El Ministerio de Justicia anuncia que los datos del registro civil sustituirán los documentos en papel en la tramitación de procedimientos administrativos.

El viceministro de Justicia, Nguyen Thanh Tinh, acaba de firmar la Decisión Nº 3458/QD-BTP sobre la publicación de datos de registro civil y la orientación sobre la conexión, explotación y uso de datos de registro civil para reemplazar documentos en papel en la resolución de procedimientos administrativos.

Según la Decisión, los datos de la Base de Datos Electrónica del Registro Civil (ECDB) que son elegibles para su explotación y uso como sustitutos de los documentos en papel en los procedimientos administrativos incluyen: Acta de nacimiento/copia de acta de nacimiento, Extracto de nacimiento; Acta de matrimonio/copia de extracto de matrimonio, Certificado de estado civil; Extracto de defunción/Acta de defunción/copia de extracto de defunción. Otros documentos del registro civil: Extracto de inscripción de cambios, correcciones y adiciones a los registros del registro civil, redeterminación de etnicidad; Extracto de inscripción de paternidad, maternidad y filiación; Certificado de inscripción de adopción; Extracto de inscripción de tutela, Extracto de inscripción de terminación de tutela, Extracto de inscripción de supervisión de tutela, Extracto de inscripción de nacimiento en el Libro de Registro Civil, Extracto de anotación de matrimonio, Extracto de anotación de divorcio, Extracto de otras entradas del registro civil.

El objetivo es sustituir o reducir la cantidad de documentos requeridos en los procedimientos administrativos mediante el uso de los datos correspondientes de la base de datos de gobierno electrónico. Los requisitos incluyen el cumplimiento de las regulaciones sobre seguridad de la información, derechos de propiedad intelectual relacionados con los datos y privacidad; el cumplimiento de las regulaciones y directrices técnicas sobre el intercambio de datos, así como de los principios y regulaciones sobre la gestión, la conexión y el intercambio de datos digitales entre organismos del sistema político ; y la alineación con el Marco de Arquitectura de Gobierno Electrónico de Vietnam y el Marco de Arquitectura de Gobierno Electrónico del Ministerio de Justicia.

La Decisión 3458 especifica que los campos de información que se deben compartir incluyen: Información sobre el registro de nacimiento (Apellido, segundo nombre, nombre de la persona que se registra; Fecha de nacimiento; Género, lugar de nacimiento, ciudad de origen; Etnia; Nacionalidad; Número de identificación personal; Apellido, segundo nombre, nombre, número de identificación personal de la madre; Apellido, segundo nombre, nombre, número de identificación personal del padre; Número de certificado de nacimiento, agencia de registro de nacimiento; Fecha de registro); Información sobre el registro de defunción (Apellido, segundo nombre, nombre; Fecha de nacimiento; Número de identificación personal; Género; Etnia; Nacionalidad; Lugar de residencia; Documentos de identidad; Lugar de registro de defunción; Fecha de registro); Información sobre el registro de matrimonio (Apellido, segundo nombre, nombre de la esposa; apellido, segundo nombre, nombre del esposo; Fecha de nacimiento; Etnia, nacionalidad, lugar de residencia; Documentos de identidad; Fecha de constitución del matrimonio). Persona; Lugar de registro de matrimonio); Información sobre la expedición del Certificado de Estado Civil (Apellido, segundo nombre, nombre de la persona que recibe el Certificado de Estado Civil; Fecha de nacimiento; Número de identificación personal; Género; Etnia; Nacionalidad; Lugar de residencia; Estado civil).

Los datos anteriores se comparten para su explotación y uso de acuerdo con el nivel de completitud de la base de datos según lo estipulado en la Cláusula 1, Artículo 6 de la Resolución No. 66.7/2025/NQ-CP de 15 de noviembre de 2025 del Gobierno sobre reducción y simplificación de procedimientos administrativos basados en datos.

Según la Decisión, los Ministros, jefes de agencias a nivel ministerial y los Comités Populares de provincias y ciudades bajo administración central son responsables de revisar y reestructurar el proceso de resolución de procedimientos administrativos dentro del ámbito de la gestión estatal de sus respectivos sectores y campos; y los procedimientos administrativos bajo la autoridad de los Comités Populares a nivel provincial y comunal, con base en la explotación de datos en la Base de Datos Electrónica del Registro Civil, utilizándola para reemplazar los documentos en papel en el expediente para la resolución de procedimientos administrativos bajo su autoridad según lo estipulado en el Artículo 7 de la Resolución No. 66.7/2025/NQ-CP. Con base en el documento de conexión del Ministerio de Justicia, se ajustarán los sistemas de información de resolución de procedimientos administrativos a nivel ministerial y provincial para garantizar la conectividad adecuada para la explotación de los datos del registro civil según lo requiera la gestión estatal y de conformidad con la ley.

El Ministerio de Justicia ha emitido un documento sobre la conexión, explotación y compartición de información entre la Base de Datos Electrónica de Información y el Sistema de Información para resolver procedimientos administrativos a nivel ministerial y provincial, junto con un apéndice que describe algunas cuestiones a tener en cuenta durante la implementación.

En el Apéndice, el Ministerio de Justicia señala que los datos publicados por el Ministerio de Justicia pueden usarse como sustituto de copias en papel de certificados de nacimiento/copias de certificados de nacimiento, extractos de nacimiento; certificados de matrimonio/copias de extractos de matrimonio, certificados de estado civil; extractos de defunción/certificados de defunción/copias de extractos de defunción en el proceso de resolución de procedimientos administrativos bajo la gestión de ministerios, agencias de nivel ministerial y comités populares de provincias y ciudades.

Otros datos incluidos en la Base de Datos del Registro Civil Electrónico: datos sobre cambios, correcciones y adiciones a los registros del registro civil, redeterminación de la etnia; datos sobre el registro de paternidad, maternidad y filiación; datos sobre el registro de adopción; datos sobre el registro de tutela, registro de terminación de tutela y registro de supervisión de tutela se pueden utilizar para reemplazar los documentos en papel en la resolución de los procedimientos administrativos de los Ministerios, agencias de nivel ministerial y Comités Populares de provincias y ciudades de acuerdo con la hoja de ruta mencionada anteriormente.

En los casos en que la base de datos electrónica del registro civil carezca de información pero el ciudadano aún posea los documentos originales del registro civil, o cuando la información en la base de datos electrónica sea inconsistente con los documentos de registro civil proporcionados por el ciudadano, la agencia receptora guiará al ciudadano para que se comunique con el Comité Popular de la comuna donde se registró previamente el registro civil o con el Comité Popular de la comuna donde reside el ciudadano para actualizar/corregir la información en la base de datos electrónica de conformidad con la ley de registro civil.

Antes de proceder con la conexión y el intercambio de datos, se solicita a los ministerios, agencias de nivel ministerial y comités populares de provincias y ciudades que intercambien y acuerden por escrito con el Ministerio de Justicia el alcance, la forma y la estructura de la conexión de datos, las responsabilidades de las partes para garantizar la seguridad de la información y proteger la privacidad, los secretos personales y los secretos familiares como se estipula en la Cláusula 4, Artículo 10 del Decreto gubernamental No. 87/2020/ND-CP del 28 de julio de 2020, sobre la Base de Datos Electrónica del Estado Civil, el registro civil en línea, y realizar pruebas antes de conectar oficialmente los sistemas.

Fuente: https://sotuphap.camau.gov.vn/thoi-su-chinh-polit-va-tin-tuc/bo-tu-phap-cong-bo-cac-du-lieu-ho-tich-thay-the-giay-to-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-292270