مدیریت اسناد و کارهای بایگانی را در طول فرآیند بازسازی دستگاه، سختگیرانه‌تر کنید.

کینتِدوتی - تملک، انتقال یا تخریب غیرقانونی اسناد و پایگاه‌های داده اسناد اکیداً ممنوع است؛ آسیب رساندن یا از بین بردن اسناد و پایگاه‌های داده اسناد در طول فرآیند ساماندهی دستگاه مجاز نیست...

این یک محتوای قابل توجه در ابلاغیه رسمی شماره ۴۱۴/BNV-VTLTNN مورخ ۱۹ مارس وزارت کشور است که به کمیته‌های مردمی استان‌ها و شهرهای تحت کنترل مرکز در مورد تقویت مدیریت اسناد و بایگانی در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه نظام سیاسی طبق نتیجه‌گیری شماره ۱۲۷-KL/TW دفتر سیاسی ارسال شده است.

نگهداری، انتقال یا معدوم کردن غیرقانونی اسناد اکیداً ممنوع است.

این سند به وضوح بیان می‌کند که به منظور تضمین روان و مداوم کار اسناد و بایگانی، و برای اطمینان از مدیریت ایمن اسناد قبل، حین و پس از تکمیل سازماندهی مجدد نظام سیاسی طبق نتیجه گیری شماره 127-KL/TW مورخ 28 فوریه 2025 دفتر سیاسی، دبیرخانه و وزارت امور داخلی از رئیس کمیته مردمی استان یا شهر تحت مدیریت مرکزی درخواست می‌کنند که فوراً اجرای تعدادی از وظایف فوری را برای تقویت مدیریت کار اسناد و بایگانی در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه دولت محلی هدایت کند.

اولاً ، اجرای صحیح و کامل مقررات قانونی در مورد اسناد و بایگانی‌ها، با رعایت الزامات: کلیه اسناد و پایگاه‌های داده اسنادی که در فعالیت‌های ادارات و سازمان‌ها تشکیل می‌شوند، باید به صورت متمرکز، یکنواخت و ایمن مطابق با هر بایگانی مدیریت شوند؛ اسناد و پایگاه‌های داده اسناد هر اداره یا سازمان باید مطابق با بایگانی آن اداره یا سازمان شمارش و جمع‌آوری شوند.

بایگانی ادارات و سازمان‌ها را از تاریخ خاتمه عملیات تعطیل کنید؛ ادارات و سازمان‌ها از تاریخ لازم‌الاجرا شدن تصمیم مرجع ذیصلاح در مورد ادغام یا خاتمه عملیات، اسناد اداری تحت اختیار خود را صادر نمی‌کنند.

قبل و در طول ترتیبات سازمانی، اسناد و پایگاه‌های داده باید همچنان در بایگانی‌های آرشیو تاریخی استان و بایگانی آژانس (یا محل نگهداری) واحد اداری (ADU) قبل از ترتیبات، نگهداری شوند.

به طور خاص، تملک، انتقال یا از بین بردن غیرقانونی اسناد و پایگاه‌های داده اسناد اکیداً ممنوع است؛ آسیب رساندن یا از بین بردن اسناد و پایگاه‌های داده اسناد در طول فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه مجاز نیست.

دوم ، آرشیوهای تاریخی استان مسئول دریافت و هماهنگی با روسای سازمان‌ها، ادارات و واحدهای اداری برای ادامه نگهداری اسناد آرشیوی و پایگاه‌های داده اسناد در محل یا نگهداری موقت آنها در استان و تحویل اسناد طبق اختیارات مدیریتی خود به ادارات، سازمان‌ها و واحدهای اداری جدید پس از سازماندهی مجدد ساختار سازمانی هستند.

سوم ، تحویل اسناد و پایگاه‌های داده اسناد پس از تنظیم سازمانی، مطابق با مقررات قانونی مربوط به اختیارات مدیریت بایگانی انجام می‌شود.

