সাংগঠনিক পুনর্গঠনের প্রক্রিয়া চলাকালীন নথি এবং সংরক্ষণাগারের কাজের ব্যবস্থাপনা কঠোর করুন।

কিনহতেডোথি- অবৈধভাবে নথি এবং নথির ডাটাবেস জব্দ, স্থানান্তর বা ধ্বংস করা কঠোরভাবে নিষিদ্ধ; যন্ত্রপাতি সংগঠিত করার প্রক্রিয়ার সময় নথি এবং নথির ডাটাবেস ক্ষতিগ্রস্থ বা হারানোর অনুমতি নেই...

পলিটব্যুরোর উপসংহার নং ১২৭-কেএল/টিডব্লিউ অনুসারে রাজনৈতিক ব্যবস্থার পুনর্গঠনের প্রক্রিয়ায় নথি এবং সংরক্ষণাগার কাজের ব্যবস্থাপনা জোরদার করার বিষয়ে প্রদেশ এবং কেন্দ্রীয়ভাবে পরিচালিত শহরগুলির পিপলস কমিটিগুলিতে প্রেরিত স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয়ের ১৯ মার্চ তারিখের অফিসিয়াল ডিসপ্যাচ নং ৪১৪/বিএনভি-ভিটিএলটিএনএন-এর একটি উল্লেখযোগ্য বিষয়বস্তু।

অবৈধভাবে নথিপত্র দখল, হস্তান্তর বা ধ্বংস করা কঠোরভাবে নিষিদ্ধ।

নথিতে স্পষ্টভাবে বলা হয়েছে যে, পলিটব্যুরোর ২৮ ফেব্রুয়ারী, ২০২৫ তারিখের উপসংহার নং ১২৭-কেএল/টিডব্লিউ অনুসারে, রাজনৈতিক ব্যবস্থার পুনর্গঠনের আগে, সময় এবং পরে নথির নিরাপদ ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করার জন্য, মসৃণ এবং ধারাবাহিক নথি এবং সংরক্ষণাগারের কাজ নিশ্চিত করার জন্য, সচিবালয় এবং স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয় প্রদেশ বা কেন্দ্রীয়ভাবে পরিচালিত শহরের পিপলস কমিটির চেয়ারম্যানকে স্থানীয় সরকার ব্যবস্থা পুনর্গঠনের প্রক্রিয়ায় নথি এবং সংরক্ষণাগার কাজের ব্যবস্থাপনা জোরদার করার জন্য জরুরি ভিত্তিতে বেশ কয়েকটি জরুরি কাজ বাস্তবায়নের নির্দেশ দেওয়ার জন্য অনুরোধ করছে।

প্রথমত , নথি এবং সংরক্ষণাগার সম্পর্কিত আইনি বিধিগুলি যথাযথভাবে এবং সম্পূর্ণরূপে বাস্তবায়ন করা, প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে: সংস্থা এবং সংস্থার কার্যক্রমের সময় গঠিত সমস্ত নথি এবং নথি ডাটাবেস প্রতিটি সংরক্ষণাগার অনুসারে কেন্দ্রীয়ভাবে, অভিন্নভাবে এবং নিরাপদে পরিচালিত হতে হবে; যে কোনও সংস্থা বা সংস্থার নথি এবং নথি ডাটাবেস পরিসংখ্যানগতভাবে এবং সেই সংস্থা বা সংস্থার সংরক্ষণাগার অনুসারে সংগ্রহ করা উচিত।

কার্যক্রম বন্ধের তারিখ থেকে সংস্থা এবং সংস্থার সংরক্ষণাগার বন্ধ করে দিন; একীভূতকরণ বা কার্যক্রম বন্ধ করার বিষয়ে উপযুক্ত কর্তৃপক্ষের সিদ্ধান্ত কার্যকর হওয়ার তারিখ থেকে সংস্থা এবং সংস্থাগুলি তাদের কর্তৃত্বাধীন প্রশাসনিক নথি জারি করে না।

