیے گوداموں اور ضروری آلات کے انتظامات پر مشورہ دینے کے لیے تفویض کرتے ہیں۔ دستاویزات کی حفاظت کے لیے فورسز کا بندوبست کریں جب تک کہ وہ تنظیمی انتظامات کے بعد مجاز انتظامی ایجنسی یا تنظیم کے حوالے نہ کر دیں۔

تنظیمی انتظامات کو مکمل کرنے کے فوراً بعد، نئی ایجنسی، تنظیم، یا انتظامی یونٹ کے سربراہ کو فوری طور پر ہدایت کرنے کی ضرورت ہے:

دستاویزات کے اجراء اور وصولی کو یقینی بنانے کے لیے سسٹم پر تنظیموں، رہنماؤں، اور سیکریٹریز کے نئے اکاؤنٹ کھولنے یا دوبارہ کھولنے کے لیے رجسٹر کریں۔ ضابطوں کے مطابق خصوصی عوامی خدمت کے لیے مہریں اور ڈیجیٹل دستخطی سرٹیفکیٹ جاری کرنے کے لیے رجسٹر ہوں۔

صوبائی تاریخی آرکائیوز، سسٹم مینجمنٹ اور آپریشن یونٹ اور متعلقہ اکائیوں اور افراد کے ساتھ رابطہ کریں تاکہ مزید حل کے لیے ان کے انتظامی اختیار کے تحت نامکمل کام پر دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس حاصل کریں۔

انتظامی اتھارٹی کے تحت دستاویزات، دستاویزات کے ڈیٹا بیس اور انتظامی علاقے میں کمروں اور گوداموں میں دستاویزات وصول کریں۔ دستاویزات کے اس بلاک کے لیے کاروباری پروسیسنگ کے منصوبے تیار کرنے کے لیے تاریخی آرکائیوز کے ساتھ رابطہ قائم کریں۔

ایجنسی کے آرکائیوز اور گوداموں میں دستاویزات کو شمار کریں، سیل کریں اور محفوظ طریقے سے ذخیرہ کریں۔

ایجنسی آرکائیوز کے لیے، ایجنسی آرکائیوز ڈیپارٹمنٹ یا ایجنسی، تنظیم یا یونٹ میں آرکائیو کے لیے تفویض کردہ شخص مندرجہ ذیل کام انجام دے گا:

اکائیوں اور افراد کو ہدایت دیں کہ وہ فائلوں اور دستاویزات کو مرتب کریں اور پیک کریں اور انہیں پہلے سے مرکزی اسٹوریج رومز اور گوداموں کے حوالے کریں۔ یونٹوں اور افراد سے موصول ہونے والی دستاویزات کو محفوظ طریقے سے محفوظ کرنے کے لیے گودام اور ضروری حالات تیار کریں۔

ایجنسی یا تنظیم کے دفتر یا آرکائیو میں دستاویزات کو شمار، مہر اور محفوظ طریقے سے محفوظ کریں جب تک کہ تنظیمی ڈھانچے کو دوبارہ ترتیب دینے کے بعد دستاویزات صوبائی تاریخی آرکائیوز یا مجاز ایجنسی یا تنظیم کے حوالے نہ کر دی جائیں۔

سسٹم میں ایجنسیوں اور تنظیموں کے دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کی تعداد کی تصدیق کے لیے شماریاتی نظام کے انتظام اور آپریشن یونٹ کے ساتھ رابطہ قائم کریں۔

فہرست کے مطابق نامکمل کام کی فائلیں اور دستاویزات وصول کریں اور الگ سے اسٹور کریں۔

تاریخی آرکائیوز میں جمع کرانے کے لیے پہلے سے مکمل شدہ اور مستقل طور پر محفوظ شدہ ریکارڈز جمع کروائیں یا مرتب کریں، الگ سے پیکج کریں۔

پیک شدہ دستاویزات اور نامکمل کام کی فہرست ان کی اصل حالت میں جمع کروائیں۔

سرکاری ملازمین، سرکاری ملازمین، اور کارکنوں کے لیے، مکمل شدہ کام کے ریکارڈ اور دستاویزات اور نامکمل کام کے ریکارڈ اور دستاویزات کو مرتب اور پیکج کریں۔ نامکمل کام کے لیے ایک فہرست بنانا اور واضح طور پر بتانا ضروری ہے: کام کا نام؛ اس کو سنبھالنے کے لیے تفویض کردہ شخص کا نام؛ موجودہ دستاویزات اور مواد کی تعداد؛ ہینڈلنگ کی آخری تاریخ (اگر کوئی ہے)۔

