Avantages du modèle de « salle de réunion sans papier

À compter de la 5e session, qui se tiendra en décembre 2022, le Conseil populaire de la commune de Dak Wil (Cu Jut) pour le 5e mandat (2021-2026) adoptera une procédure de session dématérialisée. Ainsi, avant chaque session, le Conseil populaire de la commune et ses délégués auront accès aux documents relatifs à la session via le groupe zalo « Délégués du Conseil populaire ».

Les documents sont téléchargés sur les ordinateurs et les téléphones pour faciliter la recherche et la préparation afin de garantir le contenu de la réunion. Cet accès aux informations permet de transférer rapidement les documents de réunion, réduisant ainsi le temps et les coûts d'impression des documents au sein de l'organisation.

Mme Nguyen Thi Thuyen, vice-présidente du Conseil populaire de la commune de Dak Wil (Cu Jut), a déclaré : « Lors des réunions précédentes, la préparation et l'impression des documents étaient effectuées manuellement, ce qui prenait beaucoup de temps et coûtait cher. Des erreurs se produisaient également lors de la préparation des documents. La mise en place de réunions sans papier, avec l'utilisation du logiciel Zalo pour l'envoi et la réception des documents, offre de nombreux avantages pratiques, permettant de gagner du temps et de l'argent sur l'impression et la préparation des documents. Les délégués ont également le temps de rechercher et de stocker les documents nécessaires à leurs activités, ce qui facilite les discussions et les questions lors des réunions. »

dakwil(1).jpg — Le Conseil populaire de la commune de Dak Wil (Cu Jut) a mis en place une réunion sans papier en envoyant à l'avance les documents relatifs à la réunion via Zalo aux délégués.

Dans la ville de Gia Nghia, après une année de test du modèle de « salle de réunion sans papier » pour les comités populaires des quartiers de Nghia Tan et de Quang Thanh, près de 30 réunions ont été organisées grâce à ce modèle.

Lors des réunions, le comité d'organisation a affiché publiquement le code QR et le mot de passe Wi-Fi. Les participants n'ont qu'à scanner le code QR avec leur smartphone ou leur ordinateur pour télécharger les documents nécessaires à leurs recherches. Rapides, ces opérations permettent de gagner du temps, de réduire les coûts de papeterie et de simplifier le stockage des informations.

Mme Dang Thi Quyen, fonctionnaire du bureau du comité populaire du quartier de Nghia Tan (Gia Nghia), a déclaré : « Lors des réunions, il suffit d'utiliser le code QR pour scanner et télécharger les documents destinés à tous les délégués. Cela présente de nombreux avantages lors de la préparation de la réunion : le temps de préparation des documents est réduit, ce qui permet de réaliser des économies sur les frais de papeterie et d'impression. Télécharger des documents à partir du code QR est très simple et facile. »

z3739116193325_d4511454da2ba8ad2fa7e9db96e0869c(1).jpg — Les délégués scannent le code QR pour télécharger les documents du 4e Congrès de l'Union de la jeunesse communiste Ho Chi Minh de la province de Dak Nong, trimestre 2022-2027

Selon les statistiques, plus de 50 agences et services de la province ont commencé à passer du modèle traditionnel de salles de réunion à des « salles de réunion dématérialisées ». En fonction des conditions réelles, cette conversion est mise en œuvre de manière flexible et adaptée par les agences et services, ce qui permet une organisation des réunions deux fois plus efficace.

Selon les évaluations locales, la conversion des salles de réunion traditionnelles en « salles de réunion dématérialisées » répond aux exigences de la mise en œuvre des tâches dans le contexte de la transformation numérique. Les fonctionnaires, les agents publics et les délégués des agences, des unités et des collectivités locales s'habituent également progressivement aux formes d'organisation des réunions selon le modèle des « salles de réunion dématérialisées ».

La mise en place de « salles de réunion dématérialisées » contribue également à améliorer les interactions entre les participants, la qualité de la direction et du fonctionnement des agences et unités. Elle contribue également à améliorer la qualité de la réforme administrative et à atteindre l'objectif de transformation numérique, garantissant que, d'ici fin 2023, 100 % des personnes et des entreprises utilisant des services en ligne soient identifiées et authentifiées de manière fluide et unifiée à tous les niveaux de gouvernement, du niveau central au niveau local.

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