Zpřísnit řízení dokumentů a archivní práce během procesu organizační restrukturalizace.

Kinhtedothi - Je přísně zakázáno nezákonně zabavovat, převádět nebo ničit dokumenty a databáze dokumentů; není dovoleno poškozovat ani ztrácet dokumenty a databáze dokumentů během procesu organizování aparátu...

To je pozoruhodný obsah oficiální depeše č. 414/BNV-VTLTNN ze dne 19. března, kterou ministerstvo vnitra zaslalo lidovým výborům provincií a centrálně řízených měst o posílení řízení dokumentární a archivní práce v procesu reorganizace aparátu politického systému podle závěru politbyra č. 127-KL/TW.

Je přísně zakázáno nezákonně vlastnit, převádět nebo ničit dokumenty.

Dokument jasně uvádí, že za účelem zajištění hladké a nepřetržité práce s dokumenty a archivy a za účelem zajištění bezpečné správy dokumentů před, během a po dokončení reorganizace politického systému dle závěru politbyra č. 127-KL/TW ze dne 28. února 2025 žádají sekretariát a ministerstvo vnitra předsedu lidového výboru provincie nebo ústředně řízeného města, aby urychleně nařídil realizaci řady naléhavých úkolů k posílení řízení práce s dokumenty a archivy v procesu reorganizace aparátu místní samosprávy.

Zaprvé , řádně a plně implementovat právní předpisy o dokumentech a archivech a splňovat tyto požadavky: veškeré dokumenty a databáze dokumentů vytvořené při činnosti agentur a organizací musí být centrálně, jednotně a bezpečně spravovány podle každého archivu; dokumenty a databáze dokumentů jakékoli agentury nebo organizace musí být statisticky shromažďovány podle archivu dané agentury nebo organizace.

Uzavřete archivy agentur a organizací ode dne ukončení činnosti; agentury a organizace nevydávají správní dokumenty spadající pod jejich pravomoc ode dne nabytí účinnosti rozhodnutí příslušného orgánu o sloučení nebo ukončení činnosti.

Před organizačním uspořádáním a během něj musí být dokumenty a databáze i nadále uchovávány v archivech Provinčního historického archivu a Archivu agentury (nebo v aktuálním místě uložení) správní jednotky (ADU) před uzavřením uspořádání.

Zejména je přísně zakázáno nezákonně zabavovat, převádět nebo ničit dokumenty a databáze dokumentů; není dovoleno poškozovat ani ztrácet dokumenty a databáze dokumentů během procesu organizace aparátu.

Za druhé , provinční historické archivy jsou zodpovědné za přijímání a koordinaci s vedoucími agentur, organizací a správních jednotek s cílem pokračovat v uchovávání všech archivních dokumentů a databází dokumentů v provincii na místě nebo dočasně a předávat dokumenty v souladu s jejich správní pravomocí novým agenturám, organizacím a správním jednotkám po reorganizaci organizační struktury.

Za třetí , předání dokumentů a databází dokumentů po organizačním uspořádání je provedeno v souladu s právními předpisy o oprávnění k archivní správě.

Za čtvrté , striktně uplatňovat právní předpisy týkající se správy a používání pečetí a certifikátů digitálního podpisu pro specializované veřejné služby; chránit státní tajemství a zajistit bezpečnost informací, dokumentů a dat při provádění statistických úkolů, balení, předávání, uchovávání a používání v procesu reorganizace aparátu.

Předpisy o seznamu identifikačních kódů pro dokumenty, záznamy a textové symboly nových agentur a organizací

Ministerstvo vnitra žádá, aby předseda zemského lidového výboru v provinciích a ústředně řízených městech převzal odpovědnost jako vedoucí za provádění státní správy archivů v dané lokalitě v rámci svých povinností a pravomocí; aby v průběhu reorganizace aparátu zajistil bezpečnost dokumentů a databází dokumentů v rámci správní pravomoci v souladu s právními předpisy. Naléhavě vydat směrnici předsedy zemského lidového výboru o posílení státní správy dokumentární a archivní práce.

Zároveň je nutné vypracovat plán reorganizace státních historických archivů na provinční úrovni v rámci Projektu uspořádání a reorganizace správních jednotek na všech úrovních a vybudování dvouúrovňového modelu organizace místní samosprávy a předložit jej příslušným orgánům k posouzení a implementaci.

Ihned po dokončení organizačního uspořádání je nutné urychleně vydat dokument stanovící seznam identifikačních kódů pro dokumenty, záznamy a symboly dokumentů nově spravovaných agentur a organizací; uložit vedoucím nových agentur a organizací přijímat dokumenty a databáze spadající do jejich správní pravomoci; vedoucím nových územních samosprávných jednotek přijímat dokumenty v místnostech a skladech v oblasti správy, kterou dočasně spravuje Provinční historický archiv.

Zároveň je nutné nařídit jednotce spravující a provozující systém implementaci technických řešení, která zajistí kontinuitu a pokračování vydávání dokumentů a vyřizování práce agenturami a organizacemi pod její správou.

