تعزيز إدارة العمل الوثائقي والأرشيفي في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي.

يُمنع منعاً باتاً حيازة أو نقل أو إتلاف الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية بشكل غير قانوني، كما لا يجوز إتلاف أو فقدان الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية أثناء عملية إعادة تنظيم الجهاز.

في 19 مارس 2025، أصدرت وزارة الداخلية النشرة الرسمية رقم 414/BNV-VTLTNN إلى اللجان الشعبية في المقاطعات والمدن التي تديرها الحكومة المركزية بشأن تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي وفقًا للاستنتاج رقم 127-KL/TW للمكتب السياسي.

يُمنع منعًا باتًا حيازة أو نقل أو إتلاف الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية بشكل غير قانوني.

لضمان العمل السلس والمستمر في مجال الوثائق والأرشيف، وضمان الإدارة الآمنة للوثائق قبل وأثناء وبعد الانتهاء من إعادة تنظيم النظام السياسي وفقًا للاستنتاج رقم 127-KL/TW المؤرخ 28 فبراير 2025 للمكتب السياسي والأمانة العامة بشأن تنفيذ البحوث واقتراح مواصلة إعادة تنظيم النظام السياسي، وأداء مسؤولية إدارة الدولة للوثائق والأرشيفات، تطلب وزارة الداخلية من رئيس اللجنة الشعبية للمقاطعة أو المدينة التي تديرها الحكومة المركزية توجيه تنفيذ عدد من المهام العاجلة على وجه السرعة لتعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز الحكومة المحلية على النحو التالي:

أولاً، الالتزام الكامل والصحيح باللوائح القانونية المتعلقة بالوثائق والمحفوظات، وتلبية المتطلبات التالية:

أولاً، يجب إدارة جميع الوثائق وقواعد بيانات الوثائق التي تم تشكيلها أثناء أنشطة الهيئات والمنظمات بشكل مركزي وموحد وآمن وفقًا لكل أرشيف؛ ويجب إحصاء الوثائق وقواعد بيانات الوثائق الخاصة بأي هيئة أو منظمة وجمعها وفقًا لأرشيف تلك الهيئة أو المنظمة.

ثانيًا، تُغلق الهيئة أو المنظمة أرشيفها اعتبارًا من تاريخ انتهاء أعمالها. ولا يجوز لها إصدار أي وثائق إدارية تابعة لها اعتبارًا من تاريخ نفاذ قرار الجهة المختصة بالاندماج أو انتهاء الأعمال.

ثالثا، قبل وأثناء الترتيب التنظيمي، يجب الاستمرار في حفظ الوثائق وقواعد البيانات في أرشيفات الأرشيف التاريخي الإقليمي وأرشيف الوكالة (أو الموقع الذي يتم حفظها فيه) للوحدة الإدارية قبل الترتيب.

رابعا، يُمنع منعاً باتاً حيازة أو نقل أو إتلاف الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية بشكل غير قانوني، ولا يجوز إتلاف أو فقدان الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية أثناء عملية إعادة تنظيم الجهاز.

ثانياً، تتولى الأرشيفات التاريخية للمحافظات استلام والتنسيق مع رؤساء الهيئات والمنظمات والوحدات الإدارية لمواصلة حفظ جميع الوثائق الأرشيفية وقواعد البيانات الوثائقية في المحافظة في الموقع أو مؤقتاً وتسليم الوثائق وفقاً لصلاحياتها الإدارية إلى الهيئات والمنظمات والوحدات الإدارية الجديدة بعد الترتيب التنظيمي.

ثالثا، يتم تسليم الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية بعد الترتيب التنظيمي وفقا لأحكام قانون سلطة إدارة الأرشيف.

رابعا، التنفيذ الصارم للقواعد القانونية المتعلقة بإدارة واستخدام الأختام وشهادات التوقيع الرقمي للخدمة العامة؛ وحماية أسرار الدولة وضمان أمن المعلومات والوثائق والبيانات أثناء أداء المهام الإحصائية وتعبئتها وتسليمها وحفظها واستخدامها في عملية إعادة تنظيم الجهاز.

