مقررات تفصیلی در مورد تعدادی از مواد و اقدامات برای اجرای قانون ثبت اسناد رسمی

در ۱۵ مه ۲۰۲۵، دولت فرمان شماره ۱۰۴/۲۰۲۵/ND-CP را صادر کرد که جزئیات تعدادی از مواد و اقدامات مربوط به اجرای قانون ثبت اسناد رسمی را شرح می‌دهد.

طبق این فرمان، گواهی محضری الکترونیکی مستقیم برای همه معاملات مدنی اعمال می‌شود.

گواهی محضری الکترونیکی آنلاین برای معاملات مدنی، به جز وصیت‌نامه‌ها و سایر اقدامات حقوقی یک‌جانبه، اعمال می‌شود.

نمایندگی‌های دیپلماتیک باید طبق بند ۱ ماده ۷۳ قانون ثبت اسناد رسمی، اسناد رسمی الکترونیکی را برای معاملات انجام دهند.

ماده ۴۹، فرمان شماره ۱۰۴/۲۰۲۵/ND-CP در مورد شرایط ارائه خدمات گواهی محضری الکترونیکی به وضوح بیان می‌کند:

حساب‌های مربوط به انجام امور محضری الکترونیکی (که از این پس به عنوان حساب‌های ارائه خدمات محضری الکترونیکی نامیده می‌شوند) برای دفاتر اسناد رسمی، سازمان‌های دفترداری اسناد رسمی، مقامات دیپلماتیک و آژانس‌های نمایندگی دیپلماتیک باید در یک پلتفرم محضری الکترونیکی ایجاد شوند که مفاد ماده ۵۱ این فرمان و مقررات قانونی مربوطه را برآورده کند.

امضاهای دیجیتال با استفاده از خدمات مهر زمانی برای انجام امور محضری الکترونیکی توسط دفاتر اسناد رسمی، سازمان‌های دفترداری اسناد رسمی، مقامات دیپلماتیک و آژانس‌های نمایندگی دیپلماتیک ارائه شده توسط ارائه دهندگان خدمات مورد اعتماد ویتنام مطابق با مفاد قانون ویتنام.

دفاتر اسناد رسمی و سازمان‌های دفترداری اسناد رسمی باید امضاهای دیجیتال را برای انجام امور دفترداری الکترونیکی در وزارت دادگستری که سازمان دفترداری اسناد رسمی در آن ثبت شده است، ثبت کنند.

دفاتر اسناد رسمی که خدمات ثبت اسناد الکترونیکی ارائه می‌دهند، باید شرایط مربوط به رایانه‌ها، اتصالات شبکه، تجهیزات الکترونیکی و سایر شرایط لازم را تضمین کنند.

ارائه خدمات گواهی محضری الکترونیکی در نمایندگی‌های دیپلماتیک مطابق با شرایط واقعی آن نمایندگی دیپلماتیک انجام می‌شود.

ماده ۵۰، فرمان شماره ۱۰۴/۲۰۲۵/ND-CP شرایط استفاده از خدمات ثبت اسناد رسمی الکترونیکی را تصریح می‌کند:

شرکت‌کنندگان در تراکنش‌های گواهی محضری الکترونیکی، از امضاهای دیجیتال عمومی ارائه شده توسط ارائه‌دهندگان خدمات صدور گواهی امضای دیجیتال عمومی ویتنام مطابق با قانون ویتنام یا امضاهای دیجیتال خارجی و گواهی‌های امضای دیجیتال شناخته شده در ویتنام استفاده می‌کنند، مگر در مواردی که قانون طور دیگری مقرر کرده باشد.

سازمان‌ها و افرادی که در تراکنش‌های ثبت اسناد الکترونیکی شرکت می‌کنند، می‌توانند برای استفاده از خدمات ثبت اسناد الکترونیکی در پلتفرم ثبت اسناد الکترونیکی، یک حساب کاربری ثبت کنند یا برای دریافت گواهی امضای دیجیتال از طریق برنامه VNelD یا سایر برنامه‌ها در زمان شرکت در تراکنش، برای همگام‌سازی حساب‌ها و صدور گواهی امضای دیجیتال مطابق با مفاد قانون، احراز هویت شوند. دفاتر اسناد رسمی و سازمان‌های دفترداری موظفند سازمان‌ها و افراد را برای ثبت حساب کاربری جهت استفاده از خدمات ثبت اسناد الکترونیکی و رعایت مفاد قانونی مربوطه راهنمایی کنند.

ماده ۵۲ فرمان شماره ۱۰۴/۲۰۲۵/ND-CP فرآیند ثبت اسناد رسمی الکترونیکی مستقیم را تصریح می‌کند، از جمله:

- متقاضی ثبت اسناد رسمی و سردفتر اسناد رسمی باید وظایف مقرر در بند ۱ و بند ۲ ماده ۴۳ قانون ثبت اسناد رسمی را انجام دهند.

