Digitalisierung von Aufzeichnungen im Stadtarchivzentrum

Standardisierung des Geschäfts

Vor kurzem hat das Innenministerium in der Stadt Phong Dien eine Schulungskonferenz zum Thema VTLT organisiert, an der zahlreiche Kader, Beamte und öffentliche Angestellte aus Fachabteilungen, Volkskomitees von Kommunen, Bezirken und Städten sowie Schulen aus der gesamten Region teilnahmen.

Ein wichtiger Inhalt des Programms ist eine umfassende Anleitung zu den Kernaufgaben der öffentlichen Verwaltung beim Betrieb zweistufiger Kommunalverwaltungen. Von der Erstellung von Aufzeichnungen bis zur Übermittlung von Dokumenten an das Agenturarchiv; zur Verwaltung ausgehender und eingehender Dokumente; elektronische Einreichung; Das Sammeln, Aufbereiten und Bewerten von Dokumenten … all dies wird systematisch und realitätsnah an der Basis dargestellt.

Die an der Schulung teilnehmenden Beamten wurden direkt angeleitet und ihre Probleme bei der Nutzung der gemeinsam genutzten Softwaresysteme der Stadt gelöst. Gleichzeitig wurden sie mit der Umsetzung des Beschlusses 458/QD-TTg des Premierministers zur elektronischen Dokumentenarchivierung für den Zeitraum 2020–2025 vertraut gemacht. Dies ist ein notwendiger Vorbereitungsschritt für den Prozess der Verwaltungsmodernisierung und den Aufbau eines digitalen Archivs im Hinblick auf eine digitale Regierung.

Herr Tran Nguyen Hoang, Büroangestellter des Volkskomitees der Gemeinde Phong Chuong, sagte: „Früher habe ich hauptsächlich aufgrund meiner Erfahrung Büroarbeiten erledigt. Im Schulungskurs wurden mir viele Abläufe klar vermittelt, insbesondere die Erstellung elektronischer Aufzeichnungen und die Erfassung von Dokumenten nach neuen Standards. Ich bin überzeugt, dass dieses Wissen dazu beitragen wird, dass die Arbeit reibungsloser abläuft, sobald das Zwei-Ebenen-System in Kraft tritt.“

Nicht nur in der Stadt Phong Dien vermittelt das Innenministerium allen Beamten, Staatsbediensteten und öffentlichen Angestellten der Stadt Wissen und Archivierungsfähigkeiten für Gemeinde- und Bezirksbeamte, um eine zweistufige Kommunalverwaltung zu betreiben.

Frau Nguyen Thi Lien, Beamtin in der modernen Empfangs- und Ergebnisabteilung des Bezirks An Cuu im Distrikt Thuan Hoa, sagte: „Die Schulung hat mir geholfen, den gesamten Geschäftsprozess zu systematisieren, von der Erstellung von Aufzeichnungen und der Anordnung von Dokumenten bis hin zur Einreichung und Verwaltung elektronischer Dokumente. Dadurch bin ich sicherer bei der Erstellung von Aufzeichnungen, die den Standards entsprechen, und trage dazu bei, die Abwicklung von Verwaltungsverfahren schnell, bequem und transparent zu gestalten.“

Die Richtlinie 05/CT-UBND des Volkskomitees der Stadt Hue vom 1. April 2025 und der Plan Nr. 1198/KH-SNV des Innenministeriums vom 17. April 2025 zur Stärkung des Managements der VTLT-Arbeit im Prozess der Neuorganisation des Apparats despolitischen Systems gemäß der Schlussfolgerung Nr. 127-KL/TW des Politbüros zeigen die ernsthaften Vorbereitungen der Stadt Hue beim Aufbau eines Teams aus Gemeinde- und Bezirkskadern mit ausreichender Kapazität für die digitale Archivierung. Es werden detaillierte Regelungen zum Ablauf der Digitalisierung, Erhaltung, Nutzung und Vernichtung digitaler Archive erlassen und so eine solide Rechtsgrundlage für die Ausbildungsarbeit geschaffen.

Die Vermittlung von Archivierungskompetenzen an Gemeinde- und Bezirksbeamte entspricht nicht nur unmittelbaren Anforderungen, sondern ist auch eine Voraussetzung für den Aufbau von E-Government und digitaler Verwaltung, die im Prozess der Verwaltungsrevolution eine zentrale Rolle spielen.

Neue Anforderungen im digitalen Zeitalter

Aus professioneller Sicht erklärte Herr Nguyen Tat Thang, Direktor des Archivzentrums im Innenministerium: „Im Kontext der Zwei-Ebenen-Regierung und der digitalen Transformation ist die Archivierung nicht länger eine rein administrative Verpflichtung, sondern ein Schlüsselfaktor im operativen Datensystem.“

Laut Herrn Thang herrscht in vielen Einheiten auf Gemeinde- und Bezirksebene immer noch Verwirrung hinsichtlich der Erstellung elektronischer Aufzeichnungen sowie der Klassifizierung und Wertbestimmung von Dokumenten. Das Schulungsprogramm hilft den Mitarbeitern, Standardverfahren zu verstehen und das Bewusstsein für die Rolle der Archivierung im Prozess der Organisation eines rationalisierten und effizienten Apparats zu schärfen. „Die Zwei-Ebenen-Regierung kann nicht effektiv arbeiten, wenn die Verwaltungsdaten weiterhin verwirrend sind. Wir brauchen ein zentralisiertes, synchrones und nachhaltiges elektronisches Speichersystem“, bekräftigte Herr Thang.

Nach Angaben des Innenministeriums hat die anfängliche Umsetzung paralleler Schulungen vor Ort positive Ergebnisse gebracht und den Beamten geholfen, bei der Archivierung offizieller Dokumente proaktiver vorzugehen und auf lokaler Ebene ein digitales Archivmodell aufzubauen. Nach der Schulung überprüften und ordneten viele Gemeinden und Bezirke ihre Aufzeichnungen, legten wichtige Dokumente in das elektronische Speichersystem ein und bereiteten sich auf die Datenübertragung vor, wenn das Zwei-Ebenen-Regierungsmodell offiziell in Kraft tritt.

Im Zuge der Umstrukturierung des Verwaltungsapparats hin zu Rationalisierung und Effizienz ist die umfassende Ausstattung des Personals der Gemeinden und Bezirke mit Wissen und Archivierungsfähigkeiten keine Option mehr, sondern eine zwingende Voraussetzung. Dies ist ein wichtiger Faktor bei der Umstellung des Managementmodells von manuell auf digital, von der papierbasierten Verwaltung auf datenbasierte Abläufe. Und was noch wichtiger ist: Dies ist ein grundlegender Schritt hin zur Schaffung einer modernen Verwaltung, die den Menschen schneller, präziser und transparenter dient.

Artikel und Fotos: HAI THUAN

Quelle: https://huengaynay.vn/chinh-tri-xa-hoi/cai-cach-hanh-chinh/chuan-bi-cong-tac-van-thu-luu-tru-cho-chinh-quyen-dia-phuong-2-cap-154089.html