רפורמה בהליכים מנהליים הקשורה לטרנספורמציה דיגיטלית

אחד מתכני הפיקוח החשובים של מועצת העם המחוזית בשנת 2024 הוא הפיקוח על רפורמת ההליכים המנהליים (AP) הקשורה לטרנספורמציה דיגיטלית בתקופה 2021-2023. תוצאות הפיקוח פורסמו גם בהחלטה מס' 171 במושב ה-14 של מועצת העם המחוזית שהתקיימה ביולי האחרון, והראו את נחישות המחוז ברפורמת ההליכים המנהליים הקשורה לטרנספורמציה דיגיטלית כדי לשרת טוב יותר אנשים ועסקים, ולתרום לפיתוח חברתי -כלכלי.

עובדי מדינה מקבלים תיקי הליכים מנהליים במוקד הפעולה של ועדת העם של העיר טאי נין .

תוצאות יוצאות דופן

דו"ח המעקב של מועצת העם המחוזית קבע כי הרפורמה בהליכים המנהליים הקשורים לטרנספורמציה דיגיטלית במחוז עברה שינויים רבים, ותרמו באופן חיובי לפיתוח הכללי של המחוז. משימה זו מתבצעת ומתבצעת על ידי ועדות מפלגה בכל הרמות, הרשויות, הסוכנויות והיחידות במחוז, תוך יישום פעיל של טכנולוגיית מידע בניהול ובניהול וכן בקבלה ופתרון הליכים מנהליים.

ארגון קבלת והחזרת תוצאות של הליכים מנהליים במסגרת מנגנון "נקודת עצירה אחת" במחוז הפך לשגרה. מספר התיקים שטופלו בזמן ולפני המועד האחרון הוא גבוה. בתקופה שבין 2021 ל-2023, המחוז כולו קיבל מעל 1.4 מיליון תיקי הליכים מנהליים, שיעור התיקים שהושלמו והוחזרו בזמן עמד על 97.46%; שיעור שביעות הרצון של ארגונים ויחידים מטיפול בהליכים מנהליים היה גבוה למדי, 96.28% בשנת 2022; 88.87% בשנת 2023.

גב' טראן טי באך, תושבת מחוז קו צ'י, הו צ'י מין סיטי, אמרה: "בעבר, ניגשתי למבחן הנהיגה בטאי נין, אז היום הלכתי למרכז השירותים של המינהל הציבורי של מחוז טאי נין כדי לשנות את הרישיון שלי. בהדרכת צוות משרד התחבורה, נודע לי שרישיון הנהיגה שלי תקף ללא הגבלת זמן, כך שאין צורך לשנות אותו. גיליתי שעובדי המדינה כאן די נלהבים בהדרכת אנשים."

בשנים האחרונות, ועדת העם המחוזית הקדישה תשומת לב ליישום טכנולוגיית מידע וטרנספורמציה דיגיטלית בסוכנויות מנהליות ממלכתיות כדי לשפר את יעילות העבודה ולהפחית את זמן עיבוד המסמכים בסביבה האלקטרונית. מר נגוין טרונג הייאו - סגן מנהל מחלקת המידע והתקשורת (MIC) אמר: "הבנייה והיישום של ממשל אלקטרוני וממשל דיגיטלי במחוז טאי נין השיגו תוצאות יוצאות דופן, ותרמו לשיפור היעילות התפעולית של מנהיגים בכל הרמות ולמילוי תפקידים ציבוריים".

עד כה, בנתה הפרובינציה מערכת מידע דיווח מחוזית המחברת ומשתפת נתונים עם מערכת מידע הדיווח הממשלתית. באשר לציר חיבור המסמכים המחוזי, נכון לדצמבר 2023, נשלחו והתקבלו יותר מ-1.3 מיליון מסמכים ונשלחו למעלה מ-630,000 מסמכים אלקטרוניים, עם ממוצע של למעלה מ-113,000 מסמכים שנשלחו והתקבלו בציר החיבור בכל חודש. 98% מהסוכנויות שלחו וקיבלו מסמכים אלקטרוניים, 100% מהמנהיגים בכל הרמות השתמשו בחתימות דיגיטליות אישיות. מערכת הניטור והתפעול החכמה (IOC) של הפרובינציה שילבה 7 תת-מערכות ניטור עיקריות, התומכות באופן פעיל בהנהגה ובהכוונה של מנהיגי המחוז.

המחוז גם נותן עדיפות לעיצוב מחדש של הממשק וחוויית המשתמש עם שירותים ציבוריים מקוונים חיוניים עם משתמשים רבים, כגון: מערכת המידע להסדר הליכים מנהליים של המחוז, שילוב מאגרי מידע של אוכלוסייה ומאגרי מידע לאומיים אחרים בטפסים אלקטרוניים במערכת עבור אנשים, עסקים ועובדי מדינה לביצוע שירותים ציבוריים מקוונים.

לאחרונה, טיי נין סיפקה שירותים ציבוריים מקוונים בפלטפורמת האפליקציה Zalo mini וזכתה לתשומת לב ושימוש של אנשים, במיוחד אנשים בגיל העמידה וקשישים.

שוטרי משטרת העיר טאי נין מדריכים אנשים להפעיל חשבונות זיהוי אלקטרוניים ברמה 2 בטלפונים שלהם.

שיפור איכות השירותים הציבוריים המקוונים

בנוסף לתוצאות הנ"ל, דו"ח הניטור והחלטת מועצת העם המחוזית הצביעו על מספר מגבלות ברפורמה בהליכים מנהליים הקשורות לטרנספורמציה דיגיטלית.