إصدار الوثائق المنظمة لقائمة رموز التعريف للوثائق والسجلات والرموز النصية للوكالات والمنظمات الجديدة

بالنسبة للجان الشعبية في المحافظات والمدن التي تديرها الحكومة المركزية، توصي وزارة الداخلية بأن يكون رئيس اللجنة الشعبية في المحافظة مسؤولاً كرئيس عن تنفيذ إدارة الدولة للأرشيف في المحلية في نطاق الواجبات والصلاحيات؛ وضمان سلامة الوثائق وقواعد بيانات الوثائق تحت سلطتها الإدارية وفقًا لأحكام القانون طوال عملية إعادة تنظيم الجهاز.

إصدار توجيه عاجل من رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية بشأن تعزيز إدارة الدولة لأعمال الوثائق والأرشيف.

إعداد خطة لإعادة تنظيم الأرشيف التاريخي للدولة على مستوى المحافظات في مشروع إعادة ترتيب وتنظيم الوحدات الإدارية على كافة المستويات وبناء نموذج تنظيم الحكومة المحلية على مستويين وعرضها على الجهات المختصة للتقييم والتنفيذ.

بعد الانتهاء من الترتيب التنظيمي مباشرة، من الضروري القيام بالمهام التالية على الفور:

أولاً، إصدار وثيقة تنظم قائمة رموز التعريف للوثائق والسجلات والرموز النصية للوكالات والمنظمات الجديدة الخاضعة لإدارتها.

ثانياً، توجيه رؤساء الهيئات والمنظمات الجديدة لاستلام الوثائق وقواعد البيانات تحت سلطتهم الإدارية؛ ورؤساء الوحدات الإدارية القاعدية الجديدة لاستلام الوثائق في الغرف والمستودعات في منطقة الإدارة التي تديرها مؤقتًا أرشيفات التاريخ الإقليمية.

ثالثاً: توجيه الوحدة التي تدير وتشغل النظام لتطبيق الحلول التقنية الكفيلة بضمان استمرارية واستمرارية عمليات إصدار الوثائق وتسوية الأعمال للجهات والهيئات التابعة لها.

رابعا، توجيه تطوير المشاريع والخطط لإدارة ومعالجة العمليات التجارية للوثائق التي تم إعدادها مسبقا.

خامساً، ضمان توفير الموارد اللازمة لأداء المهام الكتابية والأرشيفية بأمان وسلاسة قبل وأثناء وبعد الترتيب التنظيمي.

سادساً، تقديم تقرير عن حالة التنفيذ إلى وزارة الداخلية حتى تقوم وزارة الداخلية بتلخيصه وتقديمه إلى الحكومة .

إصدار خطة تنفيذ توجيهات رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية بشأن تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف.

بالنسبة لوزارة الداخلية، تكليف رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية بإصدار توجيه بشأن تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي المحلي.

إصدار خطة لتنفيذ توجيهات رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية بشأن تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي المحلي.

يكلف الأرشيف التاريخي الإقليمي مسؤولين بتنظيم مجموعات عمل في الوكالات والمنظمات والوحدات لاستلام الوثائق وتنسيق الحفاظ عليها في الموقع وتحديد قاعدة بيانات الوثائق على النظام.

توجيه الأرشيف التاريخي الإقليمي إلى اتخاذ تدابير استباقية لجمع السجلات المحفوظة بشكل دائم والتي تم تحريرها بالكامل في الوكالات والمنظمات التي تعد مصدر الوثائق المقدمة إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي.

- التوصية لرئيس اللجنة الشعبية الإقليمية بترتيب الموارد الكافية لضمان سلامة الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية في الغرف والمستودعات التي تم تأكيدها وختمها من قبل الأرشيف التاريخي الإقليمي حتى يتم تسليمها إلى وكالة أو منظمة الإدارة المسؤولة بعد إعادة تنظيم الجهاز.

بعد الانتهاء من الترتيب التنظيمي مباشرة، من الضروري القيام بالمهام التالية على الفور:

- تكليف رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية بإصدار قائمة رموز التعريف للوثائق والسجلات والرموز النصية للأجهزة والمنظمات التي تشكلت بعد إعادة تنظيم الجهاز التابع لإدارتها على وجه السرعة.

تقديم الخطط والمشاريع المتعلقة بإدارة ومعالجة وثائق الهيئات والمنظمات إلى اللجنة الشعبية الإقليمية قبل إعادة تنظيم الجهاز.