Ministerstvo vnitra navrhlo posílit řízení dokumentární a archivní práce v procesu reorganizace aparátu politického systému (foto: VNA)

Vydat plán k provedení směrnice předsedy provinčního lidového výboru

Pro ministerstvo vnitra oficiální depeše žádá předsedu zemského lidového výboru o vydání směrnice o posílení řízení dokumentární a archivní práce v procesu reorganizace aparátu místního politického systému; o vydání plánu k provedení směrnice předsedy zemského lidového výboru.

Zároveň pověřit Zemský historický archiv přidělením úředníků, kteří by organizovali pracovní skupiny pro agentury, organizace a útvary za účelem přijímání a koordinace archivace dokumentů na místě a vymezení databáze dokumentů v Systému; nařídit Zemskému historickému archivu, aby proaktivně přijímal opatření ke shromažďování souborů s trvalou dobou uchování, které byly kompletně upraveny v agenturách a organizacích, které jsou zdrojem dokumentů předkládaných Zemskému historickému archivu.

Zároveň doporučit předsedovi Zemského lidového výboru, aby zajistil dostatečné zdroje k zajištění bezpečnosti dokumentů a databází dokumentů v místnostech a skladech, které byly potvrzeny a zapečetěny Zemským historickým archivem, až do doby jejich předání odpovědnému správnímu orgánu nebo organizaci po reorganizaci aparátu.

Ihned po dokončení organizačního uspořádání je nutné neprodleně informovat předsedu Zemského lidového výboru o vydání seznamu identifikačních kódů pro dokumenty, záznamy a textové symboly agentur a organizací vytvořených po organizačním uspořádání v rámci řízení; předložit Zemskému lidovému výboru projekt řízení a vyřizování obchodních operací pro dokumentový blok agentur a organizací před organizačním uspořádáním; koordinovat s útvarem spravujícím a provozujícím systém vypracování plánu předávání a integrace dokumentů a databází dokumentů do systému.

Před restrukturalizací aparátu potvrdit předání dokumentů a databází dokumentů agentur a organizací.

Ministerstvo vnitra navrhuje, aby v případě provinčních historických archivů byly zřízeny úředníci, kteří by řídili počítání, uspořádání, balení, pečetění, potvrzování objemu a stavu papírových dokumentů a dokumentů na jiných informačních nosičích (pokud existují), přijímali a koordinovali uchovávání na místě nebo dočasné centralizované uchovávání dokumentů agentur a organizací; a koordinovali by s řídícími a provozními jednotkami systému stanovení počtu digitálních dokumentů a vymezení databáze dokumentů v systému každé agentury, organizace a administrativní jednotky.

Vytvořit seznam všech dokumentů a databází dokumentů, které jsou v současnosti uchovávány v Provinčním historickém archivu; nadále zajišťovat bezpečnost, integritu a použitelnost dokumentů a databází dokumentů v Provinčním historickém archivu až do jejich předání příslušným orgánům a organizacím po restrukturalizaci aparátu. Shrnout množství a stav dokumentů a databází dokumentů a podat zprávu Ministerstvu vnitra za účelem podávání zpráv Ministerstvu vnitra.

Bezprostředně po dokončení organizačního uspořádání je nutné urychleně: zorganizovat a potvrdit předání dokumentů a databází dokumentů agentur a organizací před organizačním uspořádáním příslušnému řídícímu orgánu nebo organizaci po organizačním uspořádání; a doporučit ministerstvu vnitra vypracování projektu pro správu a nakládání s blokem dokumentů a databází dokumentů, které byly statisticky evidovány u agentury nebo organizace před organizačním uspořádáním.

Zároveň koordinovat s příslušnými agenturami a organizacemi organizaci realizace projektů a plánů pro řízení a vyřizování operací s dokumentovými a databázovými bloky, které byly statisticky sestaveny před organizačním uspořádáním; shromažďovat soubory s trvalou dobou uchování, které byly dříve kompletně upraveny, u agentur a organizací, které jsou zdrojem dokumentů předkládaných Provinčnímu historickému archivu.

Zaregistrujte se pro otevření nových nebo opětovné otevření účtů pro organizace, vedoucí a úředníky

V tomto oficiálním oznámení Ministerstvo vnitra rovněž ukládá vedoucím agentur, organizací a předsedům okresních a obecních lidových výborů povinnost zajistit bezpečnost dokumentů a databází dokumentů, které spadají do jejich správní pravomoci, v souladu s právními předpisy v průběhu celého procesu restrukturalizace aparátu až do doby, než budou dokumenty a databáze dokumentů po restrukturalizaci aparátu předány provinčním historickým archivům a příslušným agenturám a organizacím.

Zároveň nařizovat jednotkám a jednotlivcům sestavování a balení záznamů a dokumentů o dokončené práci a záznamů a dokumentů o nedokončené práci; pověřovat jednotky a jednotlivce syntézou a vytvořením seznamu nedokončené práce agentury nebo organizace; zajišťovat připojení, oddělené balení a shromažďování záznamů a dokumentů a jejich předkládání do archivu agentury.