সাংগঠনিক ব্যবস্থার আগে এবং চলাকালীন, নথি এবং ডাটাবেসগুলি প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভ এবং প্রশাসনিক ইউনিটের (ADU) এজেন্সি আর্কাইভ (অথবা বর্তমান স্টোরেজ অবস্থান) সংরক্ষণ করা অব্যাহত রাখতে হবে।

বিশেষ করে, নথি এবং নথির ডাটাবেস অবৈধভাবে জব্দ, স্থানান্তর বা ধ্বংস করা কঠোরভাবে নিষিদ্ধ; যন্ত্রপাতি সংগঠিত করার প্রক্রিয়া চলাকালীন নথি এবং নথির ডাটাবেস ক্ষতিগ্রস্থ বা হারানোর অনুমতি নেই।

দ্বিতীয়ত , প্রাদেশিক ঐতিহাসিক সংরক্ষণাগারগুলি সংস্থা, সংস্থা এবং প্রশাসনিক ইউনিটের প্রধানদের গ্রহণ এবং তাদের সাথে সমন্বয় সাধনের জন্য দায়ী, যাতে তারা প্রদেশের সমস্ত সংরক্ষণাগার নথি এবং নথির ডাটাবেসগুলি সাইটে সংরক্ষণ বা অস্থায়ীভাবে সংরক্ষণ করে এবং সাংগঠনিক কাঠামো পুনর্গঠনের পরে তাদের ব্যবস্থাপনা কর্তৃত্ব অনুসারে নথিগুলি নতুন সংস্থা, সংস্থা এবং প্রশাসনিক ইউনিটের কাছে হস্তান্তর করে।

তৃতীয়ত , আর্কাইভাল ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষের আইনি প্রবিধান অনুসারে সাংগঠনিক ব্যবস্থা সম্পন্ন হওয়ার পর নথি এবং নথি ডাটাবেস হস্তান্তর।

চতুর্থত , বিশেষায়িত সরকারি সেবার জন্য সিল এবং ডিজিটাল স্বাক্ষর সার্টিফিকেটের ব্যবস্থাপনা এবং ব্যবহার সম্পর্কিত আইনি বিধিমালা কঠোরভাবে বাস্তবায়ন করা; রাষ্ট্রীয় গোপনীয়তা রক্ষা করা এবং পরিসংখ্যানগত কাজ সম্পাদন, প্যাকেজিং, হস্তান্তর, সংরক্ষণ এবং যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের প্রক্রিয়ায় ব্যবহারের সময় তথ্য, নথি এবং তথ্যের নিরাপত্তা নিশ্চিত করা।

নতুন সংস্থা এবং সংস্থার নথি, রেকর্ড এবং টেক্সট প্রতীকের জন্য সনাক্তকরণ কোডের তালিকার নিয়মাবলী

প্রদেশ এবং কেন্দ্রীয়ভাবে পরিচালিত শহরগুলির গণকমিটির জন্য, স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয় অনুরোধ করছে যে প্রাদেশিক গণকমিটির চেয়ারম্যানকে কর্তব্য এবং ক্ষমতার পরিধির মধ্যে স্থানীয়ভাবে সংরক্ষণাগারের রাষ্ট্রীয় ব্যবস্থাপনা বাস্তবায়নের প্রধান হিসেবে দায়িত্ব নিতে হবে; যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের প্রক্রিয়া জুড়ে আইনি নিয়ম অনুসারে ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষের অধীনে নথি এবং নথি ডাটাবেসের নিরাপত্তা নিশ্চিত করতে হবে। নথি এবং সংরক্ষণাগার কাজের রাষ্ট্রীয় ব্যবস্থাপনা জোরদার করার বিষয়ে প্রাদেশিক গণকমিটির চেয়ারম্যানের নির্দেশিকা জরুরিভাবে জারি করুন।