التنسيق مع وحدة إدارة النظام والتشغيل لتطوير خطة التسليم ودمج المستندات وقواعد بيانات المستندات في النظام.

إذا لزم الأمر، استشر إدارة السجلات والمحفوظات الحكومية بشأن خطة الإدارة والمعالجة لكتلة الوثائق وقاعدة بيانات الوثائق التي تم تجميعها قبل ترتيب الهيكل التنظيمي.

التوجيه والإجابة بشكل منتظم على أسئلة الوكالات والمنظمات والأفراد فيما يتعلق بالوثائق والمحفوظات قبل وأثناء وبعد إعادة الهيكلة التنظيمية.

التأكد من تسليم الوثائق وقواعد بيانات الوثائق للجهات والمنظمات قبل إعادة تنظيم الجهاز

بالنسبة للأرشيفات التاريخية الإقليمية، توصي وزارة الداخلية بترتيب مسؤولين لتوجيه العد والترتيب والتعبئة والختم والتأكد من حجم وحالة الوثائق الورقية والوثائق على حاملات المعلومات الأخرى (إن وجدت)، واستلام وتنسيق الحفظ في الموقع أو الحفظ المركزي المؤقت لوثائق الهيئات والمنظمات.

التنسيق مع وحدة إدارة وتشغيل النظام لتحديد عدد الوثائق الرقمية وحصر قاعدة بيانات الوثائق على النظام لكل جهة ومنظمة ووحدة إدارية.

إعداد قائمة بجميع الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية المحفوظة حاليًا في الأرشيف التاريخي الإقليمي؛ ومواصلة ضمان سلامة وتكامل وسهولة استخدام الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية في الأرشيف التاريخي الإقليمي حتى يتم تسليم الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية إلى الهيئات والمنظمات المختصة بعد إعادة تنظيم الهيكل التنظيمي.

تجميع كمية الوثائق وحالتها وقاعدة بيانات الوثائق وإرسال تقرير إلى وزارة الداخلية لإبلاغه إلى وزارة الداخلية.

بعد الانتهاء من الترتيب التنظيمي مباشرة، من الضروري القيام بالمهام التالية على الفور:

يقوم نقطة الاتصال بتنظيم وتأكيد تسليم الوثائق وقواعد بيانات الوثائق الخاصة بالهيئات والمنظمات قبل الترتيب التنظيمي إلى هيئة أو منظمة الإدارة المختصة بعد الترتيب التنظيمي.

- تكليف وزارة الداخلية بإعداد الخطط والمشاريع اللازمة لإدارة ومعالجة الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية التي جمعتها الهيئات والمنظمات قبل إعادة تنظيم الجهاز.

التنسيق مع الجهات والهيئات ذات العلاقة لتنظيم تنفيذ المشاريع والخطط لإدارة ومعالجة الوثائق وقواعد البيانات التي تم تجميعها قبل إعادة تنظيم الجهاز.
جمع الملفات ذات فترة الحفظ الدائمة، والتي سبق تحريرها بالكامل، لدى الجهات والهيئات التي تُعدّ مصدرًا للوثائق المُقدّمة إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي. في حال عدم وجود أرشيف متخصص، يُوجّه الأرشيف التاريخي الإقليمي وزارة الداخلية لتجهيز غرف ومستودعات لضمان سلامة الوثائق المُجمّعة خلال عملية إعادة تنظيم الجهاز.

التسجيل لفتح حسابات جديدة أو إعادة فتحها للمنظمات والقادة والأمناء على النظام لضمان إصدار واستلام الوثائق.

بالنسبة لرؤساء الوكالات والمنظمات والوحدات الإدارية، تطلب وزارة الداخلية من رؤساء الوكالات والمنظمات ورؤساء اللجان الشعبية على مستوى المقاطعات والبلديات أن يكونوا مسؤولين عن ضمان سلامة الوثائق وقواعد بيانات الوثائق تحت سلطتهم الإدارية وفقًا لأحكام القانون أثناء عملية إعادة هيكلة الجهاز حتى يتم تسليم الوثائق وقواعد بيانات الوثائق إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي والوكالات والمنظمات المختصة بعد إعادة هيكلة الجهاز.

توجيه الوحدات والأفراد لتجميع وتجميع السجلات والوثائق المتعلقة بالعمل المكتمل والسجلات والوثائق المتعلقة بالعمل غير المكتمل (إعداد قائمة بالأعمال غير المكتملة لكل وحدة).

