Ο Bac Ninh δημιουργεί «ψηφιακή αποθήκη γνώσης» για την εξυπηρέτηση της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης

DNVN - Στο Μπακ Νιν, περισσότερες από 3,6 εκατομμύρια σελίδες εγγράφων έχουν μετατραπεί σε ηλεκτρονικά δεδομένα, βοηθώντας άτομα και οργανισμούς να αναζητούν εύκολα, μειώνοντας παράλληλα τον χρόνο επεξεργασίας κατά δεκάδες φορές, και συμβάλλοντας επίσης στη βελτίωση της ασφάλειας και της νομικής αξίας των εγγράφων.

Εικονογραφημένη φωτογραφία.

Δημιουργία ενός ψηφιακού αποθετηρίου γνώσης, διατηρώντας την αξία των εγγράφων

Κατά την περίοδο 2022-2024, το Υπουργείο Εσωτερικών του Bac Ninh συντονίστηκε με μια συμβουλευτική μονάδα για την ανάπτυξη του λογισμικού Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αρχείων. Αυτό το λογισμικό έχει ολοκληρώσει σημαντικές λειτουργίες όπως η εισαγωγή δεδομένων, η αναζήτηση, η εξουσιοδότηση πρόσβασης και η παρακολούθηση αλλαγών.

Μέχρι σήμερα, έχουν ψηφιοποιηθεί περισσότερα από 31.300 αρχεία, που αντιστοιχούν σε 3,3 εκατομμύρια σελίδες A4. Αυτά τα έγγραφα είναι κυρίως κατευθυντήρια και διοικητικά έγγραφα της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής και τμημάτων και παραρτημάτων κατά την περίοδο από το 1948 έως το 2014.

Μέχρι σήμερα, το σύστημα έχει αποδείξει την αποτελεσματικότητα της πρακτικής εφαρμογής του. Ενώ στο παρελθόν, η αναζήτηση ενός προσωπικού προφίλ, μιας διοικητικής απόφασης ή δεδομένων μεταπτυχιακών φοιτητών απαιτούσε ώρες αναζήτησης σε αρχεία εγγράφων, τώρα το σύστημα μπορεί να επιστρέψει ακριβή, πλήρη και νομικά έγκυρα αποτελέσματα με λίγες μόνο λέξεις-κλειδιά και λίγα λεπτά λειτουργίας. Η ψηφιακή τεχνολογία έχει βοηθήσει στη μείωση του χρόνου αναζήτησης κατά 20-30 φορές σε σύγκριση με τις παραδοσιακές μεθόδους. Το σύστημα αποθήκευσης διασφαλίζει επίσης την ασφάλεια ελέγχοντας την πρόσβαση, εκχωρώντας δικαιώματα χρήστη και καταγράφοντας το ιστορικό αλλαγών. Χάρη σε αυτό, κατά μέσο όρο, κάθε χρόνο το σύστημα καταγράφει περισσότερους από ένα εκατομμύριο αναγνώστες και 1.500 εκμεταλλεύσεις διαδικτυακών προφίλ.

Το έργο ψηφιακού μετασχηματισμού στην αποθήκευση εγγράφων σηματοδοτεί ένα σημαντικό βήμα προς τα εμπρός από την «παραδοσιακή μέθοδο αποθήκευσης» στο σύστημα «σύγχρονης διαχείρισης γνώσης». Το Κέντρο Ιστορικών Αρχείων Bac Ninh Νο. 1 έχει δημιουργήσει ένα συνδεδεμένο οικοσύστημα δεδομένων αντί να συνεχίσει να διατηρεί ξεχωριστό αποθετήριο εγγράφων. Σε αυτό το σύστημα, έγγραφα όπως κείμενα, ψηφίσματα, επίσημες αποστολές και αρχεία δημοσίων υπαλλήλων επισημαίνονται και συνδέονται με βάση χρονικούς παράγοντες, φορείς έκδοσης, τομείς και θέματα. Δημιουργώντας ένα «Αρχείο Γνώσεων», οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες σε συγκεκριμένα πλαίσια, ανοίγοντας έτσι ευκαιρίες για την εφαρμογή δεδομένων σε πολλούς διαφορετικούς σκοπούς, όπως η διοίκηση, η έρευνα, η εκπαίδευση , ο πολιτισμός και η νομοθεσία, βελτιώνοντας παράλληλα τις αναλυτικές και στατιστικές δυνατότητες.

