آیین‌نامه‌هایی که جزئیات برخی از مفاد و اقدامات مربوط به اجرای قانون دفاتر اسناد رسمی را شرح می‌دهند

طبق این فرمان، گواهی محضری الکترونیکی مستقیم برای همه معاملات مدنی قابل اجرا است.

گواهی محضری الکترونیکی آنلاین برای معاملات مدنی، به جز وصیت‌نامه‌ها و سایر اقدامات حقوقی یک‌جانبه، اعمال می‌شود.

مأموریت‌های دیپلماتیک باید اسناد رسمی الکترونیکی مربوط به معاملات را طبق بند ۱ ماده ۷۳ قانون اسناد رسمی انجام دهند.

ماده ۴۹ فرمان شماره ۱۰۴/۲۰۲۵/ND-CP در مورد شرایط ارائه خدمات گواهی محضری الکترونیکی به وضوح بیان می‌کند:

حساب‌های مربوط به انجام امور محضری الکترونیکی (که از این پس به عنوان حساب‌های خدمات محضری الکترونیکی نامیده می‌شوند) برای دفاتر اسناد رسمی، سازمان‌های محضری، مقامات دیپلماتیک و مأموریت‌های دیپلماتیک باید در یک پلتفرم محضری الکترونیکی ایجاد شوند که مطابق با مفاد ماده ۵۱ این فرمان و مقررات قانونی مربوطه باشد.

امضاهای دیجیتال با استفاده از خدمات مهر زمانی برای انجام امور محضری الکترونیکی توسط دفاتر اسناد رسمی، سازمان‌های دفترداری اسناد رسمی، مقامات دیپلماتیک و آژانس‌های نمایندگی دیپلماتیک ارائه شده توسط ارائه دهندگان خدمات مورد اعتماد ویتنام مطابق با مفاد قانون ویتنام.

دفاتر اسناد رسمی و دفاتر اسناد رسمی باید امضاهای دیجیتال را برای انجام امور مربوط به محضری سازی الکترونیکی در وزارت دادگستری که دفتر اسناد رسمی در آن ثبت شده است، ثبت کنند.

دفاتر اسناد رسمی که خدمات ثبت اسناد الکترونیکی ارائه می‌دهند، باید اطمینان حاصل کنند که الزامات مربوط به رایانه، اتصال به شبکه، تجهیزات الکترونیکی و سایر شرایط لازم را برآورده می‌کنند.

ارائه خدمات گواهی محضری الکترونیکی در نمایندگی‌های دیپلماتیک مطابق با شرایط واقعی آن نمایندگی دیپلماتیک انجام می‌شود.

ماده ۵۰ فرمان شماره ۱۰۴/۲۰۲۵/ND-CP شرایط استفاده از خدمات ثبت اسناد رسمی الکترونیکی را تصریح می‌کند:

شرکت‌کنندگان در تراکنش‌های گواهی محضری الکترونیکی باید از امضاهای دیجیتال عمومی ارائه شده توسط ارائه‌دهندگان خدمات صدور گواهی امضای دیجیتال عمومی ویتنام مطابق با قانون ویتنام، یا امضاهای دیجیتال خارجی و گواهی‌های امضای دیجیتال شناخته شده در ویتنام استفاده کنند، مگر اینکه قانون طور دیگری تصریح کرده باشد.

سازمان‌ها و افرادی که در تراکنش‌های ثبت اسناد الکترونیکی شرکت می‌کنند، می‌توانند برای استفاده از خدمات ثبت اسناد الکترونیکی در پلتفرم ثبت اسناد الکترونیکی، یک حساب کاربری ثبت کنند یا برای دریافت گواهی امضای دیجیتال از طریق برنامه VNelD یا سایر برنامه‌ها در زمان شرکت در تراکنش، برای همگام‌سازی حساب‌ها و صدور گواهی امضای دیجیتال مطابق با مفاد قانون، احراز هویت شوند. دفاتر اسناد رسمی و سازمان‌های دفترداری موظفند سازمان‌ها و افراد را برای ثبت حساب کاربری جهت استفاده از خدمات ثبت اسناد الکترونیکی و رعایت مفاد قانونی مربوطه راهنمایی کنند.

ماده ۵۲ فرمان شماره ۱۰۴/۲۰۲۵/ND-CP فرآیند ثبت اسناد رسمی الکترونیکی مستقیم را تصریح می‌کند، از جمله:

- متقاضی ثبت اسناد رسمی و سردفتر اسناد رسمی باید وظایف مقرر در بند ۱ و بند ۲ ماده ۴۳ قانون ثبت اسناد رسمی را انجام دهند.