چهارم ، اجرای دقیق مقررات قانونی در مورد مدیریت و استفاده از مهر و گواهی‌های امضای دیجیتال برای خدمات عمومی؛ حفاظت از اسرار دولتی و تضمین امنیت اطلاعات، اسناد و داده‌ها هنگام انجام وظایف آماری، بسته‌بندی، تحویل، نگهداری و استفاده از آنها در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه.

آیین‌نامه فهرست کدهای شناسایی اسناد، مدارک و نمادهای متنی ادارات و سازمان‌های جدید

وزارت کشور از رئیس کمیته‌های مردمی استان‌ها و شهرهای تحت مدیریت مرکزی درخواست می‌کند که به عنوان رئیس، مسئولیت اجرای مدیریت دولتی بایگانی در محل را در چارچوب وظایف و اختیارات خود بر عهده گیرد؛ ایمنی اسناد و پایگاه‌های داده اسناد تحت مدیریت را طبق مقررات قانونی در طول فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه تضمین کند. فوراً دستورالعمل رئیس کمیته مردمی استان در مورد تقویت مدیریت دولتی اسناد و کارهای بایگانی را صادر کند.

در عین حال، لازم است طرحی برای سازماندهی مجدد بایگانی‌های تاریخی دولت در سطح استان در قالب پروژه ساماندهی و سازماندهی مجدد واحدهای اداری در تمام سطوح و ساخت یک مدل سازمانی دو سطحی دولت محلی تدوین و برای ارزیابی و اجرا به مراجع ذیصلاح ارائه شود.

بلافاصله پس از تکمیل ترتیبات سازمانی، لازم است سندی صادر شود که فهرست کدهای شناسایی اسناد، مدارک و نمادهای اسناد ادارات و سازمان‌های جدید تحت مدیریت را مشخص کند؛ به روسای ادارات و سازمان‌های جدید دستور داده شود تا اسناد و پایگاه‌های داده تحت اختیار مدیریت خود را دریافت کنند؛ و به روسای واحدهای اداری جدید مردمی دستور داده شود تا اسناد را در اتاق‌ها و انبارهای موجود در حوزه مدیریت که موقتاً توسط آرشیو تاریخی استان مدیریت می‌شوند، دریافت کنند.

در عین حال، لازم است واحد مدیریت و بهره‌برداری از سامانه، راهکارهای فنی را برای تضمین تداوم و استمرار فعالیت‌های صدور اسناد و تسویه حساب‌های کاری سازمان‌ها و نهادهای تحت مدیریت خود، اجرا کند.

وزارت کشور پیشنهاد داد که در فرآیند سازماندهی مجدد نظام سیاسی، مدیریت اسناد و بایگانی تقویت شود (عکس: VNA)

طرحی برای اجرای دستورالعمل رئیس کمیته مردمی استان ارائه دهید

از طرف وزارت کشور، گزارش رسمی از رئیس کمیته مردمی استان درخواست می‌کند که به رئیس کمیته مردمی استان توصیه کند که در روند سازماندهی مجدد دستگاه سیاسی محلی، دستورالعملی در مورد تقویت مدیریت اسناد و بایگانی صادر کند؛ طرحی را برای اجرای دستورالعمل رئیس کمیته مردمی استان صادر کند.

همزمان، به آرشیو تاریخی استان دستور دهید تا مسئولانی را برای سازماندهی گروه‌های کاری به آژانس‌ها، سازمان‌ها و واحدها جهت دریافت و هماهنگی حفظ اسناد در محل و تعیین محدوده پایگاه داده اسناد در سیستم، مأمور کند؛ به آرشیو تاریخی استان دستور دهید تا به طور فعال اقداماتی را برای جمع‌آوری پرونده‌هایی با دوره نگهداری دائمی که به طور کامل در آژانس‌ها و سازمان‌هایی که منبع اسناد ارسالی به آرشیو تاریخی استان هستند، ویرایش شده‌اند، انجام دهد.