একই সাথে, প্রকল্পে প্রাদেশিক পর্যায়ে রাজ্যের ঐতিহাসিক সংরক্ষণাগার পুনর্গঠনের জন্য একটি পরিকল্পনা তৈরি করা প্রয়োজন যাতে সকল স্তরে প্রশাসনিক ইউনিটগুলিকে সাজানো ও পুনর্গঠন করা যায় এবং একটি দ্বি-স্তরের স্থানীয় সরকার প্রতিষ্ঠানের মডেল তৈরি করা যায়, মূল্যায়ন এবং বাস্তবায়নের জন্য এটি উপযুক্ত কর্তৃপক্ষের কাছে জমা দেওয়া হয়।

সাংগঠনিক ব্যবস্থা সম্পন্ন করার পরপরই, ব্যবস্থাপনাধীন নতুন সংস্থা এবং সংস্থাগুলির নথি, রেকর্ড এবং নথি প্রতীকের জন্য সনাক্তকরণ কোডের তালিকা নির্ধারণ করে একটি নথি জারি করা প্রয়োজন; নতুন সংস্থা এবং সংস্থাগুলির প্রধানদের তাদের ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষের অধীনে নথি এবং ডাটাবেস গ্রহণের নির্দেশ দিন; নতুন তৃণমূল প্রশাসনিক ইউনিটগুলির প্রধানদের প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভ দ্বারা অস্থায়ীভাবে পরিচালিত ব্যবস্থাপনা এলাকার কক্ষ এবং গুদামগুলিতে নথি গ্রহণ করার জন্য।

একই সাথে, সিস্টেম পরিচালনা ও পরিচালনাকারী ইউনিটকে তাদের ব্যবস্থাপনার অধীনে থাকা সংস্থা এবং সংস্থাগুলির নথি প্রদান এবং কর্ম নিষ্পত্তি কার্যক্রমের ধারাবাহিকতা এবং ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করার জন্য প্রযুক্তিগত সমাধান বাস্তবায়নের নির্দেশ দেওয়া প্রয়োজন।

রাজনৈতিক ব্যবস্থার পুনর্গঠনের প্রক্রিয়ায় নথি এবং সংরক্ষণাগারের কাজের ব্যবস্থাপনা জোরদার করার প্রস্তাব করেছে স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয় (ছবি: ভিএনএ)

প্রাদেশিক গণ কমিটির চেয়ারম্যানের নির্দেশিকা বাস্তবায়নের জন্য একটি পরিকল্পনা জারি করুন।

স্বরাষ্ট্র বিভাগের জন্য, অফিসিয়াল ডিসপ্যাচ প্রাদেশিক গণ কমিটির চেয়ারম্যানকে স্থানীয় রাজনৈতিক ব্যবস্থার পুনর্গঠনের প্রক্রিয়ায় নথি এবং সংরক্ষণাগারের কাজের ব্যবস্থাপনা জোরদার করার জন্য একটি নির্দেশিকা জারি করার জন্য অনুরোধ করে; প্রাদেশিক গণ কমিটির চেয়ারম্যানের নির্দেশিকা বাস্তবায়নের জন্য একটি পরিকল্পনা জারি করে।

একই সাথে, প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভকে দস্তাবেজগুলির স্থান সংরক্ষণ এবং সমন্বয় সাধনের জন্য সংস্থা, সংস্থা এবং ইউনিটগুলিতে কর্মী গোষ্ঠী সংগঠিত করার জন্য কর্মকর্তাদের দায়িত্ব দিন এবং সিস্টেমে নথি ডাটাবেস সীমাবদ্ধ করুন; প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভকে স্থায়ী সংরক্ষণের সময়কাল সহ ফাইল সংগ্রহের জন্য সক্রিয়ভাবে ব্যবস্থা গ্রহণের নির্দেশ দিন যা প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভে জমা দেওয়া নথির উৎস সংস্থা এবং সংস্থাগুলিতে সম্পূর্ণরূপে সম্পাদনা করা হয়েছে।

একই সাথে, প্রাদেশিক গণ কমিটির চেয়ারম্যানকে পরামর্শ দিন যে প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভ দ্বারা নিশ্চিত এবং সিল করা কক্ষ এবং গুদামগুলিতে নথি এবং নথির ডাটাবেসের সুরক্ষা নিশ্চিত করার জন্য পর্যাপ্ত সম্পদের ব্যবস্থা করা হোক যতক্ষণ না যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের পরে দায়িত্বশীল ব্যবস্থাপনা সংস্থা বা সংস্থার কাছে হস্তান্তর করা হয়।

