L'état actuel du stockage des documents papier dans les organisations et les entreprises montre qu'il est souvent difficile de retrouver l'information nécessaire. De plus, si les documents papier ne sont pas correctement conservés, ils se détérioreront, s'abîmeront et moisiront, affectant directement la santé humaine et polluant l'environnement.
Sans parler du coût des ressources humaines et du gaspillage d'espace de stockage. L'application de la technologie à la gestion résoudra ces problèmes tout en permettant d'optimiser l'espace des unités d'utilisation.
L'ère du développement technologique, avec la révolution industrielle 4.0 qui touche tous les domaines de la vie, l'application des technologies de l'information à la numérisation et la création de bases de données modernes, est la solution choisie par les organisations et les entreprises pour promouvoir les réformes, améliorer l'efficacité des procédures administratives, fournir des services plus rapides et plus performants aux clients et aux particuliers, et accroître l'efficacité de toutes les parties. Plus précisément, il est nécessaire de transformer les entrepôts physiques, poussiéreux et encombrants, en un « entrepôt virtuel », une base de données moderne et synchronisée, dotée d'une grande capacité, d'un stockage intelligent, d'une gestion opérationnelle sécurisée, d'une récupération rapide, d'une recherche et d'un partage d'informations simplifiés.
Répondant à cette exigence des organisations et des entreprises, la plateforme de numérisation des archives en ligne VNPT eDiG du Groupe des Postes et Télécommunications du Vietnam est une solution efficace, avec de nombreux avantages tels que : Économie d'espace pour le stockage des documents et des documents ; Aider à stocker et à récupérer des informations à tout moment, n'importe où ; Possibilité de modifier et de réutiliser les données ; Avoir des copies de sauvegarde pour les risques qui peuvent survenir ; Surmonter la dégradation des documents originaux ; Assurer la sécurité et l'intégrité des données.
VNPT eDiG est conçu pour répondre à la circulaire n° 02/2019/TT-BNV du 24 janvier 2019 du ministre de l'Intérieur définissant les normes et exigences relatives aux données d'entrée pour la conservation des archives électroniques, ainsi qu'à la circulaire officielle n° 903/VTLTNN-QLII du 21 août 2023 du Département des archives et documents d'État, qui guide la collecte et la soumission des documents et archives électroniques aux Archives historiques. De plus, le produit est conçu pour répondre aux exigences des archives numériques et du système de gestion des documents d'archives numériques, conformément à la loi sur les archives (modifiée en 2024).
VNPT eDiG est un système logiciel permettant aux clients de convertir les données papier en signaux numériques, compréhensibles, lisibles et stockées par les ordinateurs dans la base de données de l'unité. Ce système est flexible à déployer et s'intègre facilement en fonction de la situation actuelle des clients. Il permet de créer une base de données ouverte, facile à consulter, à exploiter et à consulter. Les unités peuvent créer des rapports statistiques sur les enregistrements et synthétiser les données très rapidement. Le processus de développement produit est conforme au processus de production logiciel, élaboré conformément aux exigences du système de gestion de la qualité des produits TCVN ISO 9001:2022 et aux normes de sécurité de l'information TCVN ISO 27001:2015.
VNPT eDiG permet d'identifier et d'extraire des informations textuelles, de réduire la saisie manuelle des données, de gérer les informations stockées grâce à des outils de recherche et de gérer les documents de manière simple, rapide et précise. Le système prend en charge l'impression et la lecture par code-barres, et permet de gérer rapidement et facilement l'enregistrement pour l'utilisation, l'emprunt, le retour et la prolongation de la durée d'utilisation des documents papier ou numériques. Il répond ainsi parfaitement aux besoins de numérisation de documents pour de nombreux groupes de clients, tels que les services, les succursales, les industries, les commerces et les hôpitaux.
En plus de répondre aux besoins des grands clients à grande échelle grâce au modèle de cloud computing, VNPT eDiG permet le stockage de nombreux niveaux et types d'enregistrements, y compris les enregistrements non identifiés. Le système compte actuellement 12 sous-systèmes, 66 groupes fonctionnels et plus de 600 fonctionnalités. Grâce à une technologie moderne et avancée et à de nombreux utilitaires pratiques, la solution a été récompensée lors des Grands Prix Sao Khue 2020, Top Technology 4.0 2023 dans le domaine des services de transformation numérique.
En fait, VNPT eDiG est très apprécié des utilisateurs pour ses avantages exceptionnels, conçus pour s'adapter à tous les systèmes de stockage, quelle que soit leur taille, leur organisation et leur type. La solution est actuellement déployée auprès de nombreux segments de clientèle, du niveau central au niveau local, tels que : le Comité central du Parti du Bloc économique, l'Association des agriculteurs du Centre du Vietnam, les bureaux des comités provinciaux du Parti de Hau Giang et de Vinh Long ; le ministère des Affaires étrangères de Da Nang ; le ministère de l'Intérieur et de l'Information et de la Communication de Cao Bang ; le ministère de l'Information et de la Communication de Lai Chau et de Soc Trang… Parallèlement, le système est testé pour la Sécurité sociale vietnamienne, le Département général du tourisme et de l'hydrométéorologie, le Département V01 du ministère de la Sécurité publique , l'Inspection générale, les centres de stockage de données des ministères de l'Intérieur des provinces et des villes, les entreprises publiques et les PME…
Pour plus d'informations, les clients peuvent visiter le site Web vnpt.com.vn ou contacter la hotline gratuite 18001260.
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