همزمان، کارکنان رئیس کمیته مردمی استان باید منابع کافی را برای تضمین ایمنی اسناد و پایگاه‌های داده اسناد در اتاق‌ها و انبارهایی که توسط بایگانی تاریخی استان تأیید و مهر و موم شده‌اند، تا زمان تحویل آنها به سازمان یا نهاد مدیریتی مسئول پس از سازماندهی مجدد دستگاه، فراهم کنند.

بلافاصله پس از تکمیل ترتیبات سازمانی، لازم است به رئیس کمیته مردمی استان اطلاع داده شود تا فهرستی از کدهای شناسایی اسناد، سوابق و نمادهای متنی ادارات و سازمان‌هایی که پس از ترتیبات سازمانی در محدوده مدیریت تشکیل شده‌اند، صادر کند؛ پروژه‌ای را برای مدیریت و انجام عملیات تجاری برای بلوک اسناد ادارات و سازمان‌ها قبل از ترتیبات سازمانی به کمیته مردمی استان ارائه دهد؛ با واحد مدیریت و بهره‌برداری از سیستم هماهنگی کند تا طرحی برای تحویل و ادغام اسناد و پایگاه‌های داده اسناد در سیستم تدوین کند.

تأیید تحویل اسناد و پایگاه‌های داده اسناد سازمان‌ها و ارگان‌ها قبل از بازسازی دستگاه

وزارت کشور پیشنهاد می‌کند که برای بایگانی‌های تاریخی استانی، مأمورانی را برای راهنمایی شمارش، چیدمان، بسته‌بندی، پلمپ، تأیید حجم و وضعیت اسناد کاغذی و اسناد موجود بر روی سایر حامل‌های اطلاعاتی (در صورت وجود)، دریافت و هماهنگی نگهداری در محل یا نگهداری متمرکز موقت اسناد سازمان‌ها و ادارات، هماهنگی با واحدهای مدیریتی و عملیاتی سامانه برای تعیین تعداد اسناد دیجیتال و تعیین محدوده پایگاه داده اسناد در سامانه هر سازمان، اداره و واحد اداری، ترتیب دهد.

فهرستی از تمام اسناد و پایگاه‌های داده اسنادی که در حال حاضر در بایگانی تاریخی استان نگهداری می‌شوند، تهیه کنید؛ تا زمان تحویل اسناد و پایگاه‌های داده اسناد به سازمان‌ها و نهادهای ذیصلاح پس از بازسازی دستگاه، از ایمنی، یکپارچگی و قابلیت استفاده آنها در بایگانی تاریخی استان اطمینان حاصل کنید. تعداد و وضعیت اسناد و پایگاه‌های داده اسناد را خلاصه کرده و برای گزارش به وزارت کشور، به اداره امور داخلی گزارش دهید.

بلافاصله پس از تکمیل ترتیبات سازمانی، لازم است موارد زیر به سرعت انجام شود: مسئول مربوطه، تحویل اسناد و پایگاه‌های داده اسناد سازمان‌ها و ادارات قبل از ترتیبات سازمانی را به سازمان یا اداره مدیریت ذیصلاح پس از ترتیبات سازمانی، سازماندهی و تأیید می‌کند؛ به وزارت امور داخلی توصیه می‌کند تا پروژه‌ای را برای مدیریت و رسیدگی به امور بلوک اسناد و پایگاه‌های داده اسنادی که قبل از ترتیبات سازمانی از ادارات و سازمان‌ها شمارش شده‌اند، تدوین کند.

همزمان، هماهنگی با سازمان‌ها و نهادهای مربوطه برای سازماندهی اجرای پروژه‌ها و طرح‌ها به منظور مدیریت و رسیدگی به عملیات تجاری برای بلوک‌های اسناد و پایگاه‌های داده که قبل از تنظیم سازمانی به صورت آماری گردآوری شده‌اند؛ جمع‌آوری پرونده‌هایی با دوره نگهداری دائمی که قبلاً به طور کامل در سازمان‌ها و نهادهایی که منبع اسناد ارائه شده به بایگانی تاریخی استان هستند، ویرایش شده‌اند.