সাংগঠনিক ব্যবস্থা সম্পন্ন করার পরপরই, প্রাদেশিক গণ কমিটির চেয়ারম্যানকে অবিলম্বে পরামর্শ দেওয়া প্রয়োজন যে তারা ব্যবস্থাপনার পরিধির মধ্যে সাংগঠনিক ব্যবস্থার পরে গঠিত সংস্থা এবং সংস্থাগুলির নথি, রেকর্ড এবং পাঠ্য প্রতীকগুলির জন্য সনাক্তকরণ কোডের একটি তালিকা জারি করুন; সাংগঠনিক ব্যবস্থার আগে সংস্থা এবং সংস্থাগুলির নথি ব্লকের জন্য ব্যবসায়িক কার্যক্রম পরিচালনা এবং পরিচালনা করার জন্য একটি প্রকল্প প্রাদেশিক গণ কমিটির কাছে জমা দিন; সিস্টেমে নথি এবং নথি ডাটাবেস হস্তান্তর এবং সংহত করার জন্য একটি পরিকল্পনা তৈরি করতে সিস্টেম পরিচালনা ও পরিচালনাকারী ইউনিটের সাথে সমন্বয় করুন।

যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের আগে সংস্থা এবং সংস্থার নথি এবং নথি ডাটাবেস হস্তান্তর নিশ্চিত করুন।

প্রাদেশিক ঐতিহাসিক সংরক্ষণাগারের জন্য, স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয় কাগজপত্র এবং অন্যান্য তথ্য বাহক (যদি থাকে) সম্পর্কিত নথির গণনা, ব্যবস্থা, প্যাকেজিং, সিল করা, পরিমাণ এবং স্থিতি নিশ্চিতকরণ, সংস্থা এবং সংস্থার নথিপত্রের সাইট সংরক্ষণ বা অস্থায়ী কেন্দ্রীভূত সংরক্ষণের জন্য কর্মকর্তাদের নির্দেশনা দেওয়ার প্রস্তাব করেছে; ডিজিটাল নথির সংখ্যা নির্ধারণ এবং প্রতিটি সংস্থা, সংস্থা এবং প্রশাসনিক ইউনিটের সিস্টেমে নথি ডাটাবেস সীমাবদ্ধ করার জন্য সিস্টেমের ব্যবস্থাপনা এবং পরিচালনা ইউনিটগুলির সাথে সমন্বয় সাধন করা।

প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভে বর্তমানে সংরক্ষিত সমস্ত নথি এবং নথি ডাটাবেসের একটি তালিকা তৈরি করুন; যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের পরে উপযুক্ত সংস্থা এবং সংস্থার কাছে হস্তান্তর না করা পর্যন্ত প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভে নথি এবং নথি ডাটাবেসের নিরাপত্তা, অখণ্ডতা এবং ব্যবহারযোগ্যতা নিশ্চিত করা চালিয়ে যান। নথি এবং নথি ডাটাবেসের পরিমাণ এবং অবস্থা সংক্ষিপ্ত করুন এবং স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয়ে প্রতিবেদন করার জন্য স্বরাষ্ট্র বিভাগে প্রতিবেদন করুন।

সাংগঠনিক ব্যবস্থা সম্পন্ন করার পরপরই, তাৎক্ষণিকভাবে এটি করা প্রয়োজন: সাংগঠনিক ব্যবস্থার আগে সংস্থা এবং সংস্থার নথি এবং নথি ডাটাবেসগুলি সাংগঠনিক ব্যবস্থার পরে উপযুক্ত ব্যবস্থাপনা সংস্থা বা সংস্থার কাছে হস্তান্তর সংগঠিত এবং নিশ্চিত করা; স্বরাষ্ট্র বিভাগকে সাংগঠনিক ব্যবস্থার আগে সংস্থা বা সংস্থার পরিসংখ্যানগতভাবে রেকর্ড করা ডকুমেন্ট ব্লক এবং নথি ডাটাবেসের ব্যবসা পরিচালনা এবং পরিচালনা করার জন্য একটি প্রকল্প তৈরি করার পরামর্শ দেওয়া।

