توقیف، انتقال یا معدوم کردن اسناد در طول فرآیند بازسازی سازمانی اکیداً ممنوع است.

(NLDO) - تحویل اسناد و پایگاه‌های داده اسناد پس از ترتیب سازمانی، مطابق با مقررات قانونی مربوط به اختیارات مدیریت بایگانی انجام می‌شود.

وزارت کشور به تازگی سندی را به کمیته‌های مردمی استان‌ها و شهرهای تحت مدیریت مرکزی در مورد تقویت مدیریت اسناد و بایگانی در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه نظام سیاسی طبق نتیجه گیری شماره 127-KL/TW دفتر سیاسی ارسال کرده است.

بر این اساس، وزارت کشور از رئیس کمیته مردمی استان و شهر درخواست کرد تا فوراً اجرای تعدادی از وظایف فوری را برای تقویت مدیریت اسناد و بایگانی در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه‌های دولتی محلی هدایت کند.

تمام اسناد و پایگاه‌های داده اسناد که در طول فعالیت ادارات و سازمان‌ها تشکیل می‌شوند، باید به صورت متمرکز، یکنواخت و ایمن مطابق با هر بایگانی مدیریت شوند؛ اسناد و پایگاه‌های داده اسناد هر اداره یا سازمان باید مطابق با بایگانی آن اداره یا سازمان شمارش و جمع‌آوری شوند.

«بستن بایگانی ادارات و سازمان‌ها از تاریخ خاتمه عملیات. ادارات و سازمان‌ها نباید از تاریخ لازم‌الاجرا شدن تصمیم مرجع ذیصلاح در مورد ادغام یا خاتمه عملیات، اسناد اداری تحت اختیار خود را صادر کنند.» - سند وزارت کشور به وضوح بیان می‌کند.

قبل و در طول بازسازی سازمانی، وزارت کشور توصیه می‌کند که اسناد و پایگاه‌های داده باید قبل از بازسازی، همچنان در بایگانی‌های بایگانی تاریخی استان و بایگانی آژانس (یا محل ذخیره‌سازی فعلی) واحد اداری نگهداری شوند.

تملک، انتقال یا تخریب غیرقانونی اسناد و پایگاه‌های داده اسناد اکیداً ممنوع است؛ آسیب رساندن یا از بین بردن اسناد و پایگاه‌های داده اسناد در طول فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه مجاز نیست.

طبق اعلام وزارت کشور، آرشیوهای تاریخی استانی مسئول دریافت و هماهنگی با روسای ادارات، سازمان‌ها و واحدهای اداری برای ادامه نگهداری در محل یا نگهداری موقت تمام اسناد آرشیوی و پایگاه‌های داده اسناد در استان و تحویل اسناد طبق اختیارات مدیریتی خود به ادارات، سازمان‌ها و واحدهای اداری جدید پس از بازسازی دستگاه هستند.

در کنار آن، تحویل اسناد و پایگاه‌های داده اسناد پس از تنظیم سازمانی، مطابق با مفاد قانون اختیارات مدیریت بایگانی انجام می‌شود.

وزارت کشور همچنین خواستار اجرای دقیق مقررات قانونی در مورد مدیریت و استفاده از مهر و گواهی‌های امضای دیجیتال برای خدمات عمومی؛ حفاظت از اسرار دولتی و تضمین امنیت اطلاعات، اسناد و داده‌ها هنگام انجام وظایف آماری، بسته‌بندی، تحویل، نگهداری و استفاده در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه شد.

منبع: https://nld.com.vn/nghiem-cam-chiem-giu-chuyen-giao-huy-tai-lieu-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may-196250320210644217.htm