مسؤولو الأحياء والبلديات في مدينة هوشي منه يوقعون ويصدقون على النسخ: تخفيف الضغط

تساعد آلية تفويض الموظفين الحكوميين بالتوقيع والتصديق على النسخ على تقصير وقت معالجة الوثائق وتقليل عبء العمل على القادة وزيادة رضا الأشخاص.

في العديد من أحياء وبلديات مدينة هو تشي منه، اختفت تقريبًا صورة اصطفاف المواطنين في طوابير طويلة انتظارًا لتوقيع القادة على كل مجموعة من الوثائق المعتمدة. وبدلًا من ذلك، أصبح موظفو الخدمة المدنية مخولين بتوقيع النتائج وتسليمها مباشرةً عند مكتب الاستقبال. وتأتي هذه التغييرات تنفيذًا للقرار رقم 29/2025 الصادر عن مجلس مدينة هو تشي منه، والذي ينظم واجبات وصلاحيات رؤساء اللجان الشعبية على مستوى البلديات المخولين لموظفي الخدمة المدنية بالعمل في المجال القضائي.

إن منح المزيد من الصلاحيات لموظفي الخدمة المدنية لا يساعد فقط على تقصير الوقت اللازم لمعالجة الوثائق، بل يقلل أيضًا من عبء العمل، ويخلق الظروف لقادة الأحياء والبلديات للتركيز على العمل الإداري وتحقيق الرضا للناس والشركات.

يرشد موظفو مركز خدمات الإدارة العامة في بلدية با ديم المواطنين لإكمال وثائقهم. تصوير: باو فونغ

التوقيع على الفور، ويتلقى الأشخاص المستندات بعد بضع دقائق فقط

مع عدد سكان يزيد عن 204 ألف نسمة، تعد با ديم واحدة من أكثر البلديات اكتظاظًا بالسكان في مدينة هوشي منه بعد إعادة التنظيم، لذا فإن حجم الملفات التي تتم معالجتها كل يوم يكون دائمًا كبيرًا جدًا.

جلس السيد لي فان جياو في صف الانتظار، وتصفح ملف طلبه بعناية، متطلعًا بين الحين والآخر إلى اللوحة الإلكترونية منتظرًا دوره. عندما نُودي على اسمه، سارع إلى مكتب الاستقبال لاستلام نسخ موثقة. راجع الموظف الملف، وأكد المعلومات، ثم سلمه إلى السيد نغوين فان هاو، نائب مدير مركز الخدمات الإدارية بالبلدية، الذي كان يوقع مباشرةً على المكتب. بعد دقائق قليلة، طُبع الختم الأحمر على الورقة، وكان الملف مكتملًا.

"من لحظة تقديم الطلب حتى استلامه، لا يستغرق الأمر سوى حوالي 15 دقيقة، معظمها انتظار دورك، ولكن المعالجة سريعة جدًا" - علق السيد جياو.

على بُعد بضعة صفوف، جاء السيد هو فان ثانه أيضًا لتصديق طلبه للوظيفة. وعندما نُودي عليه لاستلام النتائج، استلم الطلب مختومًا، ووجهه الموظفون للتحقق من المعلومات مرة أخيرة. قال السيد ثانه: "أصبحت الأعمال الورقية الآن أسهل بكثير من ذي قبل. أعطى الموظفون تعليمات واضحة، وتم إنجازها بسرعة، دون الحاجة إلى الانتظار أو التردد مرارًا وتكرارًا كما كان الحال في السابق".

في ركنٍ من أركان مركز خدمات الإدارة العامة في مقاطعة تان سون نهات، يقوم السيد تاي ترونغ فو، موظفٌ حكوميٌّ في المركز، بفحص وتصديق مجموعتين من وثائق طلب التوظيف وشهادة جامعية للسيد لي مينه (المقيم في مقاطعة تان سون نهات). قال السيد مينه: "في السابق، عند التقدم بطلب التصديق، كنا نضطر للانتظار طويلًا، وأحيانًا بعد تقديم الوثائق، لم نكن نعرف موعد توقيع المسؤول. أما الآن، فيوقع موظفو الخدمة المدنية مباشرةً عند المكتب، ويستغرق الأمر أقل من عشر دقائق".