- تراکنش‌های الکترونیکی مستقیم اسناد رسمی که توسط دفاتر اسناد رسمی آغاز می‌شوند، باید شامل حساب سردفتر و حساب‌های شرکت‌کنندگان در تراکنش اسناد رسمی (در صورت وجود) باشند.

- سردفتر، سند معامله پیش‌نویس شده در قالب پیام داده یا سند معامله امضا شده دیجیتالی توسط شخص مجاز برای انعقاد معامله، طبق بند 2 ماده 50 قانون ثبت اسناد رسمی، را در پلتفرم ثبت اسناد رسمی الکترونیکی بارگذاری می‌کند.

- شخصی که درخواست گواهی محضری دارد می‌تواند سند معامله را با صدای بلند در پلتفرم گواهی محضری الکترونیکی بخواند، یا سردفتر می‌تواند بنا به درخواست شخصی که درخواست گواهی محضری دارد، آن را با صدای بلند برای او بخواند.

- شخصی که درخواست تنظیم سند رسمی را دارد، با تمام مفاد پیش‌نویس معامله موافق است و باید مدارکی را که در بند 7 ماده 42 قانون ثبت اسناد رسمی مقرر شده است، برای مقایسه به سردفتر ارائه دهد.

دفتر اسناد رسمی اسناد ارائه شده توسط متقاضی را بررسی می‌کند و اطلاعات موجود در اسناد را با پایگاه داده (در صورت وجود) مقایسه می‌کند. پس از مقایسه، در صورت معتبر بودن اسناد، دفتر اسناد رسمی تمام اسناد ارائه شده توسط متقاضی را به یک پیام داده تبدیل کرده و آن را برای ذخیره سازی در پلتفرم ثبت اسناد رسمی الکترونیکی بارگذاری می‌کند.

- سردفتر هویت شرکت‌کننده در معامله را شناسایی و تأیید می‌کند، سپس شاهد امضای دیجیتالی سند معامله توسط شرکت‌کننده در معامله است.

- دفتردار اعتبار امضای دیجیتالی امضا شده توسط شرکت کننده در تراکنش را بررسی می‌کند، سپس امضا کرده و مهر زمانی را به شهادت‌نامه الصاق می‌کند.

- سازمان ثبت اسناد رسمی شماره سند رسمی را ثبت می‌کند، آن را به صورت دیجیتالی امضا می‌کند، مهر زمان را الصاق می‌کند، هزینه‌های دفتر اسناد رسمی را جمع‌آوری می‌کند، هزینه‌های خدمات مربوط به دفتر اسناد رسمی (که از این پس به عنوان قیمت خدمات نامیده می‌شود) و سایر هزینه‌های مرتبط را جمع‌آوری می‌کند، سپس سند رسمی الکترونیکی را طبق آدرس ایمیل یا روش ذخیره‌سازی که شخص متقاضی ثبت کرده است، برای شخص متقاضی ارسال می‌کند.

- دفاتر اسناد رسمی باید اسناد محضری را ثبت و سوابق محضری الکترونیکی را ایجاد و ذخیره کنند.

ماده ۵۳ فرمان شماره ۱۰۴/۲۰۲۵/ND-CP در مورد فرآیند ثبت اسناد رسمی الکترونیکی آنلاین:

- متقاضی و سردفتر اسناد رسمی، کار را طبق مفاد بند ۱ و بند ۲ ماده ۴۳ قانون ثبت اسناد رسمی انجام می‌دهند.

- دفاتر اسناد رسمی سازمان‌های دفترداری که الزامات ماده ۴۴ قانون ثبت اسناد رسمی را برآورده می‌کنند، باید تراکنش‌های الکترونیکی ثبت اسناد رسمی آنلاین، شامل حساب‌های مربوط به سردفتران اسناد رسمی و حساب‌های مربوط به شرکت‌کنندگان در تراکنش ثبت اسناد رسمی (در صورت وجود)، را آغاز کنند و کنفرانس ویدیویی آنلاین بین سردفتران اسناد رسمی در مکان‌های مختلف برقرار کنند.

