Ο Bac Ninh δημιουργεί ένα «ψηφιακό αποθετήριο γνώσης» για την εξυπηρέτηση της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης.

DNVN - Στο Μπακ Νιν, περισσότερες από 3,6 εκατομμύρια σελίδες εγγράφων έχουν μετατραπεί σε ηλεκτρονικά δεδομένα, διευκολύνοντας την αναζήτηση πληροφοριών για άτομα και οργανισμούς, μειώνοντας τον χρόνο επεξεργασίας κατά δεκάδες φορές και συμβάλλοντας επίσης στην ενίσχυση της ασφάλειας και της νομικής αξίας των εγγράφων.

Ενδεικτική εικόνα.

Δημιουργία ενός ψηφιακού αποθετηρίου γνώσης και διατήρηση της αξίας των εγγράφων.

Μεταξύ 2022 και 2024, το Τμήμα Εσωτερικών Υποθέσεων του Bac Ninh συνεργάστηκε με μια εταιρεία συμβούλων για την υλοποίηση ενός λογισμικού διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων. Αυτό το λογισμικό έχει ολοκληρώσει σημαντικές λειτουργίες όπως η εισαγωγή δεδομένων, η αναζήτηση, ο έλεγχος πρόσβασης και η παρακολούθηση αλλαγών.

Μέχρι σήμερα, έχουν ψηφιοποιηθεί περισσότερα από 31.300 αρχεία, που αντιστοιχούν σε 3,3 εκατομμύρια σελίδες A4 εγγράφων. Αυτά τα έγγραφα αποτελούνται κυρίως από οδηγίες και διοικητικά κείμενα της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής και των υπηρεσιών και οργανισμών της κατά την περίοδο από το 1948 έως το 2014.

Μέχρι σήμερα, το σύστημα έχει αποδείξει την πρακτική του αποτελεσματικότητα. Προηγουμένως, η αναζήτηση ενός προσωπικού αρχείου, μιας διοικητικής απόφασης ή δεδομένων αποφοίτησης φοιτητών απαιτούσε ώρες κοσκινίσματος σε έντυπα αρχεία. Τώρα, το σύστημα μπορεί να παρέχει ακριβή, πλήρη και νομικά έγκυρα αποτελέσματα με λίγες μόνο λέξεις-κλειδιά και λίγα λεπτά λειτουργίας. Η τεχνολογία ψηφιοποίησης έχει μειώσει τον χρόνο αναζήτησης κατά 20-30 φορές σε σύγκριση με τις παραδοσιακές μεθόδους. Το σύστημα αποθήκευσης διασφαλίζει επίσης την ασφάλεια μέσω ελέγχου πρόσβασης, διαχείρισης δικαιωμάτων χρήστη και καταγραφής αλλαγών. Ως αποτέλεσμα, το σύστημα καταγράφει κατά μέσο όρο πάνω από ένα εκατομμύριο επισκέψεις αναγνωστών και 1.500 ηλεκτρονικές ανακτήσεις αρχείων ετησίως.

Το έργο ψηφιακού μετασχηματισμού στην αρχειοθέτηση εγγράφων σηματοδοτεί ένα σημαντικό βήμα προς τα εμπρός από τις «παραδοσιακές μεθόδους αρχειοθέτησης» σε ένα σύστημα «σύγχρονης διαχείρισης γνώσης». Το Κέντρο Ιστορικών Αρχείων Bac Ninh Νο. 1 έχει δημιουργήσει ένα συνδεδεμένο οικοσύστημα δεδομένων αντί να διατηρεί ένα κατακερματισμένο αρχείο. Σε αυτό το σύστημα, έγγραφα όπως κείμενα, ψηφίσματα, επίσημες επιστολές και αρχεία δημοσίων υπαλλήλων επισημαίνονται και συνδέονται με βάση τον χρόνο, την εκδίδουσα αρχή, τον τομέα και το θέμα. Δημιουργώντας ένα «Αρχείο Γνώσης», οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες σε συγκεκριμένα πλαίσια, ανοίγοντας έτσι ευκαιρίες για την εφαρμογή δεδομένων σε διάφορους σκοπούς, όπως η διοίκηση, η έρευνα, η εκπαίδευση , ο πολιτισμός και η νομοθεσία, ενώ παράλληλα ενισχύουν τις αναλυτικές και στατιστικές δυνατότητες.

