استفاده از داده‌های ثبت احوال به عنوان جایگزینی برای اسناد کاغذی در انجام مراحل اداری.

وزارت دادگستری به تازگی تصمیم شماره 3458/QD-BTP در مورد انتشار داده‌های ثبت احوال و راهنمایی در مورد اتصال، بهره‌برداری و استفاده از داده‌های ثبت احوال برای جایگزینی اسناد کاغذی در حل و فصل رویه‌های اداری را صادر کرده است. این یک مبنای قانونی مهم برای ترویج تحول دیجیتال در حوزه ثبت احوال است که به کاهش کاغذبازی، ساده‌سازی فرآیندها و بهبود کارایی خدمات برای شهروندان کمک می‌کند.

مقامات مرکز خدمات اداری عمومی تان لاپ وارد ( داک لاک ) ساکنان را در انجام مراحل اداری راهنمایی می‌کنند. عکس: نگوین دونگ/TTXVN

طبق این تصمیم، داده‌های موجود در پایگاه داده ثبت احوال الکترونیکی واجد شرایط بهره‌برداری و استفاده به عنوان جایگزینی برای اسناد کاغذی در رویه‌های اداری هستند، از جمله: گواهی تولد/کپی گواهی تولد، گواهی تولد؛ گواهی ازدواج/کپی گواهی ازدواج، گواهی وضعیت تأهل؛ گواهی فوت/کپی گواهی فوت/کپی گواهی فوت.

سایر اسناد ثبت احوال: خلاصه‌ای از ثبت تغییرات، اصلاحات و اضافات در سوابق ثبت احوال، تعیین مجدد قومیت؛ خلاصه‌ای از ثبت تصدیق پدری، مادری و فرزندی؛ گواهی ثبت فرزندخواندگی؛ خلاصه‌ای از ثبت سرپرستی، خلاصه‌ای از ثبت فسخ سرپرستی، خلاصه‌ای از ثبت نظارت سرپرستی، خلاصه‌ای از ثبت ولادت در اداره ثبت احوال، خلاصه‌ای از ثبت ازدواج، خلاصه‌ای از ثبت طلاق، خلاصه‌ای از سایر سوابق ثبت احوال.

بهره‌برداری یا استفاده از داده‌های مربوطه موجود در پایگاه داده ثبت احوال الکترونیکی باید مطابق با مقررات مربوط به موارد زیر باشد: امنیت اطلاعات، حقوق مالکیت معنوی مربوط به داده‌ها، حریم خصوصی؛ تبادل داده‌ها و اصول و مقررات مربوط به مدیریت، اتصال و اشتراک‌گذاری داده‌های دیجیتال بین آژانس‌های درون نظام سیاسی. به طور خاص، باید با چارچوب معماری دولت الکترونیک ویتنام و چارچوب معماری دولت الکترونیک وزارت دادگستری سازگار باشد.

فیلدهای اطلاعاتی که تحت تصمیم شماره ۳۴۵۸ به اشتراک گذاشته شده‌اند عبارتند از: اطلاعات مربوط به ثبت تولد؛ اطلاعات مربوط به ثبت فوت؛ اطلاعات مربوط به ثبت ازدواج؛ و اطلاعات مربوط به صدور گواهی وضعیت تأهل. این داده‌ها برای بهره‌برداری و استفاده بر اساس سطح کامل بودن پایگاه داده، همانطور که در بند ۱، ماده ۶ قطعنامه شماره ۶۶.۷/۲۰۲۵/NQ-CP مورخ ۱۵ نوامبر ۲۰۲۵ دولت در مورد کاهش و ساده‌سازی رویه‌های اداری بر اساس داده‌ها تصریح شده است، به اشتراک گذاشته می‌شوند.

تصمیم شماره ۳۴۵۸ به وضوح بیان می‌کند که وزرا، روسای سازمان‌های سطح وزارتخانه و کمیته‌های مردمی استان‌ها و شهرهای تحت مدیریت مرکزی، مسئول بررسی و بازسازی روند رسیدگی به رویه‌های اداری در محدوده مدیریت دولتی بخش‌ها و حوزه‌های مربوطه خود و رویه‌های اداری تحت اختیار کمیته‌های مردمی سطح استان‌ها و بخش‌ها، بر اساس بهره‌برداری از داده‌های موجود در پایگاه داده ثبت احوال الکترونیکی و استفاده از آن برای جایگزینی اسناد کاغذی در پرونده برای رسیدگی به رویه‌های اداری تحت اختیار خود، طبق ماده ۷ قطعنامه شماره ۶۶.۷/۲۰۲۵/NQ-CP هستند.

وزارت دادگستری سندی در مورد اتصال، بهره‌برداری و اشتراک‌گذاری اطلاعات بین پایگاه داده ثبت احوال الکترونیکی و سیستم اطلاعات حل اختلاف رویه‌های اداری در سطوح وزارتخانه و استان‌ها، به همراه پیوستی که برخی از موارد قابل توجه در طول اجرا را شرح می‌دهد، منتشر کرده است.

سایر داده‌های موجود در پایگاه داده ثبت احوال الکترونیکی عبارتند از: داده‌های مربوط به تغییرات، اصلاحات و اضافات در سوابق ثبت احوال؛ داده‌های مربوط به ثبت نسب پدری، مادری و فرزندی؛ داده‌های مربوط به ثبت فرزندخواندگی؛ داده‌های مربوط به ثبت سرپرستی، داده‌های مربوط به خاتمه سرپرستی و داده‌های مربوط به ثبت نظارت سرپرستی. این داده‌ها می‌توانند برای جایگزینی اسناد کاغذی در انجام مراحل اداری توسط وزارتخانه‌ها، سازمان‌های سطح وزارتخانه و کمیته‌های مردمی استانی/شهری استفاده شوند.

وزارت دادگستری درخواست می‌کند که قبل از اتصال و اشتراک‌گذاری داده‌ها، وزارتخانه‌ها، سازمان‌های سطح وزارتخانه و کمیته‌های مردمی استان‌ها و شهرها، توافق‌نامه‌های کتبی را با وزارت دادگستری در مورد دامنه، شکل و ساختار اتصال داده‌ها، مسئولیت‌های طرفین در تضمین امنیت اطلاعات و محافظت از حریم خصوصی، اسرار شخصی و اسرار خانوادگی طبق دستورالعمل، مبادله کنند و قبل از اتصال رسمی سیستم‌ها، آزمایش‌هایی را انجام دهند.

منبع: https://baotintuc.vn/thoi-su/khai-thac-su-dung-du-lieu-ho-tich-thay-the-giay-to-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-20251211200434328.htm