- تراکنش‌های الکترونیکی مستقیم اسناد رسمی که توسط دفاتر اسناد رسمی آغاز می‌شوند، باید شامل حساب سردفتر و حساب‌های شرکت‌کنندگان در تراکنش اسناد رسمی (در صورت وجود) باشند.

- سردفتر، سند معامله‌ای را که به صورت پیام داده تنظیم شده است یا سند معامله‌ای را که به صورت دیجیتالی توسط شخص مجاز به انجام معامله طبق بند 2 ماده 50 قانون ثبت اسناد رسمی امضا شده است، در پلتفرم ثبت اسناد الکترونیکی بارگذاری می‌کند.

- متقاضی تنظیم سند رسمی، سند معامله را در بستر تنظیم سند رسمی الکترونیکی قرائت می‌کند یا سردفتر به درخواست متقاضی، آن را برای متقاضی قرائت می‌کند.

- شخصی که درخواست تنظیم سند رسمی را دارد، با تمام مفاد پیش‌نویس معامله موافق است و باید مدارکی را که در بند 7 ماده 42 قانون ثبت اسناد رسمی مقرر شده است، برای مقایسه به سردفتر ارائه دهد.

سردفتر اسناد رسمی، اسناد ارائه شده توسط شخص متقاضی ثبت اسناد رسمی را بررسی و اطلاعات اسناد را با پایگاه داده (در صورت وجود) مقایسه می‌کند. پس از مقایسه، در صورت اصالت اسناد، سردفتر تمام اسناد ارائه شده توسط شخص متقاضی ثبت اسناد رسمی را به پیام‌های داده تبدیل کرده و آنها را برای ذخیره‌سازی در پلتفرم ثبت اسناد رسمی الکترونیکی بارگذاری می‌کند.

- سردفتر هویت شرکت‌کننده در معامله را شناسایی و تأیید می‌کند، سپس شاهد امضای دیجیتالی سند معامله توسط شرکت‌کننده در معامله است.

- دفتردار اعتبار امضای دیجیتالی امضا شده توسط شرکت کننده در تراکنش را بررسی می‌کند، سپس امضا کرده و مهر زمانی را به شهادت‌نامه الصاق می‌کند.

- سازمان ثبت اسناد رسمی شماره سند رسمی را ثبت می‌کند، آن را به صورت دیجیتالی امضا می‌کند، مهر زمان را الصاق می‌کند، هزینه‌های دفتر اسناد رسمی را جمع‌آوری می‌کند، هزینه‌های خدمات مربوط به دفتر اسناد رسمی (که از این پس به عنوان قیمت خدمات نامیده می‌شود) و سایر هزینه‌های مرتبط را جمع‌آوری می‌کند، سپس سند رسمی الکترونیکی را طبق آدرس ایمیل یا روش ذخیره‌سازی که شخص متقاضی ثبت کرده است، برای شخص متقاضی ارسال می‌کند.

- سازمان‌های ثبت اسناد رسمی موظفند دفاتر اسناد رسمی را ثبت، سوابق محضری الکترونیکی را ایجاد و ذخیره کنند.

ماده ۵۳، فرمان شماره ۱۰۴/۲۰۲۵/ND-CP در مورد فرآیند ثبت اسناد رسمی الکترونیکی آنلاین:

- متقاضی ثبت اسناد رسمی و سردفتر باید کار را طبق بند ۱ و بند ۲ ماده ۴۳ قانون ثبت اسناد رسمی انجام دهند.

- دفاتر اسناد رسمی سازمان‌های دفترداری که مفاد ماده ۴۴ قانون ثبت اسناد رسمی را رعایت می‌کنند، تراکنش‌های الکترونیکی ثبت اسناد رسمی آنلاین، شامل حساب‌های سردفتران و حساب‌های شرکت‌کنندگان در تراکنش‌های ثبت اسناد رسمی (در صورت وجود)، را آغاز می‌کنند و کنفرانس ویدیویی آنلاین بین دفاتر اسناد رسمی در نقاط اتصال برقرار می‌کنند.

- سردفتری که معامله را آغاز می‌کند، سند معامله‌ای را که به صورت پیام داده تنظیم شده است یا سند معامله‌ای که توسط شخص مجاز به انجام معامله طبق بند 2 ماده 50 قانون ثبت اسناد رسمی به صورت دیجیتالی امضا شده است، در پلتفرم ثبت اسناد رسمی الکترونیکی بارگذاری می‌کند.

- متقاضی تنظیم سند رسمی، سند معامله را در بستر تنظیم سند رسمی الکترونیکی قرائت می‌کند یا سردفتر به درخواست متقاضی، آن را برای متقاضی قرائت می‌کند.

