Mettre fin à la surfacturation dans les écoles : clarifier les responsabilités et renforcer la surveillance.

Le manque de clarté concernant les responsabilités, les processus et le suivi peut engendrer des malentendus et de la frustration chez les parties prenantes. Pour y remédier, il est essentiel d'identifier clairement la cause profonde du problème et de déployer les solutions de manière synchronisée.

Identifier la cause

Le professeur agrégé Dr. Le Khanh Tuan - Université de Saigon, ancien directeur adjoint du Département de la planification financière ( Ministère de l'Éducation et de la Formation ), a souligné 5 raisons à l'origine des problèmes de recettes et de dépenses en début d'année scolaire.

Premièrement , la gestion manque de transparence. La circulaire n° 09/2024/TT-BGDDT stipule clairement les recettes et les dépenses qui doivent être publiques, ainsi que les modalités de leur publication. Or, de nombreux établissements scolaires ne les ont pas clairement répertoriées, et les parties concernées n'en connaissent pas les détails. Nombre d'établissements ne disposent pas non plus d'un mécanisme permettant d'assurer la participation effective des parties prenantes aux discussions, aux décisions et au contrôle des recettes et des dépenses. Ce manque de transparence peut engendrer l'indifférence, le désintérêt et, par conséquent, une perte de contrôle.

Deuxièmement, la surfacturation intentionnelle ou la perception illégale de frais. La surfacturation a des origines complexes, pouvant résulter d'un abus de pouvoir à des fins personnelles ; mais parfois, sous la pression de disposer de fonds pour mener à bien des activités, certains responsables proposent des frais non prévus par la réglementation. Ces deux pratiques sont inacceptables. Un manque de sensibilisation, une méconnaissance de la gestion financière, les motivations personnelles des gestionnaires… peuvent tous être à l'origine de surfacturations.

Troisièmement, la gestion financière est déficiente et peu rigoureuse. Nombre de responsables n'ont pas de connaissances de base en gestion financière, et l'on constate un manque de comptables spécialisés et des compétences comptables insuffisantes. Les trois étapes fondamentales que sont l'élaboration du budget, son exécution et le règlement des recettes et des dépenses sont négligées. Les documents comptables sont incomplets, de nombreuses recettes ne sont pas comptabilisées et le règlement et le contrôle des sources de revenus par le biais du Trésor public sont parfois inefficaces. Par conséquent, des lacunes persistent à tous les niveaux : planification, organisation, pilotage, contrôle et évaluation.

Quatrièmement, le manque de supervision et d'encadrement en temps opportun. Les inspections et les contrôles effectués par les organismes de gestion ne sont pas réguliers. Les inspections internes des établissements scolaires ne sont ni approfondies ni rigoureuses. Certaines activités émergentes n'ont pas été encadrées suffisamment rapidement, ce qui a entraîné des applications incorrectes. De nombreux établissements n'ont pas su tirer pleinement parti de leurs règlements internes relatifs aux dépenses pour garantir la transparence et définir des recettes et des dépenses raisonnables.

Enfin, la communication est inefficace. Impliquer pleinement les parties prenantes dans la planification et l'élaboration des règles de dépenses internes est un excellent moyen de diffuser et d'expliquer efficacement ces règles, mais les établissements scolaires n'y prêtent pas suffisamment attention. Les responsables, le personnel, les enseignants principaux et les parents ne sont pas suffisamment informés des fondements juridiques, ou ne manifestent aucun intérêt à se renseigner, ce qui engendre des erreurs. De nombreux incidents provoquent des malentendus, de la frustration et un manque de consensus dès la rentrée scolaire.

Mme Le Thi Trang, directrice du lycée Trung Vuong (Long Chau, Vinh Long), a reconnu que malgré l'existence de documents complets encadrant cette question, des cas de surfacturation persistent. Ceci s'explique par un manque de clarté et de transparence dans la diffusion des informations relatives à la collecte des frais de scolarité au sein des établissements scolaires .

La gestion et l'utilisation des recettes ne sont pas strictement contrôlées ; la gestion des fonds provenant des sources de financement reste encore laxiste par endroits. « Il n'est pas exclu que certains établissements scolaires commettent délibérément des erreurs, fixent leurs propres recettes et demandent aux parents de contribuer volontairement, mais en réalité, la contribution est obligatoire et répartie équitablement », a déclaré Mme Le Thi Trang.