أحضر السيد تران نغوك دانج كوا، ممثل إحدى الشركات في منطقة تان سون نهات، 16 مجموعة من الوثائق للتصديق. وأوضح أن الشركة غالبًا ما تضطر إلى تنفيذ إجراءات نسخ وتصديق الوثائق، لذا فهي على دراية تامة بهذه العملية. وقال السيد كوا: "لاحظتُ مؤخرًا مرونةً كبيرةً في عمل الموظفين، وسرعةً في إنجاز المهام مع التدقيق الدقيق، مما يُساعد الشركات على توفير الكثير من الوقت".

السيد هوينه هو ليم، نائب مدير مركز خدمات الإدارة العامة في مقاطعة بينه دونغ، وقّع على الوثائق الموثقة والمعتمدة. تصوير: باو فونغ

عملية سريعة وسلسة

في منطقة بينه دونج، منذ منتصف سبتمبر، سمح قادة المنطقة للسيد هوينه هوو ليم، نائب مدير مركز خدمة الإدارة العامة، بالتوقيع بشكل مباشر وإرجاع النتائج لأربعة إجراءات إدارية، بشكل أساسي التصديق على النسخ الأصلية والتصديق على التوقيعات على الوثائق.

قال السيد ليم إنه وفقًا للإجراءات السابقة، كان موظفو الخدمة المدنية يستلمون الوثائق، ثم يراجعونها ويقارنونها، ثم يقدمونها إلى رؤساء اللجان الشعبية في الأحياء للتوقيع عليها وإرسال النتائج، مما أدى إلى إطالة وقت المعالجة. ومنذ أن تم تفويضهم بالتوقيع المباشر، أصبحت المعالجة أسرع بكثير.

في المتوسط، أوقع ما يقارب 130 وثيقة يوميًا. كثيرون لا يحتاجون سوى لبضع دقائق للحصول على النتائج،" قال، مؤكدًا أن اللامركزية الجريئة التي انتهجها القادة في توزيع السلطة على المرؤوسين لا تُخفف الضغط على المنطقة فحسب، بل تُشعر الناس بالرضا أيضًا.

السيد تاي ترونغ فو، موظف حكومي في مركز خدمات الإدارة العامة في حي تان سون نهات، يستلم وثائق موثقة ومصدقة من المواطنين. تصوير: باو فونغ

كان السيد تاي ترونغ فو، الموظف القضائي في مركز خدمات الإدارة العامة في مقاطعة تان سون نهات، مُصرَّحًا له أيضًا بتوقيع وإعادة الوثائق الموثقة والمعتمدة. وبعد أن عمل لسنوات طويلة في وزارة العدل في مقاطعة تان بينه (سابقًا)، أدرك السيد فو بوضوح ضغط هذه الوظيفة. وقال: "في الماضي، عندما لم نكن مُصرَّحين، كان يتعين تقديم جميع الوثائق إلى القادة للتوقيع عليها. وعندما كان القادة في اجتماعات، كنا نضطر للذهاب إلى قاعة الاجتماعات أو الانتظار، مما كان يُطيل انتظار الحضور".

منذ حصوله على التفويض، أصبح بإمكان السيد فو معالجة وثائق الأشخاص فور استلامها. وقال: "يُفاجأ كثيرٌ ممن سبق لهم التقدم بطلبات التصديق بأن العملية الآن لا تستغرق سوى بضع دقائق".

وعلى الرغم من العدد الكبير من الوثائق، إلا أن السيد فو كان لا يزال يتبع بشكل صارم لائحة التصديق فقط عندما يكون هناك أصل للمقارنة، وإذا كانت الوثائق لا تلبي المتطلبات، فإنه كان يشرح ويطلب مستندات إضافية لتجنب الأخطاء.

