Sincronización y actualización tempranas del sistema de conexión de datos interconectados del estado civil

Tras más de dos meses de funcionamiento del sistema de gobierno local de dos niveles, los Centros de Servicio de Administración Pública a nivel de comuna y barrio en la provincia de Nghe An han recibido y tramitado cientos de miles de registros, gran parte de los cuales corresponden a trámites relacionados con el estado civil. Sin embargo, el sistema de gestión de datos del estado civil, operado por el Ministerio de Justicia, suele presentar fallos y no estar sincronizado, lo que ocasiona numerosas dificultades tanto para los funcionarios como para la ciudadanía.

El sistema de gestión de datos no está sincronizado.

En la mayoría de las comunas y barrios de la provincia de Nghe An , desde principios de julio de 2025 hasta la fecha, el número de documentos ha aumentado considerablemente, especialmente los trámites relacionados con el registro de nacimientos, el registro de defunciones, los extractos de certificados de defunción, el matrimonio y la confirmación del estado civil.

En la mañana del 17 de septiembre, en el Centro de Servicios de Administración Pública de la comuna de Nga My, acudió un gran número de personas para realizar trámites administrativos; muchas de ellas esperaban su turno para ser atendidas, recibir y resolver sus documentos de estado civil.

A pesar de tener que lidiar con múltiples asuntos, la Sra. Le Thi Thanh Hai (especialista del Centro de Servicios de Administración Pública de la comuna de Nga My) seguía guiando con entusiasmo a los ciudadanos en el proceso de declaración de información a través del software electrónico. En caso de falta de información, les solicitaba que la completaran o verificaran. Sin embargo, la Sra. Hai comentó que el proceso de conversión de datos del estado civil y el procesamiento de archivos adjuntos de gran tamaño a menudo presentaban errores técnicos. «Nga My es una comuna remota, con caminos difíciles, y la gente no está familiarizada con las aplicaciones informáticas, por lo que el uso del software electrónico resulta muy complicado. En los últimos tres días, se me han suspendido en el sistema más de 10 registros relacionados con nacimientos y divorcios, lo que ha obligado a las personas a esperar varios días para completar los trámites. Esto supone un gran problema para los habitantes de comunas montañosas», afirmó la Sra. Hai.

En la mayoría de las comunas y barrios de la provincia de Nghe An, desde principios de julio de 2025 hasta la fecha, ha aumentado el número de registros, especialmente los relacionados con el registro de nacimientos, defunciones, certificados de defunción, matrimonios y la confirmación del estado civil. Sin embargo, el problema actual radica en el acceso a los datos y la gestión de los antiguos registros civiles que quedaron sin utilizar antes de la fusión de las unidades administrativas. El sistema de datos del registro civil, gestionado por el Ministerio de Justicia, suele presentar fallos y no está sincronizado, lo que dificulta a las localidades la tramitación de los trámites administrativos en materia civil.

El Sr. Lo Kham Kha, presidente del Comité Popular de la comuna de Nga My, admitió que, en realidad, el trabajo relacionado con el registro civil en la comuna enfrenta dificultades debido a la escasez de personal y la falta de experiencia. El nuevo sistema de registro civil no ha sincronizado todos los datos, por lo que algunos trámites aún deben realizarse manualmente; la conexión entre el Portal Nacional de Servicios Públicos y el sistema de registro civil aún presenta errores y no está sincronizada.

Según la Sra. Le Thi Huong, subdirectora del Centro de Servicios de Administración Pública de la comuna de Thien Nhan, los datos del estado civil enviados a la administración local solo cumplen con el 80% de la información; el 20% restante aún está incompleto. Por lo tanto, las agencias y departamentos provinciales coordinan esfuerzos para orientar y apoyar a las localidades en la configuración de las declaraciones electrónicas para la firma de documentos del estado civil en el sistema informático; asimismo, se realiza una revisión para garantizar su precisión y facilidad de uso.

Dado que el 80% de los trámites administrativos se gestionan actualmente a nivel comunal, la provincia de Nghe An necesita priorizar la creación de suficientes puestos para funcionarios judiciales comunales.

