Le ministère de l'Intérieur guide les localités dans la gestion des documents et des archives lors de l'aménagement des unités administratives

(Chinhphu.vn) - Le ministère de l'Intérieur encourage, guide et soutient directement les localités dans l'exécution des tâches urgentes de gestion des documents et des archives et de numérisation des documents d'archives lors de l'aménagement et de la réorganisation des unités administratives à tous les niveaux et de la construction d'un modèle d'organisation de l'appareil gouvernemental local à deux niveaux.

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Conformément à la conclusion n° 137-KL/TW du 28 mars 2025 du Politburo et du Secrétariat sur le projet de réorganisation et de réorganisation des unités administratives à tous les niveaux et de construction d'un modèle d'organisation du gouvernement local à deux niveaux, afin d'assurer une gestion et un fonctionnement fluides des activités, de répondre en permanence aux besoins de service des personnes, des agences et des organisations et de limiter le risque de perte de documents d'archives, le ministère de l'Intérieur a mis en œuvre un plan pour guider et soutenir les localités dans le renforcement de la gestion des documents et du travail d'archives.

L'objectif est de renforcer la responsabilité du ministère de l'Intérieur en matière de gestion des documents et des archives à l'échelle nationale dans le cadre de l'organisation et de l'aménagement des appareils.

Le ministère de l'Intérieur encouragera, guidera et soutiendra directement les localités dans la réalisation des tâches urgentes de gestion des documents et des archives et de numérisation des documents d'archives lors de l'aménagement et de la réorganisation des unités administratives à tous les niveaux et de la construction d'un modèle d'organisation de l'appareil gouvernemental local à deux niveaux.

La mise en œuvre des tâches de gestion et de numérisation des documents d'archives doit être synchronisée avec l'avancement de la restructuration des unités administratives locales à tous les niveaux. Il est essentiel de garantir la pleine mise en œuvre des exigences en matière de sécurité des documents, des données et des informations ; d'assurer une gestion et un fonctionnement fluides, répondant aux exigences de continuité des services aux personnes, aux organismes et aux organisations.

Selon le plan, lors de la mise en œuvre du projet de réorganisation et de réorganisation des unités administratives à tous les niveaux et de construction d'un modèle d'organisation de l'appareil gouvernemental local à deux niveaux, le ministère de l'Intérieur recevra, répondra, orientera et répondra directement aux questions liées au travail de documentation et d'archivage.

Parallèlement, organiser des délégations de travail du ministère de l'Intérieur pour travailler directement avec les localités et fournir des conseils sur la gestion du travail documentaire, l'archivage et la numérisation des documents d'archives lors de la mise en œuvre de l'aménagement et de la réorganisation des unités administratives à tous les niveaux et la construction d'un modèle d'organisation de l'appareil gouvernemental local à deux niveaux.

Le ministère de l'Intérieur a également conseillé d'inclure le contenu de la réorganisation des archives historiques de l'État au niveau provincial dans le projet de réorganisation et de réorganisation des unités administratives à tous les niveaux et de construction d'un modèle d'organisation du gouvernement local à deux niveaux...

Le 19 mars, le ministère de l'Intérieur avait également publié une dépêche officielle aux comités populaires des provinces et des villes sous tutelle centrale sur le renforcement de la gestion des documents et des archives dans le cadre de la réorganisation de l'appareil du système politique .

Le ministère de l'Intérieur a demandé au président du comité populaire de la province ou de la ville sous administration centrale (CPC) de diriger d'urgence la mise en œuvre d'un certain nombre de tâches urgentes pour renforcer la gestion des documents et des archives dans le processus de réorganisation de l'appareil gouvernemental local.

Tous les documents et bases de données documentaires constitués au cours des activités des agences et organisations doivent être gérés de manière centralisée, uniforme et sécurisée selon chaque archive ; les documents et bases de données documentaires de toute agence ou organisation doivent être compilés statistiquement et collectivement selon les archives de cette agence ou organisation.

Procéder à la clôture des archives des agences et organisations dès la date de cessation de leurs activités. Les agences et organisations ne peuvent délivrer de documents administratifs relevant de leur compétence à compter de la date d'entrée en vigueur de la décision de l'autorité compétente relative à la fusion ou à la cessation de leurs activités. Il est strictement interdit de saisir, transférer ou détruire illégalement des documents et des bases de données documentaires ; il est interdit d'endommager ou de perdre des documents et des bases de données documentaires lors de la réorganisation de l'appareil.

Les archives historiques provinciales sont chargées de recevoir et de coordonner avec les chefs des agences, organisations et unités administratives pour continuer à préserver sur place ou à préserver temporairement tous les documents d'archives et bases de données documentaires de la province et de remettre les documents conformément à leur autorité de gestion aux nouvelles agences, organisations et unités administratives après la restructuration de l'appareil.

La remise des documents et des bases de données documentaires après l'organisation est effectuée conformément aux dispositions de la loi sur l'autorité de gestion des archives.

Le ministère de l'Intérieur exige également l'application stricte des réglementations légales sur la gestion et l'utilisation des sceaux et des certificats de signature numérique pour le service public spécialisé ; la protection des secrets d'État et la garantie de la sécurité des informations, des documents et des données lors de l'exécution des tâches statistiques, de l'emballage, de la remise, de la conservation et de l'utilisation dans le processus de réorganisation de l'appareil.

Jeu Giang

Source : https://baochinhphu.vn/bo-noi-vu-huong-dan-dia-phuong-quan-ly-van-thu-luu-tru-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-10225040511250635.htm