مدیریت اسناد و کارهای بایگانی را در طول فرآیند بازسازی سازمانی تشدید کنید.

کینتِدوتی - توقیف، انتقال یا تخریب غیرقانونی اسناد و پایگاه‌های داده اسناد اکیداً ممنوع است؛ آسیب رساندن یا از بین بردن اسناد و پایگاه‌های داده اسناد در طول فرآیند ساماندهی دستگاه مجاز نیست...

این یک محتوای قابل توجه در ابلاغیه رسمی شماره ۴۱۴/BNV-VTLTNN مورخ ۱۹ مارس وزارت کشور است که به کمیته‌های مردمی استان‌ها و شهرهای تحت کنترل مرکز در مورد تقویت مدیریت اسناد و بایگانی در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه نظام سیاسی طبق نتیجه‌گیری شماره ۱۲۷-KL/TW دفتر سیاسی ارسال شده است.

نگهداری، انتقال یا معدوم کردن غیرقانونی اسناد اکیداً ممنوع است.

این سند به وضوح بیان می‌کند که به منظور تضمین روان و مداوم کار اسناد و بایگانی، و برای اطمینان از مدیریت ایمن اسناد قبل، حین و پس از تکمیل سازماندهی مجدد نظام سیاسی طبق نتیجه گیری شماره 127-KL/TW مورخ 28 فوریه 2025 دفتر سیاسی، دبیرخانه و وزارت امور داخلی از رئیس کمیته مردمی استان یا شهر تحت مدیریت مرکزی درخواست می‌کنند که فوراً اجرای تعدادی از وظایف فوری را برای تقویت مدیریت کار اسناد و بایگانی در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه دولت محلی هدایت کند.

اولاً ، اجرای صحیح و کامل مقررات قانونی در مورد اسناد و بایگانی‌ها، با رعایت الزامات: کلیه اسناد و پایگاه‌های داده اسناد که در طول فعالیت ادارات و سازمان‌ها تشکیل می‌شوند، باید به صورت متمرکز، یکنواخت و ایمن مطابق با هر بایگانی مدیریت شوند؛ اسناد و پایگاه‌های داده اسناد هر اداره یا سازمان باید به صورت آماری و مطابق با بایگانی آن اداره یا سازمان جمع‌آوری شوند.

بایگانی ادارات و سازمان‌ها را از تاریخ خاتمه عملیات ببندید؛ ادارات و سازمان‌ها از تاریخ لازم‌الاجرا شدن تصمیم مرجع ذیصلاح در مورد ادغام یا خاتمه عملیات، اسناد اداری تحت اختیار خود را صادر نمی‌کنند.

قبل و در طول ترتیبات سازمانی، اسناد و پایگاه‌های داده باید همچنان در بایگانی‌های بایگانی تاریخی استان و بایگانی آژانس (یا محل ذخیره‌سازی فعلی) واحد اداری (ADU) قبل از ترتیبات، نگهداری شوند.

به طور خاص، توقیف، انتقال یا تخریب غیرقانونی اسناد و پایگاه‌های داده اسناد اکیداً ممنوع است؛ آسیب رساندن یا از بین بردن اسناد و پایگاه‌های داده اسناد در طول فرآیند ساماندهی دستگاه مجاز نیست.

دوم ، آرشیوهای تاریخی استان مسئول دریافت و هماهنگی با روسای سازمان‌ها، ادارات و واحدهای اداری برای ادامه نگهداری اسناد آرشیوی و پایگاه‌های داده اسناد در محل یا نگهداری موقت آنها در استان و تحویل اسناد طبق اختیارات مدیریتی خود به ادارات، سازمان‌ها و واحدهای اداری جدید پس از سازماندهی مجدد ساختار سازمانی هستند.

سوم ، تحویل اسناد و پایگاه‌های داده اسناد پس از تنظیم سازمانی، مطابق با مقررات قانونی مربوط به اختیارات مدیریت بایگانی انجام می‌شود.