একই সাথে, সাংগঠনিক ব্যবস্থার আগে পরিসংখ্যানগতভাবে সংকলিত নথি এবং ডাটাবেস ব্লকগুলির পরিচালনা এবং পরিচালনার জন্য প্রকল্প এবং পরিকল্পনা বাস্তবায়নের জন্য সংশ্লিষ্ট সংস্থা এবং সংস্থার সাথে সমন্বয় সাধন করুন; প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভে জমা দেওয়া নথির উৎস সংস্থা এবং সংস্থাগুলিতে স্থায়ী সংরক্ষণের সময়কাল সহ ফাইল সংগ্রহ করুন যা আগে সম্পূর্ণরূপে সম্পাদিত হয়েছে।

প্রতিষ্ঠান, নেতা এবং কেরানিদের জন্য নতুন অ্যাকাউন্ট খুলতে বা পুনরায় খুলতে নিবন্ধন করুন।

এই অফিসিয়াল ডিসপ্যাচে, স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয় সংস্থা, সংগঠনের প্রধান এবং জেলা ও কমিউন পিপলস কমিটির চেয়ারম্যানদেরকে যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের প্রক্রিয়া চলাকালীন আইনি নিয়ম অনুসারে তাদের ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষের অধীনে নথি এবং নথি ডাটাবেসের নিরাপত্তা নিশ্চিত করার জন্য দায়ী থাকতে বলেছে যতক্ষণ না যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের পরে নথি এবং নথি ডাটাবেসগুলি প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভ এবং উপযুক্ত সংস্থা এবং সংস্থাগুলির কাছে হস্তান্তর করা হয়।

একই সাথে, ইউনিট এবং ব্যক্তিদের সম্পূর্ণ কাজের রেকর্ড এবং অসমাপ্ত কাজের রেকর্ড এবং নথি সংকলন এবং প্যাকেজ করার নির্দেশ দিন; ইউনিট এবং ব্যক্তিদের সংস্থা বা সংস্থার অসমাপ্ত কাজের তালিকা সংশ্লেষণ এবং তৈরি করার জন্য দায়িত্ব দিন; রেকর্ড এবং নথি সংযুক্ত করুন, আলাদাভাবে প্যাকেজ করুন এবং সংগ্রহ করুন এবং সংস্থার আর্কাইভে জমা দিন।

পরিসংখ্যান সংস্থার আর্কাইভ, আর্কাইভে নথিপত্র প্যাক করার নির্দেশ দিন এবং ইউনিট এবং ব্যক্তিদেরকে আর্কাইভে জমা না দেওয়া রেকর্ড এবং নথিপত্র সংকলন এবং প্যাক করার নির্দেশ দিন; ইউনিট এবং ব্যক্তিদের কাছ থেকে রেকর্ড এবং নথিপত্র গ্রহণ করুন এবং কেন্দ্রীভূত সংরক্ষণের জন্য আর্কাইভ এবং গুদামে সংগ্রহ করুন। একই সাথে, যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের পর উপযুক্ত ব্যবস্থাপনা সংস্থা বা সংস্থার কাছে হস্তান্তর না করা পর্যন্ত নথিপত্রগুলি সুরক্ষিত এবং নিরাপদে সংরক্ষণের জন্য প্রয়োজনীয় গুদাম, সরঞ্জাম এবং মানব সম্পদের ব্যবস্থা করুন।