تعيين وحدات وأفراد لتجميع وتحضير قائمة بالأعمال غير المكتملة للوكالة أو المنظمة؛ وإرفاق الملفات والوثائق وتعبئتها بشكل منفصل وجمعها لتقديمها إلى أرشيف الوكالة.

توجيه أرشيفات الهيئة الإحصائية، وتجميع الوثائق فيها، وتوجيه الوحدات والأفراد لتجميع وتجميع الملفات والوثائق غير المقدمة فيها؛ واستلام الملفات والوثائق من الوحدات والأفراد وجمعها في الأرشيفات وغرف التخزين المركزية والمستودعات. من الضروري الانتباه، وجمع الملفات والوثائق بشكل منفصل، وتدوين ملاحظات واضحة حول الأعمال غير المنجزة.

- ترتيب المخازن والمعدات والموارد البشرية اللازمة لحماية الوثائق وحفظها بشكل آمن حتى تسليمها إلى الجهة أو المنظمة المختصة لإدارتها بعد إعادة تنظيم الجهاز.

توجيه الوحدة التي تدير وتشغل النظام الإحصائي للتأكد من عدد الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية للأعمال المنجزة وغير المنجزة وحصر البيانات على النظام أو استخراجها إلى أجهزة التخزين والتأكد من سلامة وتكامل الوثائق وقواعد البيانات حتى تسليمها إلى دار الوثائق التاريخية بالمحافظة أو الجهات والهيئات المختصة بعد إعادة هيكلة الجهاز.

ويكلف رئيس اللجنة الشعبية للمنطقة وزارة الداخلية بتقديم المشورة بشأن ترتيب المستودعات والمعدات اللازمة لجمع وحفظ وثائق الهيئات المتخصصة التابعة للجنة الشعبية للمنطقة مركزياً؛ وترتيب القوات لحماية سلامة الوثائق حتى تسليمها إلى وكالة الإدارة المختصة أو المنظمة بعد الترتيب التنظيمي.

بعد الانتهاء من الترتيب التنظيمي مباشرة، يتعين على رئيس الوكالة أو المنظمة أو الوحدة الإدارية الجديدة أن يوجه على الفور:

التسجيل لفتح حسابات جديدة أو إعادة فتحها للمنظمات والقيادات والأمناء على النظام لضمان إصدار واستلام الوثائق، والتسجيل لإصدار الأختام وشهادات التوقيع الرقمي للخدمة العامة المتخصصة وفقاً للوائح.

التنسيق مع الأرشيف التاريخي الإقليمي ووحدة إدارة وتشغيل النظام والوحدات والأفراد المعنيين لتلقي الوثائق وقواعد بيانات الوثائق المتعلقة بالعمل غير المكتمل تحت سلطتهم الإدارية لمزيد من الحل.

استلام المستندات وقواعد بيانات المستندات تحت سلطة الإدارة والمستندات الموجودة في الغرف والمستودعات في منطقة الإدارة؛ والتنسيق مع الأرشيف التاريخي لتطوير خطط معالجة الأعمال الخاصة بكتلة المستندات تلك.

إحصاء الوثائق وختمها وتخزينها بشكل آمن في أرشيفات ومستودعات الوكالة.

بالنسبة لأرشيفات الوكالة، تقوم إدارة أرشيف الوكالة أو الشخص المختص بالأرشيف في الوكالة أو المنظمة أو الوحدة بالمهام التالية:

- إعطاء التعليمات للوحدات والأفراد بتجميع وتعبئة الملفات والوثائق وتسليمها إلى المخازن والمستودعات المركزية مسبقاً، وإعداد المستودعات والظروف اللازمة لحفظ الوثائق الواردة من الوحدات والأفراد بشكل آمن.

إحصاء الوثائق وختمها وحفظها بطريقة آمنة في مكتب أو أرشيف الهيئة أو المنظمة حتى تسليمها إلى الأرشيف التاريخي الإقليمي أو الهيئة أو المنظمة المختصة بعد إعادة تنظيم الهيكل التنظيمي.

التنسيق مع وحدة إدارة وتشغيل النظام الإحصائي للتأكد من عدد الوثائق وقواعد بيانات الوثائق للجهات والمنظمات في النظام.

استلام وتخزين الملفات والمستندات الخاصة بالعمل غير المكتمل بشكل منفصل وفقًا للقائمة.

