M. Le Duc Tien a déclaré : « Continuer à appliquer strictement les excuses écrites lorsque des dossiers administratifs accusent des retards de traitement et de restitution aux personnes et aux organisations. Pour les dossiers interconnectés dont le traitement est retardé en raison de la coordination des agences, l'agence chargée du traitement des informations administratives est priée d'établir des statistiques, de surveiller et d'inciter les agences concernées à garantir un délai de traitement conforme à la réglementation. »
C'est une façon de gérer le travail des fonctionnaires. Si les procédures administratives sont en retard, présenter des excuses à la population est indispensable. Mais s'il ne s'agit que de paroles creuses, « les mots s'envolent », et s'excuser par écrit revient à « une goutte d'eau dans la bouche, un poulet mort ».
Les fonctionnaires peuvent s'excuser une fois, voire deux, mais ils ne peuvent pas s'excuser plusieurs fois. Dans ce cas, ils démontrent leur incapacité à accomplir leur travail et à remplir leurs obligations. Les lettres d'excuses témoignent de la capacité et du sens des responsabilités de chaque personne exerçant une fonction publique.
En août 2023, le président du Comité populaire de la ville de Thanh Hoa a demandé à de nombreuses communes et arrondissements de rendre compte et d'expliquer la réception et le règlement des dossiers en souffrance dans leurs localités. Suivant les directives du président de la ville, en cas de retard dans le traitement des procédures administratives dans les arrondissements et les communes, les représentants de ces localités ont envoyé des lettres et des bordereaux d'excuses à chaque foyer, espérant la sympathie et le partage de la population.
Voici un extrait d'une lettre d'excuses : « Ce retard vous a causé des ennuis, vous a coûté de l'argent et des efforts de déplacement, je vous écris donc cette lettre pour vous présenter mes excuses et j'espère recevoir vos commentaires afin que je puisse améliorer mon travail. »
Le contenu est très respectueux des gens, sachant que les erreurs peuvent leur nuire. C'est une bonne chose, car les gens sont aussi « d'un cœur et d'une âme ».
Mais, comme mentionné précédemment, si vous répétez sans cesse la lettre d'excuses, elle finira par devenir une simple formalité. La lettre d'excuses est comme un « modèle » : l'agent ne fait que modifier le nom du destinataire et le bureau d'origine, comme s'il s'agissait d'une procédure ; elle est alors inutile. Les excuses doivent être sincères, admettre la responsabilité et faire amende honorable, c'est l'essentiel.
Les excuses doivent s'accompagner d'engagements, non seulement envers la population et les entreprises, mais aussi envers les dirigeants de l'unité, c'est-à-dire de ne pas laisser les retards se poursuivre dans le traitement des procédures administratives.
Les gens sont prêts à reconnaître et à sympathiser avec les fonctionnaires et les fonctionnaires lorsqu’il y a des erreurs ou des retards, mais ne peuvent pas accepter de s’excuser comme moyen d’y faire face.
Les particuliers et les entreprises doivent effectuer les démarches administratives rapidement et simplement, une seule fois, plutôt que de recevoir de nombreuses lettres d’excuses sans cœur et sans âme.
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