জেলা গণ কমিটির চেয়ারম্যান স্বরাষ্ট্র বিভাগকে জেলা গণ কমিটির অধীনে বিশেষায়িত সংস্থাগুলির নথি সংগ্রহ এবং নিরাপদে সংরক্ষণের জন্য গুদাম এবং প্রয়োজনীয় সরঞ্জামাদির ব্যবস্থা করার পরামর্শ দেওয়ার দায়িত্ব দেন; যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের পর ব্যবস্থাপনার জন্য উপযুক্ত সংস্থা এবং সংস্থার কাছে হস্তান্তর না করা পর্যন্ত নথিপত্রের নিরাপত্তা রক্ষার জন্য বাহিনী গঠন করুন।

সাংগঠনিক ব্যবস্থা সম্পন্ন করার পরপরই, নতুন সংস্থা, সংস্থা বা প্রশাসনিক ইউনিটের প্রধানকে অবশ্যই সিস্টেমে সংস্থা, নেতা এবং নথি অফিসের জন্য অ্যাকাউন্ট খোলার বা পুনরায় খোলার নিবন্ধনের নির্দেশ দিতে হবে যাতে নথিপত্র জারি এবং প্রাপ্তি নিশ্চিত করা যায়; প্রবিধান অনুসারে বিশেষায়িত জনসেবার জন্য সিল এবং ডিজিটাল স্বাক্ষর শংসাপত্র জারির জন্য নিবন্ধন করুন...

পরিসংখ্যান, সিলমোহর, নথিপত্রের নিরাপত্তা

এজেন্সি আর্কাইভের ক্ষেত্রে, স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয় এজেন্সি আর্কাইভ বিভাগ বা এজেন্সি, সংস্থা বা ইউনিটে আর্কাইভের জন্য নিযুক্ত ব্যক্তিকে ইউনিট এবং ব্যক্তিদের নথিপত্র সংকলন, প্যাকেজিং এবং কেন্দ্রীভূত সংরক্ষণের জন্য কক্ষ বা গুদামে হস্তান্তর করার জন্য আগে থেকেই নির্দেশনা দিতে বাধ্য করে; ইউনিট এবং ব্যক্তিদের কাছ থেকে প্রাপ্ত নথিপত্র নিরাপদে সংরক্ষণের জন্য গুদাম এবং প্রয়োজনীয় শর্তাদি প্রস্তুত করে; যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের পরে প্রাদেশিক ঐতিহাসিক আর্কাইভ বা উপযুক্ত সংস্থা বা সংস্থার কাছে হস্তান্তর না করা পর্যন্ত সংস্থা বা সংস্থার কক্ষ বা গুদামে নথিপত্র সংকলন, সিল এবং নিরাপদে সংরক্ষণ করে।

একই সাথে, পরিসংখ্যান ব্যবস্থার ব্যবস্থাপনা ও পরিচালনা ইউনিটের সাথে সমন্বয় সাধন করে সিস্টেমে থাকা সংস্থা ও প্রতিষ্ঠানের নথি এবং নথি ডাটাবেসের সংখ্যা নিশ্চিত করুন; তালিকা অনুসারে অসমাপ্ত কাজের ফাইল এবং নথি গ্রহণ এবং আলাদাভাবে সংরক্ষণ করুন; পূর্বে সম্পূর্ণরূপে সম্পাদিত স্থায়ী সংরক্ষণের সময়কাল সহ ফাইল জমা দিন বা আলাদাভাবে গণনা করুন এবং প্যাকেজ করুন।

প্যাকেজ করা নথি এবং অসমাপ্ত কাজের তালিকা তাদের আসল অবস্থায় জমা দিন।

সরকারি কর্মচারী, সরকারি কর্মচারী এবং কর্মীদের জন্য, স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয় সম্পূর্ণ এবং অসমাপ্ত কাজের পরিসংখ্যান এবং ফাইল এবং নথিপত্রের প্যাকেজিং প্রয়োজন। অসমাপ্ত কাজের জন্য, একটি তালিকা তৈরি করতে হবে এবং কাজের নাম, এটি পরিচালনার জন্য নিযুক্ত ব্যক্তির নাম, উপলব্ধ নথির সংখ্যা এবং পরিচালনার সময়সীমা (যদি থাকে) স্পষ্টভাবে উল্লেখ করতে হবে।