چهارم ، اجرای دقیق مقررات قانونی در مورد مدیریت و استفاده از مهر و موم و گواهی‌های امضای دیجیتال برای خدمات عمومی تخصصی؛ حفاظت از اسرار دولتی و تضمین امنیت اطلاعات، اسناد و داده‌ها هنگام انجام وظایف آماری، بسته‌بندی، تحویل، نگهداری و استفاده در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه.

آیین‌نامه فهرست کدهای شناسایی اسناد، مدارک و نمادهای متنی ادارات و سازمان‌های جدید

وزارت کشور از رئیس کمیته‌های مردمی استان‌ها و شهرهای تحت مدیریت مرکزی درخواست می‌کند که به عنوان رئیس، مسئولیت اجرای مدیریت دولتی بایگانی در محل را در چارچوب وظایف و اختیارات خود بر عهده گیرد؛ ایمنی اسناد و پایگاه‌های داده اسناد تحت مدیریت را طبق مقررات قانونی در طول فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه تضمین کند. فوراً دستورالعمل رئیس کمیته مردمی استان را در مورد تقویت مدیریت دولتی اسناد و کارهای بایگانی صادر کنید.

در عین حال، لازم است طرحی برای سازماندهی مجدد بایگانی‌های تاریخی دولت در سطح استان در قالب پروژه ساماندهی و سازماندهی مجدد واحدهای اداری در تمام سطوح و ساخت یک مدل سازمانی دو سطحی دولت محلی تدوین و برای ارزیابی و اجرا به مراجع ذیصلاح ارائه شود.

بلافاصله پس از تکمیل ترتیبات سازمانی، لازم است سندی صادر شود که فهرست کدهای شناسایی اسناد، سوابق و نمادهای اسناد ادارات و سازمان‌های جدید تحت مدیریت را مشخص کند؛ به روسای ادارات و سازمان‌های جدید دستور داده شود تا اسناد و پایگاه‌های داده تحت اختیار مدیریت خود را دریافت کنند؛ به روسای واحدهای اداری مردمی جدید دستور داده شود تا اسناد را در اتاق‌ها و انبارهای حوزه مدیریت که موقتاً توسط آرشیو تاریخی استان مدیریت می‌شوند، دریافت کنند.

در عین حال، لازم است واحد مدیریت و بهره‌برداری از سامانه، راهکارهای فنی را برای تضمین تداوم و استمرار فعالیت‌های صدور اسناد و تسویه حساب سازمان‌ها و نهادهای تحت مدیریت خود، اجرا کند.

وزارت کشور پیشنهاد داد که در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه نظام سیاسی، مدیریت اسناد و بایگانی تقویت شود (عکس: VNA)

طرحی برای اجرای دستورالعمل رئیس کمیته مردمی استان ارائه دهید

از طرف وزارت کشور، گزارش رسمی از رئیس کمیته مردمی استان درخواست می‌کند که دستورالعملی در مورد تقویت مدیریت اسناد و بایگانی در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه نظام سیاسی محلی صادر کند؛ طرحی را برای اجرای دستورالعمل رئیس کمیته مردمی استان صادر نماید.

همزمان، به آرشیو تاریخی استان دستور دهید تا مسئولینی را برای سازماندهی گروه‌های کاری به آژانس‌ها، سازمان‌ها و واحدها جهت دریافت و هماهنگی حفظ اسناد در محل و تعیین محدوده پایگاه داده اسناد در سیستم، مأمور کند؛ به آرشیو تاریخی استان دستور دهید تا به طور فعال اقداماتی را برای جمع‌آوری پرونده‌هایی با دوره نگهداری دائمی که به طور کامل در آژانس‌ها و سازمان‌هایی که منبع اسناد ارسالی به آرشیو تاریخی استان هستند، ویرایش شده‌اند، انجام دهد.