Řídit archiv statistického úřadu, balit dokumenty v archivu a vést jednotky a jednotlivce k sestavování a balení záznamů a dokumentů, které nebyly do archivu odeslány; přijímat záznamy a dokumenty od jednotek a jednotlivců a shromažďovat je v archivech a skladech pro centralizované uložení. Zároveň zajišťovat potřebné sklady, vybavení a lidské zdroje k ochraně a bezpečnému uchovávání dokumentů až do jejich předání příslušnému správnímu orgánu nebo organizaci po reorganizaci aparátu.

Předseda okresního lidového výboru pověřuje odbor vnitra poradenstvím ohledně zajištění skladů a potřebného vybavení pro shromažďování a bezpečné uchovávání dokumentů specializovaných orgánů spadajících pod okresní lidový výbor; organizováním sil k ochraně bezpečnosti dokumentů, dokud nebudou po reorganizaci aparátu předány příslušným orgánům a organizacím ke správě.

Bezprostředně po dokončení organizačního uspořádání musí vedoucí nového úřadu, organizace nebo administrativní jednotky neprodleně nařídit registraci otevření nebo znovuotevření účtů pro organizaci, vedoucího a kancelář dokumentů v Systému, aby bylo zajištěno vydávání a přijímání dokumentů; zaregistrovat se pro vydávání pečetí a certifikátů digitálního podpisu pro specializovanou veřejnou službu v souladu s předpisy...

Statistiky, pečetění, úschova dokumentů

V případě archivů agentur Ministerstvo vnitra vyžaduje, aby oddělení archivu agentury nebo osoba pověřená archivací v agentuře, organizaci nebo jednotce vedly jednotky a jednotlivce k sestavování, balení dokumentů a jejich předávání do místnosti nebo skladu k centralizovanému uchovávání předem; aby připravily sklad a nezbytné podmínky pro bezpečné uchování dokumentů přijatých od jednotek a jednotlivců; aby sestavovaly, zapečetily a bezpečně uchovávaly dokumenty v místnosti nebo skladu agentury nebo organizace, dokud nebudou po restrukturalizaci aparátu předány provinčnímu historickému archivu nebo příslušnému orgánu či organizaci.

Zároveň koordinovat s řídící a provozní jednotkou statistického systému potvrzení počtu dokumentů a databází dokumentů agentur a organizací v systému; přijímat a samostatně uchovávat soubory a dokumenty nedokončené práce dle seznamu; odesílat nebo samostatně počítávat a balit soubory s trvalou dobou uchování, které byly dříve kompletně upraveny.

Zabalené dokumenty a seznam nedokončených prací odevzdejte v původním stavu.

Ministerstvo vnitra vyžaduje pro státní úředníky, zaměstnance veřejné správy a pracovníky statistiku a balení spisů a dokumentů o dokončených a nedokončených pracích. U nedokončených prací je nutné vytvořit seznam a jasně uvést název práce, jméno osoby pověřené jejím vyřízením, počet dostupných dokumentů a případnou lhůtu pro vyřízení.

Předložte původní stav zabalených souborů, dokumentů a seznam nedokončených prací na systému archivu agentury nebo jednotky, nebo osobě odpovědné za shromažďování dokumentů během procesu organizace aparátu.

Ihned po dokončení organizačního uspořádání je nutné neprodleně koordinovat s archivem agentury a útvarem spravujícím a provozujícím systém předání záznamů a dokumentů o nedokončené práci útvaru nebo osobě odpovědné za jejich další zpracování.

Uzavírání účtů organizací a jednotlivců pro agentury a organizace, které ukončily činnost

Ministerstvo vnitra požaduje, aby jednotky spravující a provozující systém identifikovaly a vymezily rozsah dokumentů a databází dokumentů v systému podle každého účtu agentury, organizace a jednotlivce. Na základě seznamu nedokončených prací identifikujte rozsah dat a vytvořte seznam účtů organizací a jednotlivců s nedokončenými pracemi; na pokyn připravte plán předání.

Zároveň shromažďovat statistiky a podávat zprávy Provinčnímu lidovému výboru a Ministerstvu vnitra o systému identifikačních kódů dokumentů, spisových kódů a symbolů dokumentů, které se v současné době v systému používají, aby sloužily jako základ pro stanovení identifikačních kódů dokumentů, spisových kódů a symbolů dokumentů agentur a organizací po reorganizaci organizační struktury jednotným a synchronizovaným způsobem, který zabrání duplicitě.

Ihned po dokončení organizačního uspořádání je nutné neprodleně uzavřít účty organizací a jednotlivců pro agentury a organizace, které ukončují činnost ihned po rozhodnutí o organizačním uspořádání; zároveň otevřít účty pro nové agentury, organizace a jednotlivce a zajistit propojení s dříve souvisejícími dokumenty a databázemi dokumentů.

Ministerstvo vnitra zejména navrhuje vypracovat plán pro využití dokumentů a databází dokumentů v systému k uspokojení naléhavých potřeb agentur, organizací a jednotlivců během procesu restrukturalizace aparátu.

Zdroj: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html