Sincronización temprana y modernización del sistema interconectado de conexión de datos del estado civil

Tras más de dos meses de la entrada en funcionamiento del aparato de gobierno local de dos niveles, los Centros de Servicios de la Administración Pública a nivel de comuna y distrito de la provincia de Nghe An han recibido y procesado cientos de miles de registros; gran parte de ellos son trámites relacionados con el estado civil. Sin embargo, el sistema de gestión de datos del estado civil, operado por el Ministerio de Justicia, presenta a menudo fallas y desincronización, lo que causa numerosas dificultades tanto a los funcionarios como a la ciudadanía.

El sistema de gestión de datos no está sincronizado.

En la mayoría de las comunas y distritos de la provincia de Nghe An , desde principios de julio de 2025 hasta ahora, el número de documentos ha aumentado drásticamente, especialmente los procedimientos relacionados con el registro de nacimiento, registro de defunción, extractos de certificados de defunción, matrimonio y confirmación del estado civil.

En la mañana del 17 de septiembre, en el Centro de Atención de la Administración Pública de la Comuna de Nga My, una gran cantidad de personas acudieron para realizar trámites administrativos, muchos de ellos esperaban su turno para ser atendidos, recibir y resolver sus antecedentes civiles.

A pesar de tener que lidiar con muchos trámites, la Sra. Le Thi Thanh Hai (especialista del Centro de Servicios de Administración Pública de la Comuna de Nga My) guió con entusiasmo a las personas para que declararan información en el software electrónico. Si faltaba información, les pedía que la completaran o verificaran. Sin embargo, la Sra. Hai comentó que el proceso de conversión de datos del estado civil y el procesamiento de archivos adjuntos de gran tamaño a menudo presentaban errores técnicos. "Nga My es una comuna remota, con carreteras en mal estado, y la gente no está familiarizada con las aplicaciones de tecnología de la información, por lo que usar software electrónico es muy difícil. En los últimos tres días, he suspendido más de 10 registros relacionados con el registro de nacimientos y divorcios en el sistema, lo que ha obligado a las personas a esperar varios días para completar los trámites. Esto es muy difícil para las personas en comunas montañosas", dijo la Sra. Hai.

En la mayoría de las comunas y distritos de la provincia de Nghe An, desde principios de julio de 2025 hasta la fecha, el número de registros ha aumentado, especialmente los trámites relacionados con el registro de nacimientos, el registro de defunciones, los extractos de actas de defunción, el matrimonio y la confirmación del estado civil. Sin embargo, el problema actual reside en el acceso a los datos y la gestión de los antiguos registros del estado civil que se dejaron de lado antes de la fusión de las unidades administrativas. El sistema de datos del estado civil, gestionado por el Ministerio de Justicia, suele presentar fallos y no está sincronizado, lo que dificulta a las localidades la gestión de los trámites administrativos en materia de estado civil.

El Sr. Lo Kham Kha, presidente del Comité Popular de la Comuna de Nga My, admitió que, en realidad, el trabajo del registro civil en la comuna enfrenta dificultades debido a la falta de personal y experiencia. El nuevo sistema de registro civil no ha sincronizado todos los datos, por lo que algunos pasos aún deben realizarse manualmente; la conexión entre el Portal Nacional de Servicio Público y el sistema de registro civil aún presenta errores y no está sincronizada.

Según la Sra. Le Thi Huong, subdirectora del Centro de Servicios de Administración Pública de la Comuna de Thien Nhan, los datos del estado civil enviados a la administración local solo cubren el 80%; el 20% de los datos del estado civil aún están incompletos. Por lo tanto, las agencias y departamentos provinciales se coordinan para orientar y apoyar a las localidades en la configuración de las declaraciones electrónicas para firmar los documentos del estado civil en el sistema informático; al mismo tiempo, revisan para garantizar la precisión y la comodidad.

Dado que actualmente el 80% de los procedimientos administrativos se gestionan a nivel comunal, la provincia de Nghe An necesita priorizar la creación de suficientes puestos para funcionarios judiciales comunales.