في مركز خدمات الإدارة العامة في بلدية با ديم، يستقبل مكتب التصديق ما بين ٢٠٠ و٢٥٠ وثيقة يوميًا، ويتجاوز عدد الوثائق في أسابيع الذروة ما يقارب ٢٠٠٠ وثيقة أسبوعيًا. وقد أدى السماح لقادة البلديات بتفويض موظفي الخدمة المدنية بالتوقيع المباشر على النتائج وإعلانها إلى نتائج واضحة.

في السابق، اعتبارًا من بداية شهر أكتوبر، وتنفيذًا للقرار 29/2025 الصادر عن مجلس شعب مدينة هوشي منه وتوجيهات وزارة العدل، فوض قادة البلدية ستة محتويات توثيقية وتصديقية إلى نائب مدير مركز خدمة الإدارة العامة ونائب رئيس مكتب مجلس الشعب - اللجنة الشعبية للبلدية للتوقيع نيابة عنهم.

السيد نجوين فان هاو، نائب مدير مركز خدمات الإدارة العامة في بلدية با ديم (الغلاف الأيمن)، يوقع ويعيد النسخ المصدقة من الوثائق إلى المواطنين. تصوير: باو فونغ

قال السيد نجوين فان هاو، نائب مدير مركز خدمات الإدارة العامة في بلدية با ديم، إنه في أيام عمله، كان يكاد يكون عالقًا عند مكتب النسخ والتصديق. وأضاف: "منذ أن تم الاتفاق على توقيع المسؤولين أثناء العمل، أصبح إكمال الملف يستغرق من 5 إلى 10 دقائق فقط، بدلاً من نصف ساعة كما كان في السابق. لم يعد هناك انتظار أو ازدحام".

رغم ازدياد عبء العمل، لا يزال السيد هاو يُحافظ على روح العمل الدؤوب لتجنب تراكم المستندات. في الحالات الصعبة أو الطارئة، يستقبل ويناقش فورًا مع القسم المختص للاتفاق على آلية التعامل، مما يُساعد الموظفين على الفهم الواضح وتجنب تكرار التكرار.

كما صرّح السيد تران مينه توان، نائب رئيس مكتب مجلس الشعب - اللجنة الشعبية لبلدية با ديم، والمُفوّض أيضًا بتوقيع الوثائق، بأنّ هذا التفويض كان مُناسبًا تمامًا. فهو يتمتع بخبرة طويلة، حيث شغل منصب رئيس اللجنة الشعبية للبلدية قبل الاتفاق، لذا فإنّ توقيع الوثائق ليس صعبًا من حيث المهارات المهنية، لكنّ التحدي يكمن في الوقت المُناسب. وأضاف: "أُكلّف يومين في الأسبوع بتوقيع النسخ والتصديق. أحيانًا تكون هناك عشرات الملفات، التي يجب تصنيفها وترتيبها حسب الأولوية وفقًا للموعد النهائي لتجنب أي تأخير على المواطنين".

كان جو العمل في مركز خدمات الإدارة العامة في حي تان سون نهات مفعمًا بالحيوية. تصوير: باو فونغ

تفويض الشخص المناسب للوظيفة المناسبة

وفي حديثه مع صحيفة مدينة هوشي منه ، قال نائب رئيس لجنة الشعب في منطقة تان سون نهات، السيد نجوين ثانه دانه، إنه منذ بداية شهر أكتوبر، وبعد تلقي تعليمات من وزارة العدل، قام الحي بنشر تفويض لخمسة محتويات تتعلق بالتوثيق والتصديق لموظفين مدنيين في مركز خدمة الإدارة العامة.

وفقًا للسيد دانه، تم اختيار الضباط المعتمدين بعناية فائقة، مع إعطاء الأولوية لمن يخدمون الشعب مباشرةً يوميًا، ويفهمون العملية، ويتمتعون بخبرة ومهارات راسخة. وأضاف السيد دانه: "شغل الضابطان المختاران وظائف مماثلة في وحدتيهما السابقتين، لذا نحن مطمئنون تمامًا".