Προκλήσεις και σχέδια επέκτασης για την περίοδο 2025-2029

Σύμφωνα με το Κέντρο Επιστήμης και Τεχνολογικής Επικοινωνίας, παρά τα σημαντικά επιτεύγματα, η διαδικασία ψηφιοποίησης εξακολουθεί να αντιμετωπίζει πολλές προκλήσεις. Ορισμένα έγγραφα είναι δεκαετιών παλιά και σοβαρά κατεστραμμένα, γεγονός που καθιστά δύσκολη τη σάρωση, την ταυτοποίηση και τη διόρθωση δεδομένων. Η έλλειψη περιλήψεων ή οι ασυνεπείς μορφές σε πολλά έγγραφα δημιουργούν επίσης χρονοβόρο φόρτο εργασίας για την επεξεργασία. Οι ισχύοντες κανονισμοί για την έγκριση, την αξιολόγηση και την αποδοχή ψηφιοποιημένων προϊόντων είναι χρονοβόροι, επηρεάζοντας την πρόοδο της εφαρμογής. Επιπλέον, μερικές φορές συμβαίνουν προσωρινές διακοπές στην πρόσβαση σε δεδομένα λόγω προβλημάτων μετάδοσης από τους διακομιστές αποθήκευσης στο Τμήμα Επιστήμης και Τεχνολογίας. Στο τέλος του 2020, το ποσοστό ψηφιοποίησης έφτασε μόνο το 75% περίπου του συνόλου των εγγράφων που αποθηκεύονται στο αρχείο, ενώ νέα έγγραφα συνεχίζουν να λαμβάνονται ετησίως.

Για την αντιμετώπιση αυτών των ελλείψεων και την περαιτέρω επέκταση της κλίμακας, η Λαϊκή Επιτροπή της επαρχίας Bac Ninh ενέκρινε το «Έργο Ψηφιοποίησης Εγγράφων στο Επαρχιακό Ιστορικό Αρχείο, για την περίοδο 2025-2029». Το έργο αυτό εκτιμάται σε περίπου 23 δισεκατομμύρια VND και στοχεύει στην ψηφιοποίηση επιπλέον 3,8 εκατομμυρίων σελίδων διοικητικών εγγράφων από την Επαρχιακή Λαϊκή Επιτροπή και τα τμήματα και τις υπηρεσίες της. Αυτό είναι ένα σημαντικό βήμα προς την ολοκλήρωση ολόκληρου του ψηφιακού αποθετηρίου διοικητικών δεδομένων της επαρχίας, πλησιάζοντας στο μοντέλο «ηλεκτρονική διακυβέρνηση - ηλεκτρονικό αρχείο - ηλεκτρονική υπηρεσία πολιτών».

Το Υπουργείο Εσωτερικών Υποθέσεων θα είναι ο επικεφαλής φορέας στην υλοποίηση του Έργου, σε συντονισμό με τις αρμόδιες υπηρεσίες και μονάδες για τη διασφάλιση της ακρίβειας, της ακεραιότητας και της ασφάλειας των δεδομένων. Το Κέντρο Ιστορικών Αρχείων Bac Ninh Νο. 1 θα επιλέξει αξιόπιστους τεχνολογικούς συνεργάτες, θα οργανώσει εξειδικευμένες ομάδες για την ψηφιοποίηση και θα προωθήσει την επικοινωνία για να καθοδηγήσει τους πολίτες σχετικά με τον τρόπο πρόσβασης σε ψηφιοποιημένα δεδομένα. Μέχρι τα μέσα του 2025, το Κέντρο θα έχει ολοκληρώσει την ψηφιοποίηση άνω των 330.000 σελίδων εγγράφων από την Επαρχιακή Λαϊκή Επιτροπή και τα Υπουργεία Παιδείας και Κατάρτισης, καθώς και Επιστήμης και Τεχνολογίας, δημιουργώντας μια σταθερή βάση για την επόμενη φάση.

Διαμόρφωση έξυπνης διακυβέρνησης

Το μοντέλο του Bac Ninh ξεχωρίζει με την ενσωμάτωση της υποδομής ψηφιακής αποθήκευσης και την ασφάλεια ελέγχου πρόσβασης πολλαπλών επιπέδων. Αυτό το σύστημα όχι μόνο επιτρέπει την γρήγορη ανάκτηση δεδομένων, αλλά και την παρακολούθηση των αρχείων καταγραφής πρόσβασης, την ανίχνευση ανωμαλιών και την απόλυτη προστασία των αρχικών δεδομένων. Αυτός είναι ένας κρίσιμος παράγοντας στο πλαίσιο της Εθνικής Στρατηγικής Δεδομένων της κυβέρνησης έως το 2030, η οποία απαιτεί από τις τοπικές αρχές να αλλάξουν το μοντέλο αποθήκευσης από τη «διατήρηση εγγράφων» στη «διαχείριση δεδομένων».

Ο Bac Ninh αναπτύσσει ένα έξυπνο μοντέλο αρχειοθέτησης, με στόχο να μετατρέψει τα ιστορικά δεδομένα σε πολύτιμο πόρο για το μέλλον. Όταν τα ιστορικά έγγραφα ψηφιοποιηθούν, συνδεθούν και ασφαλιστούν, δεν θα εξυπηρετούν μόνο διοικητικούς σκοπούς, αλλά θα παρέχουν και μια σταθερή βάση για εφαρμογές στην ανάλυση, την πρόβλεψη, την έρευνα πολιτικής και την εκπαίδευση στην τοπική ιστορία.

Χιέν Θάο

Πηγή: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967