همزمان، به رئیس کمیته مردمی استان توصیه کنید که منابع کافی را برای تضمین ایمنی اسناد و پایگاه‌های داده اسناد در اتاق‌ها و انبارهایی که توسط آرشیو تاریخی استان تأیید و مهر و موم شده‌اند، تا زمان تحویل آنها به سازمان یا نهاد مدیریتی مسئول پس از سازماندهی مجدد دستگاه، ترتیب دهد.

بلافاصله پس از تکمیل ترتیبات سازمانی، لازم است به رئیس کمیته مردمی استان اطلاع داده شود تا فهرستی از کدهای شناسایی اسناد، سوابق و نمادهای متنی ادارات و سازمان‌هایی که پس از ترتیبات سازمانی در محدوده مدیریت تشکیل شده‌اند، صادر کند؛ پروژه‌ای را برای مدیریت و انجام عملیات تجاری برای بلوک اسناد ادارات و سازمان‌ها قبل از ترتیبات سازمانی به کمیته مردمی استان ارائه دهد؛ با واحد مدیریت و بهره‌برداری از سیستم هماهنگی کند تا طرحی برای تحویل و ادغام اسناد و پایگاه‌های داده اسناد در سیستم تدوین کند.

قبل از بازسازی دستگاه، تحویل اسناد و پایگاه‌های داده اسناد سازمان‌ها و ادارات را تأیید کنید.

وزارت کشور پیشنهاد می‌کند که برای بایگانی‌های تاریخی استانی، مأمورانی را برای راهنمایی شمارش، چیدمان، بسته‌بندی، پلمپ، تأیید حجم و وضعیت اسناد کاغذی و اسناد موجود بر روی سایر حامل‌های اطلاعاتی (در صورت وجود)، دریافت و هماهنگی نگهداری در محل یا نگهداری متمرکز موقت اسناد سازمان‌ها و ادارات، هماهنگی با واحدهای مدیریتی و عملیاتی سامانه برای تعیین تعداد اسناد دیجیتال و تعیین محدوده پایگاه داده اسناد در سامانه هر سازمان، اداره و واحد اداری، ترتیب دهد.

فهرستی از تمام اسناد و پایگاه‌های داده اسنادی که در حال حاضر در بایگانی تاریخی استان نگهداری می‌شوند، تهیه کنید؛ تا زمان تحویل اسناد و پایگاه‌های داده اسناد به سازمان‌ها و نهادهای ذیصلاح پس از بازسازی دستگاه، از ایمنی، یکپارچگی و قابلیت استفاده آنها در بایگانی تاریخی استان اطمینان حاصل کنید. تعداد و وضعیت اسناد و پایگاه‌های داده اسناد را خلاصه کرده و برای گزارش به وزارت کشور، به اداره امور داخلی گزارش دهید.

بلافاصله پس از تکمیل ترتیبات سازمانی، لازم است موارد زیر به سرعت انجام شود: سازماندهی و تأیید تحویل اسناد و پایگاه‌های داده اسناد ادارات و سازمان‌ها قبل از ترتیبات سازمانی به سازمان یا نهاد مدیریتی ذیصلاح پس از ترتیبات سازمانی؛ توصیه به وزارت کشور برای تدوین پروژه‌ای برای مدیریت و رسیدگی به امور بلوک اسناد و پایگاه داده اسنادی که قبل از ترتیبات سازمانی از نظر آماری توسط اداره یا سازمان ثبت شده‌اند.

همزمان، هماهنگی با سازمان‌ها و نهادهای مربوطه برای سازماندهی اجرای پروژه‌ها و طرح‌ها به منظور مدیریت و رسیدگی به عملیات مربوط به بلوک‌های اسناد و پایگاه‌های داده که قبل از تنظیم سازمانی به صورت آماری گردآوری شده‌اند؛ جمع‌آوری پرونده‌هایی با دوره‌های نگهداری دائمی که قبلاً به طور کامل در سازمان‌ها و نهادهایی که منبع اسناد ارائه شده به آرشیو تاریخی استان هستند، ویرایش شده‌اند.

