سیاسی نظام کی تنظیم نو کے عمل میں دستاویز اور آرکائیو کے کام کے انتظام کو مضبوط بنانا۔

دستاویزات اور دستاویزات کے ڈیٹا بیس کو غیر قانونی طور پر ضبط کرنا، منتقل کرنا، یا تباہ کرنا سختی سے منع ہے۔ آلات کو منظم کرنے کے عمل کے دوران دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کو نقصان پہنچانے یا ضائع کرنے کی اجازت نہیں ہے۔

19 مارچ، 2025 کو، وزارت داخلہ نے پولیٹیکل سسٹم کے اپریٹس کو دوبارہ ترتیب دینے کے عمل میں دستاویز اور آرکائیو کے کام کو مضبوط بنانے کے لیے صوبوں اور مرکزی طور پر چلنے والے شہروں کی عوامی کمیٹیوں کو سرکاری ڈسپیچ نمبر 414/BNV-VTLTNN جاری کیا۔

دستاویزات اور دستاویزات کے ڈیٹا بیس کو غیر قانونی طور پر رکھنے، منتقل کرنے، یا تباہ کرنے کی سختی سے ممانعت ہے۔

ہموار اور مسلسل دستاویز اور آرکائیو کے کام کو یقینی بنانے کے لیے، پولیٹ بیورو اور سیکریٹریٹ کے نتیجہ نمبر 127-KL/TW مورخہ 28 فروری 2025 کے مطابق سیاسی نظام کی تنظیم نو سے پہلے، اس کے دوران اور بعد میں دستاویزات کے محفوظ انتظام کو یقینی بنائیں، تحقیق پر عمل درآمد جاری رکھنے کی تجویز، وزارت سیاسیات کے انتظامی نظام کو نافذ کرنا، وزارت کی ذمہ داریوں کو منظم کرنا۔ ہوم افیئرز صوبے یا مرکز کے زیر انتظام شہر کی پیپلز کمیٹی کے چیئرمین سے درخواست کرتا ہے کہ وہ مقامی حکومت کے آلات کو دوبارہ ترتیب دینے کے عمل میں دستاویز اور آرکائیو کے کام کے انتظام کو مضبوط بنانے کے لیے فوری طور پر متعدد فوری کاموں کے نفاذ کی ہدایت کریں:

سب سے پہلے، درج ذیل تقاضوں کو پورا کرتے ہوئے، دستاویزات اور آرکائیوز پر قانونی ضوابط کی صحیح اور مکمل تعمیل کریں:

سب سے پہلے، ایجنسیوں اور تنظیموں کی سرگرمیوں کے دوران بنائے گئے تمام دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کو مرکزی، یکساں، اور محفوظ طریقے سے ہر ایک آرکائیو کے مطابق منظم کیا جانا چاہیے۔ کسی بھی ایجنسی یا تنظیم کے دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کو اس ایجنسی یا تنظیم کے آرکائیو کے مطابق شمار اور جمع کیا جانا چاہیے۔

دوسرا، ایجنسی یا تنظیم اپنے آرکائیوز کو آپریشن کے خاتمے کی تاریخ سے بند کر دے گی۔ ایجنسی یا تنظیم اس تاریخ سے اپنے اختیار کے تحت انتظامی دستاویزات جاری نہیں کرے گی جب سے انضمام یا آپریشن کے خاتمے کے بارے میں مجاز اتھارٹی کا فیصلہ نافذ العمل ہوگا۔

تیسرا، تنظیمی انتظامات سے پہلے اور اس کے دوران، انتظامی یونٹ کے صوبائی تاریخی آرکائیوز اور ایجنسی آرکائیوز (یا وہ جگہ جہاں انہیں محفوظ کیا جا رہا ہے) میں دستاویزات اور ڈیٹا بیس کو محفوظ کیا جانا ضروری ہے۔

چوتھا، دستاویزات اور دستاویزات کے ڈیٹا بیس کو غیر قانونی طور پر ضبط کرنا، منتقل کرنا، یا تباہ کرنا سختی سے منع ہے۔ آلات کو منظم کرنے کے عمل کے دوران دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کو نقصان پہنچانے یا ضائع کرنے کی اجازت نہیں ہے۔