Traitement transparent, public et rigoureux des violations

Partageant son expérience au lycée Trung Vuong, Mme Le Thi Trang a déclaré : « Depuis de nombreuses années, l’établissement est ouvert, transparent et respecte la réglementation en matière de perception des frais. En début d’année scolaire, il perçoit principalement les frais de scolarité (obligatoires), les cotisations d’assurance scolaire, et finance les collectes de fonds et les parrainages conformément à la circulaire n° 16/2018/TT-BGDDT. Aucun autre frais n’est exigé. »

La collecte de la cotisation annuelle de l'Association des Parents d'Élèves est gérée par cette dernière, en collaboration avec le professeur principal qui coordonne la diffusion et la mobilisation des fonds. Ce processus garantit le respect des principes de transparence, de démocratie et de volontariat, sans aucune condition de participation. Les parents en difficulté financière sont exemptés de cotisation. Les recettes et les dépenses de cette cotisation sont systématiquement rendues publiques par l'Association des Parents d'Élèves.

Pour lutter contre la surfacturation, il est primordial de mener une campagne d'information efficace afin que les parties concernées prennent connaissance de la réglementation. Celle-ci définit précisément les sommes qui peuvent et ne peuvent pas être perçues ; les parents qui la comprennent sauront repérer rapidement les frais injustifiés. Il est également nécessaire de renforcer le rôle des parents dans le contrôle des recettes et des dépenses du fonds de l'association et des fonds sociaux. Enfin, il convient d'attribuer au chef d'établissement la responsabilité de la gestion des recettes et des dépenses de son unité.

« Les dépenses de l’Association des parents d’élèves doivent être approuvées et harmonisées ; les rapports financiers définitifs doivent être établis avec rigueur, être publics et transparents. Les autorités compétentes doivent procéder régulièrement à des inspections, des contrôles, détecter et corriger rapidement les cas de surfacturation autorisés par les chefs d’établissement », a déclaré Mme Le Thi Trang.

M. Nguyen Van Chanh, directeur de l'école primaire Thuy Phong (Nam Thuy Anh, Hung Yen ), partage cet avis et souligne l'importance d'une communication efficace, d'une transparence totale des recettes et des dépenses, conformément à la réglementation, auprès des parents et des élèves, ainsi que d'un reporting auprès des autorités locales. L'école doit collecter les fonds correctement et intégralement, dans le respect des règles. Par ailleurs, il est essentiel d'apporter un soutien aux élèves en difficulté afin de leur garantir l'accès à l'école.

Du point de vue d'un expert, le professeur agrégé Le Khanh Tuan a insisté sur la nécessité d'accroître la publicité et la transparence en impliquant les parties prenantes dans l'élaboration, la discussion et la prise de décision concernant les plans opérationnels, les prévisions de recettes et de dépenses, ainsi que les règles de fonctionnement interne. De cette manière, l'entité mandante peut tirer parti de l'expertise et des connaissances de nombreux acteurs, tout en assurant une transparence totale sur ses questions financières.

Parallèlement, la recherche d'une compréhension mutuelle et d'un consensus permet de mettre en place un mécanisme d'inspection et de contrôle dès la phase de planification. De plus, la publication de la liste, des niveaux de recettes et de dépenses, ainsi que des estimations détaillées conformément à la circulaire n° 09/2024/TT-BGDDT, doit être scrupuleusement respectée.

Parallèlement, il convient de contrôler rigoureusement les recettes et les dépenses. Le directeur est responsable de la préparation des estimations, de l'exécution budgétaire et du règlement des recettes et des dépenses. Il est impératif d'appliquer strictement les conditions légales d'exécution des recettes et des dépenses : chaque poste doit figurer dans l'estimation approuvée ; les normes, régimes et standards doivent être conformes à la réglementation ; l'estimation détaillée doit avoir été approuvée ; les recettes et dépenses soumises à appel d'offres doivent être exécutées conformément aux modalités et procédures prévues par la loi sur les appels d'offres. Il est essentiel d'éliminer résolument les recettes et dépenses non conformes à la réglementation et de renforcer l'application des procédures de comptabilité électronique, en limitant les transactions en espèces.

Soulignant l'importance cruciale d'allouer la priorité aux dépenses budgétaires régulières de l'éducation, le professeur agrégé Le Khanh Tuan a également insisté sur la nécessité de renforcer l'inspection et le contrôle, et de sanctionner rigoureusement les infractions. Les chefs d'établissement devraient tirer parti de l'inspection et du contrôle en encourageant leur participation à l'élaboration du budget, en définissant des règles de dépenses et en organisant efficacement les inspections internes. Parallèlement, la direction doit mener des inspections surprises en début d'année, publier les conclusions et sanctionner les établissements contrevenants.

Il est nécessaire d'améliorer les capacités de gestion financière des écoles en formant et en accompagnant les comptables et les chefs d'établissement sur la réglementation des recettes et des dépenses, le règlement des comptes et l'élaboration de procédures internes de dépenses. Il convient d'innover en matière de formation et d'accompagnement afin de privilégier l'acquisition de connaissances et de compétences pratiques, plutôt que la simple obtention de diplômes. – Professeur agrégé, Dr Le Khanh Tuan

Identifier la cause

Traitement transparent, public et rigoureux des violations

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