برای افتتاح حساب‌های جدید یا بازگشایی حساب‌های کاربری برای سازمان‌ها، رهبران و کارمندان ثبت‌نام کنید

همچنین در این ابلاغیه رسمی، وزارت کشور از روسای سازمان‌ها، نهادها و روسای کمیته‌های مردمی در سطح بخش‌ها و کمون‌ها می‌خواهد که مسئولیت تضمین ایمنی اسناد و پایگاه‌های داده اسناد تحت مدیریت خود را طبق مقررات قانونی در طول فرآیند بازسازی دستگاه تا زمان تحویل اسناد و پایگاه‌های داده اسناد به آرشیو تاریخی استان و سازمان‌ها و نهادهای ذیصلاح پس از بازسازی دستگاه، بر عهده داشته باشند.

همزمان، واحدها و افراد را به گردآوری و بسته‌بندی سوابق و مدارک مربوط به کارهای تکمیل‌شده و سوابق و مدارک مربوط به کارهای ناتمام هدایت کنید؛ واحدها و افراد را به ترکیب و تهیه فهرستی از کارهای ناتمام سازمان یا اداره موظف کنید؛ سوابق و مدارک را ضمیمه، جداگانه بسته‌بندی و جمع‌آوری و به بایگانی اداره ارسال کنید.

هدایت بایگانی‌های سازمان آمار، بسته‌بندی اسناد در بایگانی‌ها و راهنمایی واحدها و افراد آماری برای بسته‌بندی پرونده‌ها و اسناد ارائه نشده در بایگانی؛ دریافت پرونده‌ها و اسناد از واحدها و افراد و جمع‌آوری آنها در بایگانی‌ها و انبارهای متمرکز. همزمان، انبارها، تجهیزات و منابع انسانی لازم را برای حفاظت و نگهداری ایمن اسناد تا زمان تحویل آنها به سازمان یا نهاد مدیریتی ذیصلاح پس از سازماندهی مجدد دستگاه، ترتیب دهید.

رئیس کمیته مردمی ناحیه، وزارت کشور را موظف می‌کند تا در مورد چیدمان انبارها و تجهیزات لازم برای جمع‌آوری و نگهداری متمرکز اسناد سازمان‌های تخصصی تحت نظر کمیته مردمی ناحیه، مشاوره دهد؛ نیروهایی را برای حفاظت از ایمنی اسناد تا زمان تحویل آنها به سازمان یا نهاد مدیریتی ذیصلاح پس از تنظیم سازمانی، سازماندهی کند.

بلافاصله پس از تکمیل ترتیبات سازمانی، رئیس آژانس، سازمان یا واحد اداری جدید باید فوراً ثبت افتتاح یا بازگشایی حساب‌ها برای سازمان، رئیس و دبیر را در سامانه انجام دهد تا از صدور و دریافت اسناد اطمینان حاصل شود؛ ثبت نام برای صدور مهر و گواهی امضای دیجیتال برای خدمات عمومی تخصصی طبق مقررات...

آمار، مهر و موم، نگهداری اسناد

برای بایگانی‌های سازمان‌ها، وزارت کشور از اداره بایگانی سازمان یا فردی که برای بایگانی در سازمان، سازمان یا واحد تعیین شده است، می‌خواهد که واحدها و افراد را برای جمع‌آوری، بسته‌بندی اسناد و تحویل آنها به انبار یا انبار مرکزی از قبل راهنمایی کند؛ انبار و شرایط لازم را برای نگهداری ایمن اسناد دریافتی از واحدها و افراد آماده کند؛ اسناد را در انبار یا انبار سازمان یا واحد جمع‌آوری، مهر و موم و تا زمان تحویل آنها به بایگانی‌های تاریخی استان یا سازمان یا سازمان ذیصلاح پس از بازسازی دستگاه، به طور ایمن نگهداری کند.