El sistema informático electrónico de registro civil del Ministerio de Justicia, vinculado al Ministerio de Seguridad Pública , ha sufrido en numerosas ocasiones fallos de conexión e interrupciones en la sincronización de datos con el sistema de información de trámites administrativos provinciales. Por consiguiente, los funcionarios judiciales encargados del registro civil, al consultar información y tramitar trámites administrativos en este sistema, suelen experimentar retrasos.

El Sr. Nguyen The Quan (del distrito de Truong Vinh) comentó: “Los funcionarios judiciales dieron instrucciones con entusiasmo, el proceso fue claro y las tarifas estaban publicadas. Sin embargo, cuando estaba a punto de completar la declaración de nacimiento de mi hijo, el sistema se bloqueó repentinamente. Si bien lo entiendo, tener que esperar tanto tiempo también afectó el trabajo de la gente”.

Inversión en infraestructura de tecnología de la información síncrona

Las personas acuden al Centro de Servicios de Administración Pública de la comuna de Nga My, provincia de Nghe An, para realizar trámites administrativos y el registro de sus hogares.

El Sr. Dang Hoai Nam, Subdirector del Centro de Servicios de Administración Pública de la Comuna de Van An, sugirió que los niveles y sectores pertinentes revisen y corrijan con urgencia los errores en el software de la base de datos interconectada del estado civil, para que el sistema de servicios administrativos públicos a nivel comunal pueda operar de manera estable y gestionar todos los trámites del estado civil de forma rápida y eficiente. El Ministerio de Justicia publicará próximamente directrices específicas sobre los estándares para los funcionarios judiciales a nivel comunal, de acuerdo con el nuevo modelo de gobierno. Esto constituye una base importante para la selección, organización y capacitación de un equipo de funcionarios judiciales cualificados que satisfagan las crecientes exigencias en la gestión administrativa.

Según el Sr. Nguyen Van Thong, vicepresidente del Comité Popular de la comuna de Nghi Loc, las agencias que desarrollan el software interoperable lo actualizan y mejoran continuamente. Asimismo, proporcionan el equipo necesario al personal de servicio público para llevar a cabo los trámites interoperables, especialmente escáneres y computadoras, para un óptimo desempeño de sus funciones. Estas unidades facilitan la creación de cuentas en el Portal Nacional de Servicio Público, orientan a los ciudadanos en la presentación de documentos interoperables para reducir la carga de trabajo de los funcionarios de Justicia y Registro Civil, y garantizan que los documentos presentados estén completos y sean válidos desde el principio.

A partir de las prácticas mencionadas, muchas localidades de Nghe An recomendaron que el Ministerio de Justicia buscara soluciones para complementar y desarrollar el equipo de funcionarios de Justicia - Registro Civil, garantizando suficientes recursos locales; perfeccionando el software de registro civil, conectándolo de forma sincronizada con la Base de Datos Nacional de Población; mejorando la capacitación especializada, especialmente en procedimientos con elementos extranjeros, y extendiéndola a funcionarios a nivel de comuna.

Dado que el 80 % de los trámites administrativos actuales se gestionan a nivel comunal, la provincia de Nghe An debe priorizar la creación de suficientes plazas para funcionarios judiciales comunales; la inversión en infraestructura de tecnología de la información; la adquisición de equipos, vehículos y maquinaria suficientes para el desempeño de las tareas profesionales; y la aplicación de inteligencia artificial para automatizar los procedimientos repetitivos, reduciendo así la carga de trabajo del personal. El Departamento de Ciencia y Tecnología promueve la capacitación presencial y en línea para ayudar a las localidades a comprender el proceso, contribuyendo a mejorar la eficacia de la reforma administrativa y la transformación digital.

Ante esta situación, el Comité Popular de la provincia de Nghe An está revisando y resolviendo las dificultades que enfrentan las comunas y los barrios. La provincia continúa invirtiendo en un sistema informático integrado, especialmente para los centros administrativos públicos de las comunas y los barrios, con el fin de garantizar la correcta ejecución de las tareas.

Fuente: https://baotintuc.vn/thoi-su/som-dong-bo-va-nang-cap-he-thong-ket-noi-du-lieu-ho-tich-lien-thong-20250917122458000.htm