Zpřísnit řízení dokumentů a archivní práce během procesu restrukturalizace aparátu

Kinhtedothi - Je přísně zakázáno nezákonně vlastnit, převádět nebo ničit dokumenty a databáze dokumentů; není dovoleno poškozovat ani ztrácet dokumenty a databáze dokumentů během procesu organizování aparátu...

To je pozoruhodný obsah oficiální depeše č. 414/BNV-VTLTNN ze dne 19. března, kterou ministerstvo vnitra zaslalo lidovým výborům provincií a centrálně řízených měst o posílení řízení dokumentární a archivní práce v procesu reorganizace aparátu politického systému podle závěru politbyra č. 127-KL/TW.

Je přísně zakázáno nezákonně vlastnit, převádět nebo ničit dokumenty.

Dokument jasně uvádí, že za účelem zajištění hladké a nepřetržité práce s dokumenty a archivy a za účelem zajištění bezpečné správy dokumentů před, během a po dokončení reorganizace politického systému dle závěru politbyra č. 127-KL/TW ze dne 28. února 2025 žádají sekretariát a ministerstvo vnitra předsedu lidového výboru provincie nebo ústředně řízeného města, aby urychleně nařídil realizaci řady naléhavých úkolů k posílení řízení práce s dokumenty a archivy v procesu reorganizace aparátu místní samosprávy.

Zaprvé , řádně a plně implementovat právní předpisy o dokumentech a archivech a splňovat tyto požadavky: všechny dokumenty a databáze dokumentů vytvořené v rámci činnosti agentur a organizací musí být centrálně, jednotně a bezpečně spravovány podle každého archivu; dokumenty a databáze dokumentů jakékoli agentury nebo organizace musí být započítány a shromažďovány podle archivu dané agentury nebo organizace.

Provést uzavření archivů agentur a organizací ode dne ukončení činnosti; agentury a organizace nevydávají správní dokumenty spadající pod jejich pravomoc ode dne nabytí účinnosti rozhodnutí příslušného orgánu o sloučení nebo ukončení činnosti.

Před organizačním uspořádáním a během něj musí být dokumenty a databáze i nadále uchovávány v archivech Provinčního historického archivu a v archivech agentury (nebo v místě uchovávání) správní jednotky (ADU) před uzavřením tohoto uspořádání.

Zejména je přísně zakázáno nezákonně vlastnit, převádět nebo ničit dokumenty a databáze dokumentů; není dovoleno poškozovat ani ztrácet dokumenty a databáze dokumentů během procesu reorganizace aparátu.

Za druhé , provinční historické archivy jsou zodpovědné za přijímání a koordinaci s vedoucími agentur, organizací a správních jednotek s cílem pokračovat v uchovávání všech archivních dokumentů a databází dokumentů v provincii na místě nebo dočasně a předávat dokumenty v souladu s jejich správní pravomocí novým agenturám, organizacím a správním jednotkám po reorganizaci organizační struktury.

Za třetí , předání dokumentů a databází dokumentů po organizačním uspořádání je provedeno v souladu s právními předpisy o oprávnění k archivní správě.

Za čtvrté , striktně uplatňovat právní předpisy týkající se správy a používání pečetí a certifikátů digitálního podpisu ve veřejné službě; chránit státní tajemství a zajistit bezpečnost informací, dokumentů a dat při provádění statistických úkolů, jejich balení, předávání, uchovávání a používání v procesu reorganizace aparátu.

Předpisy o seznamu identifikačních kódů pro dokumenty, záznamy a textové symboly nových agentur a organizací

Ministerstvo vnitra žádá, aby předseda zemského lidového výboru v provinciích a ústředně řízených městech převzal odpovědnost jako vedoucí za provádění státní správy archivů v dané lokalitě v rámci svých povinností a pravomocí; aby v průběhu reorganizace aparátu zajistil bezpečnost dokumentů a databází dokumentů v rámci správní pravomoci v souladu s právními předpisy. Naléhavě vydat směrnici předsedy zemského lidového výboru o posílení státní správy dokumentární a archivní práce.

Zároveň je nutné vypracovat plán reorganizace státních historických archivů na provinční úrovni v rámci Projektu uspořádání a reorganizace správních jednotek na všech úrovních a vybudování dvouúrovňového modelu organizace místní samosprávy a předložit jej příslušným orgánům k posouzení a implementaci.

Ihned po dokončení organizačního uspořádání je nutné urychleně vydat dokument stanovící seznam identifikačních kódů pro dokumenty, záznamy a symboly dokumentů nově spravovaných agentur a organizací; uložit vedoucím nových agentur a organizací přijímat dokumenty a databáze spadající do jejich správní pravomoci; a vedoucím nových územních samosprávných jednotek přijímat dokumenty v místnostech a skladech v oblasti správy, kterou dočasně spravuje Provinční historický archiv.

Zároveň je nutné nařídit jednotce spravující a provozující systém implementaci technických řešení, která zajistí kontinuitu a pokračování činností vydávání dokumentů a vypořádání práce agentur a organizací pod její správou.