وقال ممثل منطقة تان سون نهات أيضًا إنه من أجل أن يكون الإصلاح الإداري فعالاً حقًا، فليس من الضروري التوقف عند مرحلة الترخيص فحسب، بل تحتاج الوكالات والوحدات أيضًا إلى الحد من متطلبات التصديق على الوثائق غير الضرورية.

لا تزال العديد من الأماكن تُلزم الناس بنسخ جميع الوثائق، بينما وفقًا للوائح، يكفي فقط تصوير نسخة من الأصل للمقارنة. إذا استفدنا من البيانات الإلكترونية وبحثنا عنها عبر CCCD أو VNeID، فسيوفر ذلك الكثير من الوقت على الناس، كما قال السيد نجوين ثانه دانه.

صرح السيد نجوين توان آنه، رئيس اللجنة الشعبية لبلدية با ديم، بأن تطبيق آلية التفويض أحدث نقلة نوعية، إذ خفّض الضغط على القادة، وخفّض بشكل ملحوظ مدة انتظار المواطنين. ولضمان الكفاءة والمسؤولية، وضعت البلدية معايير لاختيار المسؤولين المفوضين، بحيث يكونون مسؤولين إداريين ذوي خبرة في هذا المجال.

ومع ذلك، ووفقًا للسيد توان آنه، نظرًا لكثرة الوثائق، اضطر المسؤولان المُكلفان بالهيئة، وهما نائب مدير مركز خدمات الإدارة العامة ونائب رئيس مكتب مجلس الشعب - اللجنة الشعبية للبلدية، إلى العمل بشكل شبه متواصل طوال اليوم لضمان سير العمل. وأفاد السيد توان آنه: "قررت البلدية إعادة توزيع المهام، بالتناوب بين الرئيس، ونائبيه، ونائب رئيس المكتب، ونائب مدير المركز، بحيث يُكلَّف كل شخص بالتوقيع يومًا واحدًا في الأسبوع".

قال رئيس بلدية با ديم أيضًا إن الضغط في أعمال التصديق الحالية لا ينبع فقط من حجم الوثائق، بل أيضًا من العديد من الهيئات والمنظمات التي لا تزال تطلب من الناس نسخ وتصديق وثائق غير ضرورية. واقترح قائلًا: "أعتقد أنه من الضروري مراجعة اللوائح لتقليل الإجراءات، وتجنب إضاعة الوقت والجهد على الناس".

14 محتوى مصرح به

وبموجب القرار رقم 29/2025 الصادر عن مجلس الشعب في مدينة هوشي منه في نهاية شهر أغسطس، فإن رئيس اللجنة الشعبية على مستوى البلدية مخول بتفويض موظفي الخدمة المدنية في اللجنة الشعبية على مستوى البلدية للقيام بـ 14 محتوى في المجال القضائي.

بحلول 18 أكتوبر/تشرين الأول، أصدرت إدارة العدل في مدينة هو تشي منه وثيقةً تتضمن تعليماتٍ مفصلةً بشأن تطبيق هذا التفويض. ويتولى رئيس اللجنة الشعبية للبلدية، بناءً على احتياجات الأفراد والمنظمات والممارسات المحلية، دراسةَ وإقرارَ تفويض موظفٍ أو أكثر من موظفي الخدمة المدنية للقيام بمهام تصديق النسخ الأصلية والتصديق على التوقيعات.

فيما يتعلق بتصديق العقود والمعاملات، ينظر رئيس اللجنة الشعبية على مستوى البلدية ويقرر بشأن الترخيص للموظفين المدنيين للقيام بذلك عند ضمان المعايير والشروط الكافية لأداء المهمة مثل المؤهلات والقدرة المهنية والخبرة والتجربة والقدرة على الاتصال بقاعدة البيانات لعرض تاريخ معاملات الموظف المدني والمسؤوليات القانونية وما إلى ذلك. بالنسبة للمناطق التي نقلت سلطة التصديق على العقود والمعاملات إلى منظمات التوثيق، لا يتم إجراء الترخيص.