برای افتتاح حساب‌های جدید یا بازگشایی حساب‌های کاربری برای سازمان‌ها، رهبران و کارمندان ثبت‌نام کنید

همچنین در این ابلاغیه رسمی، وزارت کشور از روسای سازمان‌ها، نهادها و روسای کمیته‌های مردمی بخش‌ها و بخش‌ها می‌خواهد که مسئولیت تضمین ایمنی اسناد و پایگاه‌های داده اسناد تحت مدیریت خود را طبق مقررات قانونی در طول فرآیند بازسازی دستگاه تا زمان تحویل اسناد و پایگاه‌های داده اسناد به بایگانی‌های تاریخی استان و سازمان‌ها و نهادهای ذیصلاح پس از بازسازی دستگاه، بر عهده داشته باشند.

همزمان، واحدها و افراد را به گردآوری و بسته‌بندی سوابق و مدارک مربوط به کارهای تکمیل‌شده و سوابق و مدارک مربوط به کارهای ناتمام هدایت کنید؛ واحدها و افراد را به ترکیب و تهیه فهرستی از کارهای ناتمام سازمان یا اداره موظف کنید؛ سوابق و مدارک را ضمیمه، جداگانه بسته‌بندی و جمع‌آوری و به بایگانی اداره ارسال کنید.

هدایت بایگانی‌های سازمان آمار، بسته‌بندی اسناد در بایگانی‌ها و راهنمایی واحدها و افراد برای جمع‌آوری و بسته‌بندی سوابق و مدارکی که به بایگانی ارائه نشده‌اند؛ دریافت سوابق و مدارک از واحدها و افراد و جمع‌آوری آنها در بایگانی‌ها و انبارها برای ذخیره‌سازی متمرکز. همزمان، انبارها، تجهیزات و منابع انسانی لازم را برای حفاظت و نگهداری ایمن اسناد تا زمان تحویل آنها به سازمان یا نهاد مدیریتی ذیصلاح پس از سازماندهی مجدد دستگاه، ترتیب دهید.

رئیس کمیته مردمی ناحیه، وزارت امور داخلی را موظف می‌کند تا در مورد تهیه انبارها و تجهیزات لازم برای جمع‌آوری و نگهداری ایمن اسناد سازمان‌های تخصصی تحت نظارت کمیته مردمی ناحیه مشاوره دهد؛ نیروهایی را برای حفاظت از ایمنی اسناد تا زمان تحویل آنها به سازمان‌ها و نهادهای ذیصلاح برای مدیریت پس از سازماندهی مجدد دستگاه، سازماندهی کند.

بلافاصله پس از تکمیل ترتیبات سازمانی، رئیس آژانس، سازمان یا واحد اداری جدید باید فوراً دستور ثبت افتتاح یا بازگشایی حساب‌ها برای سازمان، رهبر و دفتر اسناد را در سامانه صادر کند تا از صدور و دریافت اسناد اطمینان حاصل شود؛ ثبت نام برای صدور مهر و گواهی امضای دیجیتال برای خدمات عمومی تخصصی طبق مقررات...

آمار، مهر و موم، نگهداری اسناد

برای بایگانی‌های سازمان‌ها، وزارت کشور از اداره بایگانی سازمان یا فردی که برای بایگانی در سازمان، سازمان یا واحد تعیین شده است، می‌خواهد که واحدها و افراد را برای جمع‌آوری، بسته‌بندی اسناد و تحویل آنها به اتاق یا انبار برای نگهداری متمرکز، از قبل راهنمایی کند؛ انبار و شرایط لازم را برای نگهداری ایمن اسناد دریافتی از واحدها و افراد آماده کند؛ اسناد را در اتاق یا انبار سازمان یا سازمان جمع‌آوری، مهر و موم و نگهداری ایمن کند تا زمانی که پس از بازسازی دستگاه، به بایگانی‌های تاریخی استان یا سازمان یا سازمان ذیصلاح تحویل داده شوند.

