La province de Thanh Hoa est l'une des premières à mettre en œuvre le service de certification électronique des documents originaux sur le système d'information provincial de règlement des procédures administratives. Il s'agit d'une avancée majeure qui apporte de nombreux avantages pratiques aux citoyens et aux fonctionnaires dans leurs démarches administratives, contribuant ainsi à la promotion de la réforme administrative, et plus particulièrement de la réforme des procédures administratives dans la province.
Parmi les 34 quartiers et communes de la ville de Thanh Hoa, Truong Thi est celui qui a produit le plus grand nombre de copies certifiées conformes électroniques. Selon les statistiques du Système d'information des procédures administratives de la province de Thanh Hoa, entre le 15 juin et le 1er septembre 2024, le quartier de Truong Thi a établi 1 533 copies certifiées conformes électroniques. Comparées aux copies papier, les copies électroniques offrent de nombreux avantages pratiques, non seulement aux particuliers et aux entreprises, mais aussi aux autorités à tous les niveaux. M. Nguyen Thanh Trung, fonctionnaire du Comité populaire du quartier de Truong Thi, a déclaré : « La procédure de certification d’une copie électronique à partir de l’original est simple. Lorsqu’une organisation ou un citoyen utilise ce service, la personne chargée de la certification vérifie l’original, en prend une photo numérique, saisit la certification de la copie à partir de l’original et y appose une signature numérique, puis la transmet à l’autorité compétente pour certification et mise à jour dans le registre des certifications. Pour les citoyens, une seule certification est nécessaire, mais la copie peut être utilisée à de multiples reprises. En cas de perte de l’original, la copie électronique conserve toute sa valeur et peut être utilisée pendant longtemps sans avoir besoin d’être rééditée, car elle est stockée dans la base de données de chaque citoyen. Pour les fonctionnaires et agents de l’État, les démarches administratives sont également simplifiées grâce à la signature numérique de la copie, qui facilite la vérification de son intégrité et de son exactitude pour les étapes suivantes. »
La certification des copies électroniques à partir de l'original est effectuée via le Système d'information des procédures administratives de la province de Thanh Hoa, permettant ainsi aux citoyens d'y avoir recours à tout moment et en tout lieu. M. Nguyen Huu Cuong, habitant de la ville de Kim Tan (Thach Thanh), s'est rendu au service de réception des documents et de délivrance des résultats du Comité populaire du quartier de Truong Thi pour faire certifier son passeport. Il a déclaré : « Grâce aux copies certifiées électroniques, un seul paiement suffit pour une copie certifiée, mais ce système est valable pour de nombreux documents en ligne. Auparavant, il fallait une copie certifiée pour chaque document. Cela représente donc un gain de temps, d'efforts et de coûts considérable ; les démarches sont également plus rapides, ce qui simplifie et accélère les procédures administratives pour les particuliers et les entreprises. »
À compter du 1er juillet 2020, le service de certification électronique des documents originaux a été mis en place sur l'ensemble du territoire national via le Portail national de la fonction publique. Après la finalisation, par les provinces et les villes, du système d'information provincial de traitement des procédures administratives, garantissant ainsi son bon fonctionnement, le Bureau du gouvernement a publié la circulaire officielle n° 6332/VPCP-KSTT relative à la mise en œuvre de ce service. Ce dispositif simplifie les démarches pour les citoyens, les agents et les fonctionnaires, notamment grâce au paiement en ligne et à la délivrance simultanée de copies électroniques et papier. La copie électronique est enregistrée dans l'entrepôt de données électroniques des organismes et des particuliers sur le système provincial de traitement des procédures administratives, et connectée à celui du Portail national de la fonction publique pour faciliter son partage et sa réutilisation.
Afin de garantir l'authentification fluide et efficace des copies électroniques à partir des originaux, le Centre de services administratifs de la province de Thanh Hoa a modernisé et finalisé le Système d'information des procédures administratives de la province et, en coordination avec le Bureau du gouvernement et les unités concernées, a rendu ce service opérationnel à compter du 17 juin 2024. Parallèlement, le centre a organisé des formations et un accompagnement professionnel à destination des magistrats des comités populaires de district et des fonctionnaires de l'état civil des comités populaires communaux de toute la province. Le ministère de la Justice et les tribunaux des districts, villes et communes ont diffusé et accompagné ces informations auprès de leurs équipes (cadres, fonctionnaires, agents publics, citoyens et entreprises) afin d'assurer leur mise en œuvre active. Les comités populaires communaux ont également diffusé l'information par divers moyens : conseils directs, diffusion d'informations lors des visites des administrations pour le retrait de dossiers et la consultation des résultats des procédures, intégration de l'information lors des réunions de quartier et de groupements résidentiels, diffusion par haut-parleur et utilisation des réseaux sociaux.
Grâce à la participation active et responsable de tous les niveaux et secteurs, de la province aux communes en passant par les arrondissements, le Système d'information des procédures administratives de la province de Thanh Hoa a produit, du 17 juin au 1er octobre 2024, plus de 22 000 copies électroniques certifiées conformes des documents originaux. L'utilisation de copies électroniques est essentielle pour la réalisation des démarches administratives en ligne et constitue une source importante de données, garantissant la valeur juridique des documents papier convertis en documents électroniques. Ces documents sont mis à la disposition des organismes et des citoyens pour leurs démarches administratives et l'accès aux services publics en ligne.
Le directeur adjoint du Centre provincial de services administratifs, Nguyen Tuan Hoa, a déclaré : « La transformation numérique est désormais encouragée du niveau central au niveau local. Par conséquent, la certification électronique des documents originaux, conformément au décret n° 45/2020/ND-CP du gouvernement, est une évolution incontournable, et la province de Thanh Hoa est pionnière en la matière. Grâce aux copies certifiées électroniques, les particuliers et les entreprises peuvent effectuer la plupart des démarches administratives en ligne, ce qui élimine la nécessité de soumettre des copies certifiées conformes et de présenter des documents papier pour vérification. Cette mesure est essentielle pour la gestion des procédures administratives. Le déploiement à grande échelle du service de certification électronique des documents constituera un levier permettant à Thanh Hoa de progresser vers la construction d’un gouvernement numérique. Ainsi, outre les efforts conjugués de tous les niveaux et de tous les secteurs, la coopération de la population est indispensable pour que Thanh Hoa atteigne rapidement les objectifs fixés. »
Article et photos : Thu Vui
Source : https://baothanhhoa.vn/chung-thuc-ban-sao-dien-tu-tu-ban-chinh-nhieu-tien-ich-cho-nguoi-dan-va-doanh-nghiep-226952.htm
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