دوسرا، صوبائی تاریخی آرکائیوز ایجنسیوں، تنظیموں اور انتظامی اکائیوں کے سربراہان کو موصول کرنے اور ان کے ساتھ رابطہ قائم کرنے کے لیے ذمہ دار ہیں تاکہ صوبے میں موجود تمام آرکائیو دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کو عارضی طور پر محفوظ کیا جا سکے اور دستاویزات کو ان کے انتظامی اختیار کے مطابق نئی ایجنسیوں، تنظیموں، اور انتظامی اکائیوں کے انتظامی ڈھانچے کے بعد دوبارہ ترتیب دیا جائے۔

تیسرا، تنظیمی انتظامات کے بعد دستاویزات اور دستاویزات کے ڈیٹا بیس کی حوالگی آرکائیول مینجمنٹ اتھارٹی کے قانون کی دفعات کے مطابق کی جاتی ہے۔

چوتھا، خصوصی عوامی خدمت کے لیے مہروں اور ڈیجیٹل دستخطی سرٹیفکیٹس کے انتظام اور استعمال پر قانونی ضوابط کو سختی سے نافذ کرنا؛ ریاستی رازوں کی حفاظت کریں اور اعداد و شمار کے کاموں، پیکیجنگ، حوالے، تحفظ اور آلات کو دوبارہ ترتیب دینے کے عمل میں استعمال کرتے وقت معلومات، دستاویزات اور ڈیٹا کی حفاظت کو یقینی بنائیں۔

نئی ایجنسیوں اور تنظیموں کے دستاویزات، ریکارڈز اور متن کی علامتوں کے لیے شناختی کوڈز کی فہرست کو منظم کرنے والے دستاویزات جاری کرنا

صوبوں اور مرکزی طور پر چلنے والے شہروں کی عوامی کمیٹیوں کے لیے، وزارت داخلہ سفارش کرتی ہے کہ صوبائی عوامی کمیٹی کے چیئرمین فرائض اور اختیارات کے دائرہ کار میں علاقے میں آرکائیوز کے ریاستی انتظام کو نافذ کرنے میں سربراہ کے طور پر ذمہ دار ہوں گے۔ تنظیمی انتظامات کے پورے عمل میں قانون کی دفعات کے مطابق انتظامی اتھارٹی کے تحت دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کی حفاظت کو یقینی بنانا۔

دستاویز اور آرکائیو کے کام کے ریاستی انتظام کو مضبوط بنانے سے متعلق صوبائی پیپلز کمیٹی کے چیئرمین کی ہدایت فوری طور پر جاری کریں۔

پراجیکٹ میں صوبائی سطح پر ریاست کے تاریخی آرکائیوز کو از سر نو ترتیب دینے کا منصوبہ تیار کریں تاکہ تمام سطحوں پر انتظامی اکائیوں کو از سر نو ترتیب دیا جا سکے اور دو سطحی مقامی حکومتی تنظیم کا ماڈل بنایا جا سکے، اسے تشخیص اور عمل درآمد کے لیے مجاز حکام کو پیش کیا جا سکے۔

تنظیمی انتظامات کی تکمیل کے فوراً بعد درج ذیل کاموں کو فوری طور پر انجام دینا ضروری ہے۔

سب سے پہلے، نئی ایجنسیوں اور تنظیموں کے زیر انتظام دستاویزات، ریکارڈز اور متنی علامتوں کے لیے شناختی کوڈز کی فہرست کو ریگولیٹ کرنے والی دستاویز جاری کریں۔

دوسرا، نئی ایجنسی یا تنظیم کے سربراہ کو ان کے انتظامی اختیار کے تحت دستاویزات اور ڈیٹا بیس حاصل کرنے کی ہدایت کریں۔ نئے نچلی سطح کے انتظامی یونٹ کے سربراہ کو انتظامی علاقے میں کمروں اور گوداموں میں دستاویزات حاصل کرنے کے لیے جو عارضی طور پر صوبائی تاریخی آرکائیوز کے زیر انتظام ہیں۔

تیسرا، سسٹم کے انتظام اور آپریٹنگ یونٹ کو تکنیکی حل کو لاگو کرنے کی ہدایت کریں تاکہ اس کے زیر انتظام ایجنسیوں اور تنظیموں کی دستاویزات کے اجراء اور کام کے تصفیہ کی سرگرمیوں کے تسلسل اور تسلسل کو یقینی بنایا جا سکے۔