ראשית, ראשי סוכנויות, יחידות ורשויות מקומיות מסוימות לא הקדישו תשומת לב ראויה לכיוון ולתיאום היישום; הפיקוח והבדיקה של שירותים ציבוריים בכל רמה ובכל מגזר בקליטה ויישוב הליכים מנהליים לא היו סדירות, ולא זיהו וטיפלו במהירות בארגונים וביחידים שהיו מעורבים בהטרדה ובהתנהגות שלילית בעת מילוי תפקידם. איכות הצוות ועובדי המדינה אינה אחידה; מספר אנשי צוות, עובדי מדינה ועובדי ציבור חסרי התלהבות ואחריות בטיפול בעבודה הקשורה לארגונים ולאנשים. המדדים המרכיבים את שביעות רצונם של אנשים וארגונים משירות סוכנויות המנהל הממלכתיות (SIPAS) עדיין נמוכים בהשוואה ליישובים אחרים.

למרות שחלו שיפורים רבים מאז 2021, שיעור הרישומים המקוונים בכמה מחלקות, סניפים וועדות עממיות בכל הרמות עדיין נמוך. בטיפול בהליכים מנהליים, עדיין ישנם מקרים של החזרת רישומים לאנשים ובקשה למידע נוסף פעמים רבות; עיכובים בטיפול עדיין מתרחשים בכל רמות הממשל; שימוש חוזר בנתונים ותוצאות הטיפול בהליכים מנהליים עדיין מוגבלים.

בפרט, תשתית נתוני הקרקעות עדיין אינה מסונכרנת, מה שמוביל לרישומי קרקעות איטיים וגורם לתסכול רב בקרב הציבור. חלק מהנתונים והמידע של מרכז הוועד האולימפי הבינלאומי מתעדכנים באיטיות, ואף אינם מדויקים, דבר המשפיע על כיוון וניהול המצב החברתי-כלכלי של המחוז.

בסמינר האחרון בנושא רפורמה בהליכים מנהליים הקשורים לטרנספורמציה דיגיטלית, אמר סגן מנהל מחלקת המידע והתקשורת נגוין טרונג הייאו כי לליקויים ולמגבלות הנ"ל יש סיבות אובייקטיביות וסובייקטיביות כאחד. מסמכים משפטיים המסדירים נהלים מנהליים משתנים ללא הרף, ויוצרים לחץ רב על מחלקות וסניפים לאסוף ולסקור באופן קבוע נהלים; החיבור, השיתוף, הקישוריות והסנכרון של נתונים בין מערכת המידע להליכים מנהליים המחוזית לבין המערכות של מספר משרדים וסניפים אינם חלקים ולעתים קרובות יש בהם שגיאות, מה שמוביל לקשיים בטיפול, ניטור, ניהול, פיקוח והערכת איכות הליכי הטיפול, הסטטיסטיקה והדיווח. התיאום והשילוב בין רמות וענפים בטיפול בהליכים מנהליים לעיתים אינם הדוקים, האחריות אינה גבוהה, מה שמאריך את הזמן לטיפול והחזרת התוצאות לארגונים וליחידים.

עסקאות אדמיניסטרטיביות במרכז השירות של המינהל הציבורי המחוזי.

בצד הציבור, עדיין ישנם כאלה שלא נרשמו לחשבון עסקאות אלקטרוניות, שאין להם סמארטפון (או מחשב), לא פתחו חשבון בנק וחסרים את הכישורים להשתמש באפליקציות ותוכנות מקוונות לשירות ציבורי. בינתיים, ממשק האפליקציה לביצוע שירותים ציבוריים מקוונים קשה בדרך כלל להזנת נתונים ואינו ידידותי למשתמש.

בתקופה הקרובה, מחלקת המידע והתקשורת תייעץ ותציע לוועדת העם המחוזית לחזק את כיוון קידום הטרנספורמציה הדיגיטלית בכל תעשייה ותחום הקשורים לחדשנות בניהול ותפעול; להשלים מאגרי מידע ייעודיים, להתחבר למאגרי מידע לאומיים; להשלים יישומי טכנולוגיית מידע לשרת אנשים ועסקים בכיוון ידידותי וקל לשימוש; להתמקד בדיגיטציה ושימוש חוזר בנתונים שעברו דיגיטציה על ידי סוכנויות מדינה כדי לספק שירותים ציבוריים מקוונים לאנשים ולעסקים, לקדם תשלומים שאינם במזומן; לשקול השקעה ושדרוג בתשתיות, מערכות טכניות וקווי תמסורת אינטרנט כדי להבטיח קווי תמסורת יציבים, וליצור תנאים ליחידות לטפל ביעילות בהליכים מנהליים באופן מקוון ובזמן.

המחלקה מייעצת לוועדת העם המחוזית בנוגע לפתרונות לשיפור יכולת יישום טכנולוגיית המידע והטרנספורמציה הדיגיטלית של קאדרים, עובדי מדינה ועובדי ציבור במנגנון המדינה; חיזוק ההכשרה והטיפוח לשיפור יכולת הקאדרים האחראים על יישום טכנולוגיית המידע והטרנספורמציה הדיגיטלית בסוכנויות וביחידות; פריסה סינכרונית של תשתיות טכנולוגיית מידע ותקשורת כדי שאנשים יוכלו לגשת ליותר יישומי טכנולוגיה.

מקור: https://mic.gov.vn/tay-ninh-cai-cach-thu-tuc-hanh-chinh-gan-voi-chuyen-doi-so-con-nhieu-viec-phai-lam-197240827104336224.htm