Hô Chi Minh-Ville renforce sa gestion et numérise ses archives suite à une réorganisation administrative.

Le président du Comité populaire de Hô Chi Minh-Ville vient de donner des instructions concernant la gestion des archives et des documents suite au réaménagement des unités administratives et à la réorganisation des agences et organisations de la ville.

Les responsables de circonscription examinent et modifient les dossiers et documents des blocs du parti. Photo : VAN MINH

Plus précisément, les agences et organisations doivent examiner et compléter le registre et la base de données pour la gestion des documents entrants et sortants ; et en même temps apposer un cachet sur l'ensemble des documents sortants avant de soumettre le sceau au service de police où l'échantillon de sceau est enregistré.

Les agences et organismes créés après la réorganisation doivent établir un règlement relatif au traitement des documents, conformément au décret 30/2020 et aux instructions du Département des archives et des documents d'État. Ce règlement doit préciser le format et les modalités de présentation des documents, la création de nouveaux registres, l'ouverture de nouveaux systèmes de numérotation et l'étiquetage des documents entrants et sortants, à partir du numéro 01.

Concernant le travail d'archivage, le président du Comité populaire de Hô Chi Minh-Ville a demandé aux chefs de départements, de services et de secteurs de recevoir les documents, archives et bases de données des services et services respectifs des provinces de Binh Duong (anciennement) et de Ba Ria-Vung Tau (anciennement). La conservation des documents se poursuivra afin d'en assurer la sécurité. Il a notamment été demandé de se coordonner avec le ministère de l'Intérieur pour élaborer et soumettre au Comité populaire de Hô Chi Minh-Ville un travail d'édition, de restauration et de création d'une base de données d'archives.

Le président du comité populaire du quartier, de la commune ou de la zone spéciale reçoit les archives et les documents de l'ancienne unité administrative et dispose d'un plan d'exploitation et de réglementations appropriés pour servir la population et les entreprises.

Le président du Comité populaire de Hô Chi Minh-Ville a également demandé au directeur du Centre de transformation numérique de Hô Chi Minh-Ville de préparer les serveurs et l'infrastructure de stockage, d'assurer la sécurité de l'information, d'élaborer des plans d'intégration, d'utiliser les données partagées et d'assurer l'interconnexion afin de servir le système politique , les agences, les organisations et les individus.

Le président du Comité populaire de Hô-Chi-Minh-Ville a chargé le directeur de la police municipale de superviser la déclassification, la conservation et la restitution des documents confidentiels et des dispositifs de stockage secrets ; de garantir la sécurité et la prévention des incendies dans les entrepôts temporaires pendant la durée des opérations ; et notamment d’enquêter sur les cas d’appropriation, de destruction, d’acquisition ou de transfert illégal de documents et de les sanctionner avec la plus grande fermeté.

CAM NUONG

Source : https://www.sggp.org.vn/tphcm-siet-chat-quan-ly-so-hoa-ho-so-sau-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post802992.html