چوتھا، پہلے سے مرتب شدہ دستاویزات کے انتظام اور کاروباری پروسیسنگ کے منصوبوں اور منصوبوں کی ترقی کی ہدایت کریں۔

پانچویں، تنظیمی انتظامات سے پہلے، دوران اور بعد میں کلریکل اور آرکائیو کے کاموں کو محفوظ اور آسانی سے انجام دینے کے لیے وسائل کو یقینی بنائیں۔

چھٹا، عمل درآمد کی صورتحال کی اطلاع وزارت داخلہ کو دیں تاکہ وزارت داخلہ ترکیب بنا کر حکومت کو رپورٹ کر سکے۔

دستاویز اور آرکائیو کے کام کے انتظام کو مضبوط بنانے سے متعلق صوبائی پیپلز کمیٹی کے چیئرمین کی ہدایت پر عمل درآمد کے لیے ایک منصوبہ جاری کرنا۔

محکمہ داخلہ کے لیے، صوبائی عوامی کمیٹی کے چیئرمین کو مقامی سیاسی نظام کی تنظیم نو کے عمل میں دستاویز اور آرکائیو کے کام کے انتظام کو مضبوط بنانے کے لیے ایک ہدایت جاری کرنے کا مشورہ دیں۔

مقامی سیاسی نظام کی تنظیم نو کے عمل میں دستاویز اور آرکائیو کے کام کے انتظام کو مضبوط بنانے کے لیے صوبائی پیپلز کمیٹی کے چیئرمین کی ہدایت پر عمل درآمد کے لیے ایک منصوبہ جاری کریں۔

پراونشل ہسٹوریکل آرکائیوز حکام کو ایجنسیوں، تنظیموں اور اکائیوں کو ورکنگ گروپس کو منظم کرنے کے لیے تفویض کرتا ہے تاکہ دستاویزات کو حاصل کرنے، سائٹ پر موجود دستاویزات کے تحفظ کو مربوط کرنے، اور سسٹم پر دستاویز کے ڈیٹا بیس کی حد بندی کریں۔

صوبائی تاریخی آرکائیوز کو ہدایت کریں کہ وہ مستقل طور پر محفوظ کیے گئے ریکارڈز کو جمع کرنے کے لیے فعال طور پر اقدامات کریں جو ایجنسیوں اور تنظیموں میں مکمل طور پر ترمیم کیے گئے ہیں جو صوبائی تاریخی آرکائیوز کو جمع کرائے گئے دستاویزات کے ذرائع ہیں۔

صوبائی عوامی کمیٹی کے چیئرمین کو مشورہ دیں کہ وہ کمروں اور گوداموں میں دستاویزات اور دستاویزات کے ڈیٹا بیس کی حفاظت کو یقینی بنانے کے لیے کافی وسائل کا بندوبست کریں جن کی صوبائی تاریخی آرکائیوز نے تصدیق اور سیل کر دی ہے جب تک کہ آلات کو دوبارہ ترتیب دینے کے بعد انہیں ذمہ دار انتظامی ایجنسی یا تنظیم کے حوالے نہ کر دیا جائے۔

تنظیمی انتظامات کی تکمیل کے فوراً بعد درج ذیل کاموں کو فوری طور پر انجام دینا ضروری ہے۔

صوبائی عوامی کمیٹی کے چیئرمین کو مشورہ دیں کہ وہ اپنے زیر انتظام آلات کی تنظیم نو کے بعد تشکیل پانے والی ایجنسیوں اور تنظیموں کے دستاویزات، ریکارڈ اور متنی علامتوں کے لیے فوری طور پر شناختی کوڈز کی فہرست جاری کریں۔

اپریٹس کو دوبارہ منظم کرنے سے پہلے ایجنسیوں اور تنظیموں کے دستاویزات کا انتظام اور ہینڈل کرنے کا پروجیکٹ صوبائی پیپلز کمیٹی کو جمع کروائیں۔

سسٹم مینیجمنٹ اور آپریشن یونٹ کے ساتھ ہم آہنگی پیدا کرنے کے لیے ایک ہینڈ اوور پلان تیار کریں، سسٹم میں دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کو مربوط کریں۔

اگر ضروری ہو تو، ریاستی ریکارڈ اور آرکائیوز ڈیپارٹمنٹ سے دستاویز بلاک اور دستاویز کے ڈیٹا بیس کے انتظام اور پروسیسنگ پلان پر مشورہ کریں جو تنظیمی ڈھانچے کو ترتیب دینے سے پہلے اعدادوشمار کے مطابق مرتب کیے گئے ہیں۔