- شخصی که درخواست تنظیم سند رسمی را دارد، با تمام مفاد پیش‌نویس معامله موافق است و باید مدارکی را که در بند 7 ماده 42 قانون ثبت اسناد رسمی مقرر شده است، برای مقایسه به سردفتر ارائه دهد.

سردفتر اسناد رسمی، اسناد ارائه شده توسط شخص متقاضی ثبت اسناد رسمی را بررسی کرده و اطلاعات اسناد را با پایگاه داده (در صورت وجود) مقایسه می‌کند. پس از مقایسه، در صورت اصالت اسناد، سردفتر تمام اسناد ارائه شده توسط شخص متقاضی ثبت اسناد رسمی را به پیام‌های داده تبدیل کرده و آنها را در پلتفرم ثبت اسناد رسمی الکترونیکی بارگذاری می‌کند تا سردفتران و شرکت‌کنندگان در معامله در نقاط پل، آنها را با هم مقایسه کنند.

- سردفتر هویت شرکت‌کننده در معامله و قانونی بودن و صحت معامله را شناسایی و تأیید می‌کند، سپس شاهد امضای دیجیتالی سند معامله توسط شرکت‌کننده در معامله است.

- دفتردار در نقاط پل، اعتبار امضای دیجیتالی را که شرکت‌کننده در تراکنش در حضور خود امضا کرده است، بررسی می‌کند و سند تراکنش را با امضای دیجیتالی امضا می‌کند. دفترداری که تراکنش گواهی الکترونیکی را آغاز کرده است، اعتبار امضاهای دیجیتالی همه شرکت‌کنندگان در تراکنش و دفتردار در نقاط پل که امضا کرده‌اند را بررسی می‌کند، سپس امضا می‌کند و یک مهر زمانی به شهادت الصاق می‌کند.

- سازمان دفتردار اسناد رسمی که تراکنش را آغاز می‌کند، شماره سند رسمی را ثبت می‌کند، آن را به صورت دیجیتالی امضا می‌کند، مهر زمان را الصاق می‌کند؛ هزینه‌های دفتر اسناد رسمی، هزینه‌های خدمات و سایر هزینه‌های مرتبط را جمع‌آوری می‌کند؛ سند رسمی الکترونیکی را از طریق آدرس ایمیل یا روش ذخیره‌سازی که فرد متقاضی ثبت می‌کند، برای فرد متقاضی ارسال می‌کند.

- سازمان دفتردار اسناد رسمی، ثبت دفتر اسناد رسمی را انجام می‌دهد، سوابق الکترونیکی دفتر اسناد رسمی را ایجاد و ذخیره می‌کند و دسترسی به اسناد رسمی را با دفاتر اسناد رسمی و سازمان‌های دفتر اسناد رسمی در نقاط اتصال باقیمانده که در معاملات گواهی شرکت کرده‌اند، به اشتراک می‌گذارد.

این فرمان همچنین تصریح می‌کند که سازمان‌های دفاتر اسناد رسمی که خدمات ثبت اسناد الکترونیکی ارائه می‌دهند، مسئول جبران خسارات ناشی از تقصیر دفاتر اسناد رسمی و کارمندان سازمان‌های خود طبق مفاد ماده ۴۰ قانون ثبت اسناد رسمی هستند. دفاتر اسناد رسمی که معاملات ثبت اسناد الکترونیکی آنلاین را آغاز می‌کنند و دفاتر اسناد رسمی در نقاط اتصال باید به صورت کتبی در مورد دامنه کار؛ هزینه‌های ثبت اسناد رسمی، قیمت خدمات و سایر هزینه‌ها؛ مسئولیت هر دفتر اسناد رسمی برای جبران خسارات؛ و سایر موارد مرتبط (در صورت وجود) توافق کنند.

این فرمان از اول ژوئیه ۲۰۲۵ لازم‌الاجرا می‌شود.

این فرمان جایگزین فرمان شماره 29/2015/ND-CP مورخ 15 مارس 2015 دولت می‌شود که جزئیات و دستورالعمل‌های اجرای تعدادی از مواد قانون ثبت اسناد رسمی را شرح می‌دهد.

دانشکده ارتباطات - آموزش و پرورش (منبع: اداره اطلاعات و ارتباطات استان هونگ ین )

https://hungyen.gov.vn/quy-dinh-chi-tiet-mot-so-dieu-va-bien-phap-thi-hanh-luat-cong-chung-c211417.html

منبع: https://yte.nghean.gov.vn/tin-chuyen-nganh/quy-dinh-chi-tiet-mot-so-dieu-va-bien-phap-thi-hanh-luat-cong-chung-977444