Ở công ty cũ, chị Tình dùng CMND để đăng ký bảo hiểm xã hội (BHXH). Khi nghỉ việc, chị không chốt sổ để hưởng các quyền lợi. Sau đó, Tình đi làm ở công ty mới và dùng CCCD để làm hồ sơ nhân sự, đóng BHXH.
Do số CMND và CCCD không giống nhau nên hệ thống BHXH không phát hiện ra, tiếp tục cấp cho chị Tình một sổ BHXH mới.
Chị Tình lo lắng: “Sắp tới tôi chuẩn bị nghỉ thai sản mà lại có 2 sổ BHXH thì có ảnh hưởng gì đến việc làm thủ tục nhận tiền trợ cấp thai sản không?”.
Người lao động nên chủ động gộp sổ BHXH ngay khi phát hiện có nhiều sổ để kịp hưởng các chế độ BHXH khi có nhu cầu (Ảnh minh họa: Trường Thịnh).
Theo BHXH Việt Nam, để giải quyết các chế độ BHXH trong trường hợp này, chị Tình cần thực hiện việc giảm trùng và gộp sổ BHXH.
Văn bản hợp nhất số 2525 ngày 15/8/2023 của BHXH Việt Nam hướng dẫn: “Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp của các sổ BHXH vào sổ mới. Số sổ BHXH cấp lại là số của sổ BHXH có thời gian tham gia BHXH sớm nhất”.
Theo BHXH Việt Nam, một người lao động không được phép có từ 2 quyển sổ BHXH trở lên. Nếu có từ 2 quyển trở lên thì phải làm thủ tục gộp sổ BHXH.
Trường hợp của chị Tình, cơ quan BHXH sẽ thu hồi 2 sổ BHXH cũ và tiến hành gộp quá trình tham gia BHXH vào một sổ, cấp lại sổ BHXH mới cho chị. Khi có 1 sổ BHXH hợp lệ, chị Tình sẽ dễ dàng giải quyết các chế độ BHXH khi có nhu cầu.
Trường hợp chị Tình không có thời gian đóng trùng nên việc giải quyết gộp sổ BHXH khá đơn giản. Trong trường hợp gộp sổ mà 2 hay nhiều sổ BHXH của người lao động có thời gian tham gia BHXH trùng nhau, cơ quan BHXH phải tính toán để giảm quá trình trùng tương ứng.
Khi giảm trùng, cơ quan BHXH có thể sẽ phải thu hồi số tiền trợ cấp BHXH mà người lao động đã hưởng (nếu có) trong trường hợp người lao động đã từng hưởng BHXH một lần cho thời gian đóng trùng.
Trong trường hợp người lao động có thời gian đóng trùng mà chưa hưởng trợ cấp BHXH thì cơ quan BHXH sẽ hoàn trả số tiền đóng trùng cho đơn vị và cá nhân người lao động đã nộp cho cơ quan BHXH.
Người lao động từng làm việc tại nhiều đơn vị cũng nên tra cứu quá trình tham gia BHXH của mình để kịp thời gộp sổ nếu phát hiện bản thân có nhiều hơn 1 sổ BHXH.
Thực tế có trường hợp khi người lao động có nhu cầu hưởng chế độ BHXH (trợ cấp thất nghiệp, thai sản…), khi đi làm hồ sơ mới phát hiện mình có nhiều sổ BHXH, phải gộp sổ trước khi hưởng chế độ. Đến khi gộp sổ được thì đã hết thời hạn để làm thủ tục hưởng chế độ BHXH.
Người lao động có thể tra cứu quá trình tham gia BHXH bằng nhiều cách đơn giản.
Thủ tục gộp sổ BHXH cũng rất đơn giản. Người lao động có thể đến cơ quan BHXH tại nơi mình sinh sống, làm việc để làm thủ tục gộp sổ.
Hồ sơ bao gồm tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, bảo hiểm y tế (mẫu TK01-TS) kèm theo các sổ BHXH (nếu có).
Bạn đọc có thể tham khảo thông tin tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, bảo hiểm y tế TẠI ĐÂY.
Cơ quan BHXH sẽ xem xét và hướng dẫn cụ thể thủ tục gộp sổ BHXH theo quy định cho người lao động.