همزمان، با واحد مدیریت و بهره‌برداری از سیستم آماری هماهنگی لازم را انجام دهید تا تعداد اسناد و پایگاه‌های داده اسناد ادارات و سازمان‌ها در سیستم تأیید شود؛ پرونده‌ها و اسناد کارهای ناتمام را طبق لیست دریافت و جداگانه نگهداری کنید؛ پرونده‌هایی را که قبلاً به‌طور کامل ویرایش شده‌اند، با دوره نگهداری دائمی ارسال یا به‌طور جداگانه گردآوری و بسته‌بندی کنید.

مدارک بسته‌بندی شده و لیست کارهای ناتمام را در شرایط اولیه خود ارسال کنید.

برای کارمندان دولت، کارمندان دولت و کارگران، وزارت امور داخلی به آمار و بسته‌بندی پرونده‌ها و اسناد مربوط به کارهای تکمیل‌شده و ناتمام نیاز دارد. برای کارهای ناتمام، لازم است فهرستی تهیه شود و نام کار، نام فرد تعیین‌شده برای رسیدگی به آن، تعداد اسناد موجود و مهلت رسیدگی (در صورت وجود) به وضوح ذکر شود.

بسته اصلی اسناد و پرونده‌ها و فهرست کارهای ناتمام روی سیستم را به بایگانی سازمان یا واحد یا فرد مسئول جمع‌آوری اسناد در طول فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه ارسال کنید.

بلافاصله پس از تکمیل ترتیبات سازمانی، لازم است هماهنگی‌های لازم با بایگانی سازمان و واحد مدیریت و بهره‌برداری از سیستم انجام شود تا سوابق و مدارک مربوط به کارهای ناتمام به واحد یا فرد مسئول ادامه رسیدگی به آنها تحویل داده شود.

بستن حساب‌های سازمان‌ها و افراد برای آژانس‌ها و سازمان‌هایی که فعالیت خود را متوقف کرده‌اند

وزارت کشور از واحدهایی که سیستم را مدیریت و اجرا می‌کنند، می‌خواهد که دامنه اسناد و پایگاه‌های داده اسناد را در سیستم، مطابق با هر حساب آژانس، سازمان و فرد، شناسایی و محدود کنند. بر اساس فهرست کارهای ناتمام، دامنه داده‌ها را تعیین کرده و فهرستی از حساب‌های سازمان‌ها و افراد دارای کار ناتمام تهیه کنند؛ در صورت لزوم، یک طرح تحویل تهیه کنند.

همزمان، آمار را جمع‌آوری کرده و به کمیته مردمی استان و وزارت کشور در مورد سیستم کدهای شناسایی اسناد، کدهای پرونده و نمادهای اسناد که در حال حاضر در سیستم استفاده می‌شوند، گزارش دهید تا پس از یکپارچه‌سازی، همگام‌سازی و جلوگیری از تکرار، مبنایی برای تعیین کدهای شناسایی اسناد، کدهای پرونده و نمادهای اسناد ادارات و سازمان‌ها قرار گیرد.

بلافاصله پس از تکمیل ترتیبات سازمانی، لازم است حساب‌های سازمان‌ها و افراد مربوط به ادارات و سازمان‌هایی که بلافاصله پس از تصمیم‌گیری در مورد ترتیبات سازمانی فعالیت خود را متوقف می‌کنند، فوراً بسته شود؛ همزمان، حساب‌هایی برای ادارات، سازمان‌ها و افراد جدید باز شود و ارتباط با اسناد و پایگاه‌های داده اسناد مرتبط قبلی تضمین شود.

به طور خاص، وزارت کشور پیشنهاد می‌کند طرحی برای استفاده از اسناد و پایگاه‌های داده اسناد در سامانه برای رفع نیازهای فوری سازمان‌ها، نهادها و افراد در طول فرآیند بازسازی دستگاه، تدوین شود.

منبع: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html