প্যাকেজ করা ফাইল, নথিপত্রের মূল অবস্থা এবং সিস্টেমের অসমাপ্ত কাজের তালিকা সংস্থা বা ইউনিট আর্কাইভের কাছে, অথবা যন্ত্রপাতি সংগঠিত করার প্রক্রিয়া চলাকালীন নথি সংগ্রহের জন্য দায়ী ব্যক্তির কাছে জমা দিন।

সাংগঠনিক ব্যবস্থা সম্পন্ন করার পরপরই, সংস্থার আর্কাইভ এবং সিস্টেম পরিচালনা ও পরিচালনাকারী ইউনিটের সাথে তাৎক্ষণিকভাবে সমন্বয় সাধন করা প্রয়োজন যাতে অসম্পূর্ণ কাজের রেকর্ড এবং নথিগুলি ইউনিট বা এটি পরিচালনা করার জন্য দায়ী ব্যক্তির কাছে হস্তান্তর করা হয়।

যেসব সংস্থা এবং প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রম বন্ধ করে দেওয়া হয়েছে, তাদের প্রতিষ্ঠান এবং ব্যক্তিদের অ্যাকাউন্ট বন্ধ করা

সিস্টেম পরিচালনা ও পরিচালনাকারী ইউনিটগুলির জন্য, স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয় সংস্থা, সংস্থা এবং ব্যক্তির প্রতিটি অ্যাকাউন্ট অনুসারে সিস্টেমে নথি এবং নথি ডাটাবেসের পরিধি চিহ্নিত এবং সীমাবদ্ধ করার প্রয়োজন। অসম্পূর্ণ কাজের তালিকার উপর ভিত্তি করে, তথ্যের পরিধি চিহ্নিত করুন এবং অসম্পূর্ণ কাজ সম্পন্ন সংস্থা এবং ব্যক্তিদের অ্যাকাউন্টের একটি তালিকা তৈরি করুন; নির্দেশিত হলে একটি হস্তান্তর পরিকল্পনা প্রস্তুত করুন।

একই সাথে, পরিসংখ্যান সংগ্রহ করুন এবং প্রাদেশিক গণ কমিটি এবং স্বরাষ্ট্র বিভাগের কাছে ডকুমেন্ট শনাক্তকরণ কোড, ফাইল কোড এবং ডকুমেন্ট প্রতীকের সিস্টেম সম্পর্কে রিপোর্ট করুন যা বর্তমানে সিস্টেমে ব্যবহৃত হয় এবং সংস্থা এবং সংস্থাগুলির ডকুমেন্ট শনাক্তকরণ কোড, ফাইল কোড এবং ডকুমেন্ট প্রতীক স্থাপনের ভিত্তি হিসেবে কাজ করে, সাংগঠনিক কাঠামো পুনর্গঠন করার পরে, একীভূত, সুসংগত পদ্ধতিতে, দ্বিগুণ এড়ানোর পরে।

সাংগঠনিক ব্যবস্থা সম্পন্ন করার পরপরই, সাংগঠনিক ব্যবস্থার সিদ্ধান্ত নেওয়ার পরপরই কার্যক্রম বন্ধ করে দেয় এমন সংস্থা এবং সংস্থাগুলির জন্য সংস্থা এবং ব্যক্তিদের অ্যাকাউন্টগুলি অবিলম্বে বন্ধ করা প্রয়োজন; একই সাথে, নতুন সংস্থা, সংস্থা এবং ব্যক্তিদের জন্য অ্যাকাউন্ট খুলুন, পূর্বে সম্পর্কিত নথি এবং নথি ডাটাবেসের সাথে সংযোগ নিশ্চিত করুন।

বিশেষ করে, স্বরাষ্ট্র মন্ত্রণালয় সিস্টেম পুনর্গঠনের প্রক্রিয়া চলাকালীন সংস্থা, সংস্থা এবং ব্যক্তিদের জরুরি চাহিদা পূরণের জন্য সিস্টেমে নথি এবং নথির ডাটাবেস ব্যবহারের পরিকল্পনা করার প্রস্তাব করেছে।

সূত্র: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html