إدارة السجلات والمستندات بشكل صارم عند إجراء الترتيبات.

بناءً على توجيهات رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية، عند تنفيذ الترتيب وإعادة التنظيم، يجب على الهيئات والوحدات إغلاق الأرشيف قبل تسليم السجلات والوثائق إلى الوحدة الجديدة. يجب تقديم الوثائق ذات القيمة الحفظية الدائمة إلى مركز الأرشيف التاريخي التابع لوزارة الداخلية خلال 45 يومًا من تاريخ قرار الترتيب. يجب أن يتوافق تسليم السجلات والوثائق مع التعليمات الواردة في التعميم رقم 16/2014/TT-BNV الصادر عن وزارة الداخلية .

تبادل الخدمات الأرشيفية في منطقة هونغ ثانه، مدينة توين كوانغ .

بالنسبة للوثائق الخاضعة لأرشيف الوكالة، تتولى الوحدة القديمة مسؤولية تسليمها إلى الوحدة الجديدة التي تستلم المقر الرئيسي لمواصلة إدارتها. في حال عدم استلام الوحدة الجديدة المقر الرئيسي القديم، تتولى الجهة المستلمة إدارة الوثائق مع معظم الوظائف والمهام. يجب التأكد من أن الملفات والوثائق عند تسليمها تحتوي على جميع مكوناتها ومحتوياتها كما هو محدد.

على وجه الخصوص، سيتم تسليم الملفات والوثائق المتعلقة بالعمل الجاري، بما في ذلك الملفات الورقية والإلكترونية، مباشرةً إلى الوحدة الجديدة لمزيد من المعالجة. وقد كلفت اللجنة الشعبية الإقليمية شركة توين كوانغ للاتصالات بالتنسيق مع الجهات المعنية لنقل البيانات الإلكترونية إلى وحدة الاستقبال، لضمان عدم انقطاع أعمال التخزين والتشغيل.

تتولى وزارة الداخلية مسؤولية رصد وتشجيع تطبيق إدارة السجلات والوثائق وفقًا للأنظمة السارية. وتُوجّه وزارة المعلومات والاتصالات الجهات والوحدات في استغلال البيانات النصية والوثائق المؤرشفة بعد إعادة تنظيمها، كما تدعم التحويل الفوري لبيانات السجلات الإلكترونية.

ويجب على رؤساء الأقسام والفروع والوحدات تطبيق ذلك بشكل جدي لضمان الاستمرارية والشفافية في إدارة السجلات والوثائق، مما يساهم في تحسين الكفاءة التشغيلية للجهاز الإداري بعد إعادة ترتيبه وتنظيمه.

المصدر: https://baotuyenquang.com.vn/thuc-hien-nghiem-viec-quan-ly-ho-so-tai-lieu-khi-thuc-hien-sap-xep-207426.html