El sistema informático de registro civil electrónico del Ministerio de Justicia, vinculado al Ministerio de Seguridad Pública, ha presentado frecuentes errores de conexión e interrumpido la sincronización de datos con el sistema de información de procedimientos administrativos provincial. Por lo tanto, los funcionarios judiciales encargados del registro civil, al consultar información y resolver trámites administrativos, suelen sufrir retrasos.

El Sr. Nguyen The Quan (distrito de Truong Vinh) compartió: “Los funcionarios judiciales dieron instrucciones entusiastas, el proceso fue claro y las tarifas se publicaron. Sin embargo, cuando estaba a punto de completar la declaración de nacimiento de mi hijo, el sistema se bloqueó repentinamente. Aunque me compadecí, tener que esperar tanto tiempo también afectó el trabajo de las personas”.

Inversión en infraestructura de tecnología de la información sincrónica

La gente acude al Centro de Servicios de Administración Pública de la Comuna de Nga My, provincia de Nghe An, para realizar procedimientos administrativos y registro de hogares.

El Sr. Dang Hoai Nam, subdirector del Centro de Servicios de Administración Pública de la Comuna de Van An, sugirió que los niveles y sectores pertinentes revisen y corrijan urgentemente los errores en el software interconectado de la base de datos del estado civil para que el sistema de servicios administrativos públicos a nivel comunal pueda operar de forma estable y gestionar todos los trámites del estado civil de forma rápida y eficiente. El Ministerio de Justicia emitirá próximamente directrices específicas sobre los estándares para los funcionarios judiciales a nivel comunal, de acuerdo con el nuevo modelo de gobierno. Esta es una base importante para reclutar, organizar y capacitar a un equipo de funcionarios judiciales cualificados que satisfaga las crecientes exigencias de la gestión administrativa.

Según el Sr. Nguyen Van Thong, vicepresidente del Comité Popular de la Comuna de Nghi Loc, las agencias que desarrollan el software interoperable continúan actualizándolo y mejorándolo; al mismo tiempo, se encargan de la dotación completa de equipos para que el equipo de funcionarios realice trámites interoperables de servicio público, especialmente escáneres y computadoras, para que puedan realizar sus tareas eficazmente. Las unidades apoyan la creación de cuentas en el Portal Nacional de Servicio Público, orientan a los usuarios en la presentación de documentos interoperables para reducir la carga de trabajo de los funcionarios de Justicia y Estado Civil, y garantizan que los documentos presentados estén completos y sean válidos desde el principio.

A partir de las prácticas mencionadas, muchas localidades de Nghe An recomendaron que el Ministerio de Justicia tenga soluciones para complementar y desarrollar el equipo de funcionarios de Justicia - Estado Civil, garantizando suficientes recursos de base; perfeccionando el software de estado civil, conectándolo sincrónicamente con la Base de Datos Nacional de Población; mejorando la capacitación especializada, especialmente en procedimientos con elementos extranjeros, ampliándola a los funcionarios a nivel comunal.

Dado que el 80% de los procedimientos administrativos actuales se gestionan a nivel comunal, la provincia de Nghe An debe priorizar la creación de suficientes puestos para funcionarios judiciales comunales; la inversión en infraestructura de tecnología de la información; la adquisición de equipos, vehículos y maquinaria suficientes para satisfacer las necesidades del desempeño profesional; y la aplicación de inteligencia artificial para automatizar procedimientos repetitivos y reducir la carga de trabajo del personal. El Departamento de Ciencia y Tecnología promueve la capacitación presencial y en línea para ayudar a las localidades a comprender el proceso, contribuyendo así a mejorar la eficacia de la reforma administrativa y la transformación digital.

Ante la situación descrita, el Comité Popular de la provincia de Nghe An está analizando y resolviendo las dificultades de las comunas y distritos. La provincia continúa invirtiendo en un sistema de tecnología de la información sincronizado, especialmente para los centros administrativos públicos en comunas y distritos, a fin de garantizar la correcta ejecución de las tareas.

Fuente: https://baotintuc.vn/thoi-su/som-dong-bo-va-nang-cap-he-thong-ket-noi-du-lieu-ho-tich-lien-thong-20250917122458000.htm