- سردفتری که معامله را آغاز می‌کند، سند معامله‌ای را که به صورت پیام داده تنظیم شده است یا سند معامله‌ای که توسط شخص مجاز به انجام معامله طبق بند 2 ماده 50 قانون ثبت اسناد رسمی به صورت دیجیتالی امضا شده است، در پلتفرم ثبت اسناد رسمی الکترونیکی بارگذاری می‌کند.

دفتر اسناد رسمی اسناد ارائه شده توسط متقاضی را بررسی می‌کند و اطلاعات را با پایگاه داده (در صورت وجود) مقایسه می‌کند. پس از مقایسه، اگر اسناد معتبر تشخیص داده شوند، دفتر اسناد رسمی تمام اسناد ارائه شده توسط متقاضی را به یک پیام داده تبدیل کرده و آن را در پلتفرم ثبت اسناد رسمی الکترونیکی بارگذاری می‌کند تا دفاتر اسناد رسمی و شرکت‌کنندگان در مکان‌های مختلف آن را تأیید کنند.

- سردفتر اسناد رسمی هویت طرفین معامله و قانونی بودن و صحت معامله را شناسایی و تأیید می‌کند، سپس شاهد امضای دیجیتالی سند معامله توسط طرفین است.

- دفاتر اسناد رسمی در هر مکان، اعتبار امضاهای دیجیتالی امضا شده توسط شرکت‌کنندگان در معامله را در حضور آنها تأیید می‌کنند و سپس سند معامله را به صورت دیجیتالی امضا می‌کنند. دفتر اسناد رسمی که معامله محضری الکترونیکی را آغاز کرده است، اعتبار امضاهای دیجیتالی همه شرکت‌کنندگان و دفاتر اسناد رسمی در هر مکان را تأیید می‌کند، سپس به صورت دیجیتالی امضا می‌کند و یک مهر زمانی به گواهینامه الصاق می‌کند.

- سازمان دفتردار اسناد رسمی که تراکنش را آغاز می‌کند، شماره سند رسمی را ثبت می‌کند، آن را به صورت دیجیتالی امضا می‌کند، مهر زمان را الصاق می‌کند؛ هزینه‌های دفتر اسناد رسمی، هزینه‌های خدمات و سایر هزینه‌های مرتبط را جمع‌آوری می‌کند؛ سند رسمی الکترونیکی را از طریق آدرس ایمیل یا روش ذخیره‌سازی که فرد متقاضی ثبت می‌کند، برای فرد متقاضی ارسال می‌کند.

- دفتر اسناد رسمی باید معامله را در دفتر ثبت اسناد رسمی ثبت کند، سوابق الکترونیکی دفتر اسناد رسمی را ایجاد و ذخیره کند و دسترسی به اسناد رسمی را با دفاتر اسناد رسمی و سایر دفاتر اسناد رسمی در سایر مکان‌های شرکت‌کننده که معامله را تأیید کرده‌اند، به اشتراک بگذارد.

این حکم همچنین تصریح می‌کند که دفاتر اسناد رسمی ارائه دهنده خدمات ثبت اسناد الکترونیکی، مسئول جبران خسارات ناشی از تقصیر سردفتران یا کارمندان خود، طبق ماده ۴۰ قانون ثبت اسناد رسمی، هستند. سردفتری که معامله ثبت اسناد الکترونیکی آنلاین را آغاز می‌کند و سردفتران اسناد رسمی در مناطق دورافتاده باید به صورت کتبی در مورد دامنه کار؛ هزینه ثبت اسناد رسمی، قیمت خدمات و سایر هزینه‌های دریافتی؛ مسئولیت هر سردفتر در قبال جبران خسارت؛ و سایر موارد مرتبط (در صورت وجود) توافق کنند.

این فرمان از اول ژوئیه ۲۰۲۵ لازم‌الاجرا می‌شود.

این فرمان جایگزین فرمان شماره 29/2015/ND-CP مورخ 15 مارس 2015 دولت می‌شود که جزئیات و دستورالعمل‌های اجرای تعدادی از مواد قانون ثبت اسناد رسمی را شرح می‌دهد.

دانشکده ارتباطات - آموزش و پرورش (منبع: اداره اطلاعات و ارتباطات استان هونگ ین )

https://hungyen.gov.vn/quy-dinh-chi-tiet-mot-so-dieu-va-bien-phap-thi-hanh-luat-cong-chung-c211417.html

منبع: https://yte.nghean.gov.vn/tin-chuyen-nganh/quy-dinh-chi-tiet-mot-so-dieu-va-bien-phap-thi-hanh-luat-cong-chung-977444