همزمان، هماهنگی با واحد مدیریت و عملیات سامانه آماری برای تأیید تعداد اسناد و پایگاه‌های داده اسنادی ادارات و سازمان‌ها در سامانه؛ دریافت و نگهداری جداگانه پرونده‌ها و اسناد کارهای ناتمام طبق فهرست؛ ارسال یا شمارش جداگانه و بسته‌بندی پرونده‌ها با دوره نگهداری دائمی که قبلاً به‌طور کامل ویرایش شده‌اند.

مدارک بسته‌بندی شده و لیست کارهای ناتمام را در شرایط اولیه خود تحویل دهید.

برای کارمندان دولت، کارمندان دولت و کارگران، وزارت امور داخلی به آمار و بسته‌بندی پرونده‌ها و اسناد مربوط به کارهای تکمیل‌شده و ناتمام نیاز دارد. برای کارهای ناتمام، لازم است فهرستی تهیه شود و نام کار، نام فرد تعیین‌شده برای رسیدگی به آن، تعداد اسناد موجود و مهلت رسیدگی (در صورت وجود) به وضوح ذکر شود.

وضعیت اصلی فایل‌های بسته‌بندی‌شده، اسناد و فهرست کارهای ناتمام روی سیستم را به بایگانی سازمان یا واحد یا فرد مسئول جمع‌آوری اسناد در طول فرآیند سازماندهی دستگاه ارسال کنید.

بلافاصله پس از تکمیل ترتیبات سازمانی، لازم است هماهنگی‌های لازم با بایگانی سازمان و واحد مدیریت و بهره‌برداری از سیستم انجام شود تا سوابق و مدارک مربوط به کارهای ناتمام به واحد یا فرد مسئول ادامه رسیدگی به آنها تحویل داده شود.

بستن حساب‌های سازمان‌ها و افراد برای آژانس‌ها و سازمان‌هایی که فعالیت خود را متوقف کرده‌اند

وزارت کشور برای واحدهایی که سیستم را مدیریت و اجرا می‌کنند، شناسایی و تعیین محدوده اسناد و پایگاه‌های داده اسناد در سیستم را بر اساس هر حساب آژانس، سازمان و فرد الزامی می‌داند. بر اساس فهرست کارهای ناتمام، محدوده داده‌ها را شناسایی کرده و فهرستی از حساب‌های سازمان‌ها و افرادی که کار ناتمام دارند تهیه کنید؛ در صورت لزوم، یک طرح تحویل تهیه کنید.

همزمان، آمارها را جمع‌آوری کرده و به کمیته مردمی استان و وزارت کشور در مورد سیستم کدهای شناسایی اسناد، کدهای پرونده و نمادهای اسناد که در حال حاضر در سیستم استفاده می‌شوند، گزارش دهید تا پس از سازماندهی مجدد ساختار سازمانی به صورت یکپارچه و هماهنگ و با اجتناب از دوباره‌کاری، به عنوان مبنایی برای تعیین کدهای شناسایی اسناد، کدهای پرونده و نمادهای اسناد ادارات و سازمان‌ها عمل شود.

بلافاصله پس از تکمیل ترتیبات سازمانی، لازم است حساب‌های سازمان‌ها و افراد مربوط به ادارات و سازمان‌هایی که بلافاصله پس از تصمیم‌گیری در مورد ترتیبات سازمانی فعالیت خود را متوقف می‌کنند، فوراً بسته شود؛ همزمان، حساب‌هایی برای ادارات، سازمان‌ها و افراد جدید باز شود و ارتباط با اسناد و پایگاه‌های داده اسناد مرتبط قبلی تضمین شود.

به طور خاص، وزارت کشور پیشنهاد می‌کند طرحی برای استفاده از اسناد و پایگاه‌های داده اسناد در سامانه برای رفع نیازهای فوری سازمان‌ها، نهادها و افراد در طول فرآیند بازسازی دستگاه، تدوین شود.

منبع: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html