*****

تعمل الحكومة ذات المستويين بشكل أكثر فعالية بفضل آلية التفويض.

إن تفويض موظفي الخدمة المدنية على مستوى البلدية لأداء عدد من المهام وصلاحيات رؤساء اللجان الشعبية على مستوى البلدية في مجال العدالة الإدارية وفقًا للقرار 29/2025 الصادر عن مجلس الشعب في مدينة هوشي منه قد أحدث تغييرًا واضحًا في أعمال المصادقة في هذا المجال.

صرحت نائبة مدير إدارة العدل في مدينة هو تشي منه، نجوين ثي فونغ نغوك، بأنه حتى الآن، طبّقت 110 بلديات ترخيصًا لموظفي الخدمة المدنية بتوقيع وتصديق النسخ. وهذا يُسهم في تخفيف عبء العمل على قادة اللجان الشعبية على مستوى البلديات، ويُختصر وقت معالجة الوثائق للمواطنين.

وبحسب السيدة نغوك، بعد صدور القرار رقم 29، قامت وزارة العدل على وجه السرعة بالبحث وجمع الآراء من 168 منطقة، ونصحت لجنة الشعب بالمدينة بإصدار وثيقة تتضمن تعليمات مفصلة بشأن تنفيذ الترخيص.

كما تُنظّم الإدارة بانتظام حملات دعائية وتدريبية، وتدعم موظفي الخدمة المدنية المحليين في عملية التنفيذ. وحتى الآن، استوعبت المحليات جوهر القرار رقم 29 وطبّقته تطبيقًا سليمًا.

يقوم مسؤولو كل منطقة، بناءً على الوضع الراهن، باختيار موظفين مدنيين أكفاء ومؤهلين لضمان أداء مهامهم الموكلة إليهم وفقًا للقانون وخدمة المواطنين على أكمل وجه. وفي الوقت نفسه، يُنشئون آلية مراقبة لمعالجة أي مشاكل قد تنشأ على الفور.

بعد شهرين من تطبيقها، ساهمت آلية التفويض هذه في تحسين رضا المواطنين؛ إذ أصبح موظفو الخدمة المدنية أكثر تحفيزًا ومسؤوليةً واحترافيةً في أداء واجباتهم. وأوضحت السيدة نغوك: "ساعد التفويض في التغلب على مشكلة تراكم الوثائق عند حضور قادة اللجان الشعبية على مستوى البلديات اجتماعاتهم أو أعمالهم؛ إذ تتم معالجة الوثائق في الوقت المحدد، دون الحاجة إلى انتظار".

وأضافت السيدة نجوين ثي فونج نغوك أن الوزارة ستواصل في الفترة المقبلة مراقبة وتنسيق مع الوكالات والمحليات لتقييم فعالية تنفيذ القرار 29؛ والبحث واقتراح توسيع آلية الترخيص في المجالات المناسبة، والمساهمة في الإصلاح الإداري وخدمة الناس بشكل أفضل وأفضل.

يُعدّ التفويض حلاً عمليًا لإصلاح الإجراءات الإدارية، ويهدف إلى بناء نموذج حكومي حضري ديناميكي وفعال. ويتعين على المحليات المبادرة باقتراح آليات وسياسات مناسبة للواقع على الفور على مجلس الشعب واللجنة الشعبية للمدينة. وشددت السيدة نغوك على أن وزارة العدل، بصفتها هيئة استشارية، ستواصل دعمها وضمان تطبيق القانون على النحو الأمثل وتحقيق فوائد عملية للشعب.

لي ثوا

المصدر: https://ttbc-hcm.gov.vn/cong-chuc-phuong-xa-tp-hcm-ky-sao-y-chung-thuc-giam-tai-ap-luc-1019946.html