إرسال أو تجميع السجلات المكتملة مسبقًا والمحفوظة بشكل دائم في حزمة منفصلة وجاهزة للتقديم إلى الأرشيف التاريخي.

قم بتسليم المستندات المجمعة وقائمة الأعمال غير المكتملة في حالتها الأصلية.

بالنسبة للموظفين المدنيين وموظفي القطاع العام والعمال، قم بتجميع وتجميع السجلات والوثائق المتعلقة بالعمل المنجز والسجلات والوثائق المتعلقة بالعمل غير المنجز؛ بالنسبة للعمل غير المنجز، من الضروري عمل قائمة وبيان واضح: اسم العمل؛ اسم الشخص المكلف بالتعامل معه؛ عدد الوثائق والمواد الموجودة؛ الموعد النهائي للتعامل (إن وجد).

حفظ إحصائيات السجلات والوثائق المتعلقة بالعمل المنجز والسجلات والوثائق المتعلقة بالعمل غير المنجز على النظام؛ وإنشاء قائمة بسجلات العمل أو قائمة بالوثائق المتعلقة بالعمل غير المنجز على النظام.

تسليم الحزمة الأصلية من الوثائق والملفات وقائمة العمل غير المكتمل على النظام إلى أرشيف الوكالة أو الوحدة، أو إلى الشخص المسؤول عن جمع الوثائق أثناء عملية إعادة تنظيم الجهاز.

بعد الانتهاء من الترتيب التنظيمي مباشرة، من الضروري التنسيق فورًا مع أرشيف الوكالة والوحدة التي تدير وتشغل النظام لتسليم السجلات والوثائق المتعلقة بالعمل غير المكتمل إلى الوحدة أو الفرد المسؤول عن الاستمرار في التعامل معه.

إغلاق حسابات الهيئات والأفراد للهيئات والمنظمات التي تتوقف عن العمل فور صدور قرار إعادة الهيكلة التنظيمية.

أما بالنسبة للوحدة التي تدير النظام وتشغله، فإن وزارة الداخلية تتطلب تحديد وتقسيم نطاق الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية في النظام وفقًا لكل حساب للجهة والمنظمة والفرد؛ والتي بناءً على قائمة العمل غير المكتمل للوحدات والأفراد، تحدد نطاق البيانات وتضع قائمة بحسابات المنظمات والأفراد الذين لديهم عمل غير مكتمل؛ وإعداد خطة التسليم عند التوجيه.

جمع وإبلاغ اللجنة الشعبية الإقليمية ووزارة الداخلية عن نظام رموز تعريف الوثائق ورموز الملفات ورموز الوثائق المستخدمة حاليًا في النظام لتكون بمثابة أساس لتحديد رموز تعريف الوثائق ورموز الملفات ورموز الوثائق للوكالات والمنظمات بعد إعادة تنظيم الجهاز بشكل موحد ومتزامن وتجنب التكرار.

بعد الانتهاء من الترتيب التنظيمي مباشرة، من الضروري القيام بالمهام التالية على الفور:

إغلاق حسابات الهيئات والأفراد للهيئات والمنظمات التي تتوقف عن العمل فور صدور قرار إعادة الهيكلة التنظيمية.

تحديث نظام رموز تعريف الوثائق ورموز الملفات ورموز النصوص للوكالات والمنظمات الجديدة لضمان عمل النظام بسلاسة.

فتح حسابات جديدة للوكالات والمنظمات والأفراد، وضمان الاتصال بالوثائق وقواعد بيانات الوثائق ذات الصلة سابقًا لضمان عدم حدوث أي انقطاع في سير العمل على النظام.
استخراج وتجميع الوثائق وقواعد البيانات الموثقة للجهات والهيئات والوحدات غير العاملة وتسليمها إلى هيئة الأرشيف التاريخي بالمحافظة أو الجهات والهيئات المختصة بعد إعادة هيكلة الجهاز.

وضع خطة لاستخدام الوثائق وقواعد بيانات الوثائق في النظام لتلبية الاحتياجات العاجلة للوكالات والمنظمات والأفراد أثناء عملية إعادة هيكلة الجهاز.
يرجى الاطلاع على النص الكامل للرسالة الرسمية رقم 414/BNV-VTLTNN في الملف المرفق:

[إعلان 2]
المصدر: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987