تنظیمی تنظیم نو سے پہلے، اس کے دوران اور بعد میں دستاویزات اور آرکائیوز سے متعلق ایجنسیوں، تنظیموں اور افراد کے سوالات کے باقاعدگی سے رہنمائی اور جواب دیں۔

آلات کی تنظیم نو سے پہلے ایجنسیوں اور تنظیموں کے دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کے حوالے کرنے کی تصدیق کریں۔

صوبائی تاریخی آرکائیوز کے لیے، وزارت داخلہ نے عہدیداروں کو گنتی، ترتیب، پیکیجنگ، سیلنگ، کاغذی دستاویزات کے حجم اور حالت کی تصدیق اور دیگر معلومات فراہم کرنے والے اداروں (اگر کوئی ہے)، سائٹ پر محفوظ کرنے یا ایجنسیوں اور تنظیموں کے دستاویزات کے عارضی طور پر مرکزی تحفظ کے لیے رابطہ کاری کے لیے رہنمائی کا بندوبست کرنے کی تجویز پیش کی۔

ڈیجیٹل دستاویزات کی تعداد کا تعین کرنے اور ہر ایجنسی، تنظیم، اور انتظامی یونٹ کے سسٹم پر دستاویز کے ڈیٹا بیس کو محدود کرنے کے لیے سسٹم کے انتظام اور آپریشن یونٹ کے ساتھ ہم آہنگی پیدا کریں۔

صوبائی تاریخی آرکائیوز میں اس وقت محفوظ تمام دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کی فہرست بنائیں۔ صوبائی تاریخی آرکائیوز میں دستاویزات اور دستاویز کے ڈیٹا بیس کی حفاظت، سالمیت اور استعمال کو یقینی بنانا جاری رکھیں جب تک کہ آلات کی تنظیم نو کے بعد دستاویزات اور دستاویزات کے ڈیٹا بیس کو مجاز ایجنسیوں اور تنظیموں کے حوالے نہ کیا جائے۔

مقدار، دستاویزات کی حیثیت، دستاویز کے ڈیٹا بیس کی ترکیب کریں اور وزارت داخلہ کو رپورٹ کرنے کے لیے محکمہ داخلہ کو رپورٹ کریں۔

تنظیمی انتظامات کی تکمیل کے فوراً بعد درج ذیل کاموں کو فوری طور پر انجام دینا ضروری ہے۔

فوکل پوائنٹ تنظیمی انتظامات سے پہلے ایجنسیوں اور تنظیموں کے دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کو تنظیمی انتظام کے بعد مجاز انتظامی ایجنسی یا تنظیم کے حوالے کرنے کو منظم اور تصدیق کرتا ہے۔

محکمہ داخلہ کو مشورہ دیں کہ وہ ان دستاویزات اور دستاویزات کے ڈیٹا بیس کو منظم کرنے اور ان پر کارروائی کرنے کے لیے منصوبے اور منصوبے تیار کرے جو ایجنسی یا تنظیم کے ذریعے اپریٹس کو دوبارہ ترتیب دینے سے پہلے مرتب کیے گئے ہیں۔

متعلقہ ایجنسیوں اور تنظیموں کے ساتھ ہم آہنگی کریں تاکہ پراجیکٹس کے نفاذ کو منظم کریں اور دستاویزات اور ڈیٹا بیس کے لیے کاروباری کارروائیوں کو منظم کرنے اور اس پر کارروائی کرنے کے منصوبوں کو منظم کریں جو کہ آلات کو دوبارہ ترتیب دینے سے پہلے اعدادوشمار کے مطابق مرتب کیے گئے ہیں۔
مستقل تحفظ کے ریکارڈز کو جمع کرنا جو کہ ایجنسیوں اور تنظیموں میں پہلے مکمل طور پر ترمیم کر چکے ہیں جو صوبائی تاریخی آرکائیوز کو جمع کرائے گئے دستاویزات کے ذرائع ہیں۔ اگر کوئی خصوصی آرکائیو نہیں ہے تو، صوبائی تاریخی آرکائیوز محکمہ داخلہ کو مشورہ دے گا کہ وہ کمروں اور گوداموں کا بندوبست کرے تاکہ تنظیمی انتظامات کے عمل کے دوران جمع کی گئی دستاویزات کی حفاظت کو یقینی بنایا جا سکے۔

