A partir del 1 de julio, todo el país operará un gobierno local de dos niveles, en sintonía con el aparato de 34 nuevas provincias y ciudades. Actualmente, los departamentos, sucursales, distritos y provincias están implementando con urgencia numerosas medidas para implementar eficazmente la gestión documental y de archivos durante la reorganización del aparato.
Anteriormente, el Comité Popular Provincial asignó al Departamento del Interior la tarea de presidir y coordinar con los departamentos, sucursales, sectores y Comités Populares distritales la elaboración y presentación al Presidente del Comité Popular Provincial para su promulgación de un plan para implementar el trabajo documental y de archivo durante el proceso de reestructuración del aparato. En consecuencia, el Departamento del Interior se coordinó con el Departamento de Finanzas, la Policía Provincial y las unidades relacionadas para inspeccionar, organizar salas, almacenes y equipos para la preservación segura de documentos. El Centro Provincial de Archivos Históricos brindó orientación sobre estadísticas, organización, empaquetado, sellado, recepción y preservación de documentos de las agencias y organizaciones fusionadas; al mismo tiempo, se coordinó con los funcionarios para implementar medidas para preservar documentos en almacenes temporales y realizar inspecciones periódicas.
Además, el Departamento de Finanzas es responsable de revisar y orientar el uso eficaz de las fuentes de financiación para la adquisición de equipos, la edición y la digitalización de documentos de archivo. El Departamento de Ciencia y Tecnología garantiza la seguridad de los documentos y bases de datos en el Sistema de Gestión y Operación de Documentos, lo que incluye: la creación de copias de seguridad de los datos, la concesión de cuentas a nuevas agencias y organizaciones, la gestión de firmas digitales, certificados digitales y la digitalización de documentos de apoyo.
La policía provincial proporciona orientación sobre la digitalización de documentos confidenciales, la entrega y el registro de nuevos sellos, y sobre las medidas para garantizar la seguridad y el orden, la prevención y extinción de incendios en los centros de almacenamiento de documentos. Tras la asignación, el Comité Popular distrital organiza almacenes y equipos para el almacenamiento centralizado de documentos en la comuna central. El Comité Popular comunal organiza las fuerzas de seguridad y el almacenamiento in situ, a la espera de su entrega a la nueva unidad administrativa comunal.
Para implementar eficazmente el trabajo de almacenamiento y archivo de documentos tras la fusión, el Departamento del Interior ha creado dos equipos para supervisar los archivos en distritos y ciudades. Los resultados muestran que el volumen de documentos que deben almacenarse es muy grande, dividido en cuatro categorías: edición completa, edición preliminar, en proceso y sin procesar. El Departamento del Interior recomienda que los Comités Populares de distritos y ciudades, además de organizar los archivos, también instalen equipos como aires acondicionados, deshumidificadores, equipos de prevención y extinción de incendios y antiinsectos. La fecha límite para completar los archivos es el 20 de junio. El empaquetado y sellado de los documentos debe completarse antes del 25 de junio.
Durante el proceso de implementación, el jefe de la agencia u organización es responsable de dirigir y gestionar el trabajo de documentos y archivos. Los cuadros, funcionarios y empleados públicos son responsables de todos los documentos y bases de datos bajo su gestión. Las agencias y organizaciones cerrarán los archivos a partir de la fecha de terminación de las operaciones y no emitirán documentos administrativos bajo su autoridad a partir de la fecha efectiva de la decisión de fusionar o terminar las operaciones. Todos los actos de tenencia, compra, venta, distribución, transferencia o destrucción ilegal de documentos y bases de datos están estrictamente prohibidos. Cualquier violación será manejada estrictamente de acuerdo con las disposiciones de la ley. La entrega de documentos debe realizarse de acuerdo con las disposiciones de la ley, con un registro de entrega y recibo adjunto con una lista de documentos y dispositivos de almacenamiento de datos. Las tareas deben estar vinculadas a las responsabilidades y funciones de cada agencia, unidad e individuo.
Previa solicitud, las unidades deben realizar las estadísticas, el empaquetado, el sellado y la verificación del volumen y el estado de los documentos para su recepción y almacenamiento temporal, para luego entregarlos a nuevas agencias y unidades administrativas. En particular, es necesario llevar a cabo el proceso de entrega de archivos y documentos con período de almacenamiento permanente que hayan sido completamente editados al Centro Provincial de Archivos Históricos.
Viet Lam
Fuente: https://baohoabinh.com.vn/274/202123/Dam-bao-cong-tac-van-thu,-luu-tru-khi-sap-nhap.htm
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