Ministerstvo vnitra navrhlo v procesu reorganizace politického systému posílit řízení dokumentární a archivní práce (foto: VNA)

Vydat plán k provedení směrnice předsedy provinčního lidového výboru

Pro ministerstvo vnitra se v oficiálním depeši žádá předseda zemského lidového výboru, aby mu doporučil vydání směrnice o posílení řízení dokumentární a archivní práce v procesu reorganizace aparátu místního politického systému; a aby vydal plán k provedení směrnice předsedy zemského lidového výboru.

Zároveň pověřit Zemský historický archiv přidělením úředníků, kteří by organizovali pracovní skupiny pro agentury, organizace a útvary za účelem přijímání a koordinace archivace dokumentů na místě a vymezení databáze dokumentů v Systému; nařídit Zemskému historickému archivu, aby proaktivně přijímal opatření ke shromažďování souborů s trvalou dobou uchování, které byly kompletně upraveny v agenturách a organizacích, které jsou zdrojem dokumentů předkládaných Zemskému historickému archivu.

Zároveň personál předsedy provinčního lidového výboru zajistí dostatečné zdroje k zajištění bezpečnosti dokumentů a databází dokumentů v místnostech a skladech, které byly potvrzeny a zapečetěny provinčním historickým archivem, až do doby jejich předání odpovědnému správnímu orgánu nebo organizaci po reorganizaci aparátu.

Ihned po dokončení organizačního uspořádání je nutné neprodleně informovat předsedu Zemského lidového výboru o vydání seznamu identifikačních kódů pro dokumenty, záznamy a textové symboly agentur a organizací vytvořených po organizačním uspořádání v rámci řízení; předložit Zemskému lidovému výboru projekt řízení a vyřizování obchodních operací pro dokumentový blok agentur a organizací před organizačním uspořádáním; koordinovat s útvarem spravujícím a provozujícím systém vypracování plánu předávání a integrace dokumentů a databází dokumentů do systému.

Potvrzení předání dokumentů a databází dokumentů agentur a organizací před restrukturalizací aparátu

Ministerstvo vnitra navrhuje, aby v případě provinčních historických archivů byly zřízeny úředníci, kteří by řídili počítání, uspořádání, balení, pečetění, potvrzování objemu a stavu papírových dokumentů a dokumentů na jiných informačních nosičích (pokud existují), přijímali a koordinovali uchovávání na místě nebo dočasné centralizované uchovávání dokumentů agentur a organizací; a koordinovali by s řídícími a provozními jednotkami systému stanovení počtu digitálních dokumentů a vymezení databáze dokumentů v systému každé agentury, organizace a administrativní jednotky.

Vytvořit seznam všech dokumentů a databází dokumentů, které jsou v současné době uchovávány v Provinčním historickém archivu; nadále zajišťovat bezpečnost, integritu a použitelnost dokumentů a databází dokumentů v Provinčním historickém archivu až do jejich předání příslušným orgánům a organizacím po restrukturalizaci aparátu. Shrnout množství a stav dokumentů a databází dokumentů a podat zprávu Ministerstvu vnitra za účelem podávání zpráv Ministerstvu vnitra.

Bezprostředně po dokončení organizačního uspořádání je nutné neprodleně provést: kontaktní osoba zorganizuje a potvrdí předání dokumentů a databází dokumentů agentur a organizací před organizačním uspořádáním příslušnému řídícímu orgánu nebo organizaci po organizačním uspořádání; poradí ministerstvu vnitra o vypracování projektu pro správu a nakládání s blokem dokumentů a databázemi dokumentů, které byly zaznamenány u agentur a organizací před organizačním uspořádáním.

Zároveň koordinovat s příslušnými agenturami a organizacemi realizaci projektů a plánů pro řízení a vyřizování obchodních operací pro bloky dokumentů a databází, které byly statisticky shromážděny před organizačním uspořádáním; shromažďovat soubory s trvalou dobou uchování, které byly dříve kompletně upraveny, u agentur a organizací, které jsou zdrojem dokumentů předkládaných Provinčnímu historickému archivu.

Zaregistrujte se pro otevření nových nebo opětovné otevření účtů pro organizace, vedoucí a úředníky

V tomto oficiálním oznámení Ministerstvo vnitra rovněž ukládá vedoucím agentur, organizací a předsedům okresních a obecních lidových výborů povinnost zajistit bezpečnost dokumentů a databází dokumentů, které spadají do jejich správní pravomoci, v souladu s právními předpisy během procesu restrukturalizace aparátu, a to až do doby, než budou dokumenty a databáze dokumentů po restrukturalizaci aparátu předány Provinčnímu historickému archivu a příslušným agenturám a organizacím.

Zároveň nařizovat jednotkám a jednotlivcům sestavování a balení záznamů a dokumentů o dokončené práci a záznamů a dokumentů o nedokončené práci; pověřovat jednotky a jednotlivce syntézou a vytvořením seznamu nedokončené práce agentury nebo organizace; zajišťovat připojení, oddělené balení a shromažďování záznamů a dokumentů a jejich předkládání do archivu agentury.