دستاویزات کے اجراء اور وصولی کو یقینی بنانے کے لیے سسٹم پر تنظیموں، رہنماؤں، اور سیکریٹریز کے نئے اکاؤنٹ کھولنے یا دوبارہ کھولنے کے لیے رجسٹر کریں۔

ایجنسیوں، تنظیموں اور انتظامی اکائیوں کے سربراہوں کے لیے، وزارت داخلہ ایجنسیوں کے سربراہان، تنظیموں، ضلعی اور کمیون کی سطح پر عوامی کمیٹیوں کے چیئرمینوں سے مطالبہ کرتی ہے کہ وہ اپنے انتظامی اختیار کے تحت دستاویزات اور دستاویز کے ڈیٹا بیس کی حفاظت کو یقینی بنانے کے لیے قانون کی دفعات کے مطابق تنظیم نو کے عمل کے دوران اس وقت تک ذمہ دار ہوں جب تک کہ دستاویزات کے ڈیٹا بیس کے حوالے سے ڈیٹا بیس کے حوالے نہ ہو جائیں۔ آرکائیوز اور مجاز ایجنسیاں اور تنظیمیں اپریٹس کی تنظیم نو کے بعد۔

اکائیوں اور افراد کو مکمل کام کے ریکارڈ اور دستاویزات اور نامکمل کام پر ریکارڈ اور دستاویزات مرتب کرنے اور پیک کرنے کے لیے ہدایت کریں (ہر یونٹ کے لیے نامکمل کام کی فہرست بنائیں)۔

ایجنسی یا تنظیم کے نامکمل کام کی ترکیب اور فہرست بنانے کے لیے اکائیوں اور افراد کو تفویض کریں۔ فائلوں اور دستاویزات کو الگ سے منسلک کیا ہے اور ایجنسی کے آرکائیوز کو جمع کرانے کے لیے جمع کیا ہے۔

شماریاتی ایجنسی کے آرکائیوز کو دستاویزات کو آرکائیوز میں پیک کرنے کے لیے ہدایت کریں اور اکائیوں اور افراد کو آرکائیوز میں جمع نہ ہونے والی فائلوں اور دستاویزات کو جمع کرنے اور پیک کرنے کے لیے رہنمائی کریں۔ اکائیوں اور افراد سے فائلیں اور دستاویزات وصول کریں اور انہیں آرکائیوز اور مرکزی اسٹوریج رومز میں جمع کریں۔ نامکمل کام کے بارے میں فائلوں اور دستاویزات پر توجہ دینا، الگ سے جمع کرنا اور واضح طور پر نوٹ کرنا ضروری ہے۔

دستاویزات کی حفاظت اور حفاظت کے لیے ضروری گوداموں، آلات اور انسانی وسائل کا بندوبست کریں جب تک کہ آلات کو دوبارہ ترتیب دینے کے بعد انہیں انتظام کے لیے مجاز اتھارٹی یا تنظیم کے حوالے نہ کر دیا جائے۔

مکمل اور نامکمل کام کے دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کی تعداد کی تصدیق کرنے کے لیے یونٹ کو شماریاتی نظام کے انتظام اور چلانے کی ہدایت کریں۔ سسٹم پر ڈیٹا کی حد بندی کریں یا اسے اسٹوریج ڈیوائسز میں نکالیں اور دستاویزات اور ڈیٹا بیس کی حفاظت اور سالمیت کو یقینی بنائیں جب تک کہ آلات کی تشکیل نو کے بعد انہیں صوبائی تاریخی آرکائیوز یا مجاز ایجنسیوں اور تنظیموں کے حوالے نہ کر دیا جائے۔

ضلعی پیپلز کمیٹی کے چیئرمین محکمہ داخلہ کو ضلعی پیپلز کمیٹی کے تحت خصوصی ایجنسیوں کے دستاویزات کو جمع کرنے اور محفوظ کرنے کے لیے گوداموں اور ضروری آلات کا بندوبست کرنے کا مشورہ دیتے ہیں۔ دستاویزات کی حفاظت کے لیے فورسز کا بندوبست کریں جب تک کہ وہ آلات کو دوبارہ ترتیب دینے کے بعد انتظام کے لیے مجاز ایجنسیوں اور تنظیموں کے حوالے نہ کر دیں۔