مکمل کام کے ریکارڈ اور دستاویزات کے اعدادوشمار اور سسٹم پر نامکمل کام کے ریکارڈ اور دستاویزات رکھیں۔ سسٹم پر نامکمل کام پر کام کے ریکارڈ کی فہرست یا دستاویزات کی فہرست بنائیں۔

دستاویزات اور فائلوں کا اصل پیکج اور سسٹم پر نامکمل کام کی فہرست ایجنسی یا یونٹ آرکائیوز، یا اپریٹس کو دوبارہ ترتیب دینے کے عمل کے دوران دستاویزات جمع کرنے کے ذمہ دار فرد کو جمع کروائیں۔

تنظیمی انتظامات کو مکمل کرنے کے فوراً بعد، یہ ضروری ہے کہ ایجنسی آرکائیوز اور سسٹم کے انتظام اور آپریٹنگ یونٹ کے ساتھ فوری طور پر رابطہ قائم کیا جائے تاکہ نامکمل کام پر ریکارڈ اور دستاویزات یونٹ یا اس کو سنبھالنے کے لیے ذمہ دار فرد کے حوالے کیا جا سکے۔

تنظیمی تنظیم نو کے فیصلے کے فوراً بعد کام بند کرنے والی ایجنسیوں اور تنظیموں کے لیے تنظیموں اور افراد کے اکاؤنٹس کو بند کرنا۔

جہاں تک سسٹم کے نظم و نسق اور آپریٹنگ یونٹ کا تعلق ہے، وزارت داخلہ کو ایجنسی، تنظیم اور فرد کے ہر اکاؤنٹ کے مطابق سسٹم میں دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کے دائرہ کار کی شناخت اور حد بندی کرنے کی ضرورت ہے۔ جس میں، اکائیوں اور افراد کے نامکمل کام کی فہرست کی بنیاد پر، ڈیٹا کے دائرہ کار کا تعین کرنا اور نامکمل کام کے ساتھ تنظیموں اور افراد کے کھاتوں کی فہرست بنانا؛ جب ہدایت کی جائے تو ہینڈ اوور پلان تیار کریں۔

دستاویز کے شناختی کوڈز، فائل کوڈز، اور دستاویز کی علامتوں کے نظام پر صوبائی عوامی کمیٹی اور محکمہ داخلہ کو رپورٹ کریں جو فی الحال سسٹم میں استعمال ہونے والے دستاویز کے شناختی کوڈز، فائل کوڈز، اور ایجنسیوں اور تنظیموں کے دستاویزی نشانات کو ترتیب دینے کی بنیاد کے طور پر کام کرنے کے لیے ایک متحد، مطابقت پذیر طریقے سے ترتیب دینے کے بعد، دو سے گریز کریں۔

تنظیمی انتظامات کی تکمیل کے فوراً بعد درج ذیل کاموں کو فوری طور پر انجام دینا ضروری ہے۔

دستاویز کے شناختی کوڈز، فائل کوڈز، اور نئی ایجنسیوں اور تنظیموں کے متنی علامتوں کے نظام کو اپ ڈیٹ کریں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ نظام آسانی سے چلتا ہے۔

نئی ایجنسیوں، تنظیموں اور افراد کے لیے اکاؤنٹس کھولیں، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ پہلے سے متعلقہ دستاویزات اور دستاویز کے ڈیٹا بیس کے ساتھ رابطے کو یقینی بنایا جائے تاکہ سسٹم پر کام کی کارروائی میں کوئی رکاوٹ نہ ہو۔
غیر فعال ایجنسیوں، تنظیموں اور اکائیوں کے دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کو نکالیں اور پیک کریں اور اپریٹس کی تشکیل نو کے بعد انہیں صوبائی تاریخی آرکائیوز یا مجاز ایجنسیوں اور تنظیموں کے حوالے کریں۔

اپریٹس کی تنظیم نو کے عمل کے دوران ایجنسیوں، تنظیموں اور افراد کی فوری ضروریات کو پورا کرنے کے لیے سسٹم میں دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کو استعمال کرنے کا منصوبہ بنائیں۔
براہ کرم منسلک فائل میں آفیشل ڈسپیچ نمبر 414/BNV-VTLTNN کا مکمل متن دیکھیں:

ماخذ: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987