Προκλήσεις και σχέδιο επέκτασης για την περίοδο 2025 - 2029

Σύμφωνα με το Κέντρο Επιστήμης και Τεχνολογικής Επικοινωνίας, παρά τα πολλά αξιοσημείωτα επιτεύγματα, το ταξίδι της ψηφιοποίησης εξακολουθεί να αντιμετωπίζει πολλές προκλήσεις. Ορισμένα έγγραφα είναι δεκαετιών παλιά και έχουν υποστεί σοβαρές ζημιές, γεγονός που καθιστά δύσκολη τη σάρωση, τον εντοπισμό και τη διόρθωση των δεδομένων. Η έλλειψη περιλήψεων ή οι ασυνεπείς μορφές πολλών εγγράφων δημιουργούν επίσης χρονοβόρο φόρτο εργασίας για την επεξεργασία των επιχειρήσεων. Η διαδικασία έγκρισης, αξιολόγησης και αποδοχής ψηφιοποιημένων προϊόντων σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς παρατείνεται, επηρεάζοντας την πρόοδο της εφαρμογής. Επιπλέον, μερικές φορές συμβαίνουν προσωρινές διακοπές στην αξιοποίηση των δεδομένων λόγω προβλημάτων μετάδοσης από τον διακομιστή αποθήκευσης στο Τμήμα Επιστήμης και Τεχνολογίας. Στα τέλη του 2020, το ποσοστό ψηφιοποιημένων εγγράφων έφτασε μόνο το 75% περίπου του συνόλου των εγγράφων που αποθηκεύονται στην αποθήκη, ενώ νέα έγγραφα συνεχίζουν να λαμβάνονται κάθε χρόνο.

Προκειμένου να ξεπεραστούν αυτές οι αδυναμίες και να συνεχιστεί η επέκταση της κλίμακας, η Λαϊκή Επιτροπή της επαρχίας Bac Ninh ενέκρινε το Έργο «Ψηφιοποίηση εγγράφων στα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία για την περίοδο 2025 - 2029». Το έργο αυτό εκτιμάται ότι θα κοστίσει περίπου 23 δισεκατομμύρια VND και ο στόχος είναι η ψηφιοποίηση επιπλέον 3,8 εκατομμυρίων σελίδων διοικητικών εγγράφων από την Επαρχιακή Λαϊκή Επιτροπή και τα τμήματα και τα παραρτήματα. Αυτό είναι ένα σημαντικό βήμα για την ολοκλήρωση ολόκληρης της ψηφιακής αποθήκης διοικητικών δεδομένων της επαρχίας, πλησιάζοντας στο μοντέλο «Ηλεκτρονική διακυβέρνηση - ηλεκτρονική αποθήκευση - εξυπηρέτηση ηλεκτρονικών πολιτών».

Το Υπουργείο Εσωτερικών Υποθέσεων θα είναι ο επικεφαλής φορέας στην υλοποίηση του Έργου, σε συντονισμό με τις αρμόδιες υπηρεσίες και μονάδες για τη διασφάλιση της ακρίβειας, της ακεραιότητας και της ασφάλειας των δεδομένων. Το Κέντρο Ιστορικών Αρχείων Bac Ninh Νο. 1 θα επιλέξει αξιόπιστους τεχνολογικούς συνεργάτες, θα οργανώσει εξειδικευμένες ομάδες για την ψηφιοποίηση και θα προωθήσει την επικοινωνία για να καθοδηγήσει τους πολίτες σχετικά με τον τρόπο αξιοποίησης των ψηφιακών δεδομένων. Μέχρι τα μέσα του 2025, το Κέντρο θα έχει ολοκληρώσει την ψηφιοποίηση περισσότερων από 330.000 σελίδων εγγράφων της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής και των Υπουργείων Παιδείας και Κατάρτισης, Επιστήμης και Τεχνολογίας, δημιουργώντας μια σταθερή βάση για την επόμενη φάση.

Διαμόρφωση έξυπνης διακυβέρνησης

Το μοντέλο Bac Ninh ξεχωρίζει για την ενσωμάτωση της ψηφιακής υποδομής αποθήκευσης και της πολυεπίπεδης αποκεντρωμένης ασφάλειας. Αυτό το σύστημα όχι μόνο επιτρέπει την γρήγορη ανάκτηση δεδομένων, αλλά έχει επίσης την ικανότητα να παρακολουθεί τα αρχεία καταγραφής πρόσβασης, να ανιχνεύει ανωμαλίες και να προστατεύει απόλυτα τα αρχικά δεδομένα. Αυτός είναι ένας σημαντικός παράγοντας στο πλαίσιο της κυβέρνησης που προωθεί την Εθνική Στρατηγική Δεδομένων έως το 2030, απαιτώντας από τις τοπικές αρχές να μετατρέψουν το μοντέλο αποθήκευσης από «διατήρηση εγγράφων» σε «διαχείριση δεδομένων».

Ο Bac Ninh κατασκευάζει ένα έξυπνο μοντέλο αποθήκευσης, με στόχο τη μετατροπή των ιστορικών δεδομένων σε πολύτιμους πόρους για το μέλλον. Όταν τα ιστορικά έγγραφα ψηφιοποιηθούν, συνδεθούν και ασφαλιστούν, δεν θα εξυπηρετούν μόνο διοικητικό έργο, αλλά θα δημιουργούν και μια σταθερή βάση για εφαρμογές στην ανάλυση, την πρόβλεψη, την έρευνα πολιτικής και την εκπαίδευση στην τοπική ιστορία.

Χιέν Θάο

Πηγή: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967