توقیف، انتقال یا معدوم کردن اسناد در طول فرآیند بازسازی سازمانی اکیداً ممنوع است.

(NLDO) - تحویل اسناد و پایگاه‌های داده اسناد پس از ترتیب سازمانی، مطابق با مقررات قانونی مربوط به اختیارات مدیریت بایگانی انجام می‌شود.

وزارت کشور به تازگی سندی را به کمیته‌های مردمی استان‌ها و شهرهای تحت مدیریت مرکزی در مورد تقویت مدیریت اسناد و بایگانی در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه نظام سیاسی طبق نتیجه گیری شماره 127-KL/TW دفتر سیاسی ارسال کرده است.

بر این اساس، وزارت کشور از رئیس کمیته مردمی استان و شهر درخواست کرد تا فوراً اجرای تعدادی از وظایف فوری را برای تقویت مدیریت اسناد و بایگانی در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه‌های دولتی محلی هدایت کند.

تمام اسناد و پایگاه‌های داده اسناد که در طول فعالیت ادارات و سازمان‌ها تشکیل می‌شوند، باید به صورت متمرکز، یکسان و ایمن مطابق با هر بایگانی مدیریت شوند؛ اسناد و پایگاه‌های داده اسناد هر اداره یا سازمان باید به صورت آماری و جمعی مطابق با بایگانی آن اداره یا سازمان گردآوری شوند.

«آژانس یا سازمان باید بایگانی خود را از تاریخ خاتمه عملیات تعطیل کند. آژانس یا سازمان نباید اسناد اداری تحت اختیار خود را از تاریخ لازم‌الاجرا شدن تصمیم مرجع ذیصلاح در مورد ادغام یا خاتمه عملیات صادر کند.» - سند وزارت امور داخلی به وضوح بیان می‌کند.

قبل و در طول بازسازی سازمانی، وزارت کشور توصیه می‌کند که اسناد و پایگاه‌های داده باید قبل از بازسازی، همچنان در بایگانی‌های بایگانی تاریخی استان و بایگانی آژانس (یا محل ذخیره‌سازی فعلی) واحد اداری نگهداری شوند.

توقیف، انتقال یا تخریب غیرقانونی اسناد و پایگاه‌های داده اسناد اکیداً ممنوع است؛ آسیب رساندن یا از بین بردن اسناد و پایگاه‌های داده اسناد در طول فرآیند ساماندهی دستگاه مجاز نیست.

طبق اعلام وزارت کشور، آرشیوهای تاریخی استانی مسئول دریافت و هماهنگی با روسای سازمان‌ها، ادارات و واحدهای اداری برای ادامه نگهداری اسناد آرشیوی و پایگاه‌های داده اسناد در محل یا نگهداری موقت آنها در استان و تحویل اسناد طبق اختیارات مدیریتی خود به ادارات، سازمان‌ها و واحدهای اداری جدید پس از بازسازی دستگاه هستند.

در کنار آن، تحویل اسناد و پایگاه‌های داده اسناد پس از تنظیم سازمانی، مطابق با مفاد قانون اختیارات مدیریت بایگانی انجام می‌شود.

وزارت کشور همچنین خواستار اجرای دقیق مقررات قانونی در مورد مدیریت و استفاده از مهر و گواهی‌های امضای دیجیتال برای خدمات عمومی تخصصی؛ حفاظت از اسرار دولتی و تضمین امنیت اطلاعات، اسناد و داده‌ها هنگام انجام وظایف آماری، بسته‌بندی، تحویل، نگهداری و استفاده در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه شد.

منبع: https://nld.com.vn/nghiem-cam-chiem-giu-chuyen-giao-huy-tai-lieu-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may-196250320210644217.htm