Řídit archiv statistického úřadu, balit dokumenty v archivu a poskytovat statistickým jednotkám a jednotlivcům pokyny k balení nepředložených spisů a dokumentů v archivu; přijímat spisy a dokumenty od jednotek a jednotlivců a shromažďovat je v centralizovaných archivech a skladovacích místnostech. Zároveň zajišťovat potřebné sklady, vybavení a lidské zdroje k ochraně a bezpečnému uchovávání dokumentů až do jejich předání příslušnému správnímu orgánu nebo organizaci po reorganizaci aparátu.

Předseda okresního lidového výboru pověřuje odbor vnitra poradenstvím ohledně uspořádání skladů a potřebného vybavení pro shromažďování a centrální uchovávání dokumentů specializovaných orgánů spadajících pod okresní lidový výbor; zajistí síly k ochraně bezpečnosti dokumentů až do jejich předání příslušnému správnímu orgánu nebo organizaci po organizačním uspořádání.

Bezprostředně po dokončení organizačního uspořádání musí vedoucí nové agentury, organizace nebo administrativní jednotky neprodleně nařídit registraci otevření nebo znovuotevření účtů pro organizaci, vedoucího a tajemníka v Systému, aby bylo zajištěno vydávání a přijímání dokumentů; zaregistrovat se pro vydávání pečetí a certifikátů digitálního podpisu pro specializovanou veřejnou službu v souladu s předpisy...

Statistiky, pečetění, úschova dokumentů

V případě archivů agentur Ministerstvo vnitra vyžaduje, aby oddělení archivu agentury nebo osoba pověřená archivací v agentuře, organizaci nebo jednotce předem vedly jednotky a jednotlivce k sestavování, balení dokumentů a jejich předávání do centralizovaného skladu; aby připravily sklad a nezbytné podmínky pro bezpečné uchování dokumentů přijatých od jednotek a jednotlivců; aby sestavovaly, zapečetily a bezpečně uchovávaly dokumenty ve skladu agentury nebo organizace, dokud nebudou po restrukturalizaci aparátu předány provinčnímu historickému archivu nebo příslušnému orgánu či organizaci.

Zároveň koordinovat s jednotkou spravující a provozující statistický systém potvrzovat počet dokumentů a databází dokumentů agentur a organizací v systému; přijímat a samostatně uchovávat soubory a dokumenty nedokončené práce dle seznamu; odesílat nebo samostatně sestavovat a balit soubory s trvalou dobou uchování, které byly dříve kompletně upraveny.

Zabalené dokumenty a seznam nedokončených prací odevzdejte v původním stavu.

Ministerstvo vnitra vyžaduje pro státní úředníky, zaměstnance veřejné správy a pracovníky statistiku a balení spisů a dokumentů o dokončených a nedokončených pracích. U nedokončených prací je nutné vytvořit seznam a jasně uvést název práce, jméno osoby pověřené jejím vyřízením, počet dostupných dokumentů a případnou lhůtu pro vyřízení.

Předložte originální balíček dokumentů a souborů a seznam nedokončených prací na systému archivu agentury nebo jednotky, nebo osobě odpovědné za shromažďování dokumentů během procesu reorganizace aparátu.

Ihned po dokončení organizačního uspořádání je nutné neprodleně koordinovat s archivem agentury a útvarem spravujícím a provozujícím systém předání záznamů a dokumentů o nedokončené práci útvaru nebo osobě odpovědné za jejich další nakládání.

Uzavírání účtů organizací a jednotlivců pro agentury a organizace, které ukončily činnost

Ministerstvo vnitra požaduje, aby jednotky spravující a provozující systém identifikovaly a vymezily rozsah dokumentů a databází dokumentů v systému podle každého účtu agentury, organizace a jednotlivce. Na základě seznamu nedokončených prací určete rozsah dat a vytvořte seznam účtů organizací a jednotlivců s nedokončenými pracemi; na pokyn připravte plán předání.

Zároveň shromažďovat statistiky a podávat zprávy Provinčnímu lidovému výboru a Ministerstvu vnitra o systému identifikačních kódů dokumentů, kódů spisů a symbolů dokumentů, které se v systému v současnosti používají, aby sloužily jako základ pro stanovení identifikačních kódů dokumentů, kódů spisů a symbolů dokumentů agentur a organizací po sjednocení, synchronizaci a zamezení duplicity organizačního uspořádání.

Ihned po dokončení organizačního uspořádání je nutné neprodleně uzavřít účty organizací a jednotlivců pro agentury a organizace, které ukončují činnost ihned po rozhodnutí o organizačním uspořádání; zároveň otevřít účty pro nové agentury, organizace a jednotlivce a zajistit propojení s dříve souvisejícími dokumenty a databázemi dokumentů.

Ministerstvo vnitra zejména navrhuje vypracovat plán pro využití dokumentů a databází dokumentů v systému k uspokojení naléhavých potřeb agentur, organizací a jednotlivců během procesu restrukturalizace aparátu.

Zdroj: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html