تنظیمی انتظامات کو مکمل کرنے کے فوراً بعد، نئی ایجنسی، تنظیم، یا انتظامی یونٹ کے سربراہ کو فوری طور پر ہدایت کرنے کی ضرورت ہے:

دستاویزات کے اجراء اور وصولی کو یقینی بنانے کے لیے سسٹم پر تنظیموں، رہنماؤں، اور سیکریٹریز کے نئے اکاؤنٹ کھولنے یا دوبارہ کھولنے کے لیے رجسٹر کریں۔ ضابطوں کے مطابق خصوصی عوامی خدمت کے لیے مہریں اور ڈیجیٹل دستخطی سرٹیفکیٹ جاری کرنے کے لیے رجسٹر ہوں۔

صوبائی تاریخی آرکائیوز، سسٹم مینجمنٹ اور آپریشن یونٹ اور متعلقہ اکائیوں اور افراد کے ساتھ مزید حل کے لیے انتظامی اتھارٹی کے تحت نامکمل کام پر دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس حاصل کرنے کے لیے رابطہ کریں۔

انتظامی اتھارٹی کے تحت دستاویزات، دستاویزات کے ڈیٹا بیس اور انتظامی علاقے میں کمروں اور گوداموں میں دستاویزات وصول کریں۔ دستاویزات کے اس بلاک کے لیے کاروباری کارروائیوں کو سنبھالنے کے لیے ایک منصوبہ تیار کرنے کے لیے تاریخی آرکائیوز کے ساتھ رابطہ قائم کریں۔

ایجنسی کے آرکائیوز اور گوداموں میں دستاویزات کو شمار کریں، سیل کریں اور محفوظ طریقے سے محفوظ کریں۔

ایجنسی آرکائیوز کے لیے، ایجنسی آرکائیوز ڈیپارٹمنٹ یا ایجنسی، تنظیم یا یونٹ میں آرکائیو کے لیے تفویض کردہ شخص مندرجہ ذیل کام انجام دے گا:

اکائیوں اور افراد کو فائلوں اور دستاویزات کو مرتب کرنے، پیکج کرنے اور مرکزی اسٹوریج کے لیے کمروں اور گوداموں کے حوالے کرنے کی ہدایت کریں۔ یونٹوں اور افراد سے موصول ہونے والی دستاویزات کو محفوظ طریقے سے محفوظ کرنے کے لیے گودام اور ضروری حالات تیار کریں۔

ایجنسی یا تنظیم کے دفتر یا اسٹوریج گودام میں دستاویزات کو شمار، مہر اور محفوظ طریقے سے محفوظ کریں جب تک کہ تنظیمی ڈھانچے کی تنظیم نو کے بعد دستاویزات صوبائی تاریخی آرکائیوز یا مجاز ایجنسی یا تنظیم کے حوالے نہ کر دی جائیں۔

سسٹم میں ایجنسیوں اور تنظیموں کے دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کی تعداد کی تصدیق کے لیے شماریاتی نظام کے انتظام اور آپریشن یونٹ کے ساتھ رابطہ قائم کریں۔

فہرست کے مطابق نامکمل کام کی فائلیں اور دستاویزات وصول کریں اور الگ سے محفوظ کریں۔

تاریخی آرکائیوز میں جمع کرانے کے لیے پہلے سے مکمل شدہ اور مستقل طور پر محفوظ شدہ ریکارڈز جمع کروائیں یا مرتب کریں، الگ سے پیکج کریں۔

پیک شدہ دستاویزات اور نامکمل کام کی فہرست کو ان کی اصل حالت میں جمع کروائیں۔

سرکاری ملازمین، سرکاری ملازمین، اور کارکنوں کے لیے، مکمل شدہ کام کے ریکارڈ اور دستاویزات اور نامکمل کام کے ریکارڈ اور دستاویزات کو مرتب اور پیکج کریں۔ نامکمل کام کے لیے ایک فہرست بنانا اور واضح طور پر بتانا ضروری ہے: کام کا نام؛ اس کو سنبھالنے کے لیے تفویض کردہ شخص کا نام؛ دستیاب دستاویزات اور دستاویزات کی تعداد؛ ہینڈلنگ کی آخری تاریخ (اگر کوئی ہے)۔

مکمل کام کے ریکارڈ اور دستاویزات کے اعدادوشمار اور سسٹم پر نامکمل کام کے ریکارڈ اور دستاویزات رکھیں۔ سسٹم پر نامکمل کام پر کام کے ریکارڈ کی فہرست یا دستاویزات کی فہرست بنائیں۔

پیکیجڈ فائلوں، دستاویزات کی اصل حیثیت اور سسٹم پر نامکمل کام کی فہرست ایجنسی یا یونٹ آرکائیوز، یا آلات کو منظم کرنے کے عمل کے دوران دستاویزات جمع کرنے کے ذمہ دار فرد کو جمع کروائیں۔

تنظیمی انتظامات کو مکمل کرنے کے فوراً بعد، یہ ضروری ہے کہ ایجنسی کے آرکائیوز اور سسٹم کو چلانے اور چلانے والے یونٹ کے ساتھ فوری طور پر رابطہ قائم کیا جائے تاکہ نامکمل کام پر ریکارڈ اور دستاویزات یونٹ یا اس کو سنبھالنے کے لیے ذمہ دار فرد کے حوالے کر دی جائیں۔

تنظیمی تنظیم نو کے فیصلے کے فوراً بعد کام بند کرنے والی ایجنسیوں اور تنظیموں کے لیے تنظیموں اور افراد کے اکاؤنٹس کو بند کرنا۔

جہاں تک سسٹم کو چلانے اور چلانے والی اکائیوں کا تعلق ہے، وزارت داخلہ کو ایجنسی، تنظیم اور فرد کے ہر اکاؤنٹ کے مطابق سسٹم میں دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کے دائرہ کار کی شناخت اور ان کی حد بندی کرنے کی ضرورت ہے۔ جس میں، اکائیوں اور افراد کے نامکمل کام کی فہرست کی بنیاد پر، ڈیٹا کے دائرہ کار کا تعین کرنا اور نامکمل کام کے ساتھ تنظیموں اور افراد کے کھاتوں کی فہرست بنانا؛ جب ہدایت کی جائے تو حوالے کرنے کا منصوبہ تیار کرنا۔

دستاویز کے شناختی کوڈز، فائل کوڈز، اور دستاویز کی علامتوں کے نظام پر صوبائی عوامی کمیٹی اور محکمہ داخلہ کو رپورٹ کریں جو فی الحال سسٹم میں استعمال ہونے والے دستاویز کے شناختی کوڈز، فائل کوڈز، اور ایجنسیوں اور تنظیموں کے دستاویزی نشانات کو ترتیب دینے کی بنیاد کے طور پر کام کرنے کے لیے ایک متحد، مطابقت پذیر طریقے سے ترتیب دینے کے بعد، دو سے گریز کریں۔

تنظیمی انتظامات کی تکمیل کے فوراً بعد درج ذیل کاموں کو فوری طور پر انجام دینا ضروری ہے۔

دستاویز شناختی کوڈ سسٹم، فائل کوڈ، اور نئی ایجنسیوں اور تنظیموں کے ٹیکسٹ سمبلز کو اپ ڈیٹ کریں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ سسٹم آسانی سے چلتا ہے۔

نئی ایجنسیوں، تنظیموں اور افراد کے لیے اکاؤنٹس کھولیں، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ پہلے سے متعلقہ دستاویزات اور دستاویز کے ڈیٹا بیس کے ساتھ رابطے کو یقینی بنایا جائے تاکہ سسٹم پر کام کی کارروائی میں کوئی رکاوٹ نہ ہو۔
غیر فعال ایجنسیوں، تنظیموں اور اکائیوں کے دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس کو نکالیں اور پیک کریں اور آلات کی تشکیل نو کے بعد انہیں صوبائی تاریخی آرکائیوز یا مجاز ایجنسیوں اور تنظیموں کے حوالے کریں۔

اپریٹس کی تنظیم نو کے پورے عمل کے دوران ایجنسیوں، تنظیموں اور افراد کی فوری ضروریات کو پورا کرنے کے لیے سسٹم میں دستاویزات اور دستاویزی ڈیٹا بیس استعمال کرنے کا منصوبہ بنائیں۔
براہ کرم منسلک فائل میں آفیشل ڈسپیچ نمبر 414/BNV-VTLTNN کا مکمل